Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

O52. Erikoiskulujen syöttäminen on vaikeaa
Kokeneille matkaajille perustietojen syöttäminen on helppoa, mutta ongelmia tulee,
kun järjestelmään pitäisi syöttää jotain erikoisempaa tietoa. Tällöin huomataan, että
tuttu tapa ei toimi ja uuden tavan löytäminen voi olla sen verran epäintuitiivista, että
apua tarvitaan. Esimerkiksi kiertomatkojen aikavyöhykkeet aiheuttavat matkaajille
päänvaivaa, kuten myös monen projektin nimissä tehtävän matkan kohdentaminen. Joissain
tapauksissa myös yksinkertaisten tietojen syöttäminen saattaa tulla monimutkaiseksi,
mikäli esimerkiksi etukäteen ei ole annettu tarpeeksi tietoa.
"Kun yritän mennä täyttämään kuluja-kohtaa, travel herjaa, että matkasuunnitelmassa pitäisi tietää matkan
alkamiskellonaika. Miten sen voi muka tietää, kun lennot saa varata vasta, kun matkasuunnitelma on jo
tehty?"
-kommentti foorumilla
O53. Ohjeet on piilossa
Käyttäjille ei ollut selvää, mistä ohjeet löytyvät. TKK:n sivuilta niiden löytämiseen
meni tovi ja järjestelmästä niitä ei löytynyt. Harva huomasi, että ohjeet löytyivät
puun viimeisestä elementistä ja eräskin käyttäjä ihmetteli, miksei ohjetta löytynyt nimensä
mukaisesti Ohje-valikon alta.
O54. Palautetta ei saada
Monet matkaajat olivat sitä mieltä, etteivät saaneet juurikaan palautetta tekemistään
laskuista. Osa oletti, että tekee juttuja jatkuvasti väärin, mutta teki niin, koska oletti
sen olevan ainakin tarpeeksi oikein. Hyväksyjät eivät olleet koskaan mitään palautetta
saaneet, mutta eivät niinkään olisi sitä tarvinneet. Käsittelijöistä osa oli sitä mieltä, että
he voisivatkin antaa enemmän palautetta. Ihmetystä kuitenkin herätti, miksei palautetta
voinut antaa järjestelmän kautta. Itse he olivat joskus saaneet jotain kommenttia, mutta
yleensä ei mitään palautetta käsittelystä tullut.
4.2.3 Yhteenveto ongelmista
Järjestelmästä löytyy lieviä käytettävyysongelmia ympäri käyttöliittymää. Monet
kohdat eivät vastaa totuttuja tapoja asioiden hoitamiseksi, eivätkä toisaalta vastaa myöskään
käyttäjälle soveliasta tapaa. Järjestelmästä löytyy suurempiakin ongelmia ja kun
päälle laitetaan erikoinen käyttöympäristö, niin käyttäjät eivät enää kykene kiertämäänkään
ongelmia. Tällöin käyttö on hankalaa koko prosessin ajan ja järjestelmään sisälle
pääseminen ja käytön oppiminen on työlästä, mistä seuraa heikko motivaatio käytön
opetteluun. Epäselviä asioita ei viitsitä selvittää, jolloin samat virheet toistuvat seuraavillakin
kerroilla. Koulutuksella tai ohjeilla ei voida opittavuutta parantaa, mutta sillä on
onnistuttu saamaan tilanne tyydyttäväksi. Satunnaisesti matkaava työntekijä joutuu jo
itse matkan takia tekemään paperityötä ja järjestelmään tutustuminen lisää rasitusta.
Erityisesti matkaajan kannalta tehtäviin on tullut lisätyötä, jota ei luonnollisestikaan
haluta tehdä, mikä johtaa hutiloituun työhön. Vaihtoehtoisesti käyttäjä voi tunnollisesti
tehdä asiat niin hyvin kuin osaa, mikä taas vie runsaasti aikaa ja lopputulos ei siltikään
ole välttämättä halutunlainen. Järjestelmään liittyy myös monia seikkoja, jotka
kumoavat sähköisen järjestelmän hyödyt, jolloin järjestelmästä tulee pikemminkin rasite
kuin hyöty. Esimerkiksi aikaa vievä tunnusten tilaaminen, TKK:n verkon käyttövaati-
46