Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

tulee lasku vasta myöhemmin. Kuluihin on kuitenkin merkitty hotellin maksu, joten
Sanni päättää poistaa sen ja tehdä myöhemmin erillisen laskun Rondon puolelle. Kilometrikuluja
ei ole, joten Sanni ottaa kuittipinon ja alkaa asetella kuitteja skannaustasolle.
Samalla hän katselee, että kulut on syötetty oikein.
Skannerilla kestää hetken aikaa lämmetä, joten Sanni päättää samalla vähän tyhjentää
vanhoja kuvia koneeltaan. Kuitteja on melkoinen pino ja aluksi Sanni ei huomaa,
että paluumatkan taksikuitti uupuu. Esikatselleessaan liitteitä hän huomaa puutteen ja
menee samalla käytävällä olevan matkaajan huoneeseen kyselemään kuittia. Kuitti oli
jäänyt epähuomiossa matkaajan lompakkoon ja hän antaa sen Sannille. Samalla matkaaja
toteaa Sannille, ettei ollut ihan varma, miten monen maan matkan saapumisajat tulisi
merkitä. Sanni selittää asian matkaajalle ja palaa työpisteelleen.
Sannia hieman harmittaa kummallinen logiikka nappien ja listojen kanssa, mutta
hän saa kuitenkin liitteet liitettyä. Sitten hän esikatselee laskun ja huomaa, että olikin
laittanut vahingossa väärän projektinumeron laskulle. Lisäksi yksi kuiteista on hyvin
epäselvä. Projektinumeron korjaaminen käy pikaisesti, mutta kuitin uudelleen skannaamisessa
menee pieni tovi. Sanni muuttelee hieman liitetiedostojen nimiä kuvaavammiksi
ja laittaa laskun eteenpäin hyväksyntään. Sitten hän katsoo muistilistastaan, että eräälle
professorille pitäisi suunnitella Moskovan matka, joten Sanni alkaa varata lentoja ja hotellia.
Kun varaukset on tehty Sanni palaa Travelin puolelle, mutta se onkin jo mennyt
kiinni, joten hän joutuu kirjautumaan uudestaan sisään, ennekuin pääsee tekemään matkasuunnitelmaa.
4.1.3 Sekvenssimalli
Sekvenssimalli kuvaa prosessia vaiheittain. Tässä tapauksessa prosessi jakaantuu
esivalmisteluihin, matkasuunnitelmaan, matkustamiseen, matkalaskuun ja jälkitoimiin.
Alla on kuvattu eri roolien toiminnot kussakin vaiheessa.
Esivalmistelut
Matkaaja keskustelee projektipäällikön tai esimiehen kanssa matkasta. Pienempiä
matkoja saatetaan myös tehdä omin päin, mikäli ne ovat hyvin kiireisiä. Pidempiin
matkoihin yleensä liittyy valmisteluja, kuten hotelli- tai lentolippujen varaamista ja
kimppakyytien sopimista. Nämä tehtävät hoitaa matkaaja itse tai sitten käsittelijä, riippuen
yksiköstä, matkasta ja käyttäjistä. Esivalmisteluihin ei yleensä liity ongelmia. Joskus
matka saattaa tulla eteen nopeasti, jolloin ei ole aikaa sopia erityisistä yksityiskohdista,
mutta tämä on hyvin harvinaista ja koskee lähinnä vain lyhyitä matkoja.
Matkasuunnitelma
Matkasuunnitelman tarkoitus on antaa esimiehelle käsitys, minkä suuruiset kulut
matkasta koituu. Rahaa pyritään säästämään ja tästä syystä vältetään kaikkein kalleimpia
hotelleja ja lentoja. Lisäksi pyritään karsimaan ylimääräisiä kuluja, esimerkiksi menemällä
kimppataksilla. Joissain tapauksissa voi myös olla parempi, että mieluummin viivytään
matkapaikalla yksi ylimääräinen yö, kuin lennetään takaisin kalliilla lennolla.
Ulkomaanmatkoille matkasuunnitelma on pakollinen, mutta joissain yksiköissä
matkasuunnitelma tehtiin myös kotimaan matkoille. Matkasuunnitelmaan syötetään matkan
perustiedot, eli alkamis- ja loppumisajat, kohdemaa ja matkan kuvaus. Lisäksi matkasuunnitelmaan
lisätään matkasta koituvat kulut, kuten lennot, hotelliyöt ja taksikulut.
26