Muistio 2 / 2008 - Kaarina
Muistio 2 / 2008 - Kaarina
Muistio 2 / 2008 - Kaarina
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
MUISTIO 2/<strong>2008</strong><br />
Hallintopalvelujen suunnitteluryhmä<br />
14.3.<strong>2008</strong><br />
Aika: 7.3.<strong>2008</strong> kello 10.30<br />
Paikka: <strong>Kaarina</strong>n-Piikkiön tk, "vinttikomero"<br />
Läsnä:<br />
Pirkko Aalto kansliasihteeri <strong>Kaarina</strong>n kaupunki<br />
Päivi Antola hallintojohtaja Piikkiön kunta<br />
Satu Helin vs. ruokapalvelupäällikkö <strong>Kaarina</strong>n kaupunki<br />
Kari Hölsö tietohallintopäällikkö <strong>Kaarina</strong>n kaupunki<br />
Pertti Koivisto talouspäällikkö <strong>Kaarina</strong>n-Piikkiön<br />
terveyskeskus<br />
Janne Lavén talousjohtaja <strong>Kaarina</strong>n kaupunki<br />
Sinikka Valtonen henkilöstöpäällikkö <strong>Kaarina</strong>n kaupunki<br />
Marja-Liisa Teräväinen henkilöstön edustaja<br />
Pirkko Lehtonen henkilöstön edustaja<br />
Kirsti Elo henkilöstön edustaja<br />
1. Kokouksen avaus<br />
Toivotetaan henkilöstön edustajat mukaan työryhmään. Valitaan tämän kokouksen sihteeriksi<br />
(Kirsti Elo.) Satu Helin<br />
2. Projektisuunnitelman hyväksyminen<br />
Esitys:<br />
- Todetaan päivitetyt lähtötiedot ja tehdään tarvittavat tarkennukset projektisuunnitelmaan<br />
Lähtötiedot (henkilöstölistaus, henkilöstöorganisaatio, ruokapalvelutiedot)<br />
Henkilöstön listaus taulukoon kuvattuna tehtävät ja vastuu alueet .<br />
Muutamia nimiä vielä listauksesta puuttuu , ne täydennetään.<br />
Kuinka monta on siirtymässä uuden kunnan palvelukseen.<br />
- Keskusteltiin kuuluuko terveyskeskuksen varastonhoitajien sekä puhelinvaihteen<br />
henkilökunnan kuulua hallintopalveluun vai sosiaali- ja terveyspalvelujen alaisuuteen.<br />
Puhelin tekniikan ratkaisu minkälainen se, onko se fyysisesti yhdellä paikalla tms.<br />
Tehtävä on haasteellinen Pirkko Aalto Karin mukana. suunnittelussa.<br />
Ruokapalvelujen sijoittumiset kartalla. Voitaisiinko merkata koulut eri värillä , ja seitsemän<br />
päivää, viikossa toimivat olevat eri värillä ja luvut pois.<br />
Hovirinnan koulun ruokapalvelujen kilpailutuksen voitti <strong>Kaarina</strong>n ruokapalvelut.<br />
o Tarjouksen toimitti kaksi muut toimittajaa Blue Service Partners Oy ja Sodexho Oy,<br />
kummankin tarjous hylättiin, tarjouspyynnön vastaisena.<br />
o Tiedossa olevat muutokset. Onko asiakasnäkökulma huomioitu riittävästi?<br />
o Suunnittelussa huomioitavat tavoitteet (toimialan omat tavoitteet)<br />
- Reunaehdot sopimuksesta.<br />
- mitä pitää huomioida:
