Cuaderno Metodologico sobre Informes Estadisticos

Cuaderno Metodológico sobre

Informes estadísticos

Desarrollado por

Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del

Sistema de la Integración Centroamericana (OBSICA)



2014

Créditos

Equipo técnico

Varinia Arévalo/ Coordinadora;

Ingrid Portal/ Especialista en investigación;

William Vides/ Especialista en tecnología de la información;

Víctor Hugo Moreno/ Consultor de apoyo de OBSICA;

Luz Castellanos/ Consultora de apoyo de OBSICA

Proyecto CECI - OBSICA

Roberto Samayoa/ Director de Proyecto

Contenido

Este documento reúne conceptos básicos sobre los registros

administrativos y su potencial utilización en las estadísticas.

Fecha de elaboración

Junio 2014

Versión

Versión 1.0

Este documento ha sido elaborado con el apoyo financiero del Gobierno de Canadá,

bajo la administración del Centro de Estudios y Cooperación Internacional (CECI), en

el marco del Proyecto “Fortalecimiento de las Capacidades Institucionales para la prevención

del crimen en Centroamérica a través del Observatorio e Índice de Seguridad

Democrática del SICA”, en coordinación y con el respaldo de la Secretaría General del

Sistema de la Integración Centroamericana.

Índice

INTRODUCCIÓN/ 7

Objetivos del cuaderno/ 9

1. Informes estadísticos/ 11

1.1 ¿Qué son? ¿Para qué sirven?/ 11

1.2 Definición y estructura de los informes/ 12

2. Pasos para desarrollar un informe estadístico/ 14

3. Tipos de Informes estadísticos/ 18

3.1 Anuarios/ 18

3.2 Infografías/ 20

3.3 Fact sheets/ 26

3.4 Fichas técnicas/ 27

4. La transmisión del mensaje/ 30

4.1Importancia y uso adecuado del lenguaje/ 31

4.2 Lenguaje escrito y visual/ 34

4.3 Redacción de un informe según el público/ 35

5. Elementos de estadística descriptiva a considerar

en los informes/ 36

5.1 Características de los datos/ 37

5.2 Formas de presentación de los datos/ 38

6. Uso de recursos esquemáticos/ 42

6.1 Cuadros y tablas/ 42

6.2 Gráficas/ 44

6. 3 Mapas conceptuales y esquemas/ 46

7. Bibliografía recomendada/ 49

in

Introducción

El presente documento es el resultado del esfuerzo llevado a cabo

por el Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del Sistema

de la Integración Centroamericana (OBSICA), en el marco

del proyecto de Fortalecimiento de las Capacidades Institucionales

para la Prevención del Crimen en Centroamérica a través del

OBSICA. Dicho proyecto es ejecutado por el Centro de Estudios

y Cooperación Internacional (CECI) conjuntamente con la

Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana,

con el apoyo financiero del Gobierno de Canadá.

Este cuaderno metodológico se enfoca en los informes

estadísticos de tipo descriptivo que se usan frecuentemente

en el ámbito del trabajo estadístico y sirven para comunicar

la información.

Dentro de este escrito, se presentan pautas generales sobre

los informes estadísticos en sus distintos tipos, los pasos para

construir cada tipo de informe, tomando en cuenta sus peculiaridades

y ventajas. Se brindan algunos conceptos básicos de referencia

para la formulación de estos informes como el uso correcto

del lenguaje, la importancia de la claridad al transmitir el mensaje

y algunos tipos de lenguaje como el escrito y visual; además se

aborda la redacción de los informes según al público al cual están

dirigidos y la calidad de la información que se transmite.

Finalmente, este instrumento aporta además, pautas sobre

los recursos esquemáticos que se utilizan más frecuentemente

en los informes, como cuadros, gráficas, tablas, esquemas,

entre otros, y su correcta construcción y utilización.

7

ob

Objetivos

del cuaderno

Objetivo general

Transmitir conocimientos básicos sobre la elaboración de informes

estadísticos de tipo descriptivo específicamente sobre

anuarios estadísticos, fact sheets, infografías y fichas técnicas,

haciendo uso correcto del lenguaje escrito y visual.

