REVISIONES VERTICALES

Un buen clima laboral genera
un alto compromiso por parte
de los colaboradores, ya que
una persona comprometida
genera impactos positivos en
los resultados del negocio.
Te invitamos a aplicar esta guía
práctica en tus revisiones
verticales. Con este manual
fortalecerás tus habilidades de
preparación para el proceso de
retroalimentación.

Índice
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PRE
Delegar
Motivación para delegar
Construcción de relaciones Jefe-Colaborador
Gestión de equipos
Preparación de la reunión
REUNIÓN
Apertura
Revisión: Desempeño
Revisión: Desarrollo
Revisión: Asuntos Varios
Retroalimentación al Jefe
Cierre: Compromisos
POST
Seguimiento al Plan de Acción
Juntas de Planeación
PILARES
Motivación
Retroalimentación
Liderazgo Inspiracional

DELEGAR
Un líder inspirador como tú, delega de
manera efectiva siguiendo estos pasos:
1. Identifica las funciones en las cuales generas
más valor y las que consideras puedes delegar.
2. Cuestiona sobre qué habilidades y
competencias requieres en tu equipo para
realizar las funciones que vas a delegar.
3. Evalúa a los miembros de tu equipo para
identificar quiénes pueden asumir la
responsabilidad, y luego define qué delegar a
cada uno. Transmite la información de tal
manera que tu equipo lo identifique como un
reto motivador.
4. Realiza reuniones periódicas de seguimiento
(grupos primarios y reuniones funcionales).
A medida que aumentes la responsabilidad y
autonomía concéntrate menos en cómo deben
abordar una tarea y más en qué y por qué.
4

Según Neways, el que quiera tener
COLABORADORES, debe permitir
CO-PENSAR.
Para delegar se requieren los siguientes
criterios:
Confianza
Definición clara de objetivos
Instrucciones claras con demostración
(ejemplos)
Entender y aceptar que cada colaborador
encuentra una forma distinta para llegar
al mismo objetivo
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Motivación
para delegar
¿Qué hacer antes de la reunión?
Es importante que te plantees las siguientes preguntas
antes de hablar con tu colaborador:
¿Qué resultado concreto quiero alcanzar?
¿Por qué me alegro de tener un colaborador?
¿Qué objetivo superior motiva al colaborador?
Sigue estos pasos a la hora de llevar a cabo la
conversación:
1. Inicia de forma positiva.
2. Describe la situación de forma concreta.
3. Da al empleado la opción de describir la importancia de
la meta.
4. Corrobora la disposición del colaborador: sí al objetivo.
5. Reconoce esa disposición.
6. Pregunta por los posibles caminos para alcanzar el
objetivo: ¿Qué propones?
7. Compromete la situación en concreto: ¿qué? ¿quién?
¿cómo? ¿cuándo?
8. Define el plazo para una conversación de control.
9. Despídete de manera positiva.
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Construcción
de relaciones Jefe-Colaborador
"El elemento más importante del compromiso de los
empleados con la empresa es la relación que tienen con
su jefe inmediato".
Piera Palazzolo - Senior VP Dale Carnegie Training
Revista Forbes
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Consejos para construir relaciones
de confianza con tu equipo
Cumple tu palabra y tus promesas
Sé constante
Sé honesto
Habla siempre con la verdad
Admite tus errores
Manifiesta tus sentimientos
Ofrece información cuando es
posible
Guarda los secretos que te confíen
Demuestra tu lealtad
Mantén tus emociones bajo control
Utiliza una comunicación asertiva
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Relaciones de confianza y
comunicación
Para fomentar los equipos de alto desempeño* es
importante que como líder:
1. Te acerques a tus colaboradores y te interesespor
ellos, no solo como trabajadores sino como personas.
2. Expreses tu punto de vista fundamentado,
3. Busques una comprensión profunda del punto de
vista de tu colaborador.
4. Revises lo que comprendiste acerca del punto de
vista de tu colaborador.
5. Ayudes a tu colaborador a considerar otros puntos de
vista.
6. Estés abierto a evaluar tus propios puntos de vista.
7. Te pongas de acuerdo con tu colaborador en cuanto
al plan a seguir.
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¡Un buen lider
sabe ser
exigente
y suave!
EXIGENTE
No significa ser malo, déspota
o agresivo. Significa saber
halar de la soga cuando hace
falta, ponerse serio, y empujar
a las personas a que
realmente cumplan sus
obligaciones.
SUAVE
Tener tacto con las
personas, ser empático, saber
cuándo te estás pasando
de la línea y lograr un
equilibrio con el mismo
nivel que cuando te toca
ser duro.
