Miksi IT-projekti epäonnistuu - miten epäonnistumiset ... - Hetky
Miksi IT-projekti epäonnistuu - miten epäonnistumiset ... - Hetky
Miksi IT-projekti epäonnistuu - miten epäonnistumiset ... - Hetky
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
CxO Mentor Oy<br />
<strong>Miksi</strong> <strong>IT</strong>-<strong>projekti</strong> <strong>epäonnistuu</strong><br />
– <strong>miten</strong> <strong>epäonnistumiset</strong> estetään?<br />
13.10.2011 Reino Myllymäki<br />
CxO Mentor Oy 2011 2010
CxO Mentor Oy 2011
Onnistunut tietojärjestelmä<strong>projekti</strong> -kirjan julkistus<br />
– ellemme epäonnistu ;-)<br />
CxO Mentor Oy 2010<br />
2011
Reino Myllymäki<br />
Keskeiset saavutukset ja erityisosaaminen<br />
• tietohallinnon organisointi ja strategiatyö<br />
• tietojärjestelmä<strong>projekti</strong>en arviointi<br />
Työkokemus<br />
• Leading Mentor, CxO Mentor Oy 2010-<br />
• Business Director, Wedo Consulting Oy 2008-2010<br />
• CIO, Y<strong>IT</strong> Oyj 2005-2008<br />
• Toimitusjohtaja, Y<strong>IT</strong> Tietotekniikka Oy 2000-2004<br />
• Tietohallintopäällikkö, Y<strong>IT</strong> Oyj 1996-2000<br />
• Kehitysinsinööri, Y<strong>IT</strong> Oyj, 1991-1995<br />
• Atk-vastaava, Otto Wuorio Oy, 1990-1991<br />
Luottamus- ja sivutehtävät<br />
• Puheenjohtaja, <strong>IT</strong> Forum 2010-<br />
• Päätoimittaja, Tietohallinnon Joht. Käsikirja 2009-<br />
• Johtoryhmän jäsen, <strong>Hetky</strong>n Tietohallintokerho 2009-<br />
• Tietoviikko-lehden valinta 100 tivi-vaikuttajan<br />
joukkoon 2008-<br />
Koulutus<br />
• Diplomi-insinööri, TKK 1992<br />
CxO Mentor Oy 2011
CxO Mentor Oy<br />
Missio:<br />
Jotta suomalaiset osaisivat johtaa paremmin.<br />
Jotta sinä menestyisit!<br />
Teemme sen tarjoamalla asiakkaidemme käyttöön<br />
huippuasiantuntijoitamme eri aloilta<br />
Kuva: Andrew Dunn CxO Mentor Oy 2011
”It-alan vanhempainyhdistys<br />
CxO Mentor sempauttelee tietohallinto-<br />
ja yritysjohtoväkeä eri teemoilla<br />
tiuhahkosti.”<br />
Kauko Ollila<br />
erikoistoimittaja<br />
Tietoviikon Joutokommentissa16.9.2011<br />
CxO Mentor Oy 2011
Esityksen näkökulmat<br />
• Epäonnistuuko aina?<br />
• <strong>Miksi</strong> epäonnistuneet tekivät<br />
niin?<br />
• Mitä onnistumiseksi pitäisi<br />
tehdä?<br />
CxO Mentor Oy 2011
EPÄONNISTUUKO AINA?<br />
CxO Mentor Oy 2011
Epäonnistuuko tietojärjestelmä<strong>projekti</strong><br />
aina?<br />
32 % =<br />
Onnistui<br />
Lähde: The Standish Group: ”Chaos Report 2009”<br />
24 % =<br />
Epäonnistui<br />
44 % = ?<br />
CxO Mentor Oy 2011
Epäonnistuuko tietojärjestelmä<strong>projekti</strong><br />
aina?<br />
Lähde: The Standish Group via Panu Kause: “Suurten<br />
tietojärjestelmähankkeiden suunnittelun ja johtamisen haasteet”. Ixonos,<br />
2009.<br />
2 %<br />
yli 10 M$ (7,5 M€)<br />
projekteista onnistui<br />
CxO Mentor Oy 2011
Epäonnistuuko tietojärjestelmä<strong>projekti</strong><br />
aina?<br />
Lähde: The Standish Group via Panu Kause: “Suurten<br />
tietojärjestelmähankkeiden suunnittelun ja johtamisen haasteet”. Ixonos,<br />
2009.<br />
46 %<br />
alle 750.000 $ (0,6 M€)<br />
projekteista onnistui<br />
