Hallintoasiain tietojärjestelmä - Poliisi
Hallintoasiain tietojärjestelmä - Poliisi
Hallintoasiain tietojärjestelmä - Poliisi
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
1. Tietojärjestelmän nimi<br />
(<strong>tietojärjestelmä</strong> ja sen<br />
tietoryhmät)<br />
HALLINTOASIAIN TIETOJÄRJESTELMÄ, joka muodostuu seuraavista tietoryhmistä:<br />
1. Aselupatiedot<br />
2. Henkilökortti- ja passitiedot<br />
3. Kuvatiedot<br />
4. Paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot<br />
5. Turvallisuusalan valvontatiedot<br />
6. Ulkomaalaisten tunnistamistiedot<br />
7. Rahankeräysten valvontatiedot<br />
2. Rekisterinpitäjä<br />
POLIISIN YLIJOHTO<br />
Sisäasiainministeriö<br />
Postiosoite: PL 26, 00023 Valtioneuvosto<br />
Käyntiosoite: Vuorikatu 20, 00100 Helsinki<br />
Puhelin (09) 160 01/vaihde<br />
3. Tietojärjestelmän sijainti<br />
(Ylläpito)<br />
POLIISIN TIETOHALLINTOKESKUS<br />
Postiosoite: PL 56, 96301 Rovaniemi<br />
Käyntiosoite: Rantavitikantie 33, 96300 Rovaniemi<br />
4. Rekisterinpidon vastuuhenkilö<br />
Sisäasiainministeriö, poliisiosasto<br />
Tietohallintopäällikkö Tapani Hämäläinen, puh. (09) 160 44606<br />
5. Tietojärjestelmän rekisteriasioita<br />
hoitava henkilö<br />
rekisteriä ylläpitävässä<br />
yksikössä<br />
<strong>Poliisi</strong>n tietohallintokeskus<br />
Järjestelmäasiantuntija Anne Sandberg, puh. 071 878 7789<br />
6. Tietojärjestelmän pitämisen<br />
peruste<br />
<strong>Poliisi</strong>laki (493/1995), poliisiasetus (1112/1995), henkilötietolaki (523/1999), laki<br />
henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa (761/2003), ampuma-aselaki<br />
(1/1998), henkilökorttilaki (829/1999), passilaki (671/2006), laki turvallisuusselvityksistä<br />
(177/2002), laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (282/2002), laki järjestyksenvalvojista<br />
(533/1999), ulkomaalaislaki (301/2004), sopimus passintarkastusten<br />
poistamisesta pohjoismaiden välisillä rajoilla (SopS 10/1958), rahankeräyslaki<br />
(255/2004), niihin myöhemmin tehtyine muutoksineen.<br />
7. Tietojärjestelmän käyttötarkoitus<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong> on poliisilain 1 §:n 3 momentissa säädettyjen tehtävien<br />
suorittamiseksi perustettu poliisin valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu<br />
pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä <strong>tietojärjestelmä</strong>, joka<br />
koostuu yhteiskäyttöön tarkoitetuista tiedoista sekä edellä kohdassa yksi (1)<br />
mainituista tietoryhmistä.<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n yhteiskäyttöön tarkoitettujen tietojen käyttötarkoitus<br />
on seuraava:
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
• Yhteiskäyttöön tarkoitettuja tietoja käytetään poliisilain 1 §:n 3 momentissa<br />
säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n tietoryhmien käyttötarkoitus on seuraava:<br />
1. Aselupatietoja käytetään ampuma-aselaissa poliisille säädettyjen tehtävien<br />
suorittamiseksi.<br />
2. Henkilökortti- ja passitietoja käytetään henkilökorttilaissa poliisille ja passilaissa<br />
poliisille ja Suomen edustustoille säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.<br />
3. Kuvatietoja käytetään henkilön tunnistamiseksi ja henkilöllisyyttä osoittavan<br />
asiakirjan valmistamiseksi.<br />
4. Paikallispoliisin turvallisuusselvitystietoja käytetään turvallisuusselvityksistä<br />
annetun lain 4 luvussa säädetyssä tarkoituksessa.<br />
5. Turvallisuusalan valvontatietoja käytetään yksityisistä turvallisuuspalveluista<br />