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Gestión
de equipos
MODELO DE GESTIÓN DE EQUIPOS
Para gestionar de manera exitosa tu equipo, y otorgar el nivel
de autonomía y control esperados, se han establecido en KOF
3 tipos de reuniones:
Reunión de Staff/Grupo Primario
Periodicidad: Semanal.
Participantes: Jefe - staff directo,
Duración recomendada: De 30 a 60 minutos,
Objetivo: Asegurar que los procesos vayan a la velocidad y
ritmo correcto en pro de la consecución de objetivos.
Temas a tratar: Procesos, cambios, implementaciones,
avances/retrasos en planes de acción, seguimiento a
pendientes generales, temas que impacten a todo el equipo,
programación de reuniones funcionales.
Temas a evitar: Profundizar mucho en un solo tema. Para
esto se recomiendan las reuniones funcionales.
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Reunión de Procesos/Reunión Funcional
Periodicidad: Semanal.
Participantes: Jefe - Responsable de proceso y todo su
equipo.
Duración recomendada: De 60 a 90 minutos
Objetivo: Alinear tareas específicas de cada proceso con los
objetivos de la empresa y hacer seguimiento a pendientes
de cada área y proceso.
Temas a tratar: Temas específicos del proceso y proyectos,
y/o cambios en los mismos.
Profundizar cuanto sea necesario y hacer seguimiento a
todos los planes.
Revisión Vertical
Periodicidad: Trimestral.
Participantes: Jefe - colaborador.
Duración recomendada: De 60 a 90 minutos.
Objetivo: Retroalimentación en doble vía para la mejora del
desempeño y alineación en temas de desarrollo del
colaborador.
Temas a tratar: Se revisa el avance de los resultados de
TOPS y desempeño, cultura, desarrollo y asuntos varios.
Temas a evitar: Enfocarse en el trabajo y no en la persona.
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¿Cómo tener una reunión de
seguimiento con tu equipo de
manera efectiva?
El desarrollo y los resultados de una reunión de
trabajo muestran la calidad del lider!
Neways te recomienda la siguiente conducción de la
reunión:
Entrada positiva.
Realizar preguntas concretas.
Escucha conscientemente,
No permitir discusiones individuales frente al grupo.
Ayuda al participante a automotivarse.
Dar a cada participante la oportunidad de
convertirse en héroe.
Comprometerse en firme y en concreto.
Tener siempre un acta y hacer seguimiento a
acuerdos de reuniones anteriores.
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Preparación
de la reunión
PLANEA LA REVISIÓN VERTICAL
DE TU EQUIPO
Agéndate..
Acuerda con anticipación la Revisión
Vertical; en lo posible que no esté sujeta a
cambios de horario. Te recomendamos
citarla con al menos 1 semana de
anticipación.
Procura que sea en horas de la mañana, así
habrá mayor disposición.
Lugar ideal.
Reserva un lugar en el cual no sean
interrumpidos, que esté iluminado y sea
agradable. Un ambiente complicado
generará una conversación incomoda.
¡Considera no realizar la reunión en
el lugar de trabajo!
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¿Cómo prepararte para la Revisión
Vertical de un colaborador?
Tómate un tiempo para evaluar al colaborador de forma
anticipada en cuanto a:
Desempeño: el logro de sus TOPS y sus funciones BAU (tareas
del día a día). Busca un hecho, actividad o resultado por el cual
amerite reconocer a la persona.
Cultura: revisa el cómo se están cumpliendo los objetivos, su
relacionamiento con compañeros del equipo, el avance de los
comportamientos que seleccionó, las actitudes del líder KOF
que esperamos que todos en la compañía practiquemos y las
actitudes de liderazgo que ves en la persona.
Desarrollo: evalúa las competencias del diccionario KOF.
Prepara tus perspectivas como jefe y revisa inputs del
colaborador. Debes considerar hacer una propuesta de un
cronograma de acciones de desarrollo específicas.
Asuntos varios: evalúa todos los demás aspectos que
consideres importantes y planea qué otros temas quieres
abordar en la Revisión Vertical. Conversa con la persona
acerca de su equipo y prepárate también para recibir
feedback como jefe.
Solicita al empleado que haga la misma revisión desde su
propia visión. Pídele también que prepare el feedback que te
quiere dar a ti como jefe.
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Apertura
¿CÓMO ROMPER EL HIELO?
5 Ahora practica.
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Revisión:
Desempeño
Neways propone los siguientes
pasos...
