Raportti_R18 - VeTe-hanke
Raportti_R18 - VeTe-hanke
Raportti_R18 - VeTe-hanke
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa<br />
organisaatiossa<br />
Kuopion yliopistollinen sairaala (KYS)<br />
<strong>Raportti</strong> <strong>R18</strong><br />
Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveyden huolto 2009–2011 -<strong>hanke</strong><br />
Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta -osa<strong>hanke</strong>
Versiohistoria<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Versio Päiväys Tekijä Kuvaus<br />
0.1 04.10.2010 Taina Pitkäaho Ensiluonnos<br />
0.2 24.9.2011 Taina Pitkäaho Rakenteen muokkaaminen, sisällöt seuraaviin<br />
lukuihin: tiivistelmä, johdanto, pohdinta<br />
0.3 26.10.2011 Tarja Tervo-Heikkinen Ulkoasu, tekstin kommentit<br />
0.4 27.10.2011 Taina Pitkäaho Kommenttien huomiointi, valmiina wwwsivuille<br />
1.0 28.10.2011 Tarja Tervo-Heikkinen Pääversio, pdf<br />
2(26)
Tiivistelmä<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Tausta ja tarkoitus<br />
Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisessa kehittämisohjelmassa (KASTE) 2008–2011 määritellään<br />
hallinnonalan kehittämistehtävät ja keskeisimmät toimenpiteet. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
hallinta (<strong>VeTe</strong>HH) -osahankkeessa toteutetaan KASTE-ohjelman toimenpidettä<br />
14: ”Laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta henkilöstörakenteesta ja -<br />
mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä varten tuottavuuden<br />
parantamiseksi”. <strong>VeTe</strong>HH on osa Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto<br />
2009–2011 (<strong>VeTe</strong>) -<strong>hanke</strong>tta. <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeessa toimenpide operationalisoitiin useiksi<br />
kehittämistehtäviksi. Tässä raportissa kuvatussa tehtävässä tarkasteltiin osastotason hoitotyön<br />
henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita Kuopion<br />
yliopistollisen sairaalan (KYS) organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen<br />
työaika-autonomisen suunnittelun kontekstissa.<br />
Menetelmät<br />
Kehittämistehtävän työmenetelmät olivat Titania-ohjelman vaatimusten selvittelyn osalta moniammatillista<br />
yhteistyötä. Lisäksi kehittämistehtävässä oli käytössä menetelmiä, jotka olivat<br />
tunnusomaisia tapaustutkimukselle (case study).<br />
Tulokset<br />
Kehittämistehtävän tavoitteet saavutettiin vain osittain, mutta tuotettiin myös tietoa niiden ohi.<br />
Kehittämistehtävän tuloksena saatiin KYSin linjaorganisaatiolle esitys Titania-ohjelman kokonaisvaltaisesta<br />
kehittämisestä. Uudistusten ja muutosten läpiviennissä tietojärjestelmillä<br />
on keskeinen asema muutosvastarinnan murtajan tai vahvistajina, mikä korostuu informaatioaikakautena<br />
entisestään. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan näkökulmasta on<br />
elintärkeää kohdentaa potilas- ja henkilöstötunnusluvut toimintayksikön tasolle. Näin saadaan<br />
kuvattua prosessitasolla, miten hoitotyön voimavaroja on käytetty palvelujen tuottamiseen<br />
ja mitä on saatu aikaiseksi.<br />
Johtopäätökset<br />
Yhteenvetona todetaan, että tässä kehittämistehtävässä opittiin moniammatillisen yhteistyön<br />
merkitys muutosten suunnittelussa. Tietojärjestelmien jäykkyys ja kehitystyön hintavuus ovat<br />
realiteetit, jotka on huomioitava terveydenhuollon muutosten ja uudistusten yhteydessä. Merkityksellistä<br />
on myös huomioida ns. ruohonjuuritason tarpeet tietojärjestelmien kehittämisessä,<br />
kuten työaika-autonomisen työvuorosuunnittelun sähköinen työkalu, mahdollistamassa<br />
yhteisölliset lähtökohdat potilashoidossa.<br />
3(26)
Sisällys<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
1 Johdanto ..........................................................................................................................5<br />
2 Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä tehtävän kuvaus .............................7<br />
2.1 Tausta ....................................................................................................................................7<br />
2.1.1 Kansallinen tausta..................................................................................................................... 7<br />
2.1.2 Paikallinen tausta ...................................................................................................................... 7<br />
2.3 Tarkoitus ...............................................................................................................................9<br />
2.3 Kehittämistehtävän tavoitteet ...........................................................................................9<br />
2.3 Kehittämistehtävään liittyvät aikaisemmat selvitykset ja hankkeet....................9<br />
2.4 Kehittämistehtävän tarkempi kuvaus............................................................................10<br />
2.4.1 Tehtäväalueen sisältö ja kuvaus .......................................................................................... 10<br />
2.4.2 Aikataulut.................................................................................................................................. 11<br />
2.4.3 Kehittämistehtävän tehty yhteistyö ..................................................................................... 12<br />
2.4.4 Kehittämistehtävän toteutus ................................................................................................. 12<br />
3 Kehittämistehtävän organisaatio ..............................................................................13<br />
4 Tulokset..........................................................................................................................14<br />
5 Arviointi..........................................................................................................................15<br />
5.1. Mitä tavoitteiden osalta jäi saavuttamatta ...................................................................15<br />
5.2 Kehittämistehtävän vaikutukset käytännön toimintaan ja toiminnan<br />
suuntaamiseen tulevaisuudessa ..........................................................................................15<br />
5.3 Yhteys KASTE-ohjelmaan ja sen toteuttamiseen........................................................16<br />
5.4 Resurssit .............................................................................................................................16<br />
5.4.1 Ajallinen resursointi................................................................................................................ 16<br />
5.4.2 Henkilöresurssit ...................................................................................................................... 16<br />
5.4.3 Käytettyjen menetelmien osuvuus....................................................................................... 17<br />
5.4.4 Kehittämistehtävästä tiedottaminen ja verkostoituminen ............................................... 17<br />
6 Pohdinta .........................................................................................................................18<br />
Lähteet ...............................................................................................................................19<br />
Liite 1: Kuopion yliopistollisen sairaalan sydänkeskuksen organisaatio............20<br />
Liite 2: Kuopion yliopistollisen sairaalan neurokeskuksen organisaatio............21<br />
Liite 3: Esitys Titania-ohjelman työaika-autonomisesta suunnittelutyöpöydästä<br />
.............................................................................................................................................22<br />