CxO Mentor Oy 2011
Epäonnistuuko tietojärjestelmä<strong>projekti</strong><br />
aina?<br />
Lähde: 2008 ERP Report Part III. ERP Implementation at SMBs Versus<br />
Large Organizations. Panorama Consulting Group, 2009.<br />
60 %<br />
keskisuurten yritysten<br />
ERP-projekteista ylitti<br />
budjettinsa<br />
CxO Mentor Oy 2011
Liiketoiminnan mielipide: Projektit eivät<br />
oikein onnistu…<br />
Lähde: <strong>IT</strong>-barometri 2011 -tutkimus<br />
78 %<br />
48 %<br />
43 %<br />
73 %<br />
Projektien tulos vastaa suunniteltua<br />
Projektit pysyvät budjetissaan<br />
Projektit pysyvät aikataulussaan<br />
Projektit saavuttavat liiketoiminnalliset<br />
tavoitteet<br />
CxO Mentor Oy 2011
Yleisesti ottaen noin…<br />
Lähde: yhteenveto useasta em. lähteestä<br />
70 %<br />
tietojärjestelmäprojekteista<br />
keskeytetään tai joutuu<br />
vakaviin vaikeuksiin – tai<br />
tuloksia ei oteta käyttöön<br />
CxO Mentor Oy 2011
Projektien epäonnistuminen on:<br />
• Taloudellinen taakka sekä<br />
organisaatioille itselleen että<br />
kansantaloudelle<br />
• Mahdollisuus sekä henkilökohtaiseen<br />
että kollektiiviseen itseluottamuksen<br />
menettämiseen, mikä on edellistäkin<br />
kohtaa vakavampi seuraus.<br />
CxO Mentor Oy 2011
MIKSI EPÄONNISTUNEET<br />
TEKIVÄT NIIN?<br />
CxO Mentor Oy 2011
Tausta<br />
• Keväällä 2009 aloimme kerätä tarinoita<br />
epäonnistuneista tietojärjestelmäprojekteista.<br />
• Tarinoiden perusteella Toni Hinkka kirjoitti<br />
Reino Myllymäen päätoimittamaan<br />
Tietohallinnon johtamisen käsikirjaan artikkelin<br />
”Tietojärjestelmä<strong>projekti</strong>n sudenkuopat”.<br />
• Olimme ilmeisesti ”päästäneet pirun irti” ja<br />
jatkoimme tarinoiden keräämistä.<br />
• Jo syyskuussa 2009 kirjoittaa aiheesta kirjan.<br />
• 80 % kirjasta on kirjoitettu 2.7.-29.9.2010<br />
• Kirja julkistettiin Finlandiatalolla 7.10.2010<br />
Onnistunut ERP-<strong>projekti</strong> -tapahtumassa<br />
CxO Mentor Oy 2011
Kirjan lähestymiskulma 1<br />
• Kirja perustuu haastattelemalla saatuihin ja mediasta kerättyihin<br />
tarinoihin sekä kirjoittajien omiin kokemuksiin.<br />
• Lähestymiskulma perustui Anna Karenina -periaatteeseen<br />
• Kaikkiaan 61 tarinasta 55 pystyttiin analysoimaan (nyt 64 +58)<br />
• Tarinat epäonnistuneista projekteista analysoitiin CxO:n<br />
kehityshankemallia vasten.<br />
”Kaikki onnelliset perheet<br />
ovat toistensa kaltaisia;<br />
jokainen onneton perhe on<br />
onneton omalla tavallaan”<br />
Leo Tolstoi<br />
”Anna Karenina”<br />
CxO Mentor Oy 2011
CxO Kehityshankemalli 2.2<br />
CxO Mentor Oy 2011
CxO Kehityshankemalli 2.2<br />
CxO Mentor Oy 2011
Kirjan lähestymiskulma 2<br />
• Tarinoista poistettiin identifioimiseen tarvittavat yritys-, henkilö- ja tuotenimet.<br />
• Pyrimme löytämään sekä välittömät että perimmäiset epäonnistumiseen<br />
johtaneet syyt.<br />
• Ongelmana oli, että perimmäisten syiden ketjussa edeltävä syy löytyy aina<br />
edeltävästä vaiheesta eli ensin valmisteluvaiheesta ja sitten organisaatiosta<br />
itsestään.<br />
• Problematiikkaa kuvastaa tietojärjestelmäprojekteissakin ongelmien<br />