annetussa laissa ja järjestyksenvalvojista annetussa laissa poliisille<br />
säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.<br />
6. Ulkomaalaisten tunnistamistietoja käytetään ulkomaalaislain 131 §:ssä<br />
säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.<br />
7. Rahankeräysten valvontatietoja käytetään rahankeräyslaissa säädettyjen<br />
tehtävien suorittamiseksi.<br />
<strong>Poliisi</strong>lla on oikeus käyttää hallintoasiain <strong>tietojärjestelmä</strong>n tietoja myös muuhun<br />
kuin niiden keräämis- ja tallettamistarkoitusta vastaavaan tarkoitukseen, jos tiedot<br />
ovat tarpeen:<br />
1. Valtion turvallisuuden varmistamiseksi<br />
2. välittömän henkeä tai terveyttä uhkaavan vaaran taikka huomattavan<br />
omaisuusvahingon torjumiseksi<br />
3. sellaisen rikoksen ennalta estämiseksi tai selvittämiseksi, josta saattaa<br />
seurata vankeutta<br />
4. henkilöllisyyden selvittämiseksi suoritettaessa sellaista poliisin yksittäistä<br />
tehtävää, joka välttämättä edellyttää henkilöllisyyden varmistamista<br />
5. päätettäessä tai annettaessa lausuntoa luvan myöntämisestä tai voimassaolosta,<br />
jos luvan myöntämisen tai voimassaolon edellytykseksi on<br />
säädetty luvanhakijan tai luvanhaltijan luotettavuus, sopivuus tai muu<br />
sellainen ominaisuus, jonka arvioiminen edellyttää luvanhakijan tai luvanhaltijan<br />
terveydentilaan, päihteiden käyttöön, rikokseen syyllistymiseen<br />
tai väkivaltaiseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja<br />
<strong>Poliisi</strong>n henkilörekisterin tietoja saa käyttää myös poliisin tutkimus- ja suunnittelutoiminnassa.<br />
Samoin tietoja saa käyttää poliisin koulutustoiminnassa, jos tiedot<br />
ovat koulutuksen toteuttamiseksi välttämättömiä.<br />
8. Tietojärjestelmän säännönmukaiset<br />
tietolähteet<br />
• <strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n yhteiskäyttöön tarkoitettuja tietoja kerätään<br />
poliisilain 1 §:n 3 momentissa säädettyjen tehtävien suorittamisen<br />
yhteydessä.
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
1. Aselupatiedot: Tiedot tulevat ampuma-aseita koskevien lupahallintotoimenpiteiden<br />
yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen toimesta sekä luvanhakijan<br />
itsensä ilmoittamista tiedoista.<br />
2. Henkilökortti- ja passitiedot: Tiedot tulevat henkilökortteja ja passeja<br />
koskevien lupahallintotoimenpiteiden yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen<br />
toimesta sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamista tiedoista.<br />
3. Kuvatiedot: Tiedot tulevat hakijan lupa- tai päätösasian yhteydessä poliisille<br />
tai ulkoasianhallinnon viranomaiselle luovuttamista valokuvista ja<br />
nimikirjoitusnäytteestä.<br />
4. Paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot: Tiedot tulevat suppeaan turvallisuusselvitykseen<br />
liittyvistä tiedoista, jotka kertyvät toimenpiteen yhteydessä<br />
hakijan ilmoittamista tiedoista sekä selvityksen yksilöintitiedoista.<br />
5. Turvallisuusalan valvontatiedot: Tiedot tulevat yksityisiä turvallisuuspalveluita<br />
koskevien lupahallintotoimenpiteiden yhteydessä luvanhakijan itsensä<br />
ilmoittamista tiedoista sekä poliisin rekisteriin ilmoittamista vartijakortteihin<br />
ja niiden haltijoihin liittyvistä tiedoista.<br />
6. Ulkomaalaisten tunnistamistiedot: Tiedot tulevat poliisin ja passintarkastusviranomaisten<br />
toimesta turvapaikkaa tai oleskelulupaa hakeneisiin,<br />
käännytettäviin tai karkotettaviin ulkomaalaisiin kohdistuvien viranomaistoimenpiteiden<br />
yhteydessä saaduista tiedoista.<br />