Liite 4: Esitys Titania-ohjelman kehittämistarpeista ................................................25<br />
4(26)
1 Johdanto<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisessa kehittämisohjelmassa (KASTE) 2008–2011 määritellään<br />
hallinnonalan kehittämistehtävät ja keskeisimmät toimenpiteet. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
hallinta (<strong>VeTe</strong>HH) -hankkeessa toteutetaan KASTE-ohjelman toimenpidettä<br />
14: ”Laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta henkilöstörakenteesta ja -<br />
mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä varten tuottavuuden<br />
parantamiseksi”.(STM 2008.) <strong>VeTe</strong>HH on osa Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto<br />
2009–2011 (<strong>VeTe</strong>) -<strong>hanke</strong>tta. <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeessa toimenpide operationalisoitiin<br />
useiksi kehittämistehtäviksi. <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeen kehittämistehtävissä huomioitiin<br />
myös KASTE-ohjelman toimeenpanosuunnitelma vuosille 2008–2011, jossa painotetaan<br />
henkilöstövoimavarojen tarkoituksenmukainen käyttöä ja työn vaikuttavuuden lisäämistä<br />
(STM 2009, 35).<br />
Terveydenhuollon organisaation uudistumisen tavoitteena on turvata terveydenhuollon palvelujen<br />
saatavuus väestölle. Väestön huoltosuhteen muuttuminen negatiiviseksi (Kuvio 1)<br />
merkitsee palvelutarpeiden lisääntymistä.<br />
KUVIO 1: Väestöllinen huoltosuhde 1865–2060, (Tilastokeskus 2009)<br />
Tulevaisuudessa tarvittavat palvelut tullaan tuottamaan nykyistä niukemmilla taloudellisilla<br />
voimavaroilla ja vähenevillä osaamisresursseilla. Osaamisresurssin muodostavat eri ammattiryhmät,<br />
joista hoitotyöntekijät edustavat suurinta ryhmää. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
tarkoituksenmukainen kohdentaminen vaikuttaa useaan keskeiseen tulokseen terveydenhuollossa.<br />
Hoitotyön henkilöstöhallinnan kehittäminen on tarpeen toimintaprosessien muutoksessa.<br />
Uudistuvassa organisaatiossa tarvitaan muutosten suunnitteluun, seurantaan ja<br />
arviointiin luotettavia ja vertailukelpoisia tunnuslukuja. Lisäksi terveydenhuollon vetovoimaisuutta<br />
pitää vahvistaa. Se voi tapahtua tarjoamalla henkilöstölle mahdollisuus osallistua toi-<br />
5(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
minnan suunnitteluun ja toteutukseen yksikkötasolla työaika-autonomisen työvuorosuunnittelun<br />
(TAA) suunnittelun kautta. Tämä on yhteisöllinen toimintamalli.<br />
Tässä kehittämistehtävässä tarkasteltiin osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan<br />
tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita Kuopion yliopistollisen sairaalan (KYS)<br />
organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen<br />
suunnittelun kontekstissa.<br />
6(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
2 Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä tehtävän kuvaus<br />
2.1 Tausta<br />
2.1.1 Kansallinen tausta<br />
Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa tehtävän taustalla<br />
oli kansallinen KASTE-ohjelma ja sitä osaltaan toteuttava Vetovoimainen ja terveyttä edistävä<br />
terveydenhuolto 2009-2011 <strong>hanke</strong> (<strong>VeTe</strong>). Kohdennetusti tunnuslukujen tuottaminen ja<br />
hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa tehtävän kiinnitysalustana oli yksi <strong>VeTe</strong>:n osa<strong>hanke</strong>,<br />
Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta (<strong>VeTe</strong>HH) -<strong>hanke</strong>. <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeen<br />
tarkoituksena oli tuottaa valtakunnallisesti yhteneviin tunnuslukuihin perustuvaa tietoa hoitotyön<br />
henkilöstövoimavaroja koskevien päätösten perustaksi. Tavoitteena oli lisätä henkilöstövoimavarapäätösten<br />
läpinäkyvyyttä ja näyttöön perustuvuutta niin, että hoitotyön vaikuttavuuden<br />
seuranta toimintayksikkö- ja organisaatiotasolla sekä myös valtakunnan tasolla mahdollistuu<br />
(STM 2009). <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeessa useiden kehittämistehtävien avulla tuotettiin<br />
tarvittavaa näyttöä tunnuslukujen sopivuudesta yksikkö, sairaala ja valtakunnan tason tiedon<br />
tuottamiseen ja vertailuun.<br />
2.1.2 Paikallinen tausta<br />
Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin (PSSHP) organisaatio uudistui 2011. Uudistuksen yhteydessä<br />
organisaation tehtävä oli tukea mm. strategian ja prosessien toteutumista sekä henkilöstön<br />
liikkuvuutta ja voimavarojen kustannustehokasta käyttöä. Niukkenevien hoitohenkilöstön<br />
voimavarojen järkevään ja tehokkaaseen käytön suunnitteluun, arviointiin ja kehittämiseen<br />
tarvitaan tietoa henkilöstöresurssien kohdentumisesta potilaan hoitoprosessin eri vaiheisiin.<br />
Myös henkilöstöllä pitää olla aito mahdollisuus osallistua oman työpanoksensa ja<br />
osaamisensa hyödyntämisen suunnitteluun. Yksi keino siihen on työaika-autonomia (TAA).<br />
TAA-mallin on kehitelty alun perin Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin (HUS), Jorvin<br />
ja Espoon sairaaloissa. (Koivumäki ym. 2005.) Malli on levinnyt hyvien kokemusten saattelemana<br />
muualle Suomeen. TAA on yhteisöllistä työvuorosuunnittelua, jossa jokainen<br />
työntekijä suunnittelee omat työvuoronsa yhteistyössä muiden työntekijöiden kanssa yhteisesti<br />
sovittujen pelisääntöjen ja olemassa olevien reunaehtojen (työehtosopimukset, työaikalaki,<br />
paikalliset sopimukset, organisaation/yksikön toiminta) puitteissa. Koko työyhteisö<br />
(työntekijät ja esimiehet) on vastuussa työvuorosuunnittelun kautta työyksikön toiminnan<br />
sujuvuudesta huomioiden työyhteisön jäsenten yksilölliset tarpeet tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti.<br />
(Työterveyslaitos 2010.) TAA:n toteuttamiseen tarvitaan yhteisten sääntöjen<br />
ja käytäntöjen lisäksi toimivat ja ajanmukaiset suunnittelun ja seurannan työvälineet.<br />
2.1.2.1 Tunnuslukujen tuottaminen Titania-ohjelmalla<br />
Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa -kehittämistehtävä<br />
syntyi paikallisesta tarpeesta, jonka aiheutti Kuopion yliopistollisessa sairaalan (KYS)<br />
organisaatiouudistus. Neuro- ja Sydänkeskus aloittivat toimintansa 1.1.2010. Keskuksille<br />
muodostettiin hoitotyön yksiköt, jotka järjestävät hoitohenkilöstön resursoinnin poliklinikoille,<br />
vuodeosastoille ja muille hoitotyön ammattitaitoa tarvitseville prosesseille keskuksissa.<br />
Sydänkeskukseen (Liite 1) mukaan tulleiden kuuden toimipisteen tunnukset säilyivät entisellään.<br />
Tämä tarkoittaa, että hoitohenkilöstön resursoinnin seurantaan tarvittava tieto syntyi<br />
työsopimuksiin tallennetun yksikkötiedon pohjalta Prima-järjestelmästä. Näiden tietojen poh-<br />
7(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
jalta henkilöstöresursointia voitiin seurata ja arvioida eHRMInfo-ohjelman tuottamien raporttien<br />
avulla tai koostettuna Sigma-tietovarastosta. Raportit kertovat työsopimuksen mukaisen<br />
henkilöstövoimavarojen jakautumisen. Työtä on saatettu tehdä myös muualla kuin työsopimuksen<br />
mukaisella osastolla, mutta tästä ei saada tietoa nykyisillä seurantajärjestelmillä.<br />
Tämän vuoksi jokin osasto tai toimipiste saattaa näyttää tunnuslukujen valossa tehokkaalta,<br />
koska on toiminut ”vähäisellä” hoitotyön resursoinnilla. Todellisuudessa osastolla on ollut<br />
aputyövoimaa osastolta, jolla resursointi on ollut ”runsasta” ja silloin ko. osaston toiminta on<br />
näyttäytynyt ”tehottomalta”. Syntyi tarve tuottaa toteumaa vastaavaa tietoa henkilöstöresursoinnista.<br />