¡Esta práctica no
solo permite el
cumplimiento de
los objetivos sino
que es también una
importante fuente
de motivación!
1. Considera los objetivos de la
empresa y qué significan en tu área.
2. Alinea los procesos y funciones de
tus colaboradores con los objetivos.
3. Trasmite qué consecuencias tiene
el conseguir o la desviar los procesos
de cada colaborador y el impacto en
los objetivos de la organización.
Busca que tu comentario sea tan
claro que el empleado lo interiorice
rápidamente.
4. Permite que el empleado proponga
ideas para el cumplimiento de la
estrategia.
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REVISIÓN: Desempeño
Es un proceso formal donde el colaborador se auto-evalúa
y el jefe analiza el desempeño de la persona, a fin de
validar el avance de las metas y establecer planes de
acción.
La estructura de conversación recomendada por
Neways es:
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REVISIÓN: Cultura
La principal pregunta es:
¿Cómo lo estamos logrando?
¿Cómo actúa el colaborador en la organización?
¿Está impactando de forma positiva en la compañía?
¿Qué oportunidades de mejora podría haber en ciertas
conductas?
Algunos temas para revisar son:
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Revisión:
Desarrollo
Desarrollo y transparencia
Las preguntas efectivas son sinónimo de respeto hacia
la otra persona. Algunas sugerencias son:
¿Cuál es tu parte favorita de este trabajo?
¿Cómo podemos hacer mejor uso de tus talentos?
¿Qué otras actividades te gustarían estar haciendo?
¿Cómo podemos retarte?
Ten en cuenta que tus colaboradores quieren:
La oportunidad de cubrir posiciones internas
(movimientos laterales o promociones).
La oportunidad de obtener y desarrollar nuevas
habilidades y competencias.
Hacer algo distinto.
Es importante invertir en tus colaboradores actuales, ya
que ser transparente con ellos construye un equipo más
fuerte y comprometido, donde cada colaborador busca
proactivamente su autodesarrollo.
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Competencias KOF
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Planes de desarrollo
Las personas aprenden de formas diferentes.
La retroalimentación es fundamental para mejorar
el desempeño y desarrollar a los colaboradores.
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Revisión: Desarrollo
Fomenta un ambiente donde el desarrollo profesional
diverso y los planes de carrera sean abiertamente
discutidos y valorados.
Muestra interés en las preferencias profesionales de las
personas y sus aspiraciones de carrera.
Si tienes dudas sobre las potenciales líneas de carrera en
KOF para tu equipo, evalúa tus fortalezas y prioridades de
desarrollo desde el punto de vista de las competencias KOF.
.
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Revisión: Desarrollo
Estimula a tus colaboradores a asumir una perspectiva de
aprendizaje indefinida para poder ajustarse a los cambios
que requiere la compañía.
Refuerza una cultura de confianza en la cual hagas uso de la
retroalimentación para desarrollar y entrenar a los
colaboradores hacia un mejor desempeño.
Ayuda a tus colaboradores a desarrollarse a sí mismos para
que exploten su máximo potencial.
.
Si tienes dudas acerca del desarrollo de tu
equipo (competencias y líneas de carrera),
contacta al equipo de Planeación RR.HH.
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Revisión:
Asuntos varios
Aprovecha este espacio para tratar otros temas que
quisieras hablar con el colaborador y para reconocer
algún hecho importante.
Es importante que en la conversación se hable sobre
cómo ve a su equipo el empleado cuando éste tiene
personas a cargo. Este espacio te permitirá conocer
detalles de primera mano de las personas que
conforman tu equipo.
Este es también el espacio en el cual recibes la
retroalimentación como jefe por parte del empleado.
Por último, valida las opciones de movilidad del
colaborador. Esta información será de gran importancia
para la Junta de Planeación.
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Retroalimentación
al jefe
Mostrar interés. Por ejemplo, puedes iniciar
preguntando sobre alguna
tarea específica que esté
realizando tu colaborador: "¿Cómo va tu proyecto?"
"¿Qué va bien?" "¿Qué obstáculos estás teniendo?".
Hacer preguntas sobre tu propio desempeño de
forma sutil para fomentar el diálogo. "¿Cómo te
puedo ayudar?", ¿Qué pude haber hecho mejor para
apoyarte?" "¿Qué necesitas de mi parte?".
Presta atención a la comunicación no verbal. Por
ejemplo, si has notado frustración en el colaborador
recientemente, indágalo poniendo el ejemplo puntual
que se presentó.
Pide retroalimentación de otras personas como tu
jefe y/o colegas acerca de tu estilo de liderazgo.
