Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

4 Tulokset ja analysointi
4.1 Käyttökonteksti
Käyttökontekstiin on kerätty oleellisia tietoja käyttäjistä, tehtävistä ja käyttötilanteesta.
Tietojen avulla voidaan paremmin ymmärtää, miksi ongelmat ovat olemassa
tai mikä niiden todellinen vakavuus on. Lisäksi käyttäjätarpeet tulevat selkeämmin ilmi,
kun lukija tutustuu ensin käyttäjäryhmiin.
4.1.1 Oletettu käyttötapa
Alla on kuvattu järjestelmän käyttö, ohjeisiin ja koulutukseen perustuen. Kuvaus
vastaa siis järjestelmän oletettua käyttötilannetta, ilman tutkimuksessa esille tulleita ilmiöitä.
Matkaaja ja esimies keskustelevat matkasta ja sopivat siihen liittyvistä yksityiskohdista.
Matkaaja palaa työpistelleen ja tilaa itselleen Suomen Matkatoimiston kautta
matkajärjestelyt. Hetken päästä hän saa sähköpostiinsa tarvittavat tiedot. Matkaaja ottaa
yhteyden etätyöpöydälle ja avaa Travel-järjestelmän. Hän syöttää matkan perustiedot ja
valitsee seuraavan käsittelijän. Järjestelmä laskee automaattisesti päivärahat, joten matkaaja
menee suoraan kuluihin. Sinne hän syöttää hotellin, lennot ja taksikulujen arvion.
Matkasuunnitelma on sen verran yksinkertainen, ettei sitä edes tarvitse esikatsella, vaan
matkaaja pistää sen eteenpäin käsittelijälle. Käsittelijä katsoo että arvot ovat kutakuinkin
kohdillaan ja laittaa suunnitelman eteenpäin hyväksyjälle. Hyväksyjä katsoo suunnitelman
otsikon ja loppusumman. Näiden tietojen perusteella hän voi suoraan hyväksyä
matkan ja matkaaja voi hyvillä mielin lähteä matkalle.
Matkan jälkeen matkaaja palaa työpaikalle ja menee kopiohuoneeseen. Siellä
hän asettaa matkan kuitit skanneriin ja skannaa ne. Matkaaja palaa työpisteelleen ja
käynnistää Travelin. Hän menee laskujen käsittelyyn, hakee hyväksytyn suunnitelman ja
painaa 'Muuta laskuksi' -painiketta. Tiedot ovat muuten oikein, mutta taksikuluarviot
olivat hieman yläkanttiin. Matkaaja muuttaa ne oikeiksi ja menee sähköpostiohjelmaansa.
Skanneri on lähettänyt kuitit sinne ja matkaaja siirtää ne sopivaan hakemistoon. Sitten
hän palaa traveliin, liittää kuitit mukaan ja varmuuden vuoksi esikatselee laskun.
Koska kaikki on kunnossa, hän voi lähettää sen eteenpäin. Käsittelijä tarkastaa, ettei
näppäilyvirheitä ole sattunut, muuttaa projektitiedot kuntoon ja lähettää sen hyväksyjälle,
joka samaan tapaan kuin suunnitelman, voi hyväksyä laskun nopeasti. Muutaman
päivän päästä rahat ovat jo matkaajan tilillä.
4.1.2 Skenaariot käytöstä
Skenaario on kuvitteellinen tarina, joka pohjautuu tutkimuksessa nousseisiin ilmiöihin.
Alla olevat skenaariot eivät kuvaa keskimääräistä käyttökertaa, vaan esittävät
tiivistetysti tutkimuksessa esiinnousseita ilmiöitä. Oletettuun käyttötapaan verrattuna
skenaarioissa korostuvat oletetusta käytöstä poikkeavat tapahtumat. Ensimmäinen skenaario
kuvastaa kokeneen matkaajan laskuntekoprosessia ja toinen skannausta tekevän
käsittelijän toimenpiteitä. Lisää skenaarioita on esitetty liitteessä 4.
24