Neurokeskukseen organisaatiorakenteessa (Liite 2) mukaan tulleet neljä toimipistettä suunniteltiin<br />
sijoittuvaksi kaikki yhteen tunnisteeseen B2257. Sen alle oli tarkoitus tehdä koko Neurokeskuksen<br />
hoitotyön ja toimistohenkilöstön työsopimukset. Tämä ei kuitenkaan toteutunut<br />
koska järjestelmät eivät tuottaneet seurantatietoa kuin työsopimustiedon perusteella. Jos<br />
koko hoitohenkilöstö on saman tunnisteen alla, ei ole mahdollista saada tietoa henkilöstöresursoinnista<br />
työyksikkötasolla. Tieto on välttämätöntä työpanoksen kohdentumisen seuraamiseksi<br />
ja arvioimiseksi. Syntyi tarve tuottaa seurantatietoa Titaniatyövuorosuunnittelujärjestelmä<br />
toteumatiedosta.<br />
2.1.2.2 Titania-ohjelman kehittäminen työaika-autonomisessa suunnittelussa<br />
KYSin henkilöstöstrategiassa (2010-2013) henkilöstön osaaminen ja uudistuminen painottuivat<br />
mm. hyvinvoivan työyhteisön ja osaamisen hallinnan kehittämiseen sekä onnistuneen<br />
rekrytoinnin toteuttamiseen. Henkilöstön rekrytoinnissa ja nykyisen henkilöstön säilyttämisessä<br />
keskeisiä tekijöitä työnantajalle ja alan vetovoimaisuudelle on työntekijöiden mahdollisuus<br />
sovittaa työaika muuttuviin yksityiselämän tarpeisiin. Lisäksi nykyaikaiseen työn hallintaan<br />
oleellisena osana kuuluu työntekijöiden osallisuus toiminnan suunnitteluun työyksikössä.<br />
Työyksikön työvuorosuunnittelussa pyritään henkilöstön määrälliseen ja laadulliseen<br />
(osaamiseen) riittävyyteen tuottamaan tarvetta vastaavat hoitotyön toiminnot potilaille turvallisesti,<br />
laadukkaasti ja tasapuolisesti ja huomioiden henkilöstön työhyvinvointi sekä organisaation<br />
tulostavoitteet. Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmä kehittäminen työaika-autonomisen<br />
suunnittelun välineeksi tarjosi välineen toteuttaa henkilöstöstrategiaa<br />
Neurokeskuksessa oli tavoitteena, että työvuorot suunniteltaisiin potilasprosessien mukaan<br />
työaika-autonomian mukaisesti. Tulevaisuudessa työvuorot suunniteltaisiin ehkä keskitetysti.<br />
Tällä tarkoitetaan, että työntekijät suunnittelevat työaika-autonomian periaatteiden mukaan<br />
työvuoronsa siihen yksikköön tai potilasprosessiin, jossa heidän osaamisensa parhaiten<br />
edistää hyvää ja turvallista asiakas/potilastyötä. Tästä johtuen sama henkilö saattaa tehdä<br />
työvuoroja jakson aikana useammassa toimipisteessä neurokeskuksen alueella. Hoitohenkilöstön<br />
kohdentaminen tarpeen mukaan tehostuu ja tällä mahdollistetaan tuloksen tehostuminen<br />
potilas-, hoitaja- ja organisaationäkökulmasta. Käytännön tason suunnittelussa autonomisen<br />
työvuorosuunnittelun vastuuhenkilö huolehtii suunnitteluvaiheessa siitä, että keskuksen<br />
kaikkiin toimipisteisiin suunnitellaan riittävä osaaminen. Toteumaan hän (tai työntekijä<br />
itse) tekee ne muutokset, jotka ovat tapahtuneet potilashoidon turvaamiseksi muuttuneissa<br />
olosuhteissa. Syntyi tarve kehittää Titania-ohjelmaa autonomista työvuorosuunnittelua tukevaksi.<br />
8(26)
2.3 Tarkoitus<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Tässä kehittämistehtävässä oli tarkoitus tarkastella osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita KYSin organisaatiouudistuksen<br />
yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen suunnittelun kontekstissa.<br />
2.3 Kehittämistehtävän tavoitteet<br />
Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa kehittämistehtävän<br />
tavoitteet olivat:<br />
1. Tuottaa tietoa Titania-ohjelman vaatimuksista raportointityökalun kehittämiseksi hoitotyön<br />
henkilöstövoimavarojen tunnusluvuista.<br />
2. Tuottaa luonnos TAA suunnittelutyöpöydästä<br />
3. Tuottaa vertailutietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä: Sydänkeskuksen<br />
perinteisestä mallista ja Neurokeskuksen työaika-autonomisesta mallista.<br />
2.3 Kehittämistehtävään liittyvät aikaisemmat selvitykset ja hankkeet<br />
Tässä kehittämistehtävässä hyödynnettiin seuraavia selvityksiä ja hankkeita:<br />
Pitkäaho ym. 2008. Hoitohenkilöstön mitoituksen tunnusluvut. Tunnuslukujen saatavuus<br />
tietojärjestelmistä ja niiden käytettävyys. Pilottitutkimus Kuopion yliopistollisen sairaalan<br />
sisätautien klinikassa.<br />
KYSin työvoimapalvelulla (varahenkilöstö) käytössä olevaa Titania-ohjelman kautta tapahtuva<br />
työpanoksen seurantaa ja kohdentamista osastotasolle:<br />
Työvuorojen suunnitteluvaiheessa Titaniaan merkittiin varahenkilön sijoitusyksikkö.<br />
Toteumatallennusvaiheessa työvoimapalvelun osastosihteeri poisti suunnitelman<br />
pohjasta sijoitusyksikkötiedon ja vei kulunvalvonnasta leimaustiedot toteumaan.<br />
Lisäksi hän tallensi KÄSIN erilliseltä listalta työyksikkötiedon.<br />
Titania-ohjelmasta saatiin tilastotieto (tilasto 3/päivätilastot/Laskutus 1 tai 2), joka<br />
tuotti yksikkötason tiedon työpanoksesta euroina ja työtunteina. Tämä oli<br />
mahdollista suunnittelija Marjatta Koiviston kehittämän poimintatyökalun avulla.<br />
Tämä tieto vietiin Sigmaan siirtotiedostona, jonka se tuotti raportiksi.<br />
Työaika-autonomialla työtyytyväisyyttä -projekti (2009–2012)<br />
9(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
2.4 Kehittämistehtävän tarkempi kuvaus<br />
2.4.1 Tehtäväalueen sisältö ja kuvaus<br />
Kehittämistehtävän tavoitteiden toteuttamisen yksilöidyt tehtävät on esitetty Taulukossa 1.<br />
Taulukko 1. Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa kehittämistehtävän<br />
yksilöidyt tehtävät<br />
Tavoitteet Tehtävät<br />
Selvittää Titania-ohjelman vaatimukset seuraavien<br />
toimintojen kehittämiseksi :<br />
- TAA työvuorosuunnittelutyöpöytä<br />
- Hoitotyön henkilöstövoimavarojen tunnuslukujen<br />
raportointi<br />
Tuottaa luonnos TAA työvuorosuunnittelutyöpöydästä<br />
Tuottaa tietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä:<br />
perinteisestä ja<br />
TAA mallista<br />
Selvittää, mitä vaatimuksia/muutoksia Titaniaohjelmaan<br />
tarvitaan.<br />
Selvittää, miten Titania-ohjelman toteumatiedot<br />
siirretään henkilöstövoimavarojen hallinnassa tarvittavaksi<br />
tunnusluvuiksi, joita ovat: mm. tehdyt (netto)<br />
tunnit, työpanos, poissaolot, osa/koko-aikaisuus,<br />
koulutustaso ja työsuhteen vakinaisuus/ määräaikaisuus.<br />
Tunnusluvut ovat yksikkötasolla ja ammattinimikkeittäin<br />
sekä eri aikaintervalleilla saatavia.<br />
Tarjouspyyntöesitys tuotetusta luonnoksesta Titania-ohjelman<br />
kehittäjälle linjaorganisaation päätöksenteon<br />
ja vastuiden kautta.<br />
Verrata kahta eri työvuorosuunnittelumallia.<br />
Ohjata opiskelijatöinä toteutuvia TAA -<br />
työvuorosuunnittelun tutkimuksia<br />
10(26)
2.4.2 Aikataulut<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Kehittämistehtävän aikataulu on kuvattu taulukossa 2. Henkilötyöpanosta tehtävään käytettiin 2,85 kk. Taulukossa näkyy kehittämistehtävän<br />
”aktivoitumisaika”. Tehtävään liittyviä työrupeamia oli myös näiden jaksojen ulkopuolella.<br />
11(26)<br />
Taulukko 2: Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa -kehittämistehtävän aikataulu<br />
2009 2010 2011<br />
Tehtävä 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10<br />
1.<br />
2.<br />
3<br />
4<br />
1. Selvittää, mitä tietojärjestelmiä tarvitaan henkilöstövoimavarojen hallintaa koskevassa seurannassa, suunnittelussa ja arvioinnissa.<br />
2. Selvittää, miten Titania-ohjelman toteumatiedot siirretään henkilöstövoimavarojen hallinnassa tarvittavaksi tunnusluvuiksi<br />
3. Tuottaa luonnos TAA suunnittelutyöpöydästä<br />
4. Tuottaa vertailutietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä: Neuro- ja Sydänkeskuksen perinteisestä mallista ja<br />
työaika-autonomisesta mallista.