kehitysprosessi, joka on kuvattuna Jared Diamondin kirjassa ”Romahdus”.<br />
Ongelmia ei<br />
osata odottaa<br />
Ongelmia ei<br />
havaita<br />
Ongelmia ei<br />
tunnusteta<br />
Ongelman<br />
ratkaiseminen<br />
ei onnistu<br />
tuho<br />
CxO Mentor Oy 2011
Analyysin tulokset<br />
Epäonnistumisen syy löytyivät seuraavista <strong>projekti</strong>n<br />
vaiheista (suluissa loppuun asti viedyt <strong>projekti</strong>):<br />
• Valmisteluvaihe 98 % (100 %)<br />
• Tietojärjestelmän rakentaminen 71 % (81 %)<br />
• Tietojärjestelmän integrointi 43 % (46 %)<br />
• Liiketoiminnan kehittäminen 71 % (86 %)<br />
• Projektin kokonaishallinto 81 % (80 %)<br />
• Käyttöönotto 23 % (24 %)<br />
Muut tutkitut osa-alueet<br />
• Toimittajat 42 %<br />
• Liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyö 29 %<br />
CxO Mentor Oy 2011
Valmisteluvaihe 98 %<br />
Strategialinkki<br />
Laajuus<br />
Tavoitteet<br />
Business Case<br />
Riskit<br />
Mahdollisuudet<br />
Nyky- ja<br />
tavoiteprosessit<br />
Arkkitehtuurikysymykset<br />
Järjestelmä- ja<br />
toimittajavalinnat<br />
Sopimusneuvottelut<br />
• Valmisteluvaiheen virheitä ja puutteita<br />
löytyi paljon jokaiselta osa-alueelta!<br />
• Erityisen vaikeita ovat:<br />
– Arkkitehtuurikysymykset 55 %<br />
– Strategialinkki, laajuus, tavoitteet 47 %<br />
– Prosessit 44 %<br />
– Kaikki muut vähintään 31 %<br />
”Myyjille jäi epäselväksi <strong>miten</strong> heidän mahdollisille<br />
tulospalkkioille käy jatkossa sekä myöskin pelko asiakkaiden<br />
myyntien ohjautumisesta pois ’omista’ myynneistä.”<br />
CxO Mentor Oy 2011
Projektin kokonaishallinto 81 %<br />
”Onnistuneen <strong>projekti</strong>n ehto<br />
on <strong>projekti</strong>n suunnittelu.<br />
Yleensä <strong>projekti</strong>n suunnittelun<br />
puutteeseen palataan,<br />
jos <strong>projekti</strong> <strong>epäonnistuu</strong>.”<br />
• Toimittajan hallinta 45 %<br />
• Projektin organisointi<br />
– Organisointi 43 %<br />
– Roolit ja toimintatavat 41 %<br />
• Projektin vaiheistaminen 29 %<br />
• Muutoshallinta 26 %<br />
Suunnittelu Vaiheistus Riskien hallinta<br />
Organisointi Raportointi Mahdollisuudet<br />
Toimintatavat Katselmointi Alasajot<br />
Viestintä Toimittajahallinta Muutoshallinta<br />
CxO Mentor Oy 2011
Tietojärjestelmän rakentaminen 71 %<br />
”Toteutusvaiheen kustannukset<br />
ylittyivät, koska työmäärä-arviot<br />
perustuivat<br />
puutteellisiin määrittelyihin.<br />
Määrittelyjä täydennettiin ja<br />
osittain myös muutettiin<br />
vielä toteutusvaiheessa.”<br />
• Liiketoiminnan vaatimusmäärittelyt 33 %<br />
• Tekniset ja toiminnalliset määrittelyt 41 %<br />
• Toteuttaminen ja testaaminen 45 %<br />
• Käyttöönoton valmistelu 20 %<br />
Liiketoiminnanvaatimusmäärittelyt <br />
Toiminnalliset<br />
ja<br />
tekniset<br />
määrittelyt<br />
Toteutus ja<br />
testaus<br />
Käyttöönoton<br />
valmistelu<br />
CxO Mentor Oy 2011
Integrointi 43 %<br />
”Master Data on miina,<br />
johon kaikki hankkeet<br />
kaatuvat. Tietojärjestelmätoimittajat<br />
ovat hyviä välttämään<br />
vastuuta: vika [on]<br />
ollut asiakkaassa.”<br />
• Master Data 20 %<br />
