Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

sen toteutuksen pitäisi olla sen verran vakaa, että voitaisiin käyttää yleisiä menetelmiä
erikoisratkaisujen sijaan.
P33. Automaattinen kuittien tunnistus
Laskun tekoa helpottaisi huomattavasti se, että matkaajalle riittäisi perustietojen
antaminen ja kuittien skannaus. Kuiteista voitaisiin hahmontunnistuksen avulla tunnistaa
summat ja kulut, jotka voitaisiin automaattisesti syöttää kulutietoihin. Tarvittaessa matkaaja
voisi korjailla tietoja, mikäli kuluja ei olisi luettu oikein.
Tekniseltä toteutukseltaan tämä vaihtoehto on kuitenkin melko utopistinen, joskin
esimerkiksi kotimaan taksikuitit tai junaliput ovat lähes aina samantyyppisiä. Vakaasti
toimivaksi menetelmäksi ratkaisu vaatisi melkoisesti työtä ja epävakaasti toimivana
sen hyöty olisi aika minimaalinen.
P34. Etätyöpöydälle enemmän ominaisuuksia
Käyttäjät turhautuivat, kun etätyöpöydältä ei voinut tehdä kunnolla matkalaskuaan.
Pöytää joutui pienentämään tai sulkemaan, mikäli halusi katsoa esimerkiksi sähköpostistaan
lisätietoja. Olisikin hyvä, että etätyöpöydällä olisi enemmän toiminnallisuutta.
Esimerkiksi sähköpostiohjelma, mahdollisuus verkkosivujen selaamiseen ja oman yksikön
printterin lisääminen voisi olla hyvin tervetullutta. Tällöin käyttäjä voisi mennä etätyöpöydälle,
tehdä laskunsa ja sulkea yhteyden. Hänen ei tarvitsisi selailla edestakaisin
oman työkoneensa ja etätyöpöydän välillä.
P35. Skannausvastuun siirtäminen
Eniten matkaajien purnausta tuli yksiköistä, joissa matkaaja joutui tekemään
skannauksen. Matkaajien tyytyväisyyttä voitaisiin nostaa poistamalla heiltä skannausvastuu.
Skannauksen voisi hoitaa käsittelijä tai erillinen skannaamo. Skannausta tekevät
käsittelijät olivat sitä mieltä, että osaavat itse skannata nopeammin, eikä tällöin tutkijoilta
tai professoreilta kulu aikaa skannerin käytön ihmettelemiseen. Erillisen skannaamon
käyttö ei kyllä ehkä enää vastaa sähköisen järjestelmän etuja. Eräs käsittelijä myös totesi,
että sitten kuluu aikaa oikean liitteen etsimiseen ja pahimmassa tapauksessa koko tosite
saattaa kadota.
Yleisestikin matkaajalta voisi vähentää työmäärää esimerkiksi siirtämällä tehtäviä
enemmän käsittelijälle. Matkaajat ihmettelivät, miksi heidän pitää tehdä asioita, mitkä
eivät oikeastaan heille kuulu. Tällaisia olivat skannauksen lisäksi mm. ALV:ien erittely
ja infokulujen merkitseminen.
P36. Automaation muokkaamista
Järjestelmässä voisi miettiä uudestaan automaation käyttöä. Yleinen ongelma oli,
että ateriat ’hyppivät miten sattui’. Eritoten, jos kellonaikoja kävi muuttamassa, niin silloin
muuttuivat ateriatkin. Riittävää olisi, että vain päivärahat laskettaisiin uudestaan,
eikä jo kerran annettuja tietoja tarvitsisi lähteä muuttamaan.
Yleisesti ottaen käyttäjällä tulisi olla päätösvalta, mitkä tiedot annetaan automaattisesti
ja mitkä ovat niissä oletusarvot. Tällöin käyttäjälle ei tulisi lisätyötä väärien
arvojen muuttamisessa, eikä laskuun jäisi virheellisiä oletusarvoja. Esimerkiksi käsittelijä
tai matkaaja voisi syöttää matkaajalle hänen projektitietonsa, jonka jälkeen voisi nopeasti
valita oikean projektin ja kohteen sopivista vaihtoehdoista. Automaatiota kannat-
63