2.4.3 Kehittämistehtävän tehty yhteistyö<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Tunnuslukujen tuottaminen ja hyödyntäminen uudistuvassa organisaatiossa -<br />
kehittämistehtävässä yhteistyötä tehtiin seuraavien henkilöiden kanssa KYSissä<br />
Henkilöstöhallinnossa:<br />
Kinnunen Anna-Liisa, toimistopäällikkö<br />
Nyman Tuula, hallintosihteeri<br />
Poikolainen Pekka, henkilöstöpäällikkö<br />
Pulkkinen Arja, henkilöstösihteeri<br />
Neurokeskuksessa:<br />
Hongisto Laina, ylihoitaja<br />
Sydänkeskuksessa:<br />
Leivonen Kirsi, ylihoitaja<br />
Työaika-autonomiatyöryhmä<br />
Pietarinen-Lyytinen Ritva, ylihoitaja, TAA-työryhmän pj.<br />
Istekki Oy<br />
Koivisto Marjatta, suunnittelija<br />
Mustonen Paula, asiakkuuspäällikkö<br />
Työvoimapalvelussa:<br />
Hietamäki Marja, rekrytointipäällikkö<br />
Tietohallinto<br />
Kokkonen Päivi, kehittämispäällikkö<br />
Opiskelijat<br />
Jaana Hyvönen, aoh 2406, pro gradu -työ: (työ ei valmistunut <strong>VeTe</strong>HHosahankkeen<br />
aikana)<br />
Mervi Jääskeläinen, sh 2501, pro gradu -työ: (työ ei valmistunut <strong>VeTe</strong>HHosahankkeen<br />
aikana)<br />
Kehittämistehtävässä tehtiin tiivistä yhteistyötä Työaika-autonomialla työtyytyväisyyttä<br />
(2009–2012)-projekti kanssa. Suurin osa kokouksista oli yhteiskokouksia.<br />
2.4.4 Kehittämistehtävän toteutus<br />
Kehittämistehtävän työmenetelmät olivat Titania-ohjelman vaatimusten selvittelyn osalta moniammatillista<br />
yhteistyötä. Lisäksi kehittämistehtävässä oli käytössä menetelmiä, jotka olivat<br />
tunnusomaisia tapaustutkimukselle (case study). Se on tutkimusmenetelmä, jossa havaintoyksikköjen<br />
(tässä Sydän ja Neurokeskus) toimintaa (TAA kontekstissa) selitetään ja kuvataan<br />
tietojärjestelmiin tallentuneiden tietojen ja kyselyjen (pro gradut) määrällisen analyysin pohjalta.<br />
Saatuja tietotoja ei voi yleistää vaan ne ovat voimakkaasti kontekstisidonnaisia.<br />
Tunnuslukujen tuottaminen uudistuvassa organisaatiossa kehittämistehtävä toteuttaminen<br />
tapahtui pääasiassa kokouksissa sovittujen tehtävien kautta. Kokousmuistiot ja kehittämistehtävän<br />
eteneminen on arkistoitu Share Point -alustalle kahteen kansioon: kokoukset/PSSHP<br />
ja raportit projektipäällikölle/Pitkäaho.<br />
12(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
3 Kehittämistehtävän organisaatio<br />
Kehittämistehtävällä ei ollut erillistä organisaatiota, vaan se toimi suoraan <strong>VeTe</strong>HHorganisaation<br />
alaisuudessa.<br />
Hankejohtaja: Jari Saarinen<br />
Projektipäällikkö: Tarja Tervo-Heikkinen<br />
Ohjausryhmä: Yhdistetyn ohjaus- ja johtoryhmän jäsenet edustavat <strong>VeTe</strong>HHosahankkeessa<br />
mukana olevia sairaanhoitopiirejä sekä Itä-Suomen yliopiston hoitotieteen<br />
laitosta. Ohjausryhmän tehtävänä oli valvoa ja tukea osahankkeen tehtävien etenemistä sekä<br />
toimivat projektipäällikön tukena.<br />
Ohjausryhmän jäsenet:<br />
projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkinen (PSSHP)<br />
hallintoylihoitaja Pirjo Aalto (PSHP)<br />
hallintoylihoitaja Paula Asikainen (SATSHP)<br />
varalla tutkimus- ja kehittämisylihoitaja Marita Koivunen (SATSHP)<br />
kehittämispäällikkö Kristiina Junttila (HUS)<br />
<strong>hanke</strong>päällikkö Maritta Korhonen (PSSHP, tietohallinto)<br />
johtava ylihoitaja Sirkka Kukkola (Ritkky)<br />
erikoissuunnittelija Pia Liljamo (PPSHP)<br />
johtava ylihoitaja Anne Mikkonen (Ylä-Savon SOTE ky)<br />
lehtori Pirjo Partanen (UEF, hoitotieteen laitos)<br />
tutkimusprofessori Marja-Leena Perälä (THL)<br />
professori Kaija Saranto (UEF, sosiaali- ja terveysjohtamisen laitos)<br />
kehittämisylihoitaja Kaarina Tanttu (VSSHP)<br />
Projektiryhmä: Projektiryhmä vastaa osahankkeen toteutuksesta toimintasuunnitelman mukaisesti.<br />
Ryhmä sovittaa osahankkeen toteutuksen aikatauluista laajemman aikataulutuksen<br />
puitteissa. Projektiryhmä tuottaa ehdotukset toimenpiteiksi ohjausryhmälle sekä suunnittelee<br />
omaa tehtäväkuvaansa projektipäällikön ja ohjausryhmän tuella. Ryhmän jäsenet vastaavat<br />
osahankkeen toimintasuunnitelman mukaisesta käytännön toteutuksesta.<br />
Projektiryhmän jäsenet:<br />
projektisuunnittelija Taina Pitkäaho (PSSHP)<br />
13(26)
4 Tulokset<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Kehittämistehtävän keskeiset tulokset on koottu taulukkoon 3. Uudistuvassa organisaatiossa<br />
yhteisöllisyyttä tarvitaan toiminnan kehittämiseksi ja terveydenhuollon vetovoimaisuuden<br />
lisäämiseksi kilpailtaessa niukkenevan työvoiman saatavuudesta. TAA työvuorosuunnittelu<br />
mahdollistaa potilashoidon suunnittelun ja toteutuksen yhteisöllisyyden lähtökohdista. Työvuorosuunnittelujärjestelmän<br />
työvuorojen toteumatiedoista suoraan saatavat hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
tunnusluvut kuvaavat paremmin resurssien käyttöä työyksiköittäin kuin<br />
nykyinen työsopimistietoihin perustuva raportointi.<br />
Taulukko 3: Yhteenveto kehittämistehtävän keskeisistä tuloksista<br />
Tavoitteet Tehtävät Keskeiset tulokset<br />
Selvittää Titaniaohjelman<br />
vaatimukset<br />
seuraavien toimintojen<br />
kehittämiseksi :<br />
- TAA työvuorosuunnittelutyöpöytä<br />
- Hoitotyön henkilöstövoimavarojentunnuslukujen<br />
raportointi<br />
Tuottaa luonnos TAA<br />
työvuorosuunnittelutyöpöydästä<br />
Tuottaa tietoa kahdesta<br />
erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä:<br />
perinteisestä ja<br />
TAA mallista<br />
Selvittää, mitä vaatimuksia/muutoksia<br />
Titania-ohjelmaan tarvitaan.<br />
Selvittää, miten Titania-ohjelman toteumatiedot<br />
siirretään henkilöstövoimavarojen<br />
hallinnassa tarvittavaksi tunnusluvuiksi,<br />
