Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

Oleellista matkalaskussa on se, että laskutetaan oikeista kuluista, oikea määrä.
Matkustussäännössä on mainittu, mitä asioita korvataan ja mitä ei. Esimerkiksi illallista
ei korvata, ellei kyseessä ole edustusillallinen. Lisäksi kuluista pitää olla jokin tosite,
että voidaan todentaa kulun oikeellisuus. Jotta päivärahat menevät oikein, tulee lähtö- ja
saapumisaika merkata tarkasti.
Matkalaskun tekee usein matkaaja itse, mutta joissain yksiköissä käsittelijä teki
laskun. Eroa oli myös tositteiden skannaamisessa. Toisissa yksiköissä matkaajat muuttivat
kuitit itse sähköiseen muotoon, kun toisaalla matkaajat veivät kuitit nipussa käsittelijälle,
joka hoiti skannaamisen ja liittämisen. Käsittelyssä lasku asiatarkastetaan ja siirretään
esimiehelle hyväksyttäväksi. Kun lasku on hyväksytty, se siirtyy kirjaamoon maksatukseen.
Matkalaskun tekemiseen liittyy samanlaisia perusongelmia kuin matkasuunnitelmankin
tekoon, mutta tässä vaiheessa ne korostuvat, sillä laskun tulisi olla tarkempi
kuin suunnitelman. Ensimmäinen ongelma on se, että lasku pitää tulla tekemään omalle
työpisteelleen. Monet matkaajat olisivat mielellään tehneet laskun ainakin aluilleen jo
matkan aikana. Tällöin kuluja voisi merkata ylös sitä mukaa kun niitä tulee ja toisaalta
esimerkiksi lentokoneessa on rutkasti luppoaikaa, jonka voisi hyvinkin käyttää laskun
tekemiseen. Osa hyväksyjistäkin olisi mielellään hoitanut hyväksymistä kotoa käsin.
Mikäli laskuun on tehty matkasuunnitelma, ei ole selkeää, mistä suunnitelma oikein
löytyy. Suunnitelman etsimiseen kului usein niin kauan, että samassa ajassa olisi
ehtinyt syöttää perustiedot laskulle. Kokeneemmilla käyttäjillä menee usein eniten aikaa
skannaamiseen. Uusillakin käyttäjillä skannaaminen vie oman aikansa ja lisäksi tiedostojen
liittäminen järjestelmään on hankalaa. Esimerkiksi konferenssiohjelma tulisi liittää
laskuun, mutta monisivuinen ohjelma saattaa olla tiedostona niin suuri, ettei se sovi järjestelmään,
koska liitetiedosto ei saa olla yli 2Mt suuruinen.
Vaikka järjestelmä laskee automaattisesti päivärahat, niin matkustajan tulee silti
tuntea matkustussääntöä sen verran, että tietää, mistä kaikesta voi laskuttaa, mikä lasketaan
virkamatkaksi ja muita pieniä yksityiskohtia. Matkaajat totesivat, ettei ole varmaa,
että meneekö lasku oikein ja eräs totesi, että ”laskua ei edes voi tehdä oikein”. Kokeneemmat
matkaajat tekevät laskuja vauhdilla ja silloin saattaa jäädä joitain virheitä.
Usein käsittelijältä jouduttiin kysymään neuvoa tai hänelle sanottiin, ettei oltu varmoja
asiasta, mutta yritettiin parhaalla mahdollisella tavalla.
Käsittelijällä ei aina ole tarkkaa tietoa, mihin projektiin matka liittyy. Lisäksi
saattaa olla, että osa kuluista on ilmaistu sen verran epäselvästi, ettei siitä suoraan näe
onko ne laskettu oikein. Tällöin käsittelijä joutuu ottamaan yhteyttä matkaajaan ja kyselemään
tarkentavia tietoja. Käsittelijä saattaa myös joutua kyselemään kuittien perään,
mikäli matkaaja ei ole niitä kaikkia huomannut antaa. Käsittelijän on syytä olla tarkkana,
että huomaa korjata matkaajan tekemät virheet ja katsoa, ettei itse tee esimerkiksi
näppäilyvirhettä.
Hyväksyjän rooli on melko yksinkertainen, mutta ongelmia saattaa hänelläkin
esiintyä tässä vaiheessa. Kokonaisuuden hahmottaminen on osin vaikeaa, jolloin hyväksyjältä
saattaa jäädä huomaamatta jokin tärkeä tieto. Usein laskut hyväksytään ja poikkeustilanteissa
tuleekin olla tarkkana, ettei paina väärää painiketta. Kuten matkasuunnitelman
hyväksymisessä, tässäkin vaiheessa on oleellista, että hyväksyjä ylipäätänsä menee
järjestelmään hyväksymään laskua.
28