Objetivos específicos

1 Contribuir a la generación e intercambio de conocimiento

de las instancias fuentes de información regionales que forman

parte del OBSICA.

2 Contribuir a la calidad técnica de los productos institucionales,

nacionales y regionales en materia de estadística

generados por las instancias que desarrollan tratamiento

estadístico en materia de seguridad.

3 Replicar el conocimiento proporcionado por OBSICA en

la capacitación referente a informes estadísticos.

4 Contribuir a la capacidad de las instancias fuentes de información

del OSBICA y al mejor desempeño de sus labores.

9

01

Informes

estadísticos

“Poseer información es una cosa. Otra muy diferente

es saber lo que significa y cómo utilizarla.”

(Jeff Lindsay)

1.1 ¿Qué son? ¿Para qué sirven?

“El concepto de informe, como derivado del verbo informar,

consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades

de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe,

por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de

informar (difundir, anoticiar)” 1

Un informe es una descripción, oral o escrita, de las características

y circunstancias de un suceso. Da cuenta de la

información que se obtiene como resultado de un proyecto o

plan de trabajo, es decir, responde siempre a un objetivo muy

concreto y su acción principal es comunicativa.

Algunas características de los informes:

• Generalmente redactado como una tarea profesional o

con un fin específico.

• El contenido no depende del autor sino de las exigencias

de una tarea o empleo y versa por lo general sobre un asunto

técnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones,

estudios o labores realizadas.

11

Cuaderno Metodológico sobre informes estadísticos

• Se apoya en distintos medios para transmitir claramente la información:

diagramas, gráficos, cuadros numéricos, anexos.

• El estilo y vocabulario se ajustan a las conveniencias, costumbres o terminología

establecida por la práctica de cada caso y deben ser claros y objetivos.

• Los párrafos suelen ser cortos y concisos, sin intención expresiva o subjetiva. 2

1.2 Definición y estructura de los informes

Un informe técnico es la exposición de información práctica y útil de datos y hechos,

dirigido a una persona, empresa u organización, sobre una situación, que

debe ser reportada. Existen diversos tipos de informes. Entre ellos encontramos

los informes científicos, informes de divulgación, informes mixtos e informes técnicos.

Su estructura debe ser clara y debe propiciar el seguimiento, el análisis y una

fácil comprensión del contenido.

Adicionalmente, debe exponer claramente su finalidad, y contener la metodología

empleada para la recolección de datos para que el lector juzgue la información,

o bien pueda reutilizar los datos. Los hechos deben estar explicados de forma

clara, lógica y objetiva. Para el análisis y discusión de los datos debe haber una

evaluación objetiva de los resultados. Finalmente, las conclusiones y recomendaciones

deben estar fundamentadas en los resultados obtenidos. 3

La estructura de un informe estadístico debe contener algunos puntos básicos.

El cuadro 1 presenta una estructura sugerida así como lo que cada apartado

debe incluir.

12

01/Informes Estadísticos

Las estructuras sin embargo, no deben ser rígidas, sino adaptables según los

temas que se traten y los tipos de informes que se pretenda presentar.

Cuadro 1

Apartado

Portada

Resumen

Índice

Introducción

Desarrollo

Resultados

Conclusiones

Anexos

Referencias

¿Qué debe incluirse?

Contiene el título y ofrece una idea clara de lo trata

el documento. Ofrece datos del autor o de la institución

que presenta el documento y la fecha en la cual

se creó.

Incluye el tema del que trata el informe, el objetivo,

una breve descripción de la metodología, una breve

mención de los resultados obtenidos y las conclusiones

principales.

Expone los temas y subtemas del contenido de manera

ordenada para facilitar al lector el acceso.

La introducción debe contener lo que es el documento,

el propósito del mismo, y que tiene que ver

con el lector.

Se desarrollan todas las ideas con detalles y precisión,

además el contenido es dividido en secciones

cortas o apartados en los cuales se desarrollan los

subtemas en específicos.

Expone resultados mediante el apoyo de recursos

esquemáticos como cuadros, gráficas entre otros.

Se realiza una síntesis de los puntos o hechos clave,

presentando al lector una perspectiva sobre lo que

se desarrolló en el informe.

