Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Oleellista matkalaskussa on se, että laskutetaan oikeista kuluista, oikea määrä.<br />
Matkustussäännössä on mainittu, mitä asioita korvataan ja mitä ei. Esimerkiksi illallista<br />
ei korvata, ellei kyseessä ole edustusillallinen. Lisäksi kuluista pitää olla jokin tosite,<br />
että voidaan todentaa kulun oikeellisuus. Jotta päivärahat menevät oikein, tulee lähtö- ja<br />
saapumisaika merkata tarkasti.<br />
Matkalaskun tekee usein matkaaja itse, mutta joissain yksiköissä käsittelijä teki<br />
laskun. Eroa oli myös tositteiden skannaamisessa. Toisissa yksiköissä matkaajat muuttivat<br />
kuitit itse sähköiseen muotoon, kun toisaalla matkaajat veivät kuitit nipussa käsittelijälle,<br />
joka hoiti skannaamisen ja liittämisen. Käsittelyssä lasku asiatarkastetaan ja siirretään<br />
esimiehelle hyväksyttäväksi. Kun lasku on hyväksytty, se siirtyy kirjaamoon maksatukseen.<br />
Matkalaskun tekemiseen liittyy samanlaisia perusongelmia kuin matkasuunnitelmankin<br />
tekoon, mutta tässä vaiheessa ne korostuvat, sillä laskun tulisi olla tarkempi<br />
kuin suunnitelman. Ensimmäinen ongelma on se, että lasku pitää tulla tekemään omalle<br />
työpisteelleen. Monet matkaajat olisivat mielellään tehneet laskun ainakin aluilleen jo<br />
matkan aikana. Tällöin kuluja voisi merkata ylös sitä mukaa kun niitä tulee ja toisaalta<br />
esimerkiksi lentokoneessa on rutkasti luppoaikaa, jonka voisi hyvinkin käyttää laskun<br />
tekemiseen. Osa hyväksyjistäkin olisi mielellään hoitanut hyväksymistä kotoa käsin.<br />
Mikäli laskuun on tehty matkasuunnitelma, ei ole selkeää, mistä suunnitelma oikein<br />
löytyy. Suunnitelman etsimiseen kului usein niin kauan, että samassa ajassa olisi<br />
ehtinyt syöttää perustiedot laskulle. Kokeneemmilla käyttäjillä menee usein eniten aikaa<br />
skannaamiseen. Uusillakin käyttäjillä skannaaminen vie oman aikansa ja lisäksi tiedostojen<br />
liittäminen järjestelmään on hankalaa. Esimerkiksi konferenssiohjelma tulisi liittää<br />
laskuun, mutta monisivuinen ohjelma saattaa olla tiedostona niin suuri, ettei se sovi järjestelmään,<br />
koska liitetiedosto ei saa olla yli 2Mt suuruinen.<br />
Vaikka järjestelmä laskee automaattisesti päivärahat, niin matkustajan tulee silti<br />
tuntea matkustussääntöä sen verran, että tietää, mistä kaikesta voi laskuttaa, mikä lasketaan<br />
virkamatkaksi ja muita pieniä yksityiskohtia. Matkaajat totesivat, ettei ole varmaa,<br />
että meneekö lasku oikein ja eräs totesi, että ”laskua ei edes voi tehdä oikein”. Kokeneemmat<br />
matkaajat tekevät laskuja vauhdilla ja silloin saattaa jäädä joitain virheitä.<br />
Usein käsittelijältä jouduttiin kysymään neuvoa tai hänelle sanottiin, ettei oltu varmoja<br />
asiasta, mutta yritettiin parhaalla mahdollisella tavalla.<br />
Käsittelijällä ei aina ole tarkkaa tietoa, mihin projektiin matka liittyy. Lisäksi<br />
saattaa olla, että osa kuluista on ilmaistu sen verran epäselvästi, ettei siitä suoraan näe<br />
onko ne laskettu oikein. Tällöin käsittelijä joutuu ottamaan yhteyttä matkaajaan ja kyselemään<br />
tarkentavia tietoja. Käsittelijä saattaa myös joutua kyselemään kuittien perään,<br />
mikäli matkaaja ei ole niitä kaikkia huomannut antaa. Käsittelijän on syytä olla tarkkana,<br />
että huomaa korjata matkaajan tekemät virheet ja katsoa, ettei itse tee esimerkiksi<br />
näppäilyvirhettä.<br />
Hyväksyjän rooli on melko yksinkertainen, mutta ongelmia saattaa hänelläkin<br />
esiintyä tässä vaiheessa. Kokonaisuuden hahmottaminen on osin vaikeaa, jolloin hyväksyjältä<br />
saattaa jäädä huomaamatta jokin tärkeä tieto. Usein laskut hyväksytään ja poikkeustilanteissa<br />
tuleekin olla tarkkana, ettei paina väärää painiketta. Kuten matkasuunnitelman<br />
hyväksymisessä, tässäkin vaiheessa on oleellista, että hyväksyjä ylipäätänsä menee<br />
järjestelmään hyväksymään laskua.<br />
28