Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

O27. Lomake nopeampi, käyttö ei lisää tulosta
Osa käyttäjistä totesi, että lomakkeen käyttö oli tietojärjestelmää tehokkaampaa.
Hyväksyjille järjestelmän käyttö oli rinnastettavissa lomakkeeseen, paitsi silloin, kun
tunnukset jouduttiin tilaamaan uudelleen. Käsittelijät totesivat, että toiminta on nopeutunut,
mutta matkaajista vain muutama totesi, että järjestelmän käyttö oli tehostanut prosessia.
Usein tehokkuuskin johtui lähinnä päivärahojen automaattisesta laskemisesta.
Matkaajat ihmettelivätkin, miksi järjestelmää piti käyttää, kun se ei ollut tehokasta, eikä
lisännyt tulosta.
O28. Matkaajalla tehtäviä, jotka eivät hänelle kuulu
Tyytyväisyys ja tehokkuus matkaajien keskuudessa alenivat, kun heidän tuli tehdä
tehtäviä, mitkä eivät heidän mielestään heille kuuluneet. Esimerkiksi ALV-arvojen
erottelu ja muu yksityiskohtaisempi taloudenhallinta, sekä laskujen skannaaminen eivät
olleet matkaajien mielestä heidän tehtäviään.
O29. Laskun tilan katsominen vaikeaa
Monia käyttäjiä kiinnosti laskun tila. Eritoten matkasuunnitelman hyväksyminen
on matkustamisen kannalta hyvin tärkeä seikka. Järjestelmästä ei kuitenkaan ole kovinkaan
helppoa katsoa laskun tilaa. Lasku joudutaan hakemaan laskun käsittelyn kautta(Kuva
6) ja vasta sieltä näkee, missä tilassa lasku on. Hieman ironista on, että laskulle
tarjotaan laajat hakuvaihtoehdot sen tilan mukaan. Erinäisiä tiloja onkin 13 kappaletta,
eikä hyväksyjille ja käsittelijöillekään ollut selvää, mitä eri tilat tarkoittivat.
O30. Matkustussääntö pitää tuntea
Vaikka järjestelmään on liitetty suuri määrä tietoa ja monia asioita lasketaan automaattisesti,
ei sieltä kuitenkaan löydy vastauksia kaikkeen, jolloin tarkempia tietoja
joudutaan kyselemään matkasihteeriltä. Matkaajille oli epäselvää mm. mitkä ateriat korvataan
ja korvataanko myös muita kuluja, joita ei näy kululistassa. Epäselvyyttä oli
myös kilometrikorvauksien suhteen, kun ei esimerkiksi tiedetty, mistä matka katsotaan
alkaneeksi.
O31. Mitä laskutyyppiä pitää lähteä tekemään?
Kokemattomille matkaajille ei ollut selvää, minkä tyyppistä laskua tuli ruveta tekemään.
Osa mietti pitkän aikaa, pitäisikö jo tehdylle kotimaanmatkalle tehdä ensin
matkasuunnitelma. Epäselvyyttä myös aiheutti kululaskun eroavaisuus päivärahalaskusta.
Monimatkalaskun tekeminen taas oli sen verran hankalaa, ettei sitä päättelemällä kykene
ymmärtämään, eikä niitä luultavasti tästä syystä tehty.
O32. Kiinteitä tietoja tai annettua tietoa ei voi muuttaa
Käyttäjät kokivat ongelmalliseksi, kun kiinteitä tietoja, kuten valuuttakursseja tai
ALV-arvoja ei voinut muuttaa tarvittaessa. Lisäksi ensikertalaisia haittasi se, että matkatyyppiä
ei voinut muuttaa enää tallennuksen jälkeen.
O33. Ateriat menevät oletusarvoisesti väärin
Ateriamääränä on oletusarvoisesti arvo 2, mutta käyttäjistä kukaan ei ollut edes
kuullut, että jollain olisi joskus ollut kaksi ateriaa päivässä matkallaan. Oletusarvo on
siis väärä ja se pitää huomata korjata. Mikäli perustietoja muuttaa, järjestelmä tieduste-
42