Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Alustavat kulut saadaan tietää esimerkiksi konferenssiesityksestä tai sitten ne arvioidaan<br />
kokemuksen perusteella.<br />
Matkasuunnitelman tekee yleensä matkaaja itse, mutta joissain tapauksissa on<br />
yksinkertaisempaa, että esimerkiksi lennot tilannut sihteeri tekee matkasuunnitelman.<br />
Tehty matkasuunnitelma asiatarkastetaan ja siirretään esimiehelle hyväksyttäväksi. Kun<br />
matkasuunnitelma on hyväksytty, saa matkaaja sähköpostiinsa tiedon ja voi lähteä matkalle.<br />
Matkasuunnitelman teossa esiintyy monia järjestelmän peruskäyttöön liittyviä<br />
ongelmia. Käyttäjällä saattaa olla ongelmia tunnusten ja salasanojen kanssa, hän on saattanut<br />
unohtaa käytön tai hän ei ole vielä edes oppinut käyttämään järjestelmää, jolloin<br />
näkymiin tutustumiseen, sekä logiikan ja termistön ymmärtämiseen menee aikaa. Ohjeista<br />
ei välttämättä löydä tarvittavaa apua, eikä esimerkiksi matkaajalla ole välttämättä<br />
tietoa, mitä tietoja järjestelmään tulee syöttää. Järjestelmä saattaa mennä myös jumiin,<br />
jolloin uudempi käyttäjä viimeistään joutuu turvautumaan apuun.<br />
Käsittelijällä ei tässä vaiheessa ole erityisempiä ongelmia, ellei hän myös toimi<br />
suunnitelman tekijänä. Hyväksyminen on järjestelmällä melko yksinkertaista, mutta suurin<br />
ongelma on se, että hyväksyjä ei välttämättä ehdi tai viitsi käsitellä suunnitelmaa ilmoituksen<br />
saatuaan ja sen jälkeen käsittely saattaa unohtua. Tämä luonnollisesti aiheuttaa<br />
viivästystä, mikä pahimmillaan johtaa siihen, ettei matkaaja voi lähteä matkalle.<br />
Matkustaminen<br />
Matkustamisen aikana matkaajan täytyy huomioida töihin liittyvät kulut, sekä<br />
tallettaa niistä saadut tositteet. Usein tositteet kerättiin talteen esimerkiksi lompakkoon<br />
ja niiden perusteella muistettiin, mitä kuluja oli kertynyt.<br />
Matkustamiseen ei liity suoranaisia ongelmia, mutta matkan aikana saattaa tulla<br />
lisäkuluja, mitä ei suunnitelmaan ole sisällytetty. Esimerkiksi matkaaja saattaa tarvita<br />
hotellissa internet-liittymää tai ulkomailla tarvitsee vaihtaa rahaa. Saattaa myöskin olla,<br />
että kokous tai vastaava venyy, jolloin ei ehditä suunniteltuun lentoon. Tällöin joudutaan<br />
pohtimaan omaa aikataulua ja päättämään jäädäänkö hotellille yöpymään vai ruvetaanko<br />
metsästämään uutta lentoa. Tällöin kulut saattavat muuttua, kuten myös matkapäivämäärät.<br />
Matkaajat totesivat, että tositteet otetaan hyvään talteen, eikä niitä hukata lähes<br />
koskaan. Huomautettiin kuitenkin, että esimerkiksi lompakko tai laukku saatetaan näpistää,<br />
jolloin siellä olevat kuitit katoavat. Lisäksi kaikesta ei edes jää tositetta matkaajalle.<br />
Esimerkiksi Pariisin metro kuulemma “syö” matkalipun, jolloin sitä ei voida liittää laskuun.<br />
Matkalasku<br />
Kun matkaaja palaa matkalta, hän tekee kuluista matkalaskun. Tarkoituksena on,<br />
että matkaaja saa korvauksen hänelle koituneista kustannuksista, sekä päivärahaa menetetystä<br />
vapaa-ajasta. Samalla saadaan myös tietää, paljonko kulutettiin projektin varoja.<br />
Travelissa on oma valinta uudelle matkalaskulle, mutta mikäli matkalle on tehty<br />
etukäteen matkasuunnitelma, niin sen voi muuttaa laskuksi järjestelmän avulla. Tällöin<br />
ei tarvitse luoda uutta laskua, vaan riittää, että ennakoidut kulut muutetaan oikeiksi. Esimerkiksi<br />
suunnitelmaan saatettiin laittaa taksikustannuksiin 60 euroa ja todellisuudessa<br />
ne olivatkin vain 59 euroa.<br />
27
Change language