Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

puutteita, joita käsittelijä mahdollisesti pystyy korjaamaan, mutta joskus käsittelijä joutuu
palauttamaan laskun tai peräämään lisätietoja.
"Joskus tulee mieleen se, että järjestelmä on tehty tarkoituksella niin huonoksi, ettei kukaan viitsisi tai
jaksaisi vaatia matkakorvauksia"
-kommentti foorumilla
Käsittelijän tavoitteena on tarkistaa, että kulut ovat oikein ja matkustussääntö on
huomioitu. Käsittelijä kykenee järjestelmän avulla saavuttamaan tavoitteensa. Useimmat
laskut saadaan käsiteltyä oikein, mutta joskus laskuihin jää puutteita. Laskun käsittely
on myös hyvin riippuvaista matkaajan taidoista. Kokeneiden matkaajien laskuista usein
löytyy kaikki tarvittava, mutta muilla saattaa esiintyä sellaisia puutteita, ettei laskua voida
käsitellä.
Hyväksyjän tavoitteena on tarkistaa, että matkustaminen tapahtuu kohtuuden rajoissa
ja kontrolloidusti. Hyväksyjä kykenee saavuttamaan tavoitteensa melko hyvin.
Mikäli laskussa esiintyy jotain epäselvyyksiä, ne joudutaan ratkomaan järjestelmän ulkopuolella.
Joitain puutteita saattaa tarkastamisen yhteydessä esiintyä, mutta yleisesti
ottaen hyväksyjä kykenee tarkastamaan, että kaikki kulut on hyväksyttävissä.
Tehokkuus
Järjestelmän oppimiseen kuluu paljon aikaa ja resursseja. Käyttäjät tarvitsevat
ohjeita, opastusta ja koulutusta. Kun järjestelmän on oppinut, niin sen tehokkuus on
suunnilleen samaa luokkaa kuin paperilaskun tekeminenkin. Joilta osin järjestelmän
käyttö on tehokkaampaa, mutta usein tehottomampaa. Tehokkuutta voisi nostaa yksinkertaisilla
toimenpiteillä, kuten oikopoluilla. Järjestelmässä on heikko muistettavuus.
Ottaen huomioon, että osa käyttää järjestelmää hyvin harvoin ja opittavuuskin on heikko,
muistettavuudesta muodostuu merkittävä tekijä.
Ensikertalaiselta kuluu laskun tekoon hyvin paljon aikaa. Kokeneet käyttäjät hallitsevat
järjestelmän niksit, joten heiltä siihen ei välttämättä kulu niin paljoa aika kuin
kokemattomilta. Ohjeet ovat tekemisen apuna usein tarpeelliset, ellei välttämättömät.
Niiden lukemiseen, sekä etsimiseen kuluu aikaa ja vaivaa, mikä heikentää tehokkuutta.
Yleisesti ottaen peruslaskut sujuvat kyllä ongelmitta, mutta erikoisemmissa tapauksissa
usein turvaudutaan suoraan apuun. Ilman apua laskun tekoon tuhraantuisi paljon
aikaa ja lopputulos ei olisi oikein. Eritoten ensikertalaiset tarvitsevat apua, sillä muuten
laskuun jää varmasti virheitä. Virheitä jää myös kokeneemmille käyttäjille, koska he
pyrkivät tekemään laskut mahdollisimman nopeasti. Mikäli laskun haluaisi tehdä oikein,
siihen tuhraantuisi hyvin paljon aikaa ja vaivaa, sekä se rasittaisi sekä matkaajaa itseään,
että työtovereita tai käsittelijää.
Käsittelijälle järjestelmän käyttö on melkoisen tehokasta. Kulujen tarkastaminen
on suurin piirtein yhtä nopeaa kuin paperillakin, joskin automaattisesti laskettavat päivärahat
nopeuttavat toimintaa huomattavasti. Eniten aikaa tuhrautuukin järjestelmään kirjautumiseen,
sekä skannaamiseen niissä yksiköissä, joissa matkaaja ei hoida skannaamista.
Käsittelijä tarvitsee kuitenkin opastuksen ja pitemmänkin käytön jälkeen koulutukselle
on vielä tarvetta, kuten myös ohjeille ja järjestelmätuelle.
Hyväksyjällekin järjestelmän käyttö on tehokasta, paitsi silloin, kun on ongelmia
salasanojen kanssa tai joitain teknisiä häiriöitä. Apu ja ohjeet ovat alkuaikoina tarpeen ja
68