Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Matkaaja<br />
Ensimmäisellä käyttökerralla ohjeista löytyvä informaatio on matkaajalle hyvin<br />
tärkeää. Ohjeet sisältävät hyvin paljon tietoa, mitä ei ohjelman avulla voi päätellä. Peruskäytössä<br />
matkaajalle on tärkeää ensin valita oikea laskutyyppi ja sen jälkeen laittaa<br />
kaikki kulut ja päivärahat oikein. Lisäksi kokonaissumma ja laskun tekemisen tila ovat<br />
matkaajalle hyvin tärkeitä. Matkaaja haluaa tietää, milloin lasku on valmis ja miten paljon<br />
hän on saamassa rahaa. Jotta laskun voi lähettää eteenpäin, matkaajan tulee valita<br />
oikea seuraava käsittelijä.<br />
Laskujen käsittely on matkaajalle tärkeä toiminto, sillä sieltä hän löytää talletetut<br />
laskut ja eritoten tehdyn matkasuunnitelman. Lisäksi sieltä näkee laskun etenemisen tilan,<br />
mutta useimmat käyttäjät totesivat, että on liian työlästä kirjautua järjestelmään ja<br />
hakea lasku, että näkisi sen tilan. Tilan muutos ei ollut selvä ja uudemmat käyttäjät olisivat<br />
kaivanneet selkeämpää tietoa, milloin lasku on siirtynyt eteenpäin. Melkoinen<br />
määrä matkaan liittyvää informaationvaihtoa käydään järjestelmän ulkopuolella. Esimerkiksi<br />
ongelmat ratkaistiin usein järjestelmän ulkopuolella. Tätä varten eräs käyttäjä<br />
toivoi, että järjestelmässä olisi selkeästi esillä ongelmavastaavan numero. Ongelmia<br />
esiintyikin aika monella ja useimmilla ei ollut aavistustakaan, mistä ongelmat johtuivat.<br />
Monesti ongelma johtui siitä, ettei käyttäjä osannut kontrolloida järjestelmää tai käyttäjä<br />
ei tiennyt, mistä löytyy haluttu painike (yleensä Liitteet-painike).<br />
Tietojen syötön yhteydessä matkaajalle on tärkeää laittaa matkalle oikeat päivämäärät,<br />
kellonajat ja maa, sekä kuvaava otsikko. Lisäksi yleisesti halutaan laittaa oikeat<br />
kulutermit ja kulutiedot, joissa oli kuitenkin myös ylimääräisiä tietoja. Tällöin matkustussäännön<br />
tunteminen on tärkeää, että tietää, mitä kuluja korvataan. Km-kulujen tulee<br />
olla suurin piirtein oikein, kuten myös aterioiden, vaikkakin pidemmiltä matkoilta ei aina<br />
välttämättä muisteta joka päivän ateriamäärää. Useimmat käyttäjät toivoivat lisää<br />
yleistä informaatiota. Palautetta ei tullut heidän mielestään tarpeeksi järjestelmän kautta,<br />
eikä myöskään ulkopuolelta. Nuorempia työntekijöitä usein kiinnosti kuinka paljon rahaa<br />
on maksettu ja mitä ei ole maksettu. Vanhemmat työntekijät luottivat byrokratiaan,<br />
eikä heitä kiinnostanut seurata loppusummaan kohdistuvia pieniä muutoksia.<br />
Kuvaus kopioidaan usein suoraan otsikosta ja selitteet tulee annettua hyvin lyhyesti<br />
ja matkaajat kokivat hieman ärsyttäväksi, että oman auton käyttö piti aina perustella.<br />
Samoin infokulujen merkitseminen harmitti, kun sillä ei ollut merkitystä omien tulojen<br />
suhteen. Kuittien skannaaminen todettiin todella turhauttavaksi, sillä tärkeimmät tiedot<br />
pystyttiin katsomaan ja syöttämään järjestelmään suoraan paperitositteista. Ensikertalaisille<br />
oli myös epäselvää, mitä paperitositteille tuli laskun teon jälkeen tehdä. Osa matkaajista<br />
toivoi, että järjestelmä antaisi enemmän informaatiota. Esimerkiksi tieto, että<br />
lasku tulee tehdä 2kk:ssa, olisi tervetullut. Lisäksi toivottiin, että järjestelmä näyttäisi<br />
seutulipun hinnan ja kilometrikuluissa euroa/km-arvon suoraan. Peruskäytössäkin ohjeita<br />
tarvittiin aina välillä, sillä harvemmin käytetyt toiminnot, kuten ennakot tai Eurocardlaskut<br />
eivät olleet niin suoraviivaisia. Osa matkaajista olisi halunnut katsoa vanhoja<br />
laskuja, mutta hakeminen oli liian monimutkaista. Hakukriteerejä oli heidän mielestään<br />
liikaa. Aina ei ollut myöskään selvää, että mistä laskusta tai suunnitelmasta oli milloinkin<br />
kyse.<br />
Järjestelmä sisältää matkaajan kannalta melkoisen määrän turhia toimintoja, jotka<br />
kuitenkin näytetään matkaajalle. Esimerkiksi käsittelytiedot, tiliöinti, kustannusraportit<br />
ja hyväksyttävät ovat tällaisia. Toiminnallisuutena myös laskun lukkiutuminen tuntui<br />
käyttäjistä omituiselta ja osa pohti, mitä tapahtuu tallentamattomille tiedoille. Puutteelli-<br />
32