CONAPE - Tercera Ola

FORTALECIMIENTO IMAGEN DE LA
AUDITORÍA INTERNA DE CONAPE
3º OLA
DE COMUNICACIÓN
2022
TEMAS A ABARCAR:
Procedimiento de auditoría para
realizar los estudios de fiscalización.
Actividad de seguimiento de las
recomendaciones de los informes de
auditoría
Reglamento para la atención de
denuncias y análisis de los presuntos
hechos irregulares por parte de la
Auditoría Interna de CONAPE

Conozcamos sobre
el procedimiento utilizado por la
Auditoría Interna de CONAPE
para realizar los estudios de auditoría
RECORDEMOS QUE HAY TRES TIPOS DE AUDITORÍAS:
FINANCIERA OPERATIVA CARÁCTER
ESPECIAL
Se enfoca en determinar
si la información
financiera de la entidad se
presenta de conformidad
con el marco de
referencia de emisión de
información financiera y
regulatorio aplicable.
Evalúa la eficacia, eficiencia
y economía (o al menos
uno de estos aspectos) con
que la entidad, programa,
proyecto, unidad, proceso
o actividad del sujeto
fiscalizado, utiliza los
recursos públicos, para el
desempeño de sus
cometidos; esto con el
propósito de mejorar su
gestión.
Se enfoca en determinar
si un asunto en particular
cumple con las
regulaciones o mandatos
identificados como
criterios, contenidos en
leyes, reglamentos u otras
normativas que las
regulan, tales como
resoluciones, u otros
criterios considerados
corno apropiados por el
auditor.
El desarrollo de estas auditorías se realiza a través de un procedimiento específico según sea su
tipo, el cual contiene las acciones, plazos y responsables de realizar las diferentes actividades e
identifica los documentos necesarios para observar la calidad y oportunidad de los proyectos
de auditoría en sus diferentes etapas; no obstante, las tres comparten la mayoría de actividades
que recopilan los papeles de trabajo relacionados. La Auditoría Interna de CONAPE, cuenta con
la siguiente segregación de carpetas, dentro de las cuales, cada una contiene la información
necesaria para documentar cada etapa del estudio, a saber:
Presupuesto
del trabajo
Etapa
Administración
Etapa
Planificación
Etapa Examen
Etapa Comunicación
de resultados
Encuesta de
satisfacción

Aprendamos sobre los principales
papeles de trabajo que componen cada
etapa de una auditoría:
Las carpetas mostradas anteriormente, a su vez, se dividen en subcarpetas, en aras de
fomentar el orden y contar con una metodología estándar de trabajo para todo el
equipo de la Auditoría Interna. A continuación, se enuncia, por etapa, los
principales documentos (puede contener más) que se convierten en los llamados
“papeles de trabajo” de una auditoría, cuya principal función es documentar todo
el proceso y respaldar con evidencia cada uno de los hallazgos encontrados:
Presupuesto del Trabajo:
Corresponde a un documento elaborado en Microsoft Excel en el cual cada auditor debe
indicar el detalle de las actividades que realiza durante el estudio, tiempo invertido y costo
(según salario del funcionario y/o auditado(s)).
Etapa: Administración del estudio:
Oficio de asignación del estudio:
El Auditor Interno asigna el estudio a uno o varios auditores, por medio de un oficio.
Perfil del Estudio:
Debe tener concordancia con el Plan Anual de trabajo de ese año. Incluye: justificación
del estudio, Unidad/Proceso auditado, vínculo con los objetivos estratégicos relacionados,
efecto, objetivo general y específicos del estudio, alcance, equipo responsable del estudio,
fecha de inicio y finalización del estudio, programación (cronograma).
Declaración de compromiso:
Es un documento donde el Auditor Asignado entre otros aspectos, declara su
compromiso personal y acredita que conoce las disposiciones legales, reglamentarias y
éticas que rigen en CONAPE y en la Auditoría Interna, así como los alcances y
consecuencias de su incumplimiento.
Oficio de comunicación
Inicio de estudio al auditado, cuando proceda.

