Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
sen toteutuksen pitäisi olla sen verran vakaa, että voitaisiin käyttää yleisiä menetelmiä<br />
erikoisratkaisujen sijaan.<br />
P33. Automaattinen kuittien tunnistus<br />
Laskun tekoa helpottaisi huomattavasti se, että matkaajalle riittäisi perustietojen<br />
antaminen ja kuittien skannaus. Kuiteista voitaisiin hahmontunnistuksen avulla tunnistaa<br />
summat ja kulut, jotka voitaisiin automaattisesti syöttää kulutietoihin. Tarvittaessa matkaaja<br />
voisi korjailla tietoja, mikäli kuluja ei olisi luettu oikein.<br />
Tekniseltä toteutukseltaan tämä vaihtoehto on kuitenkin melko utopistinen, joskin<br />
esimerkiksi kotimaan taksikuitit tai junaliput ovat lähes aina samantyyppisiä. Vakaasti<br />
toimivaksi menetelmäksi ratkaisu vaatisi melkoisesti työtä ja epävakaasti toimivana<br />
sen hyöty olisi aika minimaalinen.<br />
P34. Etätyöpöydälle enemmän ominaisuuksia<br />
Käyttäjät turhautuivat, kun etätyöpöydältä ei voinut tehdä kunnolla matkalaskuaan.<br />
Pöytää joutui pienentämään tai sulkemaan, mikäli halusi katsoa esimerkiksi sähköpostistaan<br />
lisätietoja. Olisikin hyvä, että etätyöpöydällä olisi enemmän toiminnallisuutta.<br />
Esimerkiksi sähköpostiohjelma, mahdollisuus verkkosivujen selaamiseen ja oman yksikön<br />
printterin lisääminen voisi olla hyvin tervetullutta. Tällöin käyttäjä voisi mennä etätyöpöydälle,<br />
tehdä laskunsa ja sulkea yhteyden. Hänen ei tarvitsisi selailla edestakaisin<br />
oman työkoneensa ja etätyöpöydän välillä.<br />
P35. Skannausvastuun siirtäminen<br />
Eniten matkaajien purnausta tuli yksiköistä, joissa matkaaja joutui tekemään<br />
skannauksen. Matkaajien tyytyväisyyttä voitaisiin nostaa poistamalla heiltä skannausvastuu.<br />
Skannauksen voisi hoitaa käsittelijä tai erillinen skannaamo. Skannausta tekevät<br />
käsittelijät olivat sitä mieltä, että osaavat itse skannata nopeammin, eikä tällöin tutkijoilta<br />
tai professoreilta kulu aikaa skannerin käytön ihmettelemiseen. Erillisen skannaamon<br />
käyttö ei kyllä ehkä enää vastaa sähköisen järjestelmän etuja. Eräs käsittelijä myös totesi,<br />
että sitten kuluu aikaa oikean liitteen etsimiseen ja pahimmassa tapauksessa koko tosite<br />
saattaa kadota.<br />
Yleisestikin matkaajalta voisi vähentää työmäärää esimerkiksi siirtämällä tehtäviä<br />
enemmän käsittelijälle. Matkaajat ihmettelivät, miksi heidän pitää tehdä asioita, mitkä<br />
eivät oikeastaan heille kuulu. Tällaisia olivat skannauksen lisäksi mm. ALV:ien erittely<br />
ja infokulujen merkitseminen.<br />
P36. Automaation muokkaamista<br />
Järjestelmässä voisi miettiä uudestaan automaation käyttöä. Yleinen ongelma oli,<br />
että ateriat ’hyppivät miten sattui’. Eritoten, jos kellonaikoja kävi muuttamassa, niin silloin<br />
muuttuivat ateriatkin. Riittävää olisi, että vain päivärahat laskettaisiin uudestaan,<br />
eikä jo kerran annettuja tietoja tarvitsisi lähteä muuttamaan.<br />
Yleisesti ottaen käyttäjällä tulisi olla päätösvalta, mitkä tiedot annetaan automaattisesti<br />
ja mitkä ovat niissä oletusarvot. Tällöin käyttäjälle ei tulisi lisätyötä väärien<br />
arvojen muuttamisessa, eikä laskuun jäisi virheellisiä oletusarvoja. Esimerkiksi käsittelijä<br />
tai matkaaja voisi syöttää matkaajalle hänen projektitietonsa, jonka jälkeen voisi nopeasti<br />
valita oikean projektin ja kohteen sopivista vaihtoehdoista. Automaatiota kannat-<br />
63