Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

Matkaaja
Ensimmäisellä käyttökerralla ohjeista löytyvä informaatio on matkaajalle hyvin
tärkeää. Ohjeet sisältävät hyvin paljon tietoa, mitä ei ohjelman avulla voi päätellä. Peruskäytössä
matkaajalle on tärkeää ensin valita oikea laskutyyppi ja sen jälkeen laittaa
kaikki kulut ja päivärahat oikein. Lisäksi kokonaissumma ja laskun tekemisen tila ovat
matkaajalle hyvin tärkeitä. Matkaaja haluaa tietää, milloin lasku on valmis ja miten paljon
hän on saamassa rahaa. Jotta laskun voi lähettää eteenpäin, matkaajan tulee valita
oikea seuraava käsittelijä.
Laskujen käsittely on matkaajalle tärkeä toiminto, sillä sieltä hän löytää talletetut
laskut ja eritoten tehdyn matkasuunnitelman. Lisäksi sieltä näkee laskun etenemisen tilan,
mutta useimmat käyttäjät totesivat, että on liian työlästä kirjautua järjestelmään ja
hakea lasku, että näkisi sen tilan. Tilan muutos ei ollut selvä ja uudemmat käyttäjät olisivat
kaivanneet selkeämpää tietoa, milloin lasku on siirtynyt eteenpäin. Melkoinen
määrä matkaan liittyvää informaationvaihtoa käydään järjestelmän ulkopuolella. Esimerkiksi
ongelmat ratkaistiin usein järjestelmän ulkopuolella. Tätä varten eräs käyttäjä
toivoi, että järjestelmässä olisi selkeästi esillä ongelmavastaavan numero. Ongelmia
esiintyikin aika monella ja useimmilla ei ollut aavistustakaan, mistä ongelmat johtuivat.
Monesti ongelma johtui siitä, ettei käyttäjä osannut kontrolloida järjestelmää tai käyttäjä
ei tiennyt, mistä löytyy haluttu painike (yleensä Liitteet-painike).
Tietojen syötön yhteydessä matkaajalle on tärkeää laittaa matkalle oikeat päivämäärät,
kellonajat ja maa, sekä kuvaava otsikko. Lisäksi yleisesti halutaan laittaa oikeat
kulutermit ja kulutiedot, joissa oli kuitenkin myös ylimääräisiä tietoja. Tällöin matkustussäännön
tunteminen on tärkeää, että tietää, mitä kuluja korvataan. Km-kulujen tulee
olla suurin piirtein oikein, kuten myös aterioiden, vaikkakin pidemmiltä matkoilta ei aina
välttämättä muisteta joka päivän ateriamäärää. Useimmat käyttäjät toivoivat lisää
yleistä informaatiota. Palautetta ei tullut heidän mielestään tarpeeksi järjestelmän kautta,
eikä myöskään ulkopuolelta. Nuorempia työntekijöitä usein kiinnosti kuinka paljon rahaa
on maksettu ja mitä ei ole maksettu. Vanhemmat työntekijät luottivat byrokratiaan,
eikä heitä kiinnostanut seurata loppusummaan kohdistuvia pieniä muutoksia.
Kuvaus kopioidaan usein suoraan otsikosta ja selitteet tulee annettua hyvin lyhyesti
ja matkaajat kokivat hieman ärsyttäväksi, että oman auton käyttö piti aina perustella.
Samoin infokulujen merkitseminen harmitti, kun sillä ei ollut merkitystä omien tulojen
suhteen. Kuittien skannaaminen todettiin todella turhauttavaksi, sillä tärkeimmät tiedot
pystyttiin katsomaan ja syöttämään järjestelmään suoraan paperitositteista. Ensikertalaisille
oli myös epäselvää, mitä paperitositteille tuli laskun teon jälkeen tehdä. Osa matkaajista
toivoi, että järjestelmä antaisi enemmän informaatiota. Esimerkiksi tieto, että
lasku tulee tehdä 2kk:ssa, olisi tervetullut. Lisäksi toivottiin, että järjestelmä näyttäisi
seutulipun hinnan ja kilometrikuluissa euroa/km-arvon suoraan. Peruskäytössäkin ohjeita
tarvittiin aina välillä, sillä harvemmin käytetyt toiminnot, kuten ennakot tai Eurocardlaskut
eivät olleet niin suoraviivaisia. Osa matkaajista olisi halunnut katsoa vanhoja
laskuja, mutta hakeminen oli liian monimutkaista. Hakukriteerejä oli heidän mielestään
liikaa. Aina ei ollut myöskään selvää, että mistä laskusta tai suunnitelmasta oli milloinkin
kyse.
Järjestelmä sisältää matkaajan kannalta melkoisen määrän turhia toimintoja, jotka
kuitenkin näytetään matkaajalle. Esimerkiksi käsittelytiedot, tiliöinti, kustannusraportit
ja hyväksyttävät ovat tällaisia. Toiminnallisuutena myös laskun lukkiutuminen tuntui
käyttäjistä omituiselta ja osa pohti, mitä tapahtuu tallentamattomille tiedoille. Puutteelli-
32