Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

P45. Viestilaatikko/ilmoitustaulu
Järjestelmässä voisi olla vaikka etusivulla jonkinlainen viestilaatikko tai ilmoitustaulu,
minne käsittelijä ja ylläpito voisi lähettää joko yksityisiä tai yleisiä viestejä.
Tällöin matkalaskun tekoon liittyvät tiedotteet olisivat näkyvillä siellä, missä niitä tarvittaisiin.
Esimerkiksi käsittelijä voisi laittaa matkaajalle palautetta tekemästään laskusta,
jolloin saatu palaute näkyisi, kun matkaaja seuraavan kerran tekisi laskua. Kuvassa 16
on esimerkki ilmoitustaulusta.
Viestilaatikkoon voisi tulla myös esimerkiksi automaattisesti tietoa laskujen etenemisestä,
maksetuista korvauksista, yleisistä tiedotteista ja muista muutoksista. Tällä
hetkellä tiedot tulevat sähköpostiin, jonne ne hukkuvat, mikäli matkaaja ei matkusta
usein.
P46. Järjestelmän laajentaminen
Matkustamiseen liittyy monia tehtäviä, joita nykyisellä järjestelmällä ei voi toteuttaa.
Mikäli järjestelmällä kykenisi tekemään enemmän toimintoja, sen tarpeellisuus
ja samalla käyttötiheys lisääntyisi. Tällöin matkaajilla olisi selvempää, että kaikki matkaamiseen
liittyvät asiat hoidettaisiin järjestelmällä. Ainakin ulkomaantyöskentelyn ja
vierasluennoitsijoiden matkalaskut voitaisiin liittää mukaan järjestelmään.
Hyväksyjän kannalta taas erilliset järjestelmät periaatteessa samaan toimintaan
ovat hieman turhauttavia. Rondolle ja Travelille voisi luoda yhtenäisen rajapinnan, jolloin
hyväksyjä voisi hyväksyä kaikki laskut yhdestä järjestelmästä. Teknisesti tämä ei
ole kovinkaan helposti toteutettavissa, kun nykyiset järjestelmät ovat erillisiä kokonaisuuksia,
mutta tulevaisuudessa voisi hankinnoissa pyrkiä yhtenäisempään linjaan.
4.3 Järjestelmän käytettävyys ja käyttäjätyytyväisyys
4.3.1 Käytettävyys ISO 9241-11 standardiin pohjautuen
Järjestelmän käytettävyyttä arvioitiin ISO 9241-11 standardin määritteisiin pohjautuvilla
mittareilla. Järjestelmää tarkasteltiin siis Tuloksellisuuden, Tuottavuuden ja
Tyytyväisyyden kannalta.
Tuloksellisuus
Kaikki käyttäjäroolit kykenevät saavuttamaan tavoitteensa, mutta virheitä ja
puutteita esiintyy toistuvasti. Tuloksellisuus riippuu paljon käyttäjän kokemuksesta.
Kokemattomammilla käyttäjillä onnistuminen on huomattavasti heikompaa.
Matkaajalla on päätavoitteena pohjustaa matka suunnitelmalla tai saada kulunsa
korvatuiksi laskulla. Ensikertalaiselta jää tavoitteet todennäköisesti saavuttamatta, ellei
joku ole häntä avustamassa järjestelmän käytössä. Ensikertalaisella ei ole tietoa, mitä
kaikkea matkustussääntöihin liittyy. Mikäli henkilö ei muutenkaan ole paljoa matkustanut,
niin häneltä menee aikaa, esimerkiksi ulkomaanmatkan suunnitteluun. Lasku saatetaan
saada tehtyä, mutta ei kuitenkaan lähetettyä eteenpäin. Lisäksi liitteet saattavat
unohtua tai kuluihin jäädä virheitä. Mikäli laskun tekoon liittyy jotain erikoisempaa, kuten
monia maita tai erikoisia valuuttakursseja, niin ensikertalainen ei niitä varmastikaan
kykene ratkaisemaan.
Kokeneemmat ja kokemattomat matkaajat kykenevät tuottamaan haluamansa
suunnitelman tai laskun, eli saavuttamaan tavoitteensa. Niissä saattaa kyllä esiintyä
67