Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

2 Kirjallisuuskatsaus
1970-luvulla alkoivat henkilökohtaiset tietokoneet yleistyä niin kodeissa kuin toimistoillakin,
joissa alettiin siirtymään paperittomaan tiedonkäsittelyyn. Järjestelmät siirtyivät
asiantuntijoiden käytöstä perustyöntekijöiden käyttöön [40]. Teoriassa tietokoneiden
avulla työprosessia saatiin tehostettua ja työn laatua parannettua. Käytännössä kuitenkin
esiintyi ongelmia, kun kankeat järjestelmät pikemminkin haittasivat työrutiineja
kuin edistivät niitä [17]. Tietojärjestelmät eivät vastanneet niitä tarpeita, mitä työprosessit
niille asettivat.
Työprosessi voidaan määritellä joukoksi tehtäviä, joilla on jokin järjestys ja joihin
liittyy ihmisen vuorovaikutus [16]. Prosessin suorittamiseen kuluu aikaa ja on mahdollista,
että tehtävien suorittamisessa tapahtuu virheitä [51]. Ajan lisäksi tehtävien suorittaminen
vaatii myös muiden resurssien, kuten tietojen, välineiden tai henkilöiden hallintaa
ja käyttöä [27].
2.1 Tietojärjestelmällä tuettu työprosessi
Tietojärjestelmien avulla pyritään saattamaan tietoa yhteen ja helpottamaan asioiden
käsittelyä. Tietokoneilla on suuri laskentakapasiteetti ja muistin määrä, jolloin automaation
avulla voidaan parantaa työtehokkuutta ja tallentaa suuria määriä tietoja. Lisäksi
tiedonvälitys on tietoverkkojen avulla hyvin nopeaa ympäri maailman.
Tietojärjestelmästä voidaan siis olettaa olevan hyötyä. Mirani ja Lederer ovat luetelleet
seuraavanlaisia hyötyjä: nopeampi, hallitumpi ja ketterämpi tiedonkäsittely, parempi
tuki muille järjestelmille, kehittyneempi hallinto, tehokkaampi tuotto, parempi
asiakaspalvelu ja korkeampia kilpailukyky [37].
Edellä mainitut hyödyt eivät tule kuitenkaan ilmaiseksi organisaatiolle, vaan järjestelmän
onnistuneessa suunnitellussa ja käyttöönotossa tulee ymmärtää liittymät käytön,
laadun ja tyytyväisyyden välillä [39]. Tietojärjestelmä saattaa olla hyvin vaikeaselkoinen
ihmisten, laitteiston, ohjelmistojen, tiedon ja menetelmien yhdistelmä, jonka
ymmärtäminen on oleellinen vaatimus hyödyllisen järjestelmän toteuttamiseksi [8].
Useimmat järjestelmäsuunnittelumallit eivät huomioi taustatutkimuksen ja prosessin
ymmärtämisen merkitystä, vaan siirtyvät suoraan liiketoimintaprosessin mallintamiseen
[11]. Järjestelmän suunnittelussa onkin tarpeen tutkia niin työprosessia kuin käyttäjiä.
2.1.1 Tietojärjestelmien organisatorinen ja yhteistoiminnallinen käyttö
”Tietojärjestelmä: Systeemikokonaisuus, jonka tarkoitus on palvella tietoja käsittelemällä,
siirtämällä tms. jotakin toimintaa” [38].
Sopivan tietojärjestelmän suunnittelu vaatii työprosessin ja työnkulun ymmärtämistä.
Työnkulku muodostuu työtehtävistä, niihin liittyvistä apuvälineistä, sekä resursseista
ja henkilöistä. Työnkulun ohjaamiseen käytetään asianohjausjärjestelmiä (Workflow
systems). Asianohjausjärjestelmät eivät vain ohjaa työnkulkua, vaan ne myös auttavat
sen määrittelemisessä [16]. Asianohjausjärjestelmät suunnitellaan tukemaan henkilöjoukon
työtehtävien suorittamista ja tiedostamaan työnkulun eteneminen organisaatiossa
[17].
Työnkulku saattaa liittyä hyvin moniin erityyppisiin työtehtäviin. Alonso et al.
jakavat työnkulun neljään luokkaan: Hallinnolliset, tilapäiset, yhteistyölliset ja tuottavat
8