Formulario de control de correspondencia:
Integra una recopilación tipo referencia de los oficios enviados y recibidos durante el estudio.
Minutas de reuniones:
Los auditores deben utilizar este estándar de minuta para cada una de las reuniones que puedan
surgir.
Etapa: Planificación del estudio:
En esta etapa el Auditor Encargado debe definir los objetivos del proyecto de auditoría y el alcance
definitivo, ya que puede requerirse algún ajuste del indicado en el perfil (previa autorización del
Auditor Interno), asimismo detallar la normativa técnica aplicable y los criterios que se utilizarán
en la etapa de examen, para alcanzar los resultados esperados del proyecto de auditoría.
Programa de Planificación:
Incluye una plantilla que detalla: equipo de trabajo, objetivos de la auditoría y de la actividad de
planificación, alcance, período, propuesta del asunto o problema a auditar, normativa aplicable
para la fiscalización, criterios de auditoría aplicables, procedimientos de auditoría por aplicar (con
su respectivo responsable y fecha de inicio y finalización), fuentes de información.
Procedimientos de Planificación:
Plantilla resumen de información:
Detalla los nombres de documentos, número, fecha y aspectos de interés del mismo.
Cédulas resumen:
Detalla los procedimientos relacionados al programa de estudio, se expone de manera clara y
resumida aquella información que se considere de interés para el estudio, se emite una opinión
técnica profesional de la situación encontrada, se prosigue con la identificación de factores de
riesgo inherente o de control, que puedan servir como insumo para la valoración y selección de las
áreas que serán objeto de examen.
Información por solicitar:
Describe de forma general el nombre, número, fecha, Unidad de custodia y síntesis del
documento que se ha identificado debe solicitarse a la Unidad de estudio.
Formulario Revisión Procesos Institucionales:
Es una plantilla avalada por la Gestoría de Procesos que permite entre otros aspectos, validar la
existencia de un proceso institucional, fecha desde su última actualización, si interactúa con algún
sistema informático, utiliza algún formulario.

Resumen de entrevistas:
Plantilla para documentar las entrevistas a los auditados.
Análisis de control interno y valoración de riesgos:
Es un formulario a través del cual se realiza un diagnóstico cuantificable de los 8
componentes que conforman el Marco Integrado de Control Interno y de Gestión de
Riesgos.
Productos:
Cabe indicar que esta etapa de la auditoría es una de las que más tiempo se le invierte
(aproximadamente un 35% del total) en aras de trazar de manera clara los objetivos y qué
debe hacerse para lograr alcanzarlos. Esta etapa genera los siguientes productos:
Plan General de Auditoría:
Contiene: Datos generales de la auditoría (Marco de referencia sobre el objeto de estudio,
viabilidad del estudio, relevancia de la auditoría, objetivo general, objetivos específicos,
alcance, período, resultados análisis para la selección de áreas para actividad de examen,
cronograma), áreas seleccionadas para examen, otros asuntos para conocimiento y toma
de decisiones del Auditor Interno (asuntos que no serán objeto de auditoría, recursos
humanos requeridos para el desarrollo del trabajo, otros recursos requeridos, declaración
de inexistencia de limitaciones relacionadas con abstenciones).
Programa de trabajo actividad de examen:
Detalla los procedimientos de auditoría por utilizar, responsable, período de ejecución y
referencia a los papeles de trabajo identificados.
Etapa: Examen del estudio:
De conformidad con el objetivo y alcance del proyecto de auditoría, el Auditor Encargado
debe seleccionar, con base en su juicio profesional aquellas técnicas de recopilación de
información que sean válidas y fiables para obtener la evidencia suficiente, pertinente y
competente para sustentar los hallazgos, los cuales constituyen la base para elaborar las
conclusiones y recomendaciones que se incorporen en el informe.
Procedimientos de Examen:
Cédula resumen:
Su principal objetivo es documentar los hallazgos (nombre, condición, causa, criterio,
efecto, posible recomendación, comentarios de la administración).
RESUMEN DE ENTREVISTA:
En la etapa de examen, en caso de requerirse, se realizan entrevistas mediante las cuales
se obtiene información sobre las actividades objeto de examen.

