Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK

Liite 4.
Skenaarioita.
Kerttu - Käsitteljiä
Kerttu on ollut TKK:lla vasta jonkin aikaa, sitä ennen hän oli yksityisellä puolella
ja hoiti jonkin verran matkalaskujen käsittelyä lomakkeilla. TKK:lla hänen piti ensin
opetella Travelin käyttö ja siinä meni jonkin verran aikaa. Nyt hän kyllä mielestään hallitsee
sen melkoisen hyvin. Kesken työpäivää Kerttu huomaa, että sähköpostiin on tullut
ilmoitus käsiteltävästä laskusta. Hänellä on kova kiire, joten hän joutuu hieman viivästämään
käsittelyä.
Kun Kertulla on vihdoin aika hän kirjautuu Traveliin. Järjestelmä vihjailee, että
kohta on taas aika vaihtaa salasanaa, mutta Kerttu ei sitä nyt jaksa muuttaa. Laskuja on
kertynyt nyt kaksi kappaletta käsittelyyn. Ensimmäinen lasku on muuten kunnossa, mutta
lentoliput pitäisi merkitä infokuluiksi, koska matkaaja ei ole itse niitä maksanut. Kerttu
myös päättää lisätä Palvelumaksun kululistaan, jotta kokonaiskustannukset olisivat
kunnossa. Hänellä kestää hetken aikaa löytää oikea kulu kululistasta. Projektinumero
kuntoon ja laskun voi pistää eteenpäin. Kerttu on tyytyväinen, koska sai hoidettua laskun
nopeasti.
Seuraava lasku on vähemmän matkaavan tekemä. Kerttu lisää palvelumaksun,
sillä matka oli tilattu Suomen Matkatoimistosta. Kerttu myös huomaa, että hotellilaskusta
ei ole eritelty aamiaista omalle ALV-kentälleen. Kerttu muuttaa sen ja saa hetken
päästä erikoisen virheilmoituksen. Hän yrittää painella nappuloita, mutta mitään ei tapahdu,
vaan järjestelmä on jumissa. Kerttu päättää sulkea Travelin ja hakea kupin kahvia.
Hetken päästä Kerttu on lepuuttanut hermojaan ja päättää jatkaa laskun kanssa.
Onneksi kaikki on vielä tallella, mutta Kerttua hieman harmittaa ajan hukkaantuminen,
kun on niin kiire. Lasku on muuten kunnossa, mutta Kerttu ei tiedä, että mihin projektiin
lasku kuuluu. Hän katsoo mapistaan, mihin projektiin matkaaja kuuluu ja muuttaa projektinumeron.
Kerttu tarkastaa vielä liitteet ja huomaa, että ne puuttuvat kokonaan. Hän palauttaa
koko laskun. Samalla tulee virheilmoitus, jonka Kerttu päättelee johtuvan siitä, ettei
matkaajan sähköpostiosoite ole järjestelmässä oikein. Hän päättää mennä fyysisesti matkaajan
luokse sanomaan asiasta, koska päättelee, että matkaajalla voi olla jotain ongelmia
saada kuitit skannattua ja liitettyä järjestelmään.
Hannes - Hyväksyjä
Hannes on toiminut professorina TKK:lla jo vuosia. Hän osaa käyttää tietokonetta
melko hyvin ja tuntee matkustussäännön erittäin hyvin. Lomakejärjestelmää hän oli
käyttänyt pitkän aikaa ja nyt hän on käyttänyt Traveliakin jo reilun vuoden verran. Illalla
Hannes huomaa, että sähköpostiin on tullut viesti käsiteltävästä matkalaskusta. Hän ei
sitä kuitenkaan lähde samantien kotoaan tarkastelemaan, vaan odottaa aamuun ja katsoo
asiaa mielummin vasta toimistolla.