tohmajärvi vuosikertomus 2006 - MTK

JÄSENREKISTERIN HOITO
Jäsensihteeri Lea Tikka hoiti yhdistyksen jäsenrekisterin vuonna 2006. Jäsenrekisteri on wwwpalvelimella
ja sitä hoidetaan tietokoneen ja tietoliikenne yhteyksien- puhelinverkon- välityksellä.
Ainoastaan jäsensihteerillä on tarvittavat oikeudet muutoksien tekoon jäsenrekisteriin.
Jäsenrekisteriin kirjataan syyskokouksen jälkeen luottamustehtäviä hoitavien henkilöiden
valinnat ja niissä tapahtuneet muutokset, sekä jäsenmaksuperusteet seuraavalle toiminta
vuodelle. Seuraavan toimintavuoden alussa ensimmäisen johtokunnan kokouksen jälkeen
jäsenrekisteriin kirjataan johtokunnan valitsemat vastuuhenkilöt ja heidän tehtävänsä.
Jäsenien tietojen ajan tasalla pitäminen hoituu jäsenen ottaessa yhteyttä sihteeriin ja sihteerin
kirjatessa muutokset rekisteriin.
Rekisteriin on kirjattu vuonna 2006 myös puuttuvia henkilötunnuksia ja niiden kirjaaminen jatkuu
edelleen. Tämä on tärkeää, sillä jäsenetuuksien tarkastuksien yhteydessä ovat jäsenetuuksia
tarjonneet tahot huomioineet puutteelliset henkilötunnukset siten, että ovat sanoneet
jäsenetuuksia irti. Täydelliset henkilön tiedot takaavat jäsenetujen saatavuuden myös jatkossa.
Jäsenrekisteriin tehtiin yhdistyksen jäsenmaksujen perusteena olevien pelto- ja
metsähehtaarien tarkennus 2006. Tiedot kirjasi yhdistyksen sihteeri/jäsensihteeri Lea Tikka
Jäsenrekisteristä saadaan yhdistyskohtaiset tiedot jäsenmaksujen osalta vuoden lopussa,
jolloin tulostetaan kantoluettelot, joita verrataan saatuihin jäsenmaksusuorituksiin ja kirjataan
vuosikertomukseen. Jäsenrekisteri on myös jäsensihteerin tehtäviin kuuluvan jäsenmaksujen
rästilaskutuksen työkaluna. MTK laittaa rästilaskut hyvissä ajoin ennen vuoden loppua, jonka
jälkeen jäsensihteerin tulee seurata jäsenrekisteristä maksujen kertymistä ja postittaa
yhdistyksen rästilaskut maksun suorittamiseksi.
Jäsenrekisteri on myös merkittävä työkalu sihteerin toimissa, esim. jäsenien yhteystietojen
osalta, joita yhdistys tarvitsee pitääkseen yhteyttä jäseniin esim. jäsenkirjeillään.
Jäsenrekisteri yhdistyksen tiedottajana
Yhdistyksen jäsenrekisteri toimii myös omalta osaltaan yhdistyksen ”tiedottajana”, sillä MTK P-K
saa jäsenrekisteristä yhdistystä koskevat tiedot yhdistyksen luottamushenkilöistä, yhdistyksen
maksuperusteet, sekä paljon muutakin tietoa sen lisäksi, että tiedot myös yhdistyksen sihteeri
toimittaa jo muulla tavoin. Eli jäsenrekisteri toimii pysyvänä tiedon varastoimispaikkana ja on
henkilöiden käytettävissä kenellä on oikeudet rekisterin käyttöön. Lukuoikeudet kuuluvat olla
yhdistyksen puheenjohtajalla ja sihteerillä, muutosoikeudet yhdistyksen jäsensihteerillä.
MTK TOHMAJÄRVI
VUOSIKERTOMUS 2006
22