-Tietotekniikan hyväksikäyttö<br />
-Asiakas näkökulma riittävästi huomioon<br />
-Pyrogratian tuleminen mukaan koetaan palvelun heikkenemisenä.<br />
- Palvelupisteen tuominen asiakkaitten luo.<br />
- Paperin käyttö minimoidaan<br />
- Sisäinen viestintä pitäisi olla hanskassa ennen kuin voidaan viedä eteenpäin<br />
sähköistä asiointia asiakkaille<br />
- pitäisi saada sähköinen arkistointi<br />
- organisaatio tulisi olla matala ja joustava<br />
o Alatyöryhmien perustaminen<br />
Tarkennetaan ruokapalvelut –työryhmän toimeksiantoa ja sen aikataulu<br />
o Ruokapalvelujen keskittämismahdollisuudet ja tilojen käytön<br />
tehostamismahdollisuudet ja keinot välttää päällekkäisiä investointeja ovat<br />
tärkeimpiä ja kiireellisimpiä, ne pitäisi selvittää huhtikuun loppuun mennessä.<br />
o Todetaan tietohallintotyöryhmän kokoonpano ja toimeksianto<br />
o Todetaan arkistotoimen työryhmän kokoonpano ja toimeksianto<br />
o tehdään projektiaikatauluun tarvittavat tarkennukset<br />
o toimenpiteiden tarkennus ja lisääminen<br />
o aikataulun tarkennus (mm. vastuualuepalaverit)<br />
- Hyväksytään projektisuunnitelma ja -aikataulu kokouksessa todetut tarkennukset<br />
huomioiden<br />
Liitteenä projektisuunnitelma ja –aikataulu<br />
- Arkistotyöryhmä: kokoontuu ensimmäisen kerran ensi torstaina<br />
Pirkko, Päivi, Sari Salonen Piikkiöstä, Auli Pensamo tk, ja Markku Lehtimäki <strong>Kaarina</strong>.<br />
- Selvitetään tilat ja lisätilan tarve, määritellä arkistojen sijainti sekä asiakirja mallit .<br />
- Mietittäviä esim. arkistotoimen organisointi, kuka johtaa, neuvoo ja valvoo.<br />
HalTiha on (hallintopalvelujen tietohallinnon kehittämisryhmä), samanlainen kuin<br />
muillakin toimialoilla, käydään läpi sovellutuksia, mitä tehdään tänä vuonna.<br />
Mietitään uusia sovellutuksia miten ja mihin ne vaikuttaa.<br />
28.3 ensimmäinen palaveri.<br />
Tietohallinto työryhmän vastuulla on tietoliikenne, verkot, puhelin, office , sähköposti ym.<br />
Taloustyöryhmän selvitys huhtikuun loppuun<br />
Henkilöstöön yritetään saada vauhtia.<br />
Henkilöstöpäällikkö tulee mielellään toimialojen palavereihin<br />
3. Poliittisten näkemysten huomioiminen valmistelussa<br />
Esitys: Keskustellaan, miten poliittisten päätöksentekijöiden näkemykset voidaan huomioida<br />
hallintopalveluiden valmistelussa.<br />
Ohjausryhmässä sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä hyvinvointi ryhmässä ottavat yhteyttä<br />
politiikkoihin, jotta he voisivat osallistua palavereihin, esim.<br />
toimikuntien kautta.<br />
Henkilöstölautakuntaan ovat ainakin tervetulleita mukaan.
