Manual de Protocolo

Código de conducta
Las organizaciones de las Naciones Unidas
tienen el compromiso de crear en sus eventos
un ambiente inclusivo, respetuoso y seguro para
todo el que quiera participar.
Por lo que en todos los eventos se adoptan los
valores éticos y profesionales más elevados, y
se espera que todos los asistentes se comporten
con integridad y respeten al resto de los
asistentes, tanto a los que intervienen de alguna
forma en el evento como a los que no.
Este código de conducta es aplicable en cualquier
evento, lo que incluye reuniones, conferencias,
simposios, asambleas, recepciones, eventos científicos
y técnicos, reuniones de expertos, talleres,
exposiciones, eventos paralelos y cualquier otro foro
que se organice, acoja o patrocine en su totalidad o en
parte, dondequiera que sea, y en cualquier evento o
reunión que tenga lugar en sus instalaciones.

ÍNDICE
Introducción…………………………….………..…….3
Comunicación escrita………………….…………..4
Documentos a preparar por el ad……..…….6
Tipos de actos protocolarios……….......…..7
Hablar por teléfono………………….…………….8
Recibir a una visita……………………….……………9
Disposiciones de las mesas……………..……..10
Elementos y decoración de la mesa……...11
Anfitrión, presidencia e invitado de honor…..11
Sistemas presidencia………………………………12
o Sistema francés
o Sistema inglés
Sistemas colocación de invitados………..14
o Sistema cartesiano
o Sistema de reloj
Orden de colocación en los coches……15
El saludo y presentación……………………….16
Indumentaria masculina y femenina……….18
o Vestido corto y traje oscuro
o Vestido coctail y chaqué
o Vestido largo y smoking
o Vestido largo de gala y frac
Tipos de comida…..…………………………………..27
Comportamiento en la mesa…………………..28
Comunicación no verbal………………………..30
Regalos de empresa………………………………..32
Post-evento…………………………………………….33
2

INTRODUCCIÓN
Antes de empezar organizando un evento debemos plantearnos tres fases para
la que nos ayudará a tener un esquema mucho más objetivo de todo lo que
abarca esta acción:
Fase de preproducción o fase de antes del
evento:
Esta fase incluye todas las acciones de
preparación y planificación realizadas de
cara al evento. Aspectos como, por
ejemplo, la definición de objetivos que
queremos alcanzar, el briefing
(herramienta para garantizar una buena
gestión del evento) y la planificación del
espacio.
Fase de producción o desarrollo del evento:
Una vez visitado el espacio y realizado el
seguimiento del montaje del evento,
realizadas las gestiones con proveedores
y elaborado el plan de trabajo con
ensayos y esté todo organizado, tendrá
lugar el día del evento.
Fase de postproducción:
Una vez haya tenido lugar el evento, esta
fase de postproducción incluye el
desmontaje, el análisis de los resultados
objetivos con el evento, etc. Además, en
esta etapa entra también la valoración del
evento por parte de los usuarios que han
asistido y los objetivos marcados y
conseguidos.
3

COMUNICACIÓN ESCRITA
Objetivo: dar a conocer tu evento y, ante todo, convertir a los asistentes
potenciales en asistentes reales. Para hacerlo, vas a necesitar una estrategia,
de forma que consigas que quieran abrir tus e-mails, entrar en tu página web y
¡comprar su entrada o inscribirse!
Una página web atractiva
Diseñe un espacio en el que la información esté presentada de
forma clara y fácilmente accesible. El visitante tiene que poder
encontrar con facilidad los siguientes elementos:
● Una presentación del evento y de
la organización
● Información práctica: cómo
acceder al evento, los horarios y
el programa
● Los ponentes, artistas, etc. que
van a participar, las actividades,
explicación de las tarifas…
● La taquilla virtual, para comprar
sus entradas o inscribirse online
● La forma de contacto con el
organizador
E-mails eficientes
El e-mailing es una acción de marketing que puede ser muy
eficaz. Sin embargo, hay que saber encontrar un equilibrio: no
dejar que te olviden, pero sin llegar a hacer spam. Además, hay
que dirigirse al público con maestría para que los índices de
apertura de e-mails y de clics sean elevados. ¡Y no es tan fácil!