7. Rahankeräysten valvontatiedot: Tiedot tulevat rahankeräyksiin liittyvien<br />
lupahallinto- ja valvontatehtävien yhteydessä asiaa hoitavien viranomaisen<br />
toimesta sekä luvanhakijan itsensä ilmoittamista tiedoista.<br />
Väestörekisterikeskuksen väestö<strong>tietojärjestelmä</strong>stä saadaan henkilötietojen<br />
päivityksessä ja tallettamisessa tarvittavia tietoja.<br />
9. Tietojärjestelmän tietojen<br />
säännönmukainen luovutus<br />
ja käyttö<br />
<strong>Poliisi</strong>yksiköllä ja poliisin henkilöstöön kuuluvalla on oikeus käyttää hallintoasiain<br />
<strong>tietojärjestelmä</strong>n tietoja siten kuin henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa<br />
annetun lain 15 ja 16 §:ssä säädetään.<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n tietoja luovutetaan teknisen käyttöyhteyden avulla<br />
tai konekielisessä muodossa henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun<br />
lain 19 §:n perusteella:<br />
1. Puolustusvoimien pääesikunnalle poliisin tehtävien suorittamisesta puolustusvoimissa<br />
annetussa laissa (1251/1995) tarkoitettuja turvallisuus- ja<br />
valvontatehtäviä sekä rikostutkintaa varten ja turvallisuusselvityksistä<br />
annetussa laissa (177/2002) tarkoitettujen turvallisuusselvitysten tekemistä<br />
varten.<br />
2. Rajavartiolaitokselle 2 §:ssä tarkoitettuja tietoja, joita on tarpeen käsitellä<br />
poliisilain 1 §:n 1 momentissa tarkoitettujen sellaisten tehtävien suorittamiseksi,<br />
jotka rajavartiolaissa tai muualla laissa säädetään rajavartiolaitokselle,<br />
ja 3 §:ssä tarkoitettuja tietoja, joita on tarpeen käsitellä poliisilain<br />
1 §:n 3 momentissa tarkoitettujen sellaisten tehtävien suorittamiseksi,<br />
jotka rajavartiolaissa tai muualla laissa säädetään rajavartiolaitokselle,<br />
sekä tietoja, jotka ovat tarpeen rajavalvontaa, rajatarkastuksien toteuttamista<br />
sekä henkilöiden maahantulon ja maastalähdön valvontaa varten.
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
3. Tullilaitokselle ulkomaanliikenteen valvontaa, tullirikosten ennalta estämistä<br />
ja selvittämistä sekä henkilöiden maahantulon ja maastalähdön<br />
valvontaa varten.<br />
4. Tuomioistuimille ampuma-aseisiin, aseen osiin, patruunoihin tai erityisen<br />
vaarallisiin ammuksiin liittyvien asioiden käsittelyä varten.<br />
5. Tuomioistuimille etsintäkuulutusten seuraamista varten, kriminaalihuoltoja<br />
vankeinhoitoviranomaisille vapauteen kohdistuvaan rangaistukseen<br />
tuomittuja koskevien etsintäkuulutusten ja lähestymiskieltopäätösten<br />
seuraamista sekä lupa-asioiden käsittelyä ja lupaehtojen noudattamisen<br />
valvontaa varten sekä oikeusministeriölle ja sotilasviranomaiselle näiden<br />
omien etsintäkuulutusten seuraamista varten.<br />
6. Ulkoasiainministeriölle ja Suomen edustustoille passin, viisumin taikka<br />
oleskelu- tai työlupaa koskevien asioiden käsittelyä varten;<br />
7. Ulkomaalaisvirastolle Suomen kansalaisuutta, ulkomaalaisten maahantuloa,<br />
maassa oleskelua ja työntekoa sekä pakolaisia ja turvapaikkaa<br />
koskevien asioiden käsittelyä varten.<br />
8. Virkamiehelle, jolla on poliisilain 8 §:ssä säädetyt erityiset poliisivaltuudet,<br />
poliisilain 1 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamiseksi; tietojen luovuttamisesta<br />
on voimassa, mitä 17 §:n 1–3 momentissa ja 18 §:n 1 ja 2<br />
momentissa säädetään.<br />
9. Metsähallituksen erätarkastajalle toimivaltaansa kuuluvassa erävalvonnassa.<br />
Hätäkeskuslaitokselle hätäkeskuslain (157/2000) 8 §:n perusteella Hätäkeskukselle<br />
laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.<br />