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Evita estar a la defensiva. Cuando tu colaborador
manifieste alguna queja o inconformidad, entiende que
ellos tienen otras perspectivas y confiaron en ti para
compartirlas; entonces respira, considéralo y luego
responde.
Aprópiate de tus errores. Tus colaboradores
apreciarán que seas genuino con ellos, admitas sus
fallas y te disculpes, en caso de ser necesario.
La razón principal por la que los colaboradores no
retroalimentan a su jefe es porque les que esto les
acarree consecuencias negativas para su futuro.
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Cierre:
Compromisos
¿Cómo cerrar las sesiones de
retroalimentación?
Luego de conversar con tu equipo, seguramente se
generarán expectativas de ambas partes. Por tu parte,
como líder:
Si no sabes la respuesta a una pregunta, admítelo.
No hagas promesas que no podrás cumplir.
Enfatiza en el trabajo conjunto para llegar a las respuestas.
Comparte tus retos y preocupaciones con tu equipo
cuando amerite.
Nunca olvides que estas conversaciones deben construir,
motivar y desarrollar a los colaboradores; ayudan a abrir
opciones de carrera, construyen confianza y generan
compromiso en las personas para cumplir con las
misiones y estrategias de la compañía.
Genera un plan de acción específico para cada tema de
desempeño y para las acciones de desarrollo del
colaborador.
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Seguimiento
al Plan de Acción
No esperes hasta la próxima revisión
vertical para hacer seguimiento del
avance del plan de acción de los
Factores Críticos de tu equipo,
especialmente para aquellos en
donde no está el avance que
esperabas.
Programa reuniones periódicas (de ser
posible 1 vez por semana) que te ayuden
a conocer el avance y a tomar decisiones
oportunas en el plan de acción para
asegurar el cumplimiento de las metas.
TIPS DE SEGUIMIENTO
Según los objetivos y metas propuestas luego de la RV, es
muy importante que la información y los acuerdos pactados
queden por escrito y se vayan adaptando. Es muy
importante establecer compromisos para el siguiente ciclo.
El seguimiento será tu aliado, ya que demuestra que tú te
encuentras comprometido con las contribuciones y
desarrollo de tu equipo.
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El seguimiento te permitirá mantener la información
actualizada en cuanto al desarrollo de tu equipo; pregúntate
¿cómo sacar provecho de los talentos actuales de tus
colaboradores? ¿Cómo planear la forma en que se deben
seguir trabajando las prioridades de desarrollo?
Sin seguimiento, el proceso se convierte en un ejercicio sin
sentido que podría impactar negativamente la satisfacción
laboral del empleado y la rotación.
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Juntas
de Planeación
¿Cómo aplicar lo anterior a las Juntas anuales de Planeación?
Las Revisiones Verticales son una herramienta para transmitir una
visión detallada del colaborador al momento de evaluar el
desempeño y el potencial del mismo.
Al cubrir todos los posibles ejes del colaborador y conocer sus
expectativas en profundidad dentro de la compañía, aciertas al
momento de definir el mapeo en el 9box y el readiness en el que se
encuentra.
Luego de la Junta de Planeación, es indispensable tener una
sesión de retroalimentación con el colaborador donde puedas
comunicarle a grandes rasgos cómo lo ven sus superiores en
términos de fortalezas, prioridades de desarrollo, proyección de
carrera y desempeño.
*En ningún momento se debe revelar el 9box ni el readiness.
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Motivación
Felicitar...
Según Neways, todo ser humano necesita reconocimiento y ser
felicitado. La felicitación es uno de los instrumentos de dirección
más productivo.
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Retroalimentación
El delicado arte de retroalimentar
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Retroalimentación
El poder del saludo y el agradecimiento
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Forbes manifiesta que:
Los grandes lideres están agradecidos con sus
equipos y expresan esa gratitud.
Está comprobado que alentar y agradecer a los
colaboradores, reduce el estrés en los
profesionales, incrementa la motivación y
fomenta el bienestar en el equipo.
Agradecer y reconocer a tu equipo incrementa la
moral e implica mayor balance de vida,
satisfacción en el trabajo y mayor dedicación de
tus empleados.
Puedes mostrar gratitud…
Usando la palabra "gracias" cada vez que se
requiere.
Enviando un correo sincero.
Enviando una nota al colaborador directamente.
Haciendo lo que puedas, siempre y cuando
asegures que los miembros de tu equipo se
sienten valorados por la compañía y que tienes
agradecimiento por su gestión.
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REVISIONES
VERTICALES