Despierta las ganas de abrir tu e-mail con un asunto que sea
atractivo, humorístico… que llame la atención, sin salirse del
tono que hayas escogido para tu evento.
Reflexione sobre la forma: tu e-mail tiene que utilizar los colores
de tu evento, la tipografía escogida para este, una o varias de
las imágenes utilizadas para configurar la marca de tu evento.
Un conjunto agradable estéticamente dará ganas de leer el e-
mail y de hacer clic para saber más sobre lo que estás
comunicando.
4

Una comunicación planificada
El planning es un elemento fundamental para cualquier
organización.
Tenemos varios momentos clave de envío de e-mails: el
envío de un Save the Date, la apertura de la venta de
entradas o de las inscripciones, varios recordatorios previos
al evento y un e-mail post-evento.
Los recordatorios son importantes porque sería muy raro
que todos los asistentes potenciales adquieran su entrada
en el momento de recibir el primer e-mail: no dude en enviar
comunicaciones y crear un sentimiento de urgencia.
Ante todo, ¡recuerde el móvil!
Todos sus soportes de comunicación tienen que estar
pensados para móvil: una página web optimizada para
móviles, e-mails concisos y fácilmente legibles, botones en
los que se pueda hacer clic con facilidad…
Cuide todos los detalles que harán que el recorrido del
asistente, desde el momento de conocer tu evento hasta la
compra de su entrada, sea lo más ágil y cómodo posible.
No te olvides de la comunicación post-evento
Su trabajo de comunicación no acaba cuando finaliza el
evento. Es importante mantener el contacto con los
asistentes.
Tips:
Es muy buena idea enviar un e-mail tras el evento.
Permitir revivir los momentos álgidos del evento, dar
las gracias a los asistentes y a los colaboradores,
compartir fotos, vídeos, testimonios….
Redirigir a los asistentes hacia nuevos contenidos
que traten sobre su organización, novedades o
futuros eventos.
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Documentos que debe preparar el AD
1. Lista de invitados 4. Etiqueta
2. Invitaciones 5. Obsequios
3. Cartas de agradecimiento
6

Actos protocolarios en la empresa
Actos propios
Los que organiza la propia empresa. Bien dentro de sus instalaciones -
internos- o en fuera de sus instalaciones -externos-. Tipos:
● Reuniones de trabajo
● Juntas o Asambleas
● Convenciones
● Congresos
● Exposiciones
● Inauguraciones
Actos ajenos
Los actos que organiza otra empresa, pero en los que participa nuestra
empresa de una forma directa, asistencia de personas de forma activa, o
indirecta como patrocinadores pero con una participación más pasiva.
7

Hablar por teléfono
8

Claves para recibir a una visita
9

Disposiciones de las mesas en un banquete
Mesa
redonda
Ventajas
Son muy buenas para
favorecer la interacción
entre los invitados.
Desventajas
El espacio que ocupan
Mesa
cuadrada
Todos los comensales se
ven, por lo que también
favorece la conversación
entre ellos.
Ocupan incluso más espacio
que las mesas redondas.
Mesa
rectangular
Son perfectas para actos
con muchos invitados en
espacios relativamente
reducidos.
No todos los comensales
tendrán interacción entre sí.
Mesa
imperial
Es una mesa rectangular
pero de grandes
dimensiones. Son muy
llamativas y elegantes.
Muy poca interacción.
Mesa en
herradura
Son muy vistosas, quedan
muy bonitas y, además,
puedes colocar muchos
invitados
Si quieres que exista
interacción entre los invitados
lo ideal es no llenar el centro
de la U, por lo que se no se
estaría optimizando el espacio.
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Elementos y decoración de la mesa
Anfitrión, presidente e invitado de honor
Anfitrión
● Es aquella persona que organiza, convoca e invita en un acto,
preside los acontecimientos o eventos que organiza, sean de la
clase que sean.