Se incluyen tablas, cuadros, gráficos o textos que

por su extensión pueden distraer o romper la

continuidad de la lectura y comprensión del cuerpo

principal del informe.

Cita de los recursos bibliográficos tradicionales y

electrónicos según normas estándares y oficiales.

Fuente: Elaboración propia con base en: Universidad de Buenos Aire (2011) Informes técnicos-

Guía de redacción y presentación.

Notas.

1. Definición de Informe. http://definicion.de/informe/, Consultado 1 de

julio de 2014.

2. Tomado del curso taller: Fortalecimiento de las capacidades para la

elaboración de reportes estadísticos. Facilitado por Karina Barrios.

Marzo de 2014.

3. Ibídem.

13


02

Pasos para

desarrollar un

informe estadístico

“El hombre que se prepara, tiene media batalla ganada”

(Miguel de Cervantes)

Para elaborar un informe estadístico se deben seguir tres pasos

que facilitarán el proceso: planear, redactar y revisar. 4

Paso 1/ Planear

En la primera fase se establecerán los aspectos fundamentales

para definir la ruta a desarrollar de nuestro documento.

Las pautas fundamentales para planear lo que

se va a redactar se establecen al responder las siguientes

interrogantes: qué se quiere transmitir, para qué, a quienes

va dirigido nuestro mensaje, y como se va a redactar, el tipo

de lenguaje, qué recursos se usarán, etc. Asimismo debe

tomarse en cuenta el tipo y el volumen de la información

a fin de estimar el tiempo necesario para el desarrollo del

informe.

La planeación puede enfocarse en tres aspectos fundamentales:

la estructura y el contenido, la forma y el tiempo.

En cuanto a la estructura y contenido, primeramente se

debe definir el objetivo de nuestro documento, e identificar

a los potenciales lectores. Para transmitir el mensaje efectivamente,

hay que conocer las características de nuestros lectores, 5

por ejemplo si los lectores serán tomadores de decisiones, o

funcionarios públicos, nuestro documento debe estar orientado

a satisfacer las necesidades de información que ellos tengan

sobre determinado tema. Paralelamente, se debe recopilar la

información necesaria para la elaboración del informe, buscando

fuentes de información confiables.

14

02/Pasos para desarrollar un informe estadístico

Teniendo esos aspectos definidos, se puede proseguir a generar ideas sobre el

tema a tratar por medio de técnicas como la lluvia de ideas. Si el objetivo es sistematizar

información de la cual ya se dispone, es aconsejable ordenar las ideas, de

manera que se pueda construir una estructura base del contenido, sobre la cual

trabajar. Esta estructura no debe ser rígida, sino flexible para que en el proceso de

construcción del documento pueda modificarse y mejorarse. Adicionalmente, es

importante plantear los aspectos a tomar en cuenta en cada apartado.

Los aspectos mencionados anteriormente influirán en la forma del informe,

se debe tomar en cuenta el grado de conocimiento sobre el contexto, la formación

académica que tiene el público, así como otros aspectos para conocer el tipo de

lenguaje y el grado de tecnicidad que se usará para abordar los temas. Adicionalmente,

el estilo de redacción y el tipo de recursos esquemáticos a usar serán en

gran medida influenciados por el tipo y volumen de información que se posee.

Finalmente, habiendo planeado la estructura, el contenido y la forma, es trascendental

hacer una estimación del tiempo que utilizaremos en todo el proceso en

el cual se construye el documento, para esto se puede hacer uso de herramientas

como los cronogramas, en donde se puntualiza el avance deseado por días, semanas

o meses.

El paso uno es de suma importancia, pues sin una buena planeación, el paso

tres que corresponde a la revisión, puede llegar a ser muy complicado, teniendo

que modificar aspectos de fondo en el contenido.

Los aspectos a tomar en cuenta en la planificación:

Estructura y contenido Forma Tiempo

¿Cúal es el objetivo?,

¿Qué tipo de público?,

¿Qué información

contendrá?.

¿Qué tipo de

lenguaje se

utilizará?, ¿Qué

tipo de recursos

esquemáticos?.

¿Cuánto tiempo

se necesita?,

Desarrollo de un

cronograma.

Fuente: Elaboración propia.