Tietoja luovutetaan myös muille viranomaisille, yhteisöille ja yksityiselle siten<br />
kuin oikeudesta tietoon on laissa säädetty. Kansainväliseen poliisiyhteistyöhön<br />
liittyvästä henkilötietojen käsittelystä säädetään henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa<br />
annetun lain 6 luvussa.<br />
10. Tietojärjestelmän ja<br />
tietoryhmien sisältämät<br />
tietotyypit<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n yhteiskäyttöön tarkoitettuihin tietoihin saadaan<br />
tallettaa henkilön henkilöllisyyttä koskevista tiedoista täydellinen nimi, syntymäaika,<br />
henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansalaisuus, siviilisääty, syntymävaltio,<br />
syntymäkotikunta, kotikunta, ammatti, osoite ja puhelinnumero tai muu yhteystieto,<br />
tieto henkilön kuolemasta sekä ulkomaalaisen henkilön matkustusasiakirjan<br />
tiedot.<br />
Tietojärjestelmään saadaan lisäksi tallettaa poliisilain 1 §:n 3 momentissa säädettyjen<br />
tehtävien suorittamiseksi hankittuja muita tarpeellisia tietoja tietoryhmittäin<br />
seuraavasti:<br />
1. Aselupatietoihin tiedot ampuma-aselaissa tarkoitetusta hakemuksesta,<br />
luvasta, poliisin toimenpiteestä, päätöksestä, esteestä, huomautuksesta,<br />
ilmoituksesta ja tarkastuksesta.<br />
2. Henkilökortti- ja passitietoihin henkilökorttilaissa tarkoitetusta hakemuksesta,<br />
päätöksestä, luvasta, poliisin toimenpiteestä, esteestä, huomautuksesta<br />
ja ilmoituksesta sekä tiedot passihakemuksesta ja päätöksestä<br />
passiasiassa, tiedot passista tai muusta Suomen viranomaisen antamasta<br />
matkustusasiakirjasta, tiedot passin katoamisesta, anastamisesta tai
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
haltuun ottamisesta sekä tiedot passin antamisen esteistä ja passiasiaan<br />
liittyvästä huomautuksesta.<br />
3. Kuvatietoihin henkilön valokuvan ja nimikirjoitusnäytteen, jotka henkilö<br />
on luovuttanut poliisille tai ulkoasiainhallinnon viranomaiselle hakiessaan<br />
sellaista lupaa tai päätöstä, jonka valmistamiseen henkilön valokuva ja<br />
nimikirjoitusnäyte on tarpeen.<br />
4. Paikallispoliisin turvallisuusselvitystietoihin tieto siitä, että henkilöstä on<br />
tehty turvallisuusselvityksistä annetussa laissa tarkoitettu suppea turvallisuusselvitys<br />
sekä selvityksen antamisaika ja muut selvityksen yksilöimiseksi<br />
tarpeelliset tiedot.<br />
5. Turvallisuusalan valvontatietoihin tiedot yksityisistä turvallisuuspalveluista<br />
annetussa laissa ja sen nojalla annetuissa tarkemmissa säännöksissä<br />
tarkoitetusta hakemuksesta, päätöksestä, kortista, poliisin toimenpiteestä,<br />
esteestä, huomautuksesta, ilmoituksesta ja tarkastuksesta sekä järjestyksenvalvojista<br />
annetussa laissa ja sen nojalla annetuissa säännöksissä<br />
tarkoitetusta hakemuksesta, päätöksestä, luvasta, kortista, poliisin<br />
toimenpiteestä, esteestä, huomautuksesta ja ilmoituksesta.<br />
6. Ulkomaalaisten tunnistamistietoihin tiedot ulkomaalaislain 131 §:ssä tarkoitetusta<br />
ulkomaalaisesta pykälässä tarkoitetut henkilötuntomerkkitiedot<br />
sekä matkustusasiakirjan tiedot.<br />
7. Rahankeräysten valvontatietoihin tiedot lupahakemuksista, luvista, lupien<br />
peruuttamisista, varoituksista ja tilityksistä sekä luvan hakijoista ja<br />
saajista, rahankeräyksen käytännön toimeenpanijoista ja näiden vastuuhenkilöistä<br />
sekä tarkastustoimenpiteistä.<br />
11. Tietojärjestelmän laatu<br />
ja suojauksen periaatteet<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong> on poliisin valtakunnalliseen käyttöön tarkoitettu<br />