Invitado de honor
● Siempre se situará al invitado de honor a la derecha del anfitrión
Presidencia
● Es la persona o conjunto de personas que presiden algo. Pueden ser
de dos tipos:
▪
▪
Unipersonales: actos en los que hay una sola presidencia. Para
una mejor distribución de los sitios en la mesa, lo mejor es que
haya un número impar de personas.
Bipersonales: eventos y actos en los que hay dos presidencias.
Es una presidencia compartida.
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Sistema presidencias
Sistema Francés
Los anfitriones se sitúan en medio de la mesa, uno enfrente del otro,
rodeados por todos sus invitados. En este caso prescindimos de las cabeceras
de la mesa. Es el sistema de presidencia más usado en actos oficiales y
privados.
Favorece el diálogo, al situarse los anfitriones en el centro
de la mesa hace que el resto de invitados se agolpen hacia
ellos facilitando una conversación agradable y distendida.
La conversación en los extremos de la mesa se ve
perjudicada al centrarse toda en medio de la mesa. Puede
suceder que entre los invitados de los extremos la
conversación sea pasiva.
12

Sistema Inglés
La posición de la presidencia de honor es a la cabeza de la mesa, en este
caso la pareja ocuparía las dos cabeceras de la mesa.
Al estar las presidencias tan alejadas se producen dos
focos de conversación interesantes en los que pueden
involucrar a toda la mesa. Es además un sistema donde no
se señalan tanto las diferencias de rango entre los
invitados.
El anfitrión no puede hablar con su invitado principal, ya que
este se encuentra muy lejos. Esto hace que el sistema
francés sea el más usado incluso en el Reino Unido.
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Sistemas colocación de los invitados
Sistema Cartesiano
Partiendo de las presidencias, los invitados irán repartiéndose por la mesa
alternándose de derecha a izquierda.
El invitado de mayor importancia se sentará a la derecha de la presidencia
primera, y la siguiente persona a la derecha de la presidencia segunda.
Luego a la izquierda de la primera presidencia y a la izquierda de la
segunda presidencia y así sucesivamente.
Es el sistema ideal cuando es un matrimonio quien preside la cena o el
almuerzo, o cuando lo hacen dos autoridades de rango similar.
Sistema de Reloj
● Se ordenan a los invitados siguiendo la dirección de las agujas de un reloj.
Hay que recordar que a la derecha del anfitrión es el puesto de honor.
● A la derecha de la primera presidencia se coloca el invitado de mayor
rango. Luego a su izquierda el otro invitado, saltamos al lado de la otra
presidencia, primero su derecha y luego su izquierda.
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Orden de colocación en los coches
En un coche, los asientos también tienen sus precedencias. El orden para subir,
colocarse y bajar se rige igualmente por una serie de normas que se inspiran en
el sentido común.
La colocación básica de los ocupantes de un automóvil es la siguiente:
1. El sitio de mayor precedencia es el que se sitúa a la izquierda de la
ventanilla de la parte trasera del coche (mirado de frente el coche).
2. El segundo sitio en importancia, sería el que se sitúa en la ventanilla
derecha posterior (visto de frente).
4. El tercer orden de importancia, es la parte central posterior del automóvil,
aunque no se utiliza en coches oficiales.
5. El cuarto, en orden de importancia, es el asiento situado a la derecha del
conductor.
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El saludo y presentación
Dentro del ámbito empresarial permanentemente se requiere que nos
presentemos ante los demás y saludemos adecuadamente.
A continuación, puede encontrar unas pautas a tener en cuenta a la hora del
saludo y las presentaciones, esto se aplica tanto a nivel interior como exterior en
una empresa como podría ser su evento ideal.
Saludo:
Para saludar es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
●
●
●
●
Emplear gestos que demuestren amabilidad y respeto
Emplear los tratamientos y títulos que más convengan
Tener en cuenta el contexto en que se lleva a cabo el saludo.
Utilizar fórmulas formales o informales según sea el caso.
Presentaciones:
●
●
●
Permiten establecer vínculos de índole personal, familiar, social, política,
comercial o empresarial.
Al hacerlas es necesario tener en cuenta la precedencia según sea el
caso: sexo, jerarquía o edad.
