Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

tiedot ja taidot ovat karttuneet kokemuksen myötä ja käsittelijöillä kyseiset tiedot ja taidot
kuuluvat oleellisesti työhön ja koulutukseen.
Ympäristönä matkanhallinnassa on toimistoympäristö, kuten tietotyöläisillä
yleensäkin. Tässä yhteydessä matkaamisella on kuitenkin suuri merkitys käytön kannalta,
joten järjestelmän käytön rajoittaminen vain toimistokäyttöön ei tue koko käyttöympäristöä.
Kerätyn tiedon mukaan avun tarve on suuri, joten omatoiminen työnteko ei ainakaan
uudemmilla käyttäjillä ole mahdollista. Vuorovaikutusta tarvitaan esimiehen,
työtoverin, käsittelijän ja tuen kanssa. Kommunikointia käytiin jonkin verran sähköpostin
avulla, mutta usein pyrittiin reaaliaikaisempaan keskusteluun, joten käyttäjät kävivät
keskusteluja kasvotusten tai puhelimella, mikäli toinen osapuoli ei ollut lähettyvillä.
Vaikka käyttäjät kokivat hallitsevansa tietokoneet hyvin tai erinomaisesti, heillä
kuitenkin esiintyi teknisiä ongelmia, joihin he tarvitsivat edellä mainittua apua. Tekniset
ongelmat liittyivät lähinnä etätyöpöytään, joka ei käyttäjille ollut entuudestaan tuttu edes
käsitteenä, sekä skanneriin, jota harvat käyttivät muihin työtehtäviin. Vaikka ongelmiin
ei välttämättä tarvittu apua, niiden ratkomiseen kului kuitenkin aikaa.
Muita merkittäviä artefakteja olivat ohjeet, tositteet, puhelin ja muistilaput. Ohjeet
olivat ensikäyttäjille hyvin tarpeelliset ja monet olivatkin tulostaneet ne. Tositteet
ovat todentamisen kannalta elintärkeitä, joten matkaajat ja käsittelijät huolehtivat, että
ne pysyivät hyvässä tallessa. Muistilapuilla muistutettiin mm. matkasuunnitelman teosta
ja laskutetusta summasta. Suurin merkitys muistilapuilla oli kuitenkin salasanojen hallinnassa,
jolloin lappu saattoi olla fyysinen tai sähköinen. Käyttäjät totesivat, että järjestelyyn
sisältyi tietoturvariskejä, mutta parempaakaan vaihtoehtoa ei ollut käytettävissä.
Konteksti asettaa järjestelmäsuunnittelulle tarpeita, jotka pohjautuvat käyttäjiin,
heidän tavoitteisiin ja työtapoihin. Lisäksi tarpeissa tulisi huomioida fyysinen, sosiaalinen
ja organisaatiollinen ympäristö, sekä välineistö. Mikäli kontekstia ei huomioida, riskinä
on, että järjestelmä ei vastaa käyttäjän mallia. Jokainen ristiriita järjestelmän käytön
ja sen käyttökontekstin kanssa haittaa käyttöä. Tietojärjestelmä ei käsitä vain prosessia
tukevaa sovellusta vaan myös työnkulun hallinta, joten myös ohjelmiston ulkopuolisiin
asioihin, kuten avun saantiin ja tiedotukseen.
Käyttäjälähtöiset tarpeet
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmään liittyy monia selkeitä käyttäjätarpeita,
jotka pohjautuvat yllä kuvattuun käyttökontekstiin. Kuten oletettua eri käyttäjärooleilla
on erilaiset tarpeet, mutta järjestelmässä on myös jokaista käyttäjäroolia
koskevia yhteisiä tarpeita.
Järjestelmän toivotaan olevan yhtenäinen muiden järjestelmien kanssa. Järjestelmän
käyttöönotto ja käynnistäminen pitäisi olla käyttäjille tuttua ja verrattavissa muihin
järjestelmiin. Myös järjestelmän toimintalogiikka tulisi vastata totuttua mallia.
Tietoturva ei saisi olla käyttäjälle rasite. Liiallinen vaativuus, eritoten harvemmin
käytetyn järjestelmän yhteydessä, rasittaa käyttäjää. Tämä johtaa siihen, että käyttäjä
keksii yksinkertaisia salasanoja tai kirjoittaa salasanansa ylös. Tällöin tietoturvan taso
laskee huomattavasti.
Järjestelmän tulisi olla selkeä ja opastava, ettei käyttäjä tarvitse erillistä koulutusta
sen käyttöön. Epäselvä järjestelmä haittaa opittavuutta ja muistettavuutta, mutta
myös tehokkuutta, kun kokeneetkin käyttäjät joutuvat etsimään toimintoja ja siirtymään
edestakaisin saadakseen toiminnon suoritettua.
80