pysyvä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ylläpidettävä <strong>tietojärjestelmä</strong>, jonka<br />
ulkopuolinen käyttö on estetty.<br />
Käyttäjällä on tehtävässään rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan myönnetty henkilökohtainen<br />
tekninen käyttöoikeus ja salasana. Käyttöoikeuksia myönnetään<br />
vain virka- ja työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n käyttöä valvotaan erikseen ohjeistettujen periaatteiden<br />
mukaisesti. Järjestelmän ja sen tietojen käyttöä ja käyttäjämääriä seurataan<br />
mm. käytöstä muodostuvan lokiseurannan avulla käytön lainmukaisuuden<br />
seuraamiseksi. Tietojärjestelmien käytön lainmukaisuutta valvotaan myös laillisuusvalvontaan<br />
liittyvien kenttäkäyntien yhteydessä.<br />
<strong>Poliisi</strong>hallinnon hallinnollisen ja organisatorisen tietoturvallisuuden perustana on<br />
sisäasiainministeriön tietoturvallisuuspolitiikka, jossa on huomioitu valtionhallinnon<br />
tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) antamat tietoturvallisuuteen liittyvät<br />
ohjeet ja suositukset. Politiikassa määritellään mm. teknisissä järjestelmissä ja<br />
tietoliikenneyhteyksissä tietoturvallisuuden suhteen noudatettavat periaatteet.<br />
Politiikkaa on tarkennettu poliisihallinnon tietoturvaperiaatteilla, jossa esitetään<br />
poliisin tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän täsmennetyt toimintalinjat.<br />
12. Hakuperusteet<br />
1) Aselupatiedot
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
• henkilötunnus, etunimet, sukunimi, yhteisön nimi, osoitetiedot, lupa-asiakirjan<br />
numero ja aseen sarjanumero<br />
2) Henkilökortti- ja passitiedot<br />
• henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja lupa-asiakirjan numero<br />
3) Kuvatiedot<br />
• henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja lupa-asiakirjan numero<br />
4) Paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot<br />
• henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja vapaa tekstihaku<br />
5) Turvallisuusalan valvontatiedot<br />
• ei hakumahdollisuutta<br />
6) Ulkomaalaisten tunnistamistiedot<br />
• henkilötunnus, etunimet, sukunimi ja vapaa tekstihaku<br />
7) Rahankeräysten valvontatiedot<br />
• yhteisön nimi ja vapaa tekstihaku<br />
13. Tietojärjestelmän koko<br />
Valtakunnallinen <strong>tietojärjestelmä</strong><br />
14. Tietojärjestelmän tietojen<br />
säilytysaika<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>stä tiedot poistetaan tietoryhmittäin seuraavasti:<br />
1. Aselupatiedoista päätöstä koskevat tiedot kymmenen vuoden kuluttua<br />
päätöksestä tai sen raukeamisesta taikka päätöksessä mainitun voimassaoloajan<br />
päättymisestä, lupatiedot kymmenen vuoden kuluttua luvan<br />
voimassaoloajan päättymisestä, este- tai huomautustiedot ja muut talletetut<br />
tiedot kymmenen vuoden kuluttua tiedon merkitsemisestä.<br />
2. Henkilökortti- ja passitiedoista, turvallisuusalan valvontatiedoista sekä<br />
rahankeräysten valvontatiedoista päätöstä koskevat tiedot kymmenen<br />
vuoden kuluttua päätöksestä tai sen raukeamisesta taikka päätöksessä<br />
mainitun voimassaoloajan päättymisestä, este-, huomautus- ja tarkastustiedot<br />
sekä muut talletetut tiedot kymmenen vuoden kuluttua tiedon merkitsemisestä.<br />
3. Kuvatiedot kolmen vuoden kuluttua sen poliisin tai ulkoasiainhallinnon viranomaisen<br />
myöntämän luvan tai antaman päätöksen voimassaoloajan<br />
päättymisestä, jonka valmistamiseen henkilön valokuvaa tai nimikirjoitusnäytettä<br />
on viimeksi käytetty; kuitenkin, jos jollakin aikaisemmalla luvalla<br />