Para recordar: Siempre de la mano, diga con claridad su nombre y apellido
haga contacto visual y cuide su expresión facial para que coincida con lo
que dice.
Respuesta a una Presentación:
●
●
●
Sonría
Sea amable y cortés
Procure entablar una conversación sobre un tema de interés
mutuo.
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Cuando Ponerse de Pie:
●
●
●
●
Un hombre se pone de pie siempre que se le presente
a otra persona.
Una dama no se levanta para ser presentada a otra
dama, a no ser que esta sea de mayor edad o rango.
Cuando a un sitio de reunión llega una alta autoridad
religiosa o civil, todos deben ponerse de pie por
respeto y cortesía.
Las personas de edad avanzada o con impedimentos
físicos no deben ponerse de pie.
Beso Social:
Aunque es una situación muy común hoy en día no debemos darlo:
●
●
●
Cuando le acaban de presentar a una persona
A los jefes y compañeros de trabajo
A los bebes y niños pequeños
Saludos de Mano
Al estrechar las manos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
●
●
●
●
●
El saludo de mano depende de quien lleve la precedencia
El gesto debe ser firme y rápido
En las auto presentaciones es usted quien extiende la mano.
Las mujeres deben darse la mano, no el antebrazo.
Evite tener las manos sucias o sudorosas al saludar.
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INDUMENTARIA FEMENINA Y MASCULINA
A continuación, explicaremos los 4 tipos de indumentarias femeninas para cada
ocasión y su equivalente en la indumentaria masculina
Indumentaria femenina
Nivel 1: Vestido corto: se utiliza en eventos de media etiqueta y
únicamente
diurnos
Puede complementarse con un sombrero
elegante y discreto para aportar un toque
novedoso al diseño.
El largo debe ir hasta la rodilla o unos
dedos por debajo o por encima. Sus
tejidos, estampados, formas y
ornamentación son más discretas, pero
igualmente elegantes.
Este vestido no admite escotes
pronunciados o muy marcados, suelen
ser discretos, así como las espaldas
cubiertas.
El bolso debe ser pequeño, de
mano.
Los zapatos han de ser
de tacón medio
IMPORTANTE
*A medida que avanza el día, los complementos se empequeñecen: el bolso se hace
más pequeño, los tacones más largos y finos y el vestido se alarga.
*Los colores durante el día deben ser más vivos que por la noche.
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Indumentaria masculina
Nivel 1: Traje oscuro o chaqué
El color debe ser azul marino o gris marengo
oscuro. El protocolo no contempla el negro, porque
este color se asocia al luto dentro del vestuario
formal masculina y, además, es un color muy
relacionado con el sector de la hostelería.
Chaqueta. Debe ser siempre en el mismo tejido y
color que el pantalón, preferentemente sin
estampado; lisa. Cruzada o sencilla y con las
solapas más grandes o más pequeñas
Camisa: Blanca de manga larga, con doble puño y
cuellos duros.
Pantalón: Es más ancho en la cadera y más
estrecho a medida que baja a los tobillos. Hay
vigilar el largo del pantalón, pues no queda bien
pisarlo ni arrastrarlo.
Corbata: Debe combinar con la camisa y el traje.
También está muy de moda el uso de la pajarita.
En este caso debe ser de la misma gama del color
del traje y no destacar demasiado.
Calcetines: Siempre serán largos, lisos y
oscuros.
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Indumentaria femenina
Nivel 2: Vestido cocktail: se utiliza en eventos de cierta etiqueta
Este vestido se sitúa a medio camino
entre el vestido corto y el traje de noche.
Es una indumentaria más elegante y que
admite más ornamentaciones, pedrería y
bordados. El largo suele ir hasta la rodilla,
o un poco más por debajo.
El protocolo indica que se deberá
vestir medias.
En cuanto al bolso, tiene que ser
pequeño y de mano, tipo clutch.
Los zapatos, pueden ser de medio
tacón, pero al poder utilizarse este
vestido de noche, también admite el
tacón alto.
