Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

syöttökohdat tulisikin olla etusivulla tai toisella sivulla ja lisätietojen syöttö syvemmällä
järjestelmässä.
P11. Ylhäälle perusvalikot ja työkalupalkki
Järjestelmässä voisi olla monista ohjelmista tutut valikot ja ikonit yläreunassa.
Käyttäjillä oli ongelmia aloittamisen kanssa, joten selkeä Uusi-toiminto voisi olla hyvä.
Useimmat ohjelmat myös aloittavat automaattisesti puhtaalta paperilta.
Käyttäjillä oli myös suuria ongelmia löytää tallettamansa lasku tai hyväksytty
suunnitelma. Tätä varten selkeä Avaa-toiminto voisi olla hyödyllinen. Yleisen tavan
mukaan myös tulostamisen ja esikatselun voisi sijoittaa ikonina työkalupalkille.
Perusvalikkoihin voisi sijoittaa monille tuttuja toimintoja, kuten Asetukset tai
Työkalut ja Ohjeet. Kannattaa huomioida myös yleinen käytäntö sijoittelussa ja järjestyksessä.
P12. Pakollisten tietojen uudelleenmietintä
Järjestelmässä on pakollisia toimintoja, joille ei ole pakonomaista tarvetta ja toimintoja,
jotka voisivat olla pakollisia virheiden ja puutteiden ehkäisemiseksi. Testeissä
oikeastaan kaikki laskun tekijät kopioivat otsikon sinällään kuvaukseen. Hyväksyjät taas
yleensä tiesivät, mistä on kyse jo pelkästään nimen ja otsikon perusteella. Kuvaus-kenttä
on kuitenkin pakollinen, kuten monet muutkin perustiedot. Selvää on, että matkalaskulle
pitää valita seuraava käsittelijä, mutta epäselvää on, miksi käsittelijä pitää valita ennen
kuin laskun muita tietoja, esimerkiksi kuluja voidaan antaa.
Järjestelmään voisi myös lisätä pakollisia toimintoja. Eräs käsittelijä totesi, että
projektinumero voisi olla oletuksena tyhjä, ettei siihen vahingossa jäisi nykyinen oletusarvo,
99 Toimintamenot. Liitteet eivät ole pakollisia joka laskussa ja joissain yksiköissä
matkaaja ei edes itse liitä tositteita mukaan. Tästä huolimatta järjestelmä voisi
ainakin kysyä, että haluaako käyttäjä liittää liitteitä ennen lähettämistä. Liitteiden puuttuminen
kun oli yksi yleisimpiä palautuksen syitä.
P13. Pikalista matkalaskuista
Yhdellä matkaajalla ei kerrallaan ole montaa matkaa meneillään. Aktiivimatkaaja
totesi, että korkeintaan kahdeksan laskua tai suunnitelmaa on kerralla järjestelmässä.
Tällaisen määrän pystyy hyvin hakemaan ja näyttämään automaattisesti käyttäjälle. Listan
voisi näyttää suoraan etusivulla, joten käyttäjä näkee heti järjestelmään kirjauduttuaan
ajankohtaiset laskut ja niiden perustiedot. Tuplaklikkaamalla laskua pääsisi sitten
muokkaamaan tai esikatselemaan sitä.
Samankaltainen lista voisi olla myös käsittelijällä ja hyväksyjällä. Järjestelmään
sisäänkirjautuessa näkyisi suoraan lista saapuneista laskuista, joita voisi mennä sitten
siitä käsittelemään. Käsittelijän ei siis tarvitsisi erikseen hakea esim. matkaajan nimen
perusteella laskuja, vaan kaikki käsittelyyn tulleet laskut näkyisivät suoraan. Lisäksi käsittelijällä
voisi näkyä myös lähiaikoina käsitellyt laskut, jolloin hän voisi antaa niistä
nopeasti informaatiota esim. matkaajan kysellessä laskun tilaa.
P14. Informaatiota maksetusta summasta
Koska tällä hetkellä matkaaja näkee vasta tiliotteestaan, että lasku on maksettu,
tulisi järjestelmän antaa parempi palaute suoritetuista maksuista. Yksi tapa on lähettää
matkaajalle sähköpostia, kun lasku on käsitelty kirjaamossa. Toinen tapa on ilmaista las-
57