Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

P19. Lisätään oikopolkuja
Kokeneemmat käyttäjät kokivat järjestelmän ärsyttäväksi lähinnä siksi, että sitä
on hidasta ja kankeata käyttää. Oikopolkujen avulla järjestelmän käyttöä voidaan nopeuttaa
ja yksinkertaistaa. Yleisesti käytettyjä oikopolkuja ovat näppäinkomennot ja linkit.
Järjestelmässä voisi olla enemmän näppäinkomentoja. Esimerkiksi Ctrl-S vastaa
usein tallentamista, mutta ei Travel-järjestelmässä.
Myös erinäiset linkit ovat yleisesti käytettyjä oikopolkuja. Esimerkiksi monista
Windows-ohjelmista löytyy Tiedosto-valikon alareunasta viimeksi käytetyt tiedostot.
Tällöin käyttäjän ei tarvitse erikseen etsiä tiedostoa koneeltaan, vaan hän voi sen näppärästi
avata linkistä.
Useimmissa ohjelmissa tiedostoja voi avata tai liittää mukaan raahaamalla niitä
ohjelman ikkunan päälle. Travelissakin liitteiden lisääminen olisi huomattavasti yksinkertaisempaa,
mikäli ne voitaisiin raahata matkalaskuun.
Tietoa voisi myös linkittää järjestelmän sisällä ja tiedon syöttäminen tulisi olla
mahdollista eri kohdista. Esimerkiksi kulun perässä voisi olla painike, jolla voisi liittää
järjestelmään kyseisen kulun tositteen (tosin usein tositteet skannattiin yhteen tiedostoon).
P20. Käsittelijän valinnan yksinkertaistaminen
Seuraavan käsittelijän valitsemista tulisi yksinkertaistaa. Uusilla matkaajilla ei
ole juurikaan tietoa, kenet pitää valita käsittelijäksi. Koska käsittelijä on usein kuitenkin
yksi ja sama henkilö, niin tämä nimi voisi tulla automaattisesti. Mikäli käsittelijä menee
lomalle, voisi hän valita sijaisen itselleen ja käsiteltävät laskut sitten siirtyvät automaattisesti
sijaiselle. Tarvittaessa käsittelijä voi ohjata manuaalisestikin laskun toiselle käsittelijälle,
joten matkaajalle ei tarvitsisi antaa kuin yksi vaihtoehto, joka voisi siis olla automaattinen.
Varmuuden vuoksi matkaajalle voitaisiin kuitenkin mahdollistaa käsittelijän
vaihtaminen erillisistä asetuksista, mutta perusvaihtoehto voisi olla vakio.
Hyväksyjän valintakin voisi olla yksinkertaisempi. Yhdellä käsittelijällä tuskin
on juurikaan viittä enempää hyväksyjää. Kun hyväksyjät kerran valitaan järjestelmään,
niin ne voisivat sinne tallentua. Oletukseksi käsittelijä voisi itse päättää hyväksyjän,
jonka ryhmässä matkustetaan eniten. Samaa periaatetta voisi käyttää muuallakin, kuten
projektitiedoissa tai kulujen valinnassa.
P21. Nopea kulun lisääminen yleisprojektiin
Osa matkaajista tekee melko paljon yhteen kohteeseen matkustamista projektinsa
tiimoilta. Tällöin olisi hyvä, että perustiedot olisivat valmiina ja matkaaja voisi vain lisätä
uuden kulun kyseiseen projektiin. Esimerkiksi etusivulla voisi olla projektilista ja kulujen
lisäämismahdollisuus. Käyttäjä voisi valita projektin ja lisätä sinne kulun ilman,
että hänen tarvitsee avata laskua tai luoda uutta laskua. Erityisesti kilometrikulujen lisääminen
olisi tällä tavoin helppoa. Kohde, matkan pituus, oman auton käyttösyy ja kulkuneuvo
säilyvät melko todennäköisesti hyvin samoina, jolloin riittäisi, että matkaaja
kertoo vain päivämäärän ja tarvittaessa käy muuttelemassa jotain tietoja.
P22. Laskun käsittelyn etenemisen visualisointi
Monia asioita tulisi kuvata visuaalisesti. Eritoten laskun eteneminen olisi ainakin
matkaajalle selkeämpi myös kuvana ilmaistuna, jolloin uudetkin käyttäjät ymmärtäisivät
paremmin, milloin laskun on lähetetty eteenpäin seuraavalle käsittelijälle. Kuvana voisi
59