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Indumentaria masculina
Nivel 2: Chaqué
Chaqueta: Puede ser negra o gris marengo. El
chaqué no admite condecoraciones, pero puede
llevar alguna insignia. Eso sí, lo más discreta
posible.
Camisa: al más puro blanco, de doble puño
(gemelos) y muy almidonada.
Corbata: en color gris plata y en seda es la más
correcta.
Chaleco: en color gris, de una fila de botones y en
corte clásico.
Pantalón: en tonos grises o negros, rayado en
vertical. Es correcto utilizar tirantes.
Calcetines: que sean finos y, sobre todo, en
color negro y de seda.
Zapato: negros y preferiblemente, de
cordones, lisos y de piel. Mates o de poco brillo.
Pañuelo: fabricado en hilo de color blanco y
liso.
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Indumentaria femenina
Nivel 3: Vestido largo: El vestido largo se utiliza exclusivamente para
eventos de noche, por lo que también se le denomina vestido de noche, y para
eventos de alto standing.
El color por defecto serán los oscuros,
como lo indica el horario del evento al ser
de noche, aunque las tendencias pueden
afectar esta regla y se ven cada vez más
vestidos de todos los colores.
Aunque las piernas no se vean es
recomendable, según indica el
protocolo, llevar medias.
El tacón debe ser alto y fino, así
como el bolso pequeño y de mano.
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Indumentaria masculina
Nivel 3: Smoking
Pantalones lisos y negros.
Chaqueta también negra (siempre)
Chaleco debe ser también negro. Y se puede
utilizar chaleco o faja, pero no las dos cosas juntas.
Corbata de lazo negra.
Camisa blanca o crema
Calcetines finos de seda, negros y lisos.
Zapatos de charol negros (mejor de cordones
o mocasín de salón)
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Indumentaria femenina
Nivel 4: Vestido largo de gala
Es el vestido de máxima etiqueta. Se utiliza para la tarde-noche y son modelos,
en general, de alta costura.
Este tipo de vestido no se puede utilizar
para bodas y celebraciones del estilo,
sino que está reservada a ocasiones más
especiales, como una entrega de premios
muy importante y de alto prestigio.
En estos casos el vestido sí admite cortes
más imaginativos, como aperturas
laterales y escotes pronunciados.
También se les diferencia en que suelen
llevar un poco de cola.
Al igual que con el vestido de noche,
los complementos admiten guantes
largos, abrigos de visón, etc.…
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Indumentaria masculina
Nivel 4: Frac
Pantalones lisos y negros.
Chaqueta también negra (siempre)
El chaleco debe ser blanco.
Corbata de lazo blanca.
Camisa blanca.
Calcetines finos de seda, negros y lisos.
Zapatos de charol negros, sin dibujos y de
cordones (no se puede llevar en este caso
mocasines de salón).
Joyas, solo la alianza
Reloj analógico mejor que digital
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RESUMEN DE LA VESTIMENTA
Momento del día Mujeres Hombres
Actos que no requieren
etiqueta
Vestido corto, traje chaqueta o vestido
de cóctel
Traje
Etiqueta de mañana - tarde
Vestido corto, de cóctel o dos piezas
Chaqué
Etiqueta de tarde - noche Vestido largo Smoking
Etiqueta de noche Vestido largo Frac o smoking
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Tipos de comida
Cómo diseñar un buen menú para cada ocasión:
Cuando nos disponemos a diseñar un menú para una determinada celebración,
debemos tener en cuenta varios aspectos fundamentales. Podemos citar
algunos de los más importante, que en otros podrían ser los siguientes:
- El número de invitados
- El tipo de evento
- Los gustos, necesidades o costumbres de los invitados
- El presupuesto con el que contamos
- La fecha y la hora de la comida
- Los productos locales y regionales con los que podemos contar
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Comportamiento
1. Espere al resto de invitados para comer
2. Corte cada pieza de alimento a su
momento
3. Evite ingerir comida o bebida si tiene la
boca llena
4. La servilleta ha de colocarse sobre el
regazo siempre y cuando no se esté
utilizando.
5. Al sentarse debe adoptar una posición
recta pero no rígida.