15


Una vez planificado cada aspecto mencionado, se puede proseguir al paso

dos que se explica a continuación.

Paso 2/ Redactar

Consiste en plasmar las ideas generadas en la planeación en base a la

información recaudada. El paso uno supone un cimiento importante

para el proceso de construcción de un documento, se debe hacer uso

de un lenguaje claro, según el público al que el documento va dirigido.

Adicionalmente se puede auxiliar de otros recursos como el lenguaje

visual.

Al momento de redactar es recomendable buscar modelos sobre el documento

que queremos construir para tener una idea más clara sobre el panorama,

y partir de ahí para incluir nuestro propio esquema de ideas. Otro consejo muy

práctico es mantener una lectura constante de lo que se está escribiendo para concretizar

las ideas que queremos transmitir.

Algunos elementos para tener en cuenta al momento de escribir:

Concisión

Cohesión

Claridad

Coherencia

Precisión

Evitar las

oraciones

excesivamente

largas.

Evitar

palabras

irrelevantes

Hacer

explícito lo

escondido

Usar

marcadores

de discurso

Elegir

palabras

concretas


Al finalizar el documento es recomendable tener un tiempo de descanso de

la lectura, esto nos ayudará a retomar la revisión con una “mirada fresca”, permitiéndonos

registrar errores y fallas de cualquier tipo. Adicionalmente, un primer

lector puede ayudar a que nos aseguremos que el mensaje es transmitido.

Paso 3/ Revisar

Consiste en mejorar el contenido, eliminando lo innecesario y agregando

información necesaria que por alguna razón fue omitida. Además,

el proceso conlleva suprimir errores de forma, como la ortografía

y la redacción, precisar la información, y mejorar la presentación,

entre otras.

16

02/Pasos para desarrollar un informe estadístico

La revisión es el contraste entre el producto final y lo planificado en la primera

etapa de este proceso. Debe ponerse especial atención en los aspectos planificados,

verificando si el contenido, la estructura y la forma, responden a los objetivos

planteados en un primer momento. Una vez editados los errores, se procederá a

verificar si el contenido responde a lo que tratamos de transmitir y a las pautas

mínimas de claridad según el público al cual nos dirigimos. Además, es necesario

cerciorare que el contenido de los recursos esquemáticos como cuadros, gráficas,

tablas, etc. sea el correcto y tenga la claridad requerida.

Revisar es equivalente a pulir el contenido, es importante poner especial interés

en sus detalles del contenido y editar de acuerdo a ello.

Resumiendo:

Planear

Paso 1

Escribir

Paso 2

Revisar

Paso 3

Al planificar a parte de definir los elementos básicos como el

objetivo, público, tiempo, etc. se debe poner especial atención en

la información principalmente en la consolidación y la validación

de los datos.

Hacer uso de herramientas como la lluvia de ideas, y la

construcción mental de ideas para plasmarlas en el documento.

Contrastar lo planeado con lo escrito, enfocándose en el

cumplimiento de los objetivos del texto, editando lo necesario y

garantizando una transmisión exitosa del mensaje.


Notas.

4. Secretaría de la Función Pública, Estados Unidos Mexicanos

“Lenguaje Claro”. 2007.

5. Ibídem.

17


03

Tipos de Informes

estadísticos

“Cuando la información se organiza, surgen las ideas”

(Jim Rohn)

Existen diversos tipos de informes estadísticos que se acoplan,

entre otros aspectos, a diferentes públicos y al tipo y amplitud

de la información que se quiere presentar. En este apartado se

abordarán cuatro diferentes tipos de informes estadísticos: los

anuarios, las infografías, los fact sheets, y las fichas técnicas.

3.1 Anuarios

Un anuario es un documento que se publica como guía para

determinadas profesiones, con información, direcciones y

otros datos de utilidad.

Sus principales características son:

a

b

c

d

Tienen periodicidad anual.

Habitualmente recogen datos del año anterior.

Son obras de referencia o guías especializadas para determinadas

profesiones o áreas de conocimiento.

Recopilan datos de diversa índole y de un área geográfica

concreta.

Al momento de redactar un anuario se debe tomar en

cuenta los pasos para el proceso de elaboración de un informe

estadístico descritos anteriormente así como los aspectos refe-

18

03/Tipos de informes estadísticos

rentes a un uso correcto del lenguaje contenidos en el apartado número cuatro.

