Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

P30. Mahdollistetaan erikoisemmille matkoille erikoisemmat kulusyötöt
Iso osa matkoista on yksinkertaisia, mutta osa matkoista saattaa olla hyvinkin
monimutkaisia. Yksinkertaisia matkoja varten ei tarvita paljoa vaihtoehtoja tai joustavuutta,
mutta esimerkiksi monen maan kautta tehtävä kiertomatkaa varten tulisi antaa
mahdollisuus täyttää tiedot oikein.
Tietoja syötettäessä voisi esimerkiksi antaa lisätietoja tai valita lisävaihtoehdoista.
Esimerkiksi matkapäiviä merkittäessä matkaaja voisi lisävalikoista valita, onko kyseessä
paikallinen aika, edellisen paikan aika vai kotimainen aika. Tällöin matkaaja voisi
syöttää tiedot haluamallaan tavalla, eikä joutuisi pohtimaan aikavyöhykkeitä tai antamaan
lisäselitteitä.
Samaan tapaan kotimaanmatkoilla voisi oletuksena olla kotimaan valuutta, mutta
ulkomaanmatkoille käyttäjän tulisi voida syöttää, mitä valuuttaa hän on käyttänyt ja millä
kurssilla. Samoin tulisi mahdollistaa esimerkiksi ALV arvon muuttaminen, mikäli
syystä tai toisesta kulussa olisi todellisuudessa eri arvo, mitä listassa on.
Lisäksi kululistassa voisi olla jokin vapaakulu, koska matkalla saattaa tulla kuluja,
joille ei ole valmista vaihtoehtoa. Tällöin käyttäjän ei tarvitse pohtia, että minkä nimen
alle hän kulun laittaa, vaan laittaa sen ihan omaksi kulukseen. Vapaakulu voisi olla
muista kuluista erillään, jolloin se vastaisi lomakkeen reunaan kirjoitettavia lisätietoja.
P31. Karsitaan ja korostetaan hakuvaihtoehtoja
Testeissä useimmat käyttivät hyvin vähän ja mahdollisimman yksinkertaisia hakuja.
Useimmiten käyttäjät hakivat kaikki laskut, sillä niitä ei ollut niin paljoa. Käsittelijät
hakivat käsiteltävän laskun matkaajan nimen mukaan.
Nykyään laskun ja suunnitelman tilakoodeja on 13 kappaletta. Oletuksena on
vaihtoehto Avoin. Käytännössä laskun hakija ei voi olla varma, että missä tilassa lasku
on. Jos laskun on esimerkiksi lähettänyt käsittelijälle, hän on saattanut siirtää sen jo
eteenpäin, kun hakua tehdään. Lisäksi monille oli epäselvää, mitä tilat tarkoittavat. Esimerkiksi
Odottava oli kummallinen termi sekä käsittelijälle, että hyväksyjälle. Hakuvaihtoehtoina
voisi olla esimerkiksi Matkaajalla, Käsittelijällä, Hyväksyjällä, Kirjaamossa
ja Roskakorissa.
Hakeminen voisi kokonaisuudessaan olla automaattista. Esimerkiksi käsittelijälle
voisi tulla uudet laskut suoraan näkyviin, samalla tavalla kuin hyväksyjälle tulee hyväksyttäviä
laskuja. Peruskäytössä ei monimutkaisempia hakuja tarvita, joten ne voisi laittaa
lisätoiminnoiksi.
P32. Travel pois Rondo-koneelta verkkoon
Koska etätyöpöydän käyttö on monille käyttäjille hankalaa ja työlästä, voisi järjestelmän
siirtää suoraan web-palveluksi. Palvelukeskuksen mukaan järjestelmä toimii
suoraan verkossa esimerkiksi muissa yliopistoissa. Tällöin käyttäjien ei tarvitsisi tilata ja
käyttää kahta tunnusta, eikä heidän tarvitsisi opiskella etäpöytäyhteyden avaamista ja
käyttöä. Lisäksi tulostaminen ja tiedostojen liittäminen yksinkertaistuisi. Samalla myös
etäkäyttö yksinkertaistuisi, joskin verkkoyhteys vielä tarvittaisiin.
PAVE:sta saatujen kommenttien perusteella muissa paikoissa on kuitenkin esiintynyt
suuria ongelmia verkossa olevan järjestelmän kanssa, joten etätyöpöytä on sittenkin
ilmeisesti parempi ratkaisu. Ilmeisesti syynä on eri Java-version tukeminen. Tekni-
62