joita ovat: mm. tehdyt (netto)<br />
tunnit, työpanos, poissaolot, osa/kokoaikaisuus,<br />
koulutustaso ja työsuhteen<br />
vakinaisuus/määräaikaisuus. Tunnusluvut<br />
ovat yksikkötasolla ja ammattinimikkeittäin<br />
sekä eri aikaintervalleilla saatavia.<br />
Tarjouspyyntöesitys tuotetusta luonnoksesta<br />
Titania-ohjelman kehittäjälle linjaorganisaation<br />
päätöksenteon ja vastuiden<br />
kautta.<br />
Verrata kahta eri työvuorosuunnittelumallia.<br />
Ohjata opiskelijatöinä toteutuvia TAA<br />
työvuorosuunnittelun tutkimuksia<br />
Hoitotyön henkilöstöhallinnan<br />
tunnuslukujen tuottaminen työsopimusjärjestelmästä<br />
on vanhakantaista<br />
uudistuvassa organisaatiossa.<br />
Titania-ohjelmaan voidaan kehittää:<br />
- TAA työvuorojen suunniteltutyöpöytä<br />
yksikön toiminnan<br />
yhteisölliseen suunnitteluun<br />
- Toteumatyöpöytä tuottamaan<br />
henkilöstöhallinnan tunnuslukuja<br />
raporttityökalun avulla<br />
- Luonnos TAA työvuorosuunnittelutyöpöydästä<br />
(Liite 3)<br />
- Tarjouspyyntöesitys Titaniaohjelman<br />
kehittämistarpeista.<br />
(Liite 4)<br />
Pro gradu 1: Verrata kahta eri<br />
työvuorosuunnittelumallia, valmistuu<br />
myöhemmin (Mervi<br />
Jääskeläinen, UEF, Biolääketieteen<br />
yksikkö)<br />
Pro gradu 2: Hoitohenkilöstön<br />
kokemukset TAAsuunnittelusta,<br />
ei valmistu<br />
Sydän- ja Neurokeskuksen<br />
hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
hallinnan kuvailua vuosilta<br />
2008 ja 2010: Henkilöstöinformaatio<br />
saatiin työvuorosopimuperusteisesti<br />
ja uudistuneessa<br />
toiminnassa se ei ollut käyttökelpoista.<br />
14(26)
5 Arviointi<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
5.1. Mitä tavoitteiden osalta jäi saavuttamatta<br />
Kehittämistehtävässä oli ensimmäisenä tavoitteena selvittää Titania-ohjelman vaatimukset<br />
seuraavien toimintojen kehittämiseksi: TAA työvuorosuunnittelutyöpöytä ja hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
tunnuslukujen raportointi. Tavoitetta ei saavutettu aivan halutussa laajuudessa.<br />
KYSissä ulkoistettiin tietojärjestelmäpalvelut 1.1.2010 Istekki Oy:lle. Tässä yhteydessä<br />
Titania-ohjelma määriteltiin henkilöstöosaston ”omaisuudeksi” ja sopimuksessa Istekki<br />
Oy:n kanssa ei sovittu kehittämistehtävän tavoitteen tyyppisestä palvelusta. Yhteistyön ja<br />
asiantuntijapalveluiden hinnoittelu tai niiden saatavuus olivat keskeisimmät ongelmat.<br />
Titania-ohjelman kehittämistuotos olisi ollut kansallisesti hyödynnettävissä, ei vain pakallisesti<br />
sovellettavissa. Titania-ohjelma on Logica Oy lisensoima ja kansallisen kehittämisen tulee<br />
tapahtua yhteistyössä heidän kanssaan. Ohjelman kehittämiseen liittyvät kustannukset tulisi<br />
jakaantua kaikkien käyttölisenssin haltijoiden kesken. Tämän kaltaisessa yhteistyössä tarvittaisiin<br />
käyttölisenssien omistajien välistä sopimista. Tässä kehittämistehtävässä ei tähän ole<br />
resursseja. Lisäksi hankkeessa työskentelyn ulkopuolelle oli rajattu kaupalliseen tarkoitukseen<br />
tulevan tuotteen kehittäminen.<br />
Kehittämistehtävän kolmantena tavoitteena oli tuottaa tietoa kahdesta erilaisesta työvuorosuunnittelumenetelmästä:<br />
perinteisestä ja TAA-mallista. Tavoitteeseen oli tarkoitus päästä<br />
kahden pro gradu -työn avulla. Toinen opiskelijoista ei tehnyt kuitenkaan yhteistyösopimusta<br />
<strong>VeTe</strong>HH-osahankkeen kanssa eikä saanut valmiiksi hyväksyttyä tutkimussuunnitelmaa. Toinen<br />
opiskelijoista sai työnsä lähes valmiiksi hankkeen aikana ja raportoi tuloksista suullisesti.<br />
Myöskään tunnuslukuja ei voitu hyödyntää vertailutiedon tuottamiseksi. Keskusten muodostumisen<br />
yhteydessä henkilöstöinformaation tuottaminen työsopimusjärjestelmällä ei vastannut<br />
henkilöstövoimavarojen todellista kohdistumista todellisuutta vastaavasti.<br />
5.2 Kehittämistehtävän vaikutukset käytännön toimintaan ja toiminnan suuntaamiseen<br />
tulevaisuudessa<br />
Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan näkökulmasta on elintärkeää kohdentaa potilasja<br />
henkilöstötunnusluvut toimintayksikön tasolle. Näin saadaan kuvattua prosessitasolla, miten<br />
hoitotyön voimavaroja on käytetty palvelujen tuottamiseen ja mitä on saatu aikaiseksi.<br />
Esimerkki tämän hetken tilanteesta:<br />
Sydänkeskuksessa sydän- ja rintaelinkirurgian osastolle (vuonna 2008 osastotunniste 2204<br />
ja vuonna 2010 osastotunniste 2244) oli kirjattu myös verisuonikirurgian 2208 osaston henkilöstö.<br />
Kummankin osaston potilaat oli kirjattu osastojen tunnisteiden mukaisesti. Koska työsopimukset<br />
oli tehty yhdistävän tunnisteen alle, ei työpanosten kohdentumista voitu erotella.<br />
Tunnuslukujen tuottamiseen käytettiin kahta tietojärjestelmää Sigmaa (potilastunnusluvut) ja<br />
eHRMInfoa (hoitohenkilöstön tunnusluvut).<br />
Potilastunnusluvut muodostuivat potilaiden palvelujen käyttötietojen perusteella. Sigma raportista<br />
saatiin päättyneiden esim. hoitojaksojen lukumäärä ja keskimääräinen hoitojakson<br />
kesto. Tiedot oli raportoitu 1 kk, 3 kk, 6 kk ja 12 kk intervalleissa.<br />
15(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Hoitohenkilöstön tunnusluvut muodostuvat työsopimustiedot tallentavassa Primaohjelmassa.<br />
Tiedot raportoidaan eHRMInfo-työkalulla, joka raportoi tiedot vuoden alusta haluttuun<br />
kuukauteen tai kuukausi kerrallaan. Vaihtoehtona eHRMInfolle tutkittiin Titaniatyövuorosuunnittelujärjestelmää.<br />
Se tallentaa Primalta henkilöstöhallinnon tiedot ja tuottaa<br />
raportteja työvuorolistoittain eli kolmen tai kuuden viikon intervalleissa. Henkilöstötunnuslukujen<br />
osalta saatiin vain tieto työsopimuksen mukaisesta työnsuorituspaikasta, joka ei aina<br />