En general, estos pasos básicos son: Planear + Escribir + Revisar, 6 sin embargo,

existen algunos elementos que podemos agregar a este proceso cuando se trata de

un anuario estadístico, principalmente a la etapa de la planeación.

Dentro de la planeación, a los pasos planteados en este cuaderno metodológico

7 se agregan otros elementos en los cuales se pone especial atención a la Información

como son la consolidación y la validación.

Consolidación: Si lo que queremos generar es un anuario estadístico de datos que

provienen de distintas instancias, se debe hacer énfasis en la calidad del proceso

por el cual atraviesa la información que vamos a utilizar.

Un momento importante de ese proceso, es la consolidación de los datos en

las bases o formularios. Estos instrumentos, deben estar elaborados correctamente,

de modo que garanticen la calidad de la información que el documento contendrá.

Se debe hacer uso de métodos de limpieza y revisiones periódicas con el fin

de obtener insumos de alto nivel.

Validación: Posterior a la consolidación, se debe emprender un proceso de validación

de la información consolidada 8 por parte de las instituciones involucradas en

la generación de datos. La validación consiste en una revisión acuciosa de la información

vertida en los formatos de consolidación. El resultado de este paso debe ser

la validación total de los datos que serán el insumo primario para el documento.

19


3.2 Infografías

Se puede definir las infografías como una unidad espacial en la cual se utiliza una

combinación de códigos icónicos y verbales para entregar información amplia y

precisa para la cual un discurso o un informe ampliamente narrativo resultaría

más complejo y requeriría de más espacio. 9

Las infografías usualmente contienen:

1. Acontecimientos

2. Procesos

3. Sistemas

4. Divulgación

5. Información científica

6. Información periodística

Este tipo de informe es un ejemplo de la complementariedad que puede existir

entre el lenguaje verbal escrito y el lenguaje visual para la transmisión de un

mensaje. Existen tres categorías en las cuales podemos clasificar las infografías:

a

b

c

Científicos o técnicos, que pueden encontrarse en manuales científicos o

técnicos con la simple asociación entre texto y dibujo.

Los infográficos de divulgación, que se encargan de comunicar información

ya sea ésta técnica o científica, por medio de la imagen y han servido

también al mejoramiento de las técnicas y herramientas de diseño.

Los infográficos de tipo noticioso o periodístico, que han estado presentes

en la prensa para transmitir información a manera de historietas ubicando

los hechos en un contexto y tiempo determinados. 10

Adicionalmente, existen distintos tipos de infografías. A continuación se

puntualizan los aspectos más relevantes sobre cada uno.

20


Tipos de infográficos

Diagrama infográfico: Presenta gráficos en donde es usual reemplazar las barras

de histogramas por pictogramas, resulta muy sugestivo y fácil de asimilar para el

público.

Fuente: http://vicrey13.blogspot.com/2012/09/contenido-de-cafeina.html

Infográfico iluminista: en este tipo de infográficos el texto sigue siendo lo más

importante, a su vez está acompañado por pictogramas o iconémas que lo ilustran.

Fuente: http://img.terra.com.br/i/2003/03/31/42031_in.gif

21


Info-mapa: básicamente son mapas con ilustraciones que brindan información

específica, por ejemplo mapas económicos, mapas de turismo, etc.

Fuente: http://www.informador.com.mx/mexico/2013/429416/6/dividen-al-pais-en-cincoregiones-para-combatir-crimen-organizado.htm

Infográficos de 1°nivel: usan el texto de anclaje, es decir que el texto comúnmente

llamado “pie de foto” entra en el marco icónico. Se compone básicamente de: título,

texto de anclaje e ilustración. Se caracteriza porque el texto permanece fuera de

los iconemas que conforman la ilustración es decir en los márgenes de la imagen.

Fuente: http://www.uss.cl/infografias/aprenda-a-detectar-los-sintomas-de-enfermedadesinvernales/

22


Infográficos de 2°nivel: El texto dentro de estas infografías es parte de la dinámica

de la misma, como ocurre en las historietas.