• Integrointi 36 %<br />
• BI/DW N/A<br />
Master Data Integrointi BI/DW<br />
CxO Mentor Oy 2011
Liiketoiminnan kehittäminen 71 %<br />
”Mukaan otetaan avainhenkilöt,<br />
jotka ovat avainhenkilöitä<br />
muissakin asioissa,<br />
joten heillä on kiire, mistä<br />
seurauksena joko <strong>projekti</strong> ei<br />
saa aikaa tai ihmiset ylikuormittuvat.”<br />
• Nyky- ja tavoitetila & niiden erot 31 %<br />
• Toimintatapamuutosten suunnittelu 35 %<br />
• Yhteistestaus 38 %<br />
• Muutosjohtaminen 24 %<br />
Liiketoiminnan<br />
nykytila,<br />
tavoitetila ja<br />
gapit<br />
Toimintatapamuutosten<br />
suunnittelu<br />
Toimintatapojen<br />
ja<br />
järjestelmien<br />
yhteis-<br />
testaus<br />
Muutosjohtaminen<br />
CxO Mentor Oy 2011
Käyttöönotto 23 %<br />
”Kun yhdet ostavat, toiset<br />
ottavat käyttöön ja kolmannet<br />
yrittävät käyttää, se on<br />
viittä vaille katastrofi.”<br />
• Hämmästyttävää kyllä, 17 %<br />
keskeytetyistä projekteista ehti<br />
käyttöönottovaiheeseen saakka<br />
• Käyttöönotto kärsii usein<br />
edellisten vaiheiden puutteista<br />
– Käyttöönoton valmistelun puutteista<br />
– Teknisistä murheista<br />
– Liiketoiminnan kypsymättömyydestä<br />
CxO Mentor Oy 2011
M<strong>IT</strong>Ä ONNISTUMISEKSI<br />
P<strong>IT</strong>ÄISI TEHDÄ?<br />
CxO Mentor Oy 2011
Emme jääneet laakereille lepäämään!<br />
CxO Mentor Oy 2011
Tausta<br />
• Ensimmäisen kirjan Onnistumisen siemeniä –<br />
osuus jäi hiukan kevyeksi<br />
• Heti julkaisun jälkeen syksyllä 2010 näytti<br />
olevan sosiaalista tilausta työkirjalle, jossa<br />
epäonnistuminen käännettäisiin<br />
onnistumiseksi.<br />
• Bongasin kirja-arvostelun 15.9.2011<br />
• Haastatteluja VR-jupakan vuoksi<br />
• Kirjan kirjoittaminen aloitettiin 17.9.2011<br />
• Kirja julkistettiin m/s Viking Mariellalla <strong>Hetky</strong>n<br />
Akva-kerhon syysristeilyllä kansallisena<br />
epäonnistumisen päivänä 13.10.2011.<br />
CxO Mentor Oy 2011
Kirjan rakenne<br />
• Kirjan jaottelu otettiin Hinkan ja<br />
Hirvensalon artikkelista Tietohallinnon<br />
johtamisen käsikirjaa<br />
• 21 neuvoa, jakaantuen kolmeen lukuun<br />
– Kehityshankkeen lähtökohdat<br />
– Oma toiminta<br />
– Toimittajan hallinta<br />
CxO Mentor Oy 2011
Kehityshankkeen lähtökohdat<br />
1. Onhan <strong>projekti</strong>lle aito liiketoimintatarve?<br />
2. Mahdollistaako liiketoiminnan nykytila <strong>projekti</strong>in<br />
panostamisen?<br />
3. Tukevathan johtamisjärjestelmä ja –kulttuuri<br />
<strong>projekti</strong>n onnistumista?<br />
4. Onhan <strong>projekti</strong> valmisteltu huolella?<br />
5. Laadi <strong>projekti</strong>lle kattavat ja selkeä tavoitteet sekä<br />
business case<br />
6. Onko liiketoiminnan kriittiset menestystekijät<br />
määritetty?<br />
7. Think Big, Start Small<br />
CxO Mentor Oy 2011
Oma toiminta<br />
8. Resursoi oikein jo alussa<br />
9. Hanki osaava <strong>projekti</strong>päällikkö ja/tai hankejohtaja<br />
10. Laita <strong>projekti</strong>n omistajuus ja ohjausryhmä sekä<br />
prosessien omistajuus kuntoon alusta alkaen<br />
11. Käytä <strong>projekti</strong>nhallinta ja –kuvausmenetelmiä<br />