tai päätöksellä on pidempi voimassaoloaika kuin viimeksi valmistetulla<br />
luvalla tai päätöksellä, poistetaan tiedot kolmen vuoden kuluessa<br />
tämän aikaisemman valmistetun, mutta pidempään voimassa olevan luvan<br />
tai päätöksen voimassaoloajan päättymisestä.<br />
4. Paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot vuoden kuluttua uuden suppean<br />
turvallisuusselvityksen antamisesta, viimeistään kuitenkin kymmenen<br />
vuoden kuluttua selvityksen antamisesta.<br />
5. Ulkomaalaisten tunnistamistiedot kymmenen vuoden kuluttua rekisteröinnistä;<br />
jos rekisteröity on saanut Suomen kansalaisuuden, tiedot poistetaan<br />
kuitenkin yhden vuoden kuluttua siitä, kun rekisterinpitäjä on saanut<br />
tiedon kyseisestä kansalaisuuden saamisesta.<br />
Kaikki henkilöä koskevat tiedot poistetaan <strong>tietojärjestelmä</strong>stä kuitenkin viimeistään<br />
yhden vuoden kuluttua rekisteröidyn kuolemasta, jollei ole erityistä syytä
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
tietojen edelleen säilyttämiseen. Tietojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus<br />
tutkitaan viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua edellisestä tietojen tarpeellisuuden<br />
tarkastamisesta, ja tietojen uudelleen tarkastamisesta tehdään<br />
merkintä.<br />
15. Tietojen julkisuus<br />
Säädösperusta:<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 7 §<br />
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (621/1999) 24 §<br />
Ampuma-aselaki (1/1998) 113 §<br />
Turvallisuusselvityksistä annettu laki (177/2002) 11 ja 12 §<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n tiedot ovat osittain salassa pidettäviä. Tietojärjestelmän<br />
tiedot ovat lisäksi käyttöoikeusrajoitettuja.<br />
Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 20 §:n mukaan hallintoasiain<br />
<strong>tietojärjestelmä</strong>n tietojen luovuttamisesta (teknisen käyttöyhteyden avulla<br />
tai konekielisessä muodossa) päättää rekisterinpitäjä tai rekisterinpitäjän tähän<br />
tehtävään määräämä muu poliisiyksikkö.<br />
Tietojärjestelmä sisältää sekä salassa pidettäviä että julkisia asiakirjoja. Tietojärjestelmään<br />
talletetun asiakirjan antamisesta päättää kyseisen asian käsitellyt ja<br />
asiakirjan rekisteriin tallettanut poliisiyksikkö.<br />
Salassa pidettäviä tietoja ovat:<br />
• Aselupatiedot<br />
• Henkilökortti- ja passitiedot valokuvien, henkilötuntomerkkien ja asiakirjatunnisteiden<br />
osalta<br />
• Kuvatiedot<br />
• Paikallispoliisin turvallisuusselvitystiedot<br />
• Ulkomaalaisten tunnistamistiedot<br />
<strong>Poliisi</strong>lain 43 §:n 3 momentin mukaan vaitiolovelvollisuus ei kuitenkaan estä<br />
asian ilmaisemista viranomaiselle tai julkista tehtävää hoitavalle yhteisölle, jolla<br />
säädetyn tehtävänsä vuoksi on tarve saada tieto muutoin salassa pidettävästä<br />
seikasta taikka henkilön luotettavuudesta tai sopivuudesta. Tietoja turvallisuuden<br />
kannalta merkittävään tehtävään pyrkivän tai siinä olevan henkilön luotettavuuden<br />
varmistamiseksi voidaan tarpeellisessa laajuudessa luovuttaa myös<br />
yksityiselle yhteisölle tai henkilölle.<br />
<strong>Poliisi</strong>lain 43 §:n 4 momentin mukaan vaitiolovelvollisuus ei myöskään estä ilmaisemasta<br />
sellaisia tietoja, joiden ilmaiseminen on yksittäistapauksessa tarpeen<br />
hengelle tai terveydelle vaarallisen tapahtuman, vapauteen kohdistuvan<br />
rikoksen taikka huomattavan ympäristö- tai omaisuusvahingon välttämiseksi.<br />
16. Tarkastusoikeus<br />
Säädösperusta:<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 26, 27, 28 ja 29 §<br />
Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annettu laki (761/2003) 44, 45 §<br />
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (621/1999) luku 3
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
Henkilötietolain 26 §:n mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä<br />
oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä<br />
koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä<br />
koskevia tietoja.<br />
Jokaisella on oikeus tarkastaa myös huollossaan olevaa lasta koskevat rekisteritiedot.<br />
Myös alaikäisellä eli alle 18 -vuotiaalla lapsella on itsenäinen tarkastusoikeus.<br />
Alle 15 -vuotiaan lapsella on kuitenkin tarkastusoikeus vain, mikäli hän<br />
ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen.<br />
Alaikäisen itsemääräämisoikeuden arviointi ja edellä mainittujen kriteerien täyttyminen<br />
on ensikädessä rekisterinpitäjän arvioon perustuva asia. Viime kädessä<br />
asian ratkaisee tuomioistuin.<br />
Myös edunvalvojalla on oikeus tarkastaa päämiehensä tiedot, mikäli tarkastusoikeuden<br />
käyttö sisältyy edunvalvojalle annettuun määräykseen (lähde: tietosuojavaltuutetun<br />
toimiston julkaisu ”Hyvä tietää 1/2005, henkilörekisteriin talletettujen<br />
tietojen tarkastaminen”).<br />
Tarkastusoikeutta ei ole henkilötietolain 27 §:n kuitenkaan ole, jos:<br />
1. tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta, puolustusta<br />
tai yleistä järjestystä ja turvallisuutta taikka haitata rikosten ehkäisemistä<br />
tai selvittämistä;<br />
2. tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle<br />
tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille<br />
3. rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään valvonta- ja tarkastustehtävissä<br />
ja tiedon antamatta jättäminen on välttämätöntä Suomen tai Euroopan<br />
unionin tärkeän taloudellisen tai rahoituksellisen edun turvaamiseksi.<br />
Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa rekisteröityä koskevien<br />
tietojen lainmukaisuuden.<br />
17. Tarkastusoikeuden<br />
toteuttamistapa<br />
Säädösperusta:<br />
Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annettu laki (761/2003) 44 §<br />
Rekisteröidyn on tarkastusoikeutta käyttäessään esitettävä tätä tarkoittava pyyntö<br />
henkilökohtaisesti poliisin luona ja todistettava henkilöllisyytensä. Henkilöllä<br />
voi olla avustaja.<br />
Tarkastusoikeuden toteuttamista helpottamaan on suunniteltu rekisterinpitäjän<br />
toimesta erilliset lomakkeet. Lomakkeiden käyttäminen ei ole kuitenkaan ehdoton<br />
edellytys tarkastusoikeuden toteuttamiselle, vaan pyyntö voidaan esittää<br />
myös muulla asiakirjalla.<br />
<strong>Poliisi</strong>yksikössä lomakkeen tai vastaavan asiakirjan vastaanottavan henkilön on<br />
varmistettava pyynnön esittäjän henkilöllisyys ja tehtävä tästä merkintä asiakirjaan.<br />
Tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisena.<br />
Rekisterinpitäjä voi periä tarkastusoikeuden käyttämisen välittömistä kustannuksista<br />
kohtuullisen korvauksen, mikäli edellisestä tarkastusoikeuden käyttämises-
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
tä kyseiseen rekisteriin on vähemmän aikaa kuin yksi vuosi.<br />
18. Tiedon korjaaminen ja<br />
tiedon korjaamisen toteuttaminen<br />
Säädösperusta:<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 29 ja 40 §<br />
Henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annettu laki (761/2003) 27 §<br />
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai<br />
täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen,<br />
tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.<br />
Tiedon korjaamista koskeva vaatimus on ensi vaiheessa esitettävä rekisterinpitäjälle<br />
omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa<br />
asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.<br />
Henkilötietolain 29 ja 40 §:ssä on säädetty menettelystä ja muutoksenhausta<br />
henkilörekisterissä olevan tiedon korjaamista koskevissa asioissa. Näitä säännöksiä<br />
sovelletaan myös poliisin henkilörekistereissä olevien tietojen korjaamista<br />
koskevissa asioissa. Rekisterinpitäjän antamaan ratkaisuun, jolla rekisteröidyn<br />
korjaamisvaatimusta ei ole hyväksytty, haetaan muutosta henkilötietolain<br />
mukaisessa menettelyssä. Hallintolainkäyttölain yleissäännökset muutoksenhausta<br />
viranomaisen päätökseen eivät tule tällöin sovellettavaksi.<br />
Jollei poliisin ylijohto rekisterinpitäjänä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon<br />
korjaamisesta, rekisteröidylle annetaan asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa<br />
mainitaan ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi<br />
tämän jälkeen saattaa asian edellä esitetyn mukaisesti tietosuojavaltuutetun<br />
käsiteltäväksi.<br />
Virheelliseksi todettu tieto on merkittävä virheelliseksi ja tiedon saa säilyttää, jos<br />
se on tarpeen rekisteröidyn, muun asianosaisen tai poliisin henkilöstöön kuuluvan<br />
oikeuksien turvaamiseksi. Tällaista tietoa saa käyttää ainoastaan mainitussa<br />
oikeuksien turvaamisen tarkoituksessa.<br />
Virheelliseksi todettu tieto, jota edellisen kohdan nojalla säilytetään, on poistettava<br />
heti kun tiedon säilyttäminen oikeuksien turvaamiseksi ei enää ole tarpeen,<br />
viimeistään kuitenkin viiden vuoden kuluttua tiedon poistamiselle säädetyn määräajan<br />
päättymisestä.<br />
19. Tietojärjestelmän<br />
tietosuojaselosteiden<br />
saatavillapito<br />
<strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n tietosuojaseloste pidetään jokaisen saatavilla<br />
rekisterinpitäjän toimipaikassa ja jokaisessa kihlakunnan poliisilaitoksessa.<br />
Tietosuojaseloste on nähtävissä myös poliisin valtakunnallisessa tietoverkossa<br />
(www.poliisi.fi).<br />
20. Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle<br />
Säädösperusta:<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 36 §<br />
Ilmoitusvelvollisuutta ei ole.
SISÄASIAINMINISTERIÖ<br />
<strong>Poliisi</strong>osasto<br />
TIETOSUOJASELOSTE<br />
yhdistetty rekisteri- ja <strong>tietojärjestelmä</strong>seloste<br />
sekä informointiasiakirja<br />
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §<br />
Julkisuuslaki (621/1999) 18 §<br />
21. Tietojärjestelmän<br />
käyttöönottoa ja tietosisältöä<br />
koskevat säännökset sekä<br />
rekisterinpitäjän määräykset,<br />
ohjeet ja päätökset.<br />
• <strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong> on vahvistettu käyttöönotettavaksi.<br />
• <strong>Hallintoasiain</strong> <strong>tietojärjestelmä</strong>n tietosisällöstä säädetään henkilötietojen<br />
käsittelystä poliisitoimessa annetun lain 3 §:ssä.<br />
• Rekisterinpitäjä on antanut määräyksen tarkastusoikeuden käyttämisestä<br />
poliisin henkilörekistereihin (SM-2003-2621/Si-2, voimaan 1.10.2003).<br />
• Rekisterinpitäjä on antanut ohjeen käyttöoikeuksien hakemisesta ja tietojärjestelmien<br />
käytön yleisistä periaatteista poliisihallinnossa (SM-2004-<br />
02750/Tu-44, voimaan 1.10.2004).<br />
22. Päiväys ja rekisterinpidon<br />
vastuuhenkilön allekirjoitus<br />
9.8.2007<br />
Tietohallintopäällikkö<br />
Tapani Hämäläinen
Change language