Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

sena toimintona pidettiin matka-ajan palkan laskua. Monet matkaajat eivät olleet edes
tietoisia esimerkiksi yömatkakorvauksesta. Lisäksi on olemassa toimintoja, jotka saattaisivat
kiinnostaakin käyttäjää, mutta eivät ole toiminnassa, kuten hotellitiedot, ajopäiväkirja
ja ulkomaantyö. Projektinumerokin saattaisi kiinnostaa matkaajaa, mutta useimmat
totesivat paremmaksi jättää sen muuttamisen käsittelijälle.
Käsittelijä
Käsittelijöillekin ohjeiden sisältö oli ensimmäisillä kerroilla erittäin tärkeää. Erittäin
tärkeä informaatio on se, että lasku on saapunut käsiteltäväksi. Tämän jälkeen laskujen
käsittely on merkittävä toiminto, jonka jälkeen laskulle tulisi saada oikea hyväksyjä.
Itse käsittelyssä on tärkeää tarkistaa kulut ja päivämäärät. Nämä yleensä voidaan tarkistaa
kuittien avulla, joten tositteet ovat käsittelijän kannalta välttämättömät. Tarkistuksen
jälkeen tulee laittaa oikeat käsittelytiedot ja tiliöinnit. Lähinnä tärkeintä on, että
osasto, projektinumero, kohde ja vastuualue ovat oikein. Muut tiedot ovat usein automaattisesti
oikein, mutta projektinumero-oletuksena on toimintamenokulu, mikä on
usein väärä. Lisäksi matkaajalla saattaa olla useita projekteja, joten pitää tietää, mihin
projektiin lasku liittyy.
Käsittelijät usein katsoivat päivärahoja ja kilometrikorvauksia, mutta luottivat
siihen, että matkaajat laittoivat ne itse oikein. Melko tärkeäksi koettiin, että kuvaus ja
selitteet löytyivät. Lisäksi ALV-arvot ja infokulut tuli olla oikein. Muut kulutiedot eivät
olleet niin tärkeitä ja lähinnä riippuivat kohdemaasta. Käsittelijöiden oletetaan tuntevan
matkustussääntö, että he tietävät, mitä kuluja voidaan korvata. Liitteet jouduttiin joko
tarkistamaan tai lisäämään itse. Hakukriteerejä tuntui olevan liikaa ja usein laskut haettiin
matkaajan nimen perusteella. Eräs käsittelijä totesi, että laskusta ei voi edes tietää
etukäteen, missä tilassa se on. Käsittelijöillekin oli hieman epäselvää, mistä ongelmat
johtuvat. Oli myös epävarmuutta sen suhteen, mistä kaikesta informoitiin matkaajille.
Eurocardlaskuja tuli harvoin.
Vaikka yksittäisten kulujen summat koettiin tärkeiksi, niin kokonaissummalla ei
ollut käsittelijöille juurikaan merkitystä. Usein tarkastaminen oli suoraviivaista, mutta
jonkin verran oli epävarmuutta, että tuliko lopulta tarkastettua kaikki oleellinen. Matkasuunnitelman
tarkastamista ei koettu niin merkittäväksi, sillä kulut saattoivat vielä muuttua
matkan aikana. Järjestelmän ulkopuolinen tiedolla ei ollut käsittelijälle kovinkaan
suurta merkitystä. Jonkin verran jouduttiin tiedustelemaan laskuun liittyviä yksityiskohtia,
kuten projektia. Käsittelijät joutuivat kuitenkin soittelemaan itsekin apua. Matkaajille
käsittelijät antoivat palautetta vaihtelevasti. Osa oli sitä mieltä, että voisi antaa enemmänkin.
Ateriamäärillä ja kellonajoilla ei ollut kovin paljoa merkitystä, sillä oletettiin,
että matkaaja tiesi ne itse. Otsikollakaan ei ollut juurikaan merkitystä. Käsittelijät tiesivät,
mihin ennakoita käytettiin ja totesivat ne tarpeellisiksi, joskaan osa ei ollut ikinä
joutunut käyttämään niitä. Joitain erikoistoimintoja, kuten sijaisuuden asettamista tarvittiin
hyvin harvoin. Paperitositteiden käsittelystä ei ollut ihan täyttä varmuutta. Osa mielellään
säilytti niitä pidempään, mitä oli tarvis ja joistain tositteista otettiin itselle kopio,
jos oletettiin, että siihen liittyy epäselvyyksiä. Paljoa ei epäselvyyksiä esiintynyt ja harvemmin
vanhoja laskuja tarvitsi katsella.
Kustannusraportit eivät oikein olleet taloushallinnon mielestä kunnollisia. Käsittelijät
taas eivät niitä käyttäneet. Peruskäytössä ohjeita ei enää tarvittu, paitsi poikkeustapauksissa.
Kuten matkaajallakin, käsittelijällä on näkyvissä samankaltaista turhaa tie-
33