Etapa: Comunicación de resultados:
Durante esta actividad, y como producto de ella, el Auditor Encargado de la auditoría
procede a redactar el informe borrador del estudio con base en toda la información
recibida y las pruebas llevadas a cabo y según el formato establecido, el cual será remitido
al Auditor Interno para su respectiva revisión.
Productos:
Borrador:
Se procede a realizar el Oficio de Comunicación del Informe borrador avalado por el
Auditor Interno. Previo a realizar la presentación oral de los resultados, conclusiones y
recomendaciones de la auditoría, se entrega el informe borrador a la(s) instancia(s)
auditadas, con el propósito de dar oportunidad a los principales funcionarios de la
entidad relacionados con los asuntos evaluados, de presentar sus comentarios, opiniones
e información documental pertinente sobre los asuntos que se tratan y que han sido
documentados durante la ejecución del trabajo de campo, y con ello efectuar,
eventualmente, cualquier ajuste que se considere pertinente en el informe final y
definitivo.
Las observaciones al informe por parte de la Administración Activa pueden ser remitidas
a la Auditoría Interna por oficio mediante correo electrónico. Si hay observaciones
adicionales en la presentación oral, todas se valorarán y se incluirán en el Anexo “Análisis
de las observaciones recibidas de la Administración al borrador del informe (nombre)” y
serán evaluadas por el Auditor Encargado para determinar si se acoge, no se acoge o se
Definitivo: acoge parcial y se darán los argumentos de ello.
Definitivo:
Se remite mediante Oficio de Comunicación los informes finales a la Secretaría Ejecutiva,
Instancias Auditadas o al Consejo Directivo, según corresponda.
La página web de CONAPE cuenta con un espacio asignado a la Auditoría Interna como
parte de la gestión de transparencia Institucional (ingresa al menú: www.conape.go.cr -
Transparencia - Auditoría Interna), en el que se puede encontrar la definición de la
Auditoría Interna, misión y visión, objetivos e informes de auditoría realizados por año,
sobre estos últimos se cuenta la opción de descargar sus resúmenes ejecutivos. Cabe
señalar que los informes completos pueden ser solicitados en nuestra Unidad, una vez
que han sido oficializados.

Conozcamos un poco más sobre la
actividad de seguimiento de las recomendaciones
de los informes de auditoría
Se elaboró un pequeño cuestionario que abarca las principales dudas que se presentan
respecto de la actividad de seguimiento de recomendaciones; no obstante, si usted tiene
alguna duda adicional, siéntase en la libertad de hacérnoslo saber y con gusto le
aclaramos la(s) interrogante(s).
¿En qué consiste el seguimiento de recomendaciones?
El seguimiento de recomendaciones, observaciones (oportunidades de mejora) y
demás resultados derivados de los servicios de auditoría, consiste en verificar y
asegurar que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan
implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos.
¿Este proceso aplica solo para las recomendaciones emitidas por la Auditoría
Interna de CONAPE?
No, este proceso también contempla verificar el cumplimento de las disposiciones de
la Contraloría General de la República o recomendaciones producto de los estudios de
auditores externos u otras instancias de control y fiscalización.
¿Qué sucede si la Administración no ha remitido la documentación soporte
que determine el cumplimiento respectivo?
El Auditor Encargado deberá advertir por oficio y se dará un plazo no mayor a 5 días
hábiles para que sea remitida la información o documentos correspondientes.
¿Qué procede si el Auditor Encargado determina que la información o
documentación remitida por la Administración no atiende total o
parcialmente lo requerido en las recomendaciones?
Se elaborará un oficio donde se le otorgará un plazo no mayor a 15 días hábiles para que
envíe lo requerido.
¿Se puede solicitar extensión de tiempo para presentar la información
requerida que respalda el estado de cumplimiento?
Sí, se deberá presentar a la Auditoría Interna un oficio de solicitud con la justificación
formal y será el Auditor Interno quien la valorará y determinará el tiempo de ampliación
a darse.