4. Kuntalaiskyselyn vastausten huomioiminen valmistelussa<br />
Joulukuussa 2007 järjestetyn kuntalaiskyselyn yhteydessä vastaajat antoivat palautetta ja<br />
kommentteja liitoksesta. Vastaukset liitteenä.<br />
Esitys: Keskustellaan, miten kuntalaisten näkemykset voidaan huomioida hallintopalveluiden<br />
valmistelussa.<br />
Pyydettiin Katariinaa noukkimaan vastauksia joista saataisiin jotain yhtenäisiä linjoja , mitä<br />
kultakin hallintoalueelta toivotaan<br />
5. Väliraportin (organisaatiosuunnitelma 30.4.<strong>2008</strong> mennessä) sisällysluettelon<br />
hyväksyminen<br />
Esitys: Hyväksytään, että väliraportti laaditaan seuraavalla rakenteella:<br />
1. Nykytilan kuvaus<br />
2. Toimeksianto<br />
3. Projektin tavoitteet<br />
4. Esitys organisaatioksi<br />
a. Vastuualueet ja yksiköt sekä niiden esimiehet<br />
b. Henkilöstö vastuualueittain/ yksiköittäin ja alustavat tehtävänkuvaukset<br />
5. Esitys toimitiloiksi<br />
a. Yhteispalvelupiste<br />
b. Ruokapalvelut<br />
c. Muut hallintopalvelut<br />
d. Henkilökunnan sijoittuminen tiloihin<br />
e. Muutosaikataulu<br />
f. Muutoksen vaatimat erilliskustannukset<br />
Hyväksytään tässä muodossa<br />
6. Osaprojektien tilannekatsaus<br />
Esitys: Merkitään tiedoksi, miten osaprojektit ovat edenneet ja pohditaan yhdessä mahdollisia<br />
esille tulleita ongelmia.<br />
7. Vastuualueiden ja yksiköiden määrittelyn käynnistäminen<br />
Ohjausryhmä hyväksyi 5.2.<strong>2008</strong> ns. pohjaehdotuksen hallintopalveluiden vastuualueista.<br />
Vastuualueiden nimikkeitä ja määrää voidaan tarvittaessa muuttaa, mikäli se katsotaan<br />
tarkoituksenmukaiseksi. Seuraavassa on lueteltu ohjausryhmän pohjaehdotuksen mukaiset<br />
vastuualueet:
• Henkilöstöhallinto<br />
• Taloushallinto<br />
• Kansliapalvelut (ihanan vanhahtava Retroa, Yliaktuaari)<br />
• Tietohallinto<br />
• Ruokapalvelut<br />
Esitys: Keskustellaan vastuualuejaon tarkistamistarpeista ja pohditaan, miten asian<br />
valmistelussa edetään. Lisäksi kartoitetaan nykyiset yksiköt/ tiimit sekä keskustellaan, miten<br />
asian valmistelussa edetään.<br />
Oli kahdenlaista mielipidettä, kaikki palveluja tai kaikki hallintoa<br />
Mietittiin onko hallinto vai palvelu, jätettiin asia mietintämyssyyn.<br />
Sovittiin tiimien muodostus palavereja<br />
Henkilöstöhallinto: Sinikka Pirkko, Päivi<br />
Talous Janne ja Pertti<br />
Tietohallinto Kari ja Janne<br />
Kanslia Pirkko, Päivi ja Marja-Liisa<br />
Ruokapalvelut Kirsti ja Satu ja alatyöryhmä<br />
8.Toimitilatarpeen kartoitus<br />
Pirkko, Päivi, Kari ja kaksi palvelusihteeriä <strong>Kaarina</strong>sta ovat torstaina 6.3.<strong>2008</strong> käyneet<br />
tutustumassa potentiaalisiin yhteispalvelupisteen tiloihin Piikkiössä.<br />
Esitys: Pirkko selostaa kartoituksen tulokset (mm. eri vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet,<br />
peruskorjaustarpeet). Keskustellaan, miten valmistelussa edetään.<br />
8. Henkilöstöpalaute<br />
Esitys: Keskustellaan henkilöstön työyksikköpalavereissa ym. esittämistä ajatuksista ja<br />
antamasta palautteesta.<br />
9. Seuraavan kokouksen asialista<br />
- Vastuualueiden ja yksiköiden määrittely<br />
- Vastuualueiden ja yksiköiden esimiesten määrittelyn käynnistäminen<br />
- Toimitilatarpeen kartoitus jatkuu<br />
- Vuoden <strong>2008</strong> aikana selvitettävät asiat/ listan päivitys<br />
- Osaprojektien tilannekatsaus<br />
- Henkilöstöpalaute<br />
<strong>Muistio</strong>n laati, Satu Helin
Change language