12. Unohda kiire ja säästäminen väärissä paikoissa!<br />
13. Johtaminen, johtaminen ja johtaminen<br />
14. Tee iteratiivisesti ja visualisoi<br />
CxO Mentor Oy 2011
Toimittajan hallinta<br />
15. Valitse itsellesi sopiva toimittaja<br />
16. Tee toimittajan kanssa molemmin puolin hyvä<br />
sopimus<br />
17. Hallitse toimittajaa jämäkästi mutta reilusti<br />
18. Ovathan toimittajan <strong>projekti</strong>päällikkö ja muut<br />
avainhenkilöt päteviä ja sitoutuneita?<br />
19. Tarkista eteneminen jokaisessa<br />
tarkistuspisteessä<br />
20. Tarkista toimittajan osaaminen<br />
21. Vältä räätälöintiä<br />
CxO Mentor Oy 2011
M<strong>IT</strong>Ä MUUTA P<strong>IT</strong>ÄISI<br />
VIELÄ TEHDÄ?<br />
CxO Mentor Oy 2011
Liiketoiminnan mielipide: <strong>IT</strong> on kyllä<br />
tärkeää, mutta…<br />
89 %<br />
52 %<br />
25 %<br />
34 %<br />
vastaajista uskoi <strong>IT</strong>:n roolin korostuvan<br />
kilpailutekijänä<br />
Lähteet: <strong>IT</strong>-barometri 2010, Tietohallintojen johtaminen Suomessa 2011, CxO Mentor Oy<br />
liiketoiminnan vastaajista piti <strong>IT</strong>:tä osana<br />
yritysstrategiaa tai liiketoiminnan strategiaa<br />
tukevana<br />
tietohallintojohtajista pääsee mukaan<br />
liiketoimintojen strategiatyöhön<br />
tietohallintojohtajista kuuluu organisaationsa<br />
ylimpään johtoryhmään<br />
CxO Mentor Oy 2011
<strong>IT</strong>-<strong>projekti</strong> → Liiketoiminnan kehitys<strong>projekti</strong><br />
• Asiaa on vatvottu jo 20 vuotta mutta:<br />
– <strong>IT</strong>-asiat otettava osaksi organisaation<br />
normaalia päätöksentekoa<br />
– Riikinkukot pingviinien maassa –kulttuuri<br />
lopetettava<br />
• <strong>IT</strong>-<strong>projekti</strong> → Tietojärjestelmä<strong>projekti</strong><br />
→ Liiketoiminnan kehitys<strong>projekti</strong><br />
CxO Mentor Oy 2011
Kohti onnistuneita projekteja<br />
• Hallintotapa/työjärjestys<br />
– Yhtenäiset investointiohjeet<br />
• CTO:lle*<br />
– Arkkitehtuuri<br />
– Salkunhallinta (kehitys/<strong>projekti</strong>/sovellus)<br />
• Projektitoiminta<br />
– Ohjausryhmät toimintaan jo <strong>projekti</strong>n valmisteluvaiheessa<br />
– Projektikulttuuri!<br />
• Kohti strategista kehittämistä<br />
– Koko ketju: liiketoimintamalli-operatiivinen malli-prosessit-organisaatiotietojärjestelmät-<strong>IT</strong>-palvelut-<strong>IT</strong>-infra<br />
otettava kokonaisuutena harkintaan<br />
– Liiketoiminnan ja tietohallinnon saumaton yhteistyö<br />
• *Yhtä hyvin CIO:lle, jos niin halutaan!<br />
CxO Mentor Oy 2011
CxO Mentor Oy<br />
Apu haasteisiisi löytyy täältä:<br />
Sales Director Petteri Haipus, p. 045 636 5250<br />
Leading Mentor Tomi Dahlberg, p. 050 550 5718<br />
Leading Mentor Reino Myllymäki, p. 044 306 3954<br />
Managing Mentor Toni Hinkka, p. 044 306 3949<br />
Sales Assistant Sari Tuur-Salonen, p. 044 346 9599<br />
Url: www.cxomentor.fi Y-tunnus: 2315788-7<br />
S-posti: etu.suku@cxomentor.fi Osoite: Perintötie 2d, 01510 Vantaa<br />
Ennen kuin aloitat, hanki hyviä neuvoja, ja kun sitten olet tehnyt päätöksesi, toimi viipymättä.<br />
-Sallustius<br />
CxO Mentor Oy 2010 2011
Change language