Boletín iSAP -mayo 2024

Boletín
Proyecto
iSAP
Edición mayo
de 2024

Índice
1. Nuevo ciclo pruebas integrales.......................................
03
2.
Pruebas de estrés y dimensionamiento....................... 05
3.
Convenios y contratos......................................................... 06
4.
Roles CLARC.............................................................................
07
5.
Glosario de términos............................................................. 10

El proyecto iSAP sigue avanzando en sus diferentes frentes de
alistamiento desde lo técnico, funcional y humano, cada paso
que damos nos acerca más a la meta de salida en vivo con
nuestro sistema Matrix-SAP en Clínica Portoazul.
NUEVO CICLO
Pruebas integrales
Entre el 7 y el 15 de mayo, se llevarán a cabo las pruebas de
nuevo ciclo robusto con normatividad SOAT y escenarios
complejos de alistamiento para la salida en vivo.
Conoce a continuación algunos datos importantes:

ACTIVIDADES
Pruebas integrales
¡De todos y
para todos!
1
Pruebas -1: Son pruebas de funcionamiento técnico del sistema.
2
3
Paciente cero: Se verifica la funcionalidad del sistema Matrix y su
integración con SAP.
Pruebas de scripts: se revisarán cinco escenarios de pacientes
que ingresan por diversas prestaciones,
movimientos y traslados, así como
por distintas aseguradoras,
SOAT y particulares.
Usuarios de la operación participarán en la realización de las
pruebas que serán ejecutadas por el equipo de proyecto.
07

PRUEBAS DE ESTRÉS
y dimensionamiento del
sistema
Recientemente se realizaron pruebas de carga de sistema y
dimensionamiento, validando gran recurrencia e impacto
como lo es facturación e integración con el sistema financiero
S/4, las cuales resultaron exitosas.
La metodología implementada fue una automatización que
genera facturas con episodios creados previamente y que
simulan cada usuario trabajando y con otro frente de forma
manual, realizado por 40 personas del equipo del proyecto.
Con este ejercicio y por medio de mediciones y proyecciones es
posible tener un estimado de la carga del sistema y los
recursos necesarios de producción para la operación.
Paralelamente, se realizó con el fabricante de SAP un ejercicio
de dimensionamiento (sizing), el cual consiste en enviar datos
por ejemplo de cantidad de usuarios esperados, total de
órdenes de compra al mes, cantidad de facturas y otros que se
ponen en una “calculadora” que determina la cantidad de SAPS,
lo cual se traduce en capacidades de hardware. Como
conclusión, estamos cubiertos con las maquinas que tenemos
hoy para la operación del nuevo sistema en Clínica Portoazul.
iSAPiSAP
05

CONVENIOS Y CONTRATOS
Se terminó de validar y cargar exitosamente en el
sistema los siguientes datos:
Validación
de 88
aseguradoras
Se revisaron
58 catálogos
de tarifas
14.284
paquetes
configurados
y cargados
en SAP
176.391
prestaciones
de servicios
1.458.251
tarifas de
medicamentos
actualizados
de las 88
aseguradoras
iSAPiSAP
7.052
medicamentos,
insumos y
dispositivos
médicos
parametrizados
en el sistema
Se actualizaron tarifas de 24 entidades con vigencia
2024-2025.
29 aseguradoras no tuvieron cambios en tarifas.
35 aseguradoras internacionales
06

ROLES CLARC
Los líderes son los principales formadores de cultura pues se
convierten en orientadores de sus equipos y en
facilitadores de los procesos de cambio
organizacional.
Existen cinco roles críticos de los líderes durante
momentos cambio, descritos en un acrónimo
denominado CLARC:
Communicator
Comunicador
VAR
Liaison
Enlace
Advocate
Promotor
VAR
PCOE
Resistance Manager
Value Added
Gestor Reseller de la Resistencia
Categoría
Coach
de socio
Acompaña
Centro de
soporte
datos
SAP y no SAP
Te traemos algunas ideas que puedes usar de cara
a la salida en vivo del proyecto iSAP. Recuerda que
las organizaciones se transforman conversando.
06 07 06
07

Comunicador
Haz una reunión diaria, presencial o virtual para mantener a tu
equipo conectado y permitir que las personas propongan
cualquier tema relacionado con el proyecto. Esto implica que
estés al tanto de las novedades de iSAP.
Recuerda que el éxito del proyecto depende de todos.
Comunica repetidamente las razones del cambio, los riesgos
de no cambiar y el impacto que tendrá el cambio en el proceso
del equipo que lideras.
Facilita a tu equipo el acceso a la información del proyecto.
Verifica los rumores: no dejes que se descontrolen y
compártelos con el equipo de cambio del proyecto.
Puedes remitir dudas, observaciones o comentarios a
Elizabeth Gil, mail: Elizabeth.gil@auna.org
08

Enlace
Servir de enlace entre el proyecto y la operación:
Identifica qué tanto sabe tu equipo de avance del proyecto,
cómo se debe preparar para la salida en vivo, qué tanta
claridad tiene de los impactos en el proceso, cómo deben
empezar a operar a partir de la entrada en producción del
nuevo sistema Matrix-SAP
Reporta al equipo de cambio los temas clave del proyecto
que hoy ocupan la mente de los miembros de tu equipo para
apoyar en la búsqueda de soluciones más amplias.
Recoge las sugerencias de tu equipo de trabajo y si hay
acciones que la organización puede tomar para responder a las
necesidades, compártelas con el patrocinador o el equipo de
proyecto.
Haz seguimiento a las soluciones.
09

GLOSARIO DE TÉRMINOS
Es muy importante recordar algunos términos que son de uso
frecuente en el proyecto iSAP y que es se debe reconocer en
todas las áreas de la empresa.
Transacción: son programas que se encargan de cumplir unas
tareas en particular dentro del sistema SAP, estas tareas se
ejecutan mediante una sucesión de pantallas en las que se
realizan una serie de acciones para trasladar y traducir al
sistema una tarea o proceso empresarial.
Episodio: número único que identifica y consolida toda la
atención clínica de un paciente. Identificador en el sistema SAP
de cada ingreso del paciente a cualquier área o servicio de una
institución de salud.
Confirmación: notificación o solicitud de cobro de honorarios
que surge una vez que el médico o profesional indica en el
sistema que se le brindó el servicio de salud al paciente.
Cutover: migración sincronizada de datos, equipos, software o
usuarios a una nueva plataforma o una nueva instalación
procurando la continuidad de las operaciones o servicios.
Periodo de transición entre dos sistemas.
10

Cierre anual en la herramienta SAP
Comité de cambio y comunicaciones