¿Qué sucede si la Administración no aporta la respectiva evidencia de
cumplimiento o incumple con los plazos establecidos?
Se considerará un incumplimiento injustificado de las recomendaciones
correspondientes, lo cual deberá informarse a la instancia competente de la
aplicación del artículo No. 39 de la Ley General de Control Interno.
¿Se puede solicitar prórroga al plazo establecido para el cumplimiento de
una recomendación?
Sí, por una única vez, siempre y cuando medien circunstancias que fundamentan en
términos de razonabilidad, lógica y conveniencia, los motivos que imposibilitan al
auditado a dar término a las recomendaciones en el plazo establecido.
¿Qué se debe hacer para solicitar una prórroga al plazo de cumplimiento de
la recomendación?
El destinatario de la recomendación deberá gestionar por escrito ante la Auditoría
Interna, en el transcurso de los diez días hábiles anteriores a su vencimiento, la
solicitud de prórroga, la cual deberá cumplir los siguientes requisitos, caso contrario,
se rechazará de plano y sin más trámite esta solicitud:
La gestión deberá presentarse por medio de un documento debidamente firmado por
el destinatario de la recomendación, o por quien fuere delegado formalmente para este
acto.
La relación fundamentada de hechos que impidieron el cumplimiento de la
recomendación en la fecha prevista.
La fecha propuesta para el cumplimiento definitivo de la recomendación.
En caso de haber trabajado parte de la recomendación indicar el detalle de las acciones
realizadas hasta el momento en atención a ésta.
Un cronograma con el detalle de las acciones pendientes de realizar, el responsable de
llevarlas a cabo y el plazo que se requiere para la ejecución de cada una de esas
actividades.

¿Qué sucede si se determina que injustificadamente se han incumplido las
recomendaciones?
La Auditoría Interna procederá a advertir al responsable y se dará un plazo máximo de
10 días hábiles para su cumplimiento, de no observar la recomendación se procederá
a elaborar la respectiva relación de hechos.
¿Cuál es la etapa final del seguimiento de recomendaciones?
Una vez finalizado el seguimiento se deberá informar mediante oficio a los
responsables de las recomendaciones del estado de cumplimiento actualizado, junto
con la justificación respectiva con copia al Encargado de Control Interno.
¿Cuál es el papel del Encargado de Control Interno en el seguimiento?
En la Comisión de Control Interno (Sesión No. 05-2016), se acuerda designarle a esta
Unidad la labor de realizar trimestralmente el monitoreo del seguimiento y control de
las recomendaciones de auditorías externas e internas; en este sentido, con el fin de
agilizar la tarea establecida, la Encargada de Control Interno, a partir del segundo
semestre 2022, implementó que sea a través del sistema DELPHOS que se realice el
seguimiento de recomendaciones.
Aprendamos sobre el Reglamento para la atención de
denuncias y análisis de los presuntos hechos irregulares
por parte de la Auditoría Interna de CONAPE
Este fue aprobado por Consejo Directivo mediante sesión No. 05-2022 del 21 de
febrero del 2022 y publicado en La Gaceta No. 158 del Lunes 22 de agosto del 2022.
¿Dónde puedo consultar el contenido completo del reglamento?
En la página webcinstitucional: www.conape.go.cr, ingresar en el menú a
“Transparencia”y posteriormente ingresar a “Auditoría Interna”.
¿Cuál es el objetivo del reglamento?
Regular los requisitos que deben cumplir las denuncias, así como el análisis de los
presuntos hechos irregulares. Contempla los aspectos que se considerarán para
determinar su admisibilidad, las acciones para garantizar la confidencialidad del
denunciante y en general, regular el procedimiento para la atención de las mismas, así
como el respectivo trámite para la realización de la investigación.

¿Quién puede presentar una denuncia?
Cualquier persona física o jurídica, pública o privada, quien en caso de no desear ser
identificado tiene la opción de realizarlo de forma anónima.
¿Cuáles denuncias son atendidas por la Auditoría Interna (ámbito de
competencia)?
La Auditoría Interna tramitará únicamente aquellas denuncias que versen sobre posibles
hechos irregulares o ilegales, en relación con:
Uso y manejo de fondos públicos
Actos de corrupción
Falta de ética y transparencia en la función pública
Cualquier situación irregular que incida sobre la Hacienda Pública
Acciones encaminadas al debilitamiento del sistema de control interno en CONAPE
¿Cuáles son los requisitos mínimos que deben contener las denuncias
presentadas?
Ser presentado por escrito (en casos excepcionales se atenderán denuncias verbales
en las oficinas de la Auditoría Interna y se levantará el acta respectiva) en forma clara,
precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la
investigación (fecha y lugar en que ocurrieron tales hechos).
Señalar la posible situación irregular que afecta a CONAPE.
Indicar cuál es la pretensión en relación con el hecho denunciado.
Aportar medio para recibir notificaciones.
Aportar elementos que permitan individualizar a los posibles responsables en caso
que ello resultara pertinente.
Aportar los elementos probatorios en los cuales se sustenta la denuncia en caso que
ello resultara pertinente.

Si no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna.
Si se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con
conductas ejercidas u omitidas por la Administración Activa de CONAPE, salvo que de la
información aportada en la denuncia se logre determinar la existencia de aspectos
relevantes que ameriten ser investigados por la Auditoría Interna.
Si los hechos denunciados se encuentran siendo investigados en otras sedes
administrativas internas o externas y/o judiciales.
Si los hechos denunciados corresponden a asuntos de índole laboral entre el
denunciante y CONAPE.
Si se estimare preliminarmente, producto del análisis del costo-beneficio, que la
erogación de la investigación pudiere ser superior que el beneficio que se obtendría al
atender la denuncia. Para dicho efecto, se deberá dejar constancia del análisis realizado
por parte del funcionario asignado, mediante acto debidamente motivado.
Si la denuncia resultare manifiestamente improcedente, infundada o malintencionada.
Si se trata de una reiteración o reproducción de denuncias similares, sin que se aporten
nuevos elementos o que las mismas hayan sido archivadas anteriormente.
Si el contenido de la denuncia ha sido resuelto con anterioridad por la Auditoría Interna
o por otras unidades administrativas y/o judiciales.
Luego de haber sido admitida la denuncia, se procederá con su respectivo análisis. En
caso de que se determine la falta de interés en continuar con su trámite, o bien se llegare
a establecer la inexistencia de elementos de hecho o de derecho que determinen la
realización de la conducta o hecho denunciado, se procederá a emitir acto donde
consten los motivos de desestimación y su posterior archivo.
Si los hechos denunciados corresponden a una queja o a un reclamo administrativo,
cuya competencia corresponde a la Contraloría de Servicios de CONAPE u otras
instancias según legislación o reglamentación específica.
Nota: Cuando la Auditoría Interna desestime una denuncia, debe motivar y dejar la
respectiva evidencia en los expedientes correspondientes.

• Cuando el contenido de las denuncias interpuestas ante la Auditoría Interna no es de su
competencia; las mismas se trasladarán a la instancia correspondiente (sea esta la
Administración Activa, Contraloría General de la República, otros).
• Comunicación al denunciante
• Informes de control interno
• Informes de presuntos hechos irregulares (relaciones de hechos y denuncias penales)
• Advertencias
Nota: Estos serán remitidos a los titulares subordinados, al Jerarca si existe una
dependencia directa a esta instancia o al Ministerio Público, u otras instancias
competentes según corresponda, guardando una estricta confidencialidad del
denunciante y del informe cuando origine la apertura de un procedimiento
administrativo, de conformidad con la legislación vigente.