Fuente: : http://www.cubadebate.cu/noticias/2010/10/01/infografia-el-rescate-de-correa/#.

U87QqPl5Pxt

Secuencias espacio-temporales: El infográfico se concentra en seguir la secuencia

de los acontecimientos que transcurre en el tiempo y sus etapas.

Fuente: http://ciudad-futura.net/2010/11/page/2/

23


Infográficos mixtos: debido a los infográficos pueden dividirse en diversas viñetas,

estas pueden responder a diferentes tipos de infográficos, resultando muchas

combinaciones.

Megagráficos: Este tipo de infografía por lo general es más compleja y presenta

una gran cantidad de información. Es diferente a los anteriormente mencionados,

pues tiende a usar una gran cantidad de espacio con el fin de transmitir la mayor

cantidad de información posible.

Fuente: http://soydey.blogspot.com/2012_04_01_archive.html

24


Una vez hemos estudiado los tipos de infográficos surge la pregunta: ¿Cómo

hacer una infografía? Podemos identificar los siguientes pasos:

01

02

03

04

definir objetivos y público

Definir los objetivos que perseguimos con el infográfico

que vamos a crear. Es importante establecer cuál será el

fin al transmitir la información; además de definir el público

al cual nos dirigimos.

definir tipo de infográfico

Como mencionamos anteriormente, existen diversos tipos

de infográficos, debemos escoger uno según el tipo de información,

su amplitud, y el objetivo que nos planteemos.

definir herramienta informática

Seleccionar la aplicación a utilizar entre las diversas herramientas

electrónicas existentes para crear infográficos, en

su mayoría en línea; explorarlas para conocer sus propiedades

y definir cual se adapta más a lo que buscamos crear.

escoger la información

Escoger sobre qué vamos a elaborar el informe: acontecimiento,

proceso, sistema, etc. e incluir las variables que se

consideren necesarias sin sobrecargar el material.

05

06

crear

Ejecutar lo que hemos planteado en los pasos anteriores,

usando un lenguaje claro, y usando la creatividad en los recursos

esquemáticos o iconémas.

Revisar y Editar

Finalmente, es importante revisar y editar teniendo en

cuenta las reglas del lenguaje y si es posible tener un primer

lector para recibir sus comentarios y consideraciones como

parte de un proceso de retroalimentación.

25


Estos son algunos pasos sugeridos para facilitar la generación de estos recursos.

Sin embargo, el proceso no es rígido y de acuerdo a la información que se

quiere dar a conocer se pueden presentar más o menos pasos.

3.3 Fact Sheets

Las fact sheets u hojas informativas son, como su nombre lo indica, hojas que

transmiten información sobre un tema en específico. Su contenido es básicamente

un resumen que comprende la información esencial sobre un tema, se pueden utilizar

dibujos u otros recursos esquemáticos, pero el contenido principal es el texto.

Su objetivo es instar al público a realizar algo. Por ejemplo, si generamos una hoja

informativa sobre la violencia escolar, y sus consecuencias, queremos concientizar

a la población estudiantil sobre el daño que hace este tipo de fenómenos y generar

un cambio. Las hojas informativas son fáciles de realizar y de comprender. Su diseño

es sencillo y no tiene un formato específico.

Este tipo de documento se puede generar en cualquier institución con diversos

objetivos y a cualquier público. Son comúnmente usados en el ámbito gubernamental,

empresarial, universidades, organizaciones no gubernamentales, organizaciones

religiosas entre otras. Para desarrollar una Hoja Informativa podemos

seguir los pasos básicos antes expuestos: Planear + Redactar + Revisar. 11

Adicionalmente, como en el caso del anuario, es importante poner atención

en la información que se va a presentar, ya que por el tipo de formato (básicamente

una página) se debe tomar lo esencial, depurando el contenido específico sobre un

tema. La hoja informativa esencialmente despertará el interés en el lector, llevándolo

en el mejor de los casos, a profundizar en los temas de manera individual.

Por esta razón, cuando se hacen hojas informativas, es importante saber resumir

la información.

Algunos consejos para tomar en cuenta al momento de generar hojas informativas:

1 Una página es mejor: La información debe ser precisa y concreta y cumplir su

objeto, no se necