Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Teknillisen korkeakoulun matkahallintajärjestelmän ... - TML - TKK
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
lisäksi matkaajalle maksetaan päivärahaa korvaukseksi menetetystä vapaa-ajasta ja ateriakustannuksista.<br />
Lisäksi matkaan saattaa liittyä muita kuluja, kuten rahanvaihtoa, parkkeerauskustannuksia<br />
tai osallistumismaksuja, jotka matkaaja yleensä ensin maksaa<br />
omista rahoistaan.<br />
Kuva 1. Yksinkertaistettu matkalaskuprosessin eteneminen.<br />
Matkalaskunhallintaprosessiin liittyy kolme merkittävää roolia: Matkaaja, Käsittelijä<br />
ja Hyväksyjä. Kuvassa 1 näkyy yksinkertaistettu matkalaskuprosessin eteneminen.<br />
Matkaaja tekee matkan ja kerää matkan aikana kuluista tositteet. Sen jälkeen hän tekee<br />
kustannuksista laskun järjestelmällä. Lasku siirtyy käsittelijälle, joka tarkistaa, että kulut<br />
on merkitty oikein ja lasku noudattaa valtion ja <strong>TKK</strong>:n matkustussääntöjä. Tämän jälkeen<br />
hyväksyjä katsoo, onko matka ja sen kustannukset hyväksyttävissä. Lopulta lasku<br />
siirtyy maksatukseen, jota kautta matkaaja saa rahat omalle tililleen.<br />
Ulkomaanmatkoja varten tehdään ennen matkaa matkasuunnitelma, joka käy<br />
saman käsittelyketjun läpi. Kun matkasuunnitelma on hyväksytty, matkaaja voi lähteä<br />
matkalle. Ilman matkasuunnitelmaa (aiemmin nimellä virkamatkaesitys), ulkomaanmatkaa<br />
ei lasketa virkamatkaksi, jolloin saattaa esiintyä ongelmia esimerkiksi vakuutusten<br />
kanssa.<br />
Ennen nykyistä järjestelmää matkaaja teki laskun ja suunnitelman lomakkeella.<br />
Lomake täytettiin joko tietokoneen avulla tai käsin, jonka jälkeen siihen liitettiin tositteet<br />
ja valmis matkalasku vietiin käsittelijälle, joka käsittelyn jälkeen vei lomakkeen hyväksyjän<br />
allekirjoitettavaksi. Tämän jälkeen lomake toimitettiin maksatukseen.<br />
1.3 Travel-järjestelmä<br />
Travel-järjestelmä on matkalaskujen hallintaan käytettävä järjestelmä, joka on<br />
käytössä koko <strong>TKK</strong>:n laajuisesti. Järjestelmällä on tarkoitus tehdä, käsitellä ja hallita<br />
matkasuunnitelmia ja -laskuja. Järjestelmä on käytössä myös muissa valtion laitoksissa<br />
ja Valtiokonttorilla on tavoitteena laajentaa järjestelmän käyttö koko valtion hallintoon<br />
v. 2008 mennessä [42]. Valtiokonttori on hankkinut järjestelmän palveluna Aditro nimiseltä<br />
palveluntoimittajalta ja puitesopimusta hallinnoidaan Hanselissa [25]. Nykyinen<br />
puitesopimus on voimassa 31.12.2010 saakka [26].<br />
Järjestelmän ensimmäiset käyttöönotot tapahtuivat syksyllä 2004. Tammikuun<br />
2008 lopussa puitesopimuksen piirissä on yli 64 prosenttia valtion henkilöstöstä [59].<br />
<strong>TKK</strong>:lla järjestelmä on tällä hetkellä käytössä kaikissa laitoksissa ja voidaan olettaa, että<br />
kuka tahansa <strong>TKK</strong>:n työntekijä saattaa suorittaa virkamatkan ja tehdä siitä matkalaskun<br />
Travelia käyttäen.<br />
Valtiokonttorin esitteessä on listattu järjestelmän hyötyjä. Esimerkiksi "Matkustuksen<br />
kokonaiskulujen seuranta tehostuu ja prosessi sähköistyy." [59] Lisäksi esitteessä<br />
3
Change language