vastannut todellisuutta. Työpanoksen kohdentamiseksi nykyisessä järjestelmässä vaatisi<br />
työsopimuksen muuttamista jokaisen jouston osalta. Tämän toteuttaminen vaatisi tarpeetonta<br />
byrokratiaa. Se voitaisiin välttää, jos Titania-työvuorosuunnittelujärjestelmään tallennettaisiin<br />
työsopimuksesta poikkeava työnsuorituspaikka, ja raporttityökalu tuottaisi siitä tilastotiedon<br />
halutussa aikaintervallissa. TAA suunnittelun näkökulmasta olisi ihanteellista, jos työntekijä<br />
voisi jo suunnitteluvaiheessa tehdä vuoronsa yksikköön, jossa hänen osaamisensa on<br />
tarpeen.<br />
5.3 Yhteys KASTE-ohjelmaan ja sen toteuttamiseen<br />
Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto-hankkeen osa<strong>hanke</strong> hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
hallinta (<strong>VeTe</strong>HH) toteuttaa KASTE-ohjelman toimenpidettä nro 14. ”Henkilöstön<br />
riittävyyden varmistaminen ja osaamisen vahvistaminen henkilöstövoimavarojen käyttöä<br />
kehittämällä ja varmistamalla henkilöstön riittävyys ja osaaminen. Henkilöstön saatavuuden,<br />
riittävyyden ja sitoutumisen turvaamiseksi laaditaan valtakunnallinen suositus optimaalisesta<br />
henkilöstörakenteesta ja -mitoituksesta sosiaali- ja terveydenhuollon uusia toimintaympäristöjä<br />
varten tuottavuuden parantamiseksi”. Toimenpiteen toteuttaminen on operationalisoitu<br />
useaan eri kehittämistehtävään <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeessa. Tässä kehittämistehtävässä<br />
tarkasteltiin osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen<br />
liittyvä haasteita KYSin organisaatiouudistuksen yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen<br />
työaika-autonomisen suunnittelun kontekstissa.<br />
Yhteenveto: Kehittämistehtävä toteuttaa KASTE-ohjeman toimenpidettä nro 14.<br />
5.4 Resurssit<br />
5.4.1 Ajallinen resursointi<br />
Ajallisesti kehittämistehtävä pysyi lähes suunnitellussa aikataulussa (Taulukko 2). Opiskelijatyönä<br />
toteutumatonta tutkimusta ei korvattu tai tehty projektisuunnittelijan toimesta. Tietojärjestelmien<br />
kehittäminen yhteistyössä KYSin linjaorganisaation ja Istekki Oy:n kanssa olisi<br />
vaatinut enemmän aikaa. <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeessa pääosa ajasta käytettiin kansallisesti yhtenevien<br />
hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen tuottamiseen. Tämä kehittämistehtävä<br />
sopeutui ajallisesti em. realiteettiin.<br />
5.4.2 Henkilöresurssit<br />
Kehittämistehtävään oli resursoitu suunnitelmassa projektisuunnittelijan työpanosta noin kolme<br />
kuukautta. Tämä resurssi oli riittävä tehtävien toteuttamiseen. Tietojärjestelmän kehittämiseen<br />
tarvittavaa asiantuntijatietoa ei <strong>VeTe</strong>HH:ssa ollut saatavilla, kuin ohjausryhmän kautta.<br />
Päivittäiseen tarpeeseen se ei ollut riittävä. Työaika-autonomiasta tuotetun työvuorosuunnittelun<br />
vertailutieto oli opiskelijatyön varassa. Toisen opiskelijan sitoutumattomuus<br />
hankkeeseen tuotti ongelmia. Tämä oli ennakoitavissa puuttuvasta tutkimussuunnitelmasta<br />
ja yhteistyösopimuksesta.<br />
16(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Kehittämistehtävästä vastaavan projektityöntekijän resurssi oli pääsoin varattu <strong>VeTe</strong>HHosahankkeessa<br />
kansallisesti yhtenevien hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen<br />
määrittämiseen, tuottamiseen, testaamiseen ja mallintamiseen. Tämä kehittämistehtävä<br />
sopeutui em. realiteettiin. Kehittämistehtävään ei myöskään ollut varattuna henkilöresurssia<br />
maalis–syyskuussa 2011 projektityöntekijän tutkimusvapaan aikana eli kehittämistehtävä<br />
ei edennyt sinä aikana.<br />
5.4.3 Käytettyjen menetelmien osuvuus<br />
Kehittämistehtävässä käytettiin jossain määrin tapaustutkimuksen tunnusmerkit täyttäviä<br />
menetelmiä. Lähtökohtaisesti menetelmä oli sopiva, vaikka tavoitteita ei saavutettukaan halutussa<br />
laajuudessa. Tavoitteista jäämisen sijaan saatiin tietoa ja kokemuksia tunnuslukujen<br />
tuottamiseen liittyvistä haasteista.<br />
5.4.4 Kehittämistehtävästä tiedottaminen ja verkostoituminen<br />
Kehittämistehtävään liittyvä virallinen tiedottaminen tapahtui projekti- ja ohjausryhmien kokouksissa,<br />
jotka toteutuivat pääasiassa videoneuvotteluina. Lisäksi SharePoint -ohjelmaa käytettiin<br />
työpapereiden ja muistioiden jakamiseen <strong>hanke</strong>työhön osallistuville. Verkostoituminen<br />
<strong>hanke</strong>en ulkopuolisiin tahoihin tapahtui pääasiassa erilaisten hankkeen tiedotustilaisuuksien<br />
kautta. Järjestelmällistä verkostoitumista muihin kuin <strong>hanke</strong>organisaatioihin tai ohjaus- ja<br />
projektiryhmässä toimiviin organisaatioihin sekä yhteistyökumppaneihin ei juuri tapahtunut.<br />
Se ei myöskään ollut mahdollista käytössä olleiden henkilö- ja aikaresurssien puitteissa.<br />
17(26)
6 Pohdinta<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Tässä kehittämistehtävässä tarkasteltiin osastotason hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan<br />
tunnuslukujen tuottamiseen liittyviä haasteita Kuopion yliopistollisen sairaalan organisaatiouudistuksen<br />
yhteydessä hoitohenkilöstön työvuorojen työaika-autonomisen (TAA)<br />
suunnittelun kontekstissa. Tunnuslukujen tarkasteluun ei kehittämistehtävässä päästy, mutta<br />
saatiin kokemusta uudistuvan organisaation ja tietojärjestelmien yhteensovittamisesta.<br />
Keskeinen havainto oli tietojärjestelmien jäykkyys muutoksessa. Tämä näkyi mm. siinä, että<br />
Neurokeskukseen suunniteltu hoitotyön yksikkö jäi perustamatta, koska työsopimusten tekeminen<br />
yhden tunnisteen alle olisi tehnyt mahdottomaksi seurata hoitotyön henkilöstövoimavarojen<br />
kohdentamisen yksikkötasolle. Lisäksi tietojärjestelmien kehittämisen haasteellisuus<br />
tuli ilmeiseksi kehitettäessä työaika-autonomisen (TAA) työvuorosuunnittelutyöpöytää<br />
Titania-ohjelmaan. Työvuorojaan TAA suunnittelevat osastot olivat omaksuneet uuden yhteisöllisen<br />
tavan mahdollistaa potilashoitoa. Osastoilla oli tarve saada käyttöönsä sähköinen<br />
suunnittelutyöpöytä, joka päivittyisi muutosten myötä ja toisi näkyville muiden hoitotyön tekijöiden<br />
suunnittelemat vuorot (Liite 3). Kuopion yliopistollinen sairaala ulkoisti kehittämistehtävän<br />
aikana tietojärjestelmäpalvelut. Tästä johtuen tietojärjestelmien kehittäminen oli pitkälti<br />
yhteistyön harjoittelua niin sisällön kuin organisaatioiden vastuiden osalta. Kehittämistehtävän<br />
laajuuden ja kompleksisuuden huomioiden <strong>VeTe</strong>HH-osahankkeessa siihen varattu henkilöstöresurssi<br />
oli riittämätön tai kehittämistehtävän tavoitteet oli ylimitoitettu.<br />
Kehittämistehtävän tuloksena saatiin linjaorganisaatiolle esitys Titania-ohjelman (Liite 4) kokonaisvaltaisesta<br />
kehittämisestä. Siihen saatiin myös vastaus Titania-ohjelman kehittäjältä.<br />
Vastaus sisälsi tarjouksen kehittää Titania-ohjelmaa niin TAA työpäydän kuin muidenkin ominaisuuksien<br />
osalta uudenlaisessa ”ympäristössä”. Se oli mittasuhteiltaan ja ominaisuuksiltaan<br />
jo huomattavasti laajempi kuin tehty esitys. Siis tarjous ei ollut vastaus esityksen tarpeisiin.<br />
Yhteenvetona todetaan, että tässä kehittämistehtävässä opittiin moniammatillisen yhteistyön<br />
merkitys muutosten suunnittelussa. Tietojärjestelmien jäykkyys ja kehitystyön hintavuus ovat<br />
realiteetit, jotka on huomioitava terveydenhuollon muutosten ja uudistusten yhteydessä. Merkityksellistä<br />
on myös huomioida ns. ruohonjuuritason tarpeet tietojärjestelmien kehittämisessä,<br />
kuten TAA suunnittelu. Uudistusten ja muutosten läpiviennissä tietojärjestelmillä on keskeinen<br />
asema muutosvastarinnan murtajina tai vahvistajina, mikä korostuu informaatioaikakautena<br />
entisestään. Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan näkökulmasta on elintärkeää<br />
kohdentaa potilas- ja henkilöstötunnusluvut toimintayksikön tasolle. Näin saadaan kuvattua<br />
prosessitasolla, miten hoitotyön voimavaroja on käytetty palvelujen tuottamiseen ja mitä<br />
on saatu aikaiseksi.<br />
18(26)
Lähteet<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Koivumäki, M., Aschan, H., Kasanen, R., Sinivaara, M. & Vihersalo, M. 2005. Työaikaautonomialla<br />
kohti työhyvinvointia. Tutkimus- ja kehittämis<strong>hanke</strong> HYKS, Jorvin sairaalassa ja<br />
Espoon kaupungin vanhusten palvelussa. Loppuraportti. HYKs, Jorvin sairaala. Julkaisuja,<br />
Sarja B03/2005.<br />
Pitkäaho, T., Partanen, P., Vehviläinen-Julkunen, K. & Miettinen, M. 2008. Hoitohenkilöstön<br />
mitoituksen tunnusluvut. Tunnuslukujen saatavuus tietojärjestelmistä ja niiden käytettävyys.<br />
Pilottitutkimus Kuopion yliopistollisessa sairaalan sisätautien klinikassa. Kuopion yliopistollisen<br />
sairaalan monistamo. Kuopio.<br />
STM 2008. Sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma KASTE 2008-2011.<br />
Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 6. Saatavilla:<br />
http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1063225 [Haettu: 19.9.11]<br />
STM 2009. KASTE-ohjelman valtakunnallinen toimeenpanosuunnitelma vuosille 2008-2011.<br />
Sosiaali- ja terveysministeriön selvityksiä 9. Saatavilla:<br />
http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1389884#fi [Haettu: 19.9.11]<br />
Tilastokeskus, Suomen virallinen tilasto (SVT). 2009. Väestöennuste 2009-2060. Saatavilla:<br />
http://www.stat.fi/til/vaenn/2009/vaenn_2009_2009-09-30_fi.pdf<br />
[Haettu 22.10.2011].<br />
Työterveyslaitos 2010: Työaika-autonomia auttaa nuorempia hoitajia. Saatavilla:<br />
http://www.ttl.fi/fi/tyoterveyslaitos/organisaatio/tyoyhteisot_ja_organisaatiot/psykososiaaliset_<br />
tekijat/tutkimusuutisia/tyoaika-autonomia_auttaa_nuorempia_hoitajia/sivut/default.aspx<br />
Päivitetty [01.04.2010] Outi Aho, [Haettu 26.10.2010].<br />
19(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Liite 1: Kuopion yliopistollisen sairaalan sydänkeskuksen organisaatio<br />
HALLINTO A3240<br />
- YLILÄÄKÄRI<br />
- YLIHOITAJA<br />
- HALLINTOSIHTEERI<br />
KIRURGIAN<br />
YLILÄÄKÄRI<br />
KIRURGINEN<br />
VUODEOSASTO<br />
A2244<br />
OPER. TUKIPALV.<br />
JA LEIKK. TOIMINTA<br />
KUOPION SYDÄNKESKUS<br />
ORGANISAATIO<br />
SYDÄNKESKUS TASEYKSIKKÖ<br />
AL22R<br />
KARDIOLOGINEN<br />
VUODEOSASTO<br />
A2241<br />
KARDIOLOGINEN<br />
TUTKIMUSOSASTO<br />
A2242 (2105)<br />
JOHTORYHMÄ<br />
TUTKIMUS JA<br />
OPETUS<br />
KARDIOLOGIAN<br />
YLILÄÄKÄRI<br />
KARDIOLOGIAN<br />
POLIKLINIKKA<br />
A3241 (3101)<br />
SYDÄNVALVONTA<br />
A4601<br />
KARDIOLOGINEN<br />
YKSIKKÖ<br />
A4611<br />
20(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Liite 2: Kuopion yliopistollisen sairaalan neurokeskuksen organisaatio<br />
B3250<br />
Neurokeskuksen<br />
hallinto<br />
- henkilöstöhallinto<br />
- talous<br />
B2257<br />
ylihoitaja<br />
Hoito- ja toimistohenkilökunta<br />
neurol. osasto B2253<br />
neurokir. osasto B2251<br />
neurol. pkl B3253<br />
neurokir. pkl B3521<br />
BL225 NEUROKESKUS<br />
NEUROKESKUS TASEYKSIKÖN JOHTAJA<br />
Vastaava ylilääkäri<br />
Neurologian klinikka<br />
ylilääkäri<br />
B2253 neurol. osasto<br />
B3253 neurol. pkl<br />
epilepsiakeskus<br />
Johtoryhmä<br />
Neurokirurgian klinikka<br />
ylilääkäri<br />
B2251 neurokir. osasto<br />
B2256 lasten neurokir.<br />
B3251 neurokir. pkl<br />
21(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Liite 3: Esitys Titania-ohjelman työaika-autonomisesta suunnittelutyöpöydästä<br />
1. työpöytä: Henkilöstöhallinnon tiedot:<br />
A4-näyttö näyttää vain henkilön omat tiedot<br />
2. työpöytä: Toiveet:<br />
Henkilöstöhallinnon tiedoista siirtyisi poissaolot sekä toiveisiin B4 että suunnitelmaan B3<br />
- Ihmiset ei muista poissaoloja!<br />
- Ehdottoman (erityisen tärkeä) toiveen voisi esittää 1 kpl/hlö/työjakso (merkki erotuttava<br />
muista toiveista)<br />
- Toiveen merkitseminen kahdella merkillä<br />
- A3 huomautusikkunan kaltainen tekstikenttä, jonka tekstin näkee vain henkilö itse ja<br />
esimies (voi sisältää yksityisluontoista tietoa)<br />
22(26)
3. työpöytä: Listan aloitus:<br />
Näytöt B2, B3, B4<br />
- muuttaa voi vain omaa riviään<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
23(26)
4. työpöytä: Suunnittelu:<br />
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
B3, E3, C1 ja C2 –näytöt<br />
- suunnittelu kahdella merkillä<br />
- ylisuunnittelusta huomautus (miehitys ylittyy, tunnit ylittyvät)<br />
24(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
Liite 4: Esitys Titania-ohjelman kehittämistarpeista<br />
Kuopio 01.4.2011<br />
Palvelualuejohtaja<br />
Kari Janhonen<br />
Yleisten tukipalvelujen hallinto (1300P)<br />
ESITYS TITANIA-OHJELMAN KEHITTÄMISTARPEISTA<br />
Titania-ohjelmaan kohdistuu useita kehittämistarpeita. Ne ovat listattu prioriteetin mukaisesti.<br />
1. Työhyvinvointi ja työpaikan vetovoimaisuus kuuluvat tällä hetkellä Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin<br />
kehittämisstrategioihin. Työntekijöiden yhteisöllistä osallistumista työvuorosuunnitteluun<br />
eli työaika-autonomiaan (TAA) on koulutettu henkilöstöä KYSissä<br />
jo 2009 syksystä lähtien (Liite 1: Työaika-autonomialla työtyytyväisyyttä projektisuunnitelma).<br />
Titanian työvuorosuunnitteluohjelmassa ei ole työaika-autonomiaa tukevia ominaisuuksia<br />
ja esitämmekin, että KYS tekee Logicalle tarjouspyynnön Titanian työaikaautonomiaa<br />
tukevista lisäominaisuuksista projektisuunnitelmassa olevalla TAA suunnittelutyöpöytämallilla.<br />
2. Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin organisaatiouudistuksessa toiminta on jakautunut<br />
palvelualueisiin lisäten tarvetta laskutusjärjestelmien kehittämiseen. Esimerkkinä Kliiniset<br />
sihteeripalvelut ja varahenkilöt, joissa henkilöstön kustannukset pitäisi pystyä<br />
kohdistamaan sinne missä työ tehdään.<br />
Logica on toimittanut esitteen Titanian sähköisestä asioinnista ja –työajanhallinnasta<br />
ja se sisältää varahenkilöstöosuuden, jota todennäköisesti voisi soveltaa varahenkilöiden<br />
ja sihteeripalveluiden laskutukseen.<br />
3. Tällä hetkellä osastojen ja poliklinikkojen henkilöstöresursoinnista raportoidaan<br />
eHRMInfon kautta. Raportit perustuvat Prima-tietoihin eli työsopimustietoihin. Todellisuudessa<br />
ja varsinkin tulevaisuudessa työntekijät liikkuvat ja työtä tehdään myös<br />
muualla kuin työsopimuksen mukaisessa toimipisteessä.<br />
Titania ohjelman raporttityökalua tulisi kehittää tuottamaan toteutuman kautta tieto<br />
henkilöstöresurssin kohdentumisesta prosessitasolle tai halutulle organisaatiotasolle.<br />
Nykyiset Titania raportit/tulosteet ovat hankalia ”raaka-data” -liuskoja. ESMIjärjestelmän<br />
hyödyntämistä työpanoksen kohdentumisessa pitäisi myös pohtia osana<br />
henkilöstöresursoinnin raportointia.<br />
25(26)
VETOVOIMAINEN JA TERVEYTTÄ EDISTÄVÄ TERVEY-<br />
DENHUOLTO<br />
2009-2011<br />
4. Tällä hetkellä osastonhoitajat tekevät käsityönä Rafaela hoitoisuusjärjestelmän edellyttämän<br />
resurssitiedon laskemisen ja siirtämisen Oberoniin. Hoitotyön resurssien<br />
laskeminen tapahtuu Titania-tietojen pohjalta päivittäin.<br />
Titaniaa tulisi kehittää tuottamaan ja siirtämään päivittäinen hoitotyön resurssitieto<br />
Rafaela hoitoisuusjärjestelmään ja Oberoniin. Locigan mukaan Titania resurssitietojen<br />
hyödyntäminen Oberonin resurssitiedoissa on työn alla Uranus-yksikössä.<br />
5. Orbit-toimenpidejärjestelmän ja Titania-työajan hallinnan ohjelmistojen integraatio.<br />
Leikkausyksikön ja erikoisalojen henkilöstön käytön suunnittelun tavoitetila:<br />
Tavoitteena on, että<br />
- leikkauksiin osallistuvan hoitohenkilökunnan, leikkaavien- sekä anestesialääkäreiden<br />
päivä- ja salikohtainen jako, sekä työsuunnitelma on mahdollista tehdä Orbittoimenpidejärjestelmän<br />
avulla. Leikkaavien lääkärien varaaminen tiettyihin leikkauksiin<br />
vaihtelee erikoisaloittain. Leikkausaikoja voidaan suunnitella nimetylle lääkärille<br />
puolen vuoden päähän.<br />
- henkilökunnan saatavuustiedot tuodaan Titaniasta Orbit-toimenpidejärjestelmään siten,<br />
että henkilöstön todellinen saatavuustieto on reaaliaikaista.<br />
Menettelyn avulla Orbit-toimenpidejärjestelmä sisältää tiedon todellisista<br />
päivittäisistä henkilöresursseista.<br />
WEB Titaniaan syötetty henkilön sairastuminen, yllättävä virkavapaus tai<br />
Primaan syötetty henkilön työsuhteen päättyminen päivittyy automaattisesti<br />
toimenpidejärjestelmään.<br />
- henkilön työrooli voidaan ylläpitää Orbit-toimenpidejärjestelmässä tai Titaniassa.<br />
Tavoitteena on, että henkilöstösuunnittelija voi hakea / valita henkilöt tiettyyn toimenpiteeseen<br />
pätevyyden / osaamisen / erikoisalan mukaan.<br />
Etenemisehdotus:<br />
Ennen tarjouspyynnön konkretisoitumista olisi varmaan hyvä pyytää Logicalta arvio ja<br />
esittely työaika-autonomiaominaisuuksien kehitysmahdollisuuksista Titaniaan sekä Titanian<br />
sähköisestä asioinnista.<br />
Ritva Pietarinen-Lyytinen<br />
ylihoitaja, projektiryhmän pj.<br />
26(26)
Change language