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en la mesa
6. Los brazos no se deben cruzar por delante
de los comensales para coger un aperitivo o
un alimento.
7. Al terminar de comer, los cubiertos han de
colocarse sobre el plato. En el caso del
tenedor, debe hacerse con las púas hacia
abajo.
8. No debe levantarse de la mesa si no ha
terminado todo el mundo de comer. En caso
de urgencia, excúsate y pide perdón. No
abandone la mesa sin decir nada.
9. El móvil ha de estar en silencio durante
toda la comida, ya que no es recomendable
su uso durante el transcurso de la velada.
10. Minimizar todo tipo de exageración
11. Tener una buena actitud
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Comunicación no
verbal
Cómo se mueve
Cómo mira a la audiencia
Su aspecto general
Si esta demasiado serio
Al inicio del evento el Público
comienza su análisis:
Qué tiene en las manos
Si sonríe
Cómo va vestido
Si está sentado o de pié
Si habla fuerte o flojo
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RECOMENDACIONES
Opte por hablar de pie, en lugar de sentado
Sea usted mismo y encuentre su propio estilo
Utilice la mirada desde el principio para captar la atención del público
Esté convencido de lo que dice y transmítalo con seguridad y naturalidad
Esté atento a la reacción del público para actuar en consecuencia
No mecanice, ni memorice sus movimientos
Proyecte una imagen positiva
Revise su vestuario y su aspecto personal
No se deje decepcionar por el lugar o el público. Muestre respeto,
empezando por uno mismo, no desaproveche la oportunidad de ser
escuchado.
Recuerde que no puede gustar a todos. La unanimidad es imposible,
además de muy aburrida.
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REGALOS DE EMPRESA
Cuando un anfitrión organiza un evento, una fiesta, o bien una reunión de amigos
y familiares es probable que se encuentre con algunos regalos o detalles
gastronómicos que le ofrezcan sus invitados.
El regalo más tradicional que se ofrece a los anfitriones
●
●
●
El vino es uno de los regalos más habituales que los invitados
suelen llevar a los anfitriones. Teniendo en cuenta, que se
regala vino cuando se trata de una invitación a comer -
almuerzo o cena-.
Dulces, bombones, pastas...
Libros
Las flores:
Se suelen enviar con anterioridad -el mismo día por la mañana- o con
posterioridad al día del evento.
Si como anfitriones dejamos claro de antemano que no queremos
recibir ningún regalo, no se debería contrariar o hacer caso omiso de esta opción.
Un invitado educado no suele ignorar este tipo de recomendaciones. Si algún
invitado se presenta con un regalo, nosotros no debemos mostrar nuestro
disgusto o contrariedad.
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POST-EVENTO
Generalmente los eventos suelen durar horas, en las que recibe gran cantidad
de información, habla con mucha gente, se lleva muchas tarjetas y vive
momentos intensos. Por ello debe aprovechar todas las relaciones y contactos
creados mediante este acto y utilizar toda la valiosa información que ha
recibido. A continuación, se le indica paso a paso cómo puede gestionarlo para
crear una excelente imagen y recopilar nuevos contactos:
1. Agrupe las tarjetas y la información recopilada.
2. Le recomiendo que cree una página en Excel con una lista detallada de
las personas con las que realmente quiere contactar.
3. Envíe un email redactando que le ha encantado conocerlos en su
evento y que le gustaría invitarles a tomar un café cuando quieran.
● Haga un seguimiento de ese email,
1. Agregue a esas personas que le interesan a sus redes sociales para
empezar a trabajar la conexión. Escriba sobre la experiencia que has tenido
en el evento, ya que conseguirá dar una visión positiva. No olvide etiquetar o
mencionar a las personas con las que se quiere relacionar.
1. Sea consciente de que no va a contactar con todo el mundo, ni todos le
van a contestar.
1. Pida a los asistentes su opinión.
1. Aproveche para analizar sus puntos fuertes y débiles a la hora de
comunicarse y cómo puede mejorar. Con cada relación creada con sus clientes
crecerá su experiencia y mejorará su estrategia de contacto. Por ello, tenga
paciencia ya que la práctica hace al maestro.
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