Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

toa, kuten hotellitiedot, ajopäiväkirja, ulkomaantyö, hyväksyttävät ja matkatunniste.
Lukkiutuminen todettiin käsittelijänkin kannalta turhaksi.
Hyväksyjä
Hyväksyjälle ehdottomasti tärkein toiminto on hyväksyttävät-osio. Sieltä nimen
ja otsikon avulla voidaan päätellä, mistä laskussa on kyse. Tämä vaatii järjestelmän ulkopuolista
tietoa, esimerkiksi matkasta keskustelemista matkaajan kanssa. Hyväksyjät
katselivat vaihtelevasti yksityiskohtia, mutta kaikki kuitenkin tarkistivat, että kokonaissumma
oli kohtuullinen. Hyväksyjät ihmettelivät, mikseivät laskut kierrä projektipäällikön
kautta, jolloin hän voisi puoltaa niitä. Kuten muillekin rooleille ohjeet ovat ensikäytössä
hyvin tärkeät.
Hyväksyjiä kiinnosti matkan kohde, maa ja kuvaus. Myös se, että ulkomaanmatkasta
oli tehty etukäteen matkasuunnitelma, oli tärkeää. Eräs hyväksyjä tarkisti projektinumeron
aina erilliseltä paperilta. Mikäli projektilla oli vielä rahaa, niin suunnitelman
pystyi hyväksymään. Tärkeää oli, että laskusta tiedotettiin, mutta osa hyväksyjistä ei
kuitenkaan reagoinut Travelista tulleeseen informaatioon, vaan matkaajan tai käsittelijän
piti käydä muistuttamassa laskusta. Matkustussäännön tunteminen ei ollut hyväksyjän
kannalta kovinkaan tärkeää, mutta yleistuntemus koettiin pakolliseksi.
Hyväksyjät eivät tarkastelleet, mitä kuluja laskuun liittyi. Lähinnä katsottiin syytä
oman auton käyttöön, jos oli tullut kilometrikorvauksia. Eräs hyväksyjä oli kiinnostunut
päivärahoista, mutta muuten oletettiin, että käsittelijä on tarkastanut tiedot. Osa vilkaisi,
että kulut ovat järkeviä. Perushyväksyminen todettiin helpoksi, mutta muut toiminnot,
kuten tulostaminen tai vanhojen laskujen tarkastelu koettiin sen verran vaikeaksi,
ettei sitä juurikaan tehty, vaikka joskus olisi saattanut olla tarvetta tai kiinnostusta
tehdä em. toimintoja. Hakukriteerejä oli hyväksyjien mielestä turhankin monta. Palautetta
hyväksyjät eivät olleet koskaan saaneet, mutta itse antoivat sitä jonkin verran. Usein
palaute annetaan kasvotusten.
Hyväksyjiä ei niinkään kiinnostanut kuitit. Eräs totesi, että niitä voisi katsoa,
mutta tällä hetkellä ne ovat niin hankalasti nähtävissä, ettei niitä tule katsottua. Kuten
muillakin rooleilla, hyväksyjällä on näkyvissä samankaltaista turhaa tietoa. Esimerkiksi
hotellitiedot, ajopäiväkirja, ulkomaantyö, kustannusraportit, käsittelytiedot ja matkatunniste
eivät olleet toiminnassa. Tiliöintiä ei muuten tarvittu, paitsi eräs käsittelijä tarkasti
projektinumeron. Peruskäytössä ohjeita ei enää tarvittu.
4.2 Ongelmat ja parannusehdotukset
4.2.1 Ongelmien luokittelu
Taulukkoon 3 on listattu järjestelmästä löydetyt ongelmat. Osa ongelmista on
suoraan käyttäjien kuvaamia ja osa on havaintojen perusteella muodostettuja ja kokonaisuuksiksi
yhdistettyjä. Taulukko on järjestetty vakavuuden (Vak) mukaan, jossa on kerrottu
keskenään ongelman vaikutus ja yleisyys. Nämä on kumpikin arvioitu asteikolla
yhdestä neljään. Tällöin 16 kuvastaa hyvin yleistä ja vaikuttavaa ongelmaa ja 1 harvinaista
ja merkityksetöntä ongelmaa. Ongelman perässä on sitä koskeviin parannusehdotuksiin
viittaavat numerot (esimerkiksi P1 viittaa ensimmäiseen parannusehdotukseen).
Parannusehdotusten kuvaukset löytyvät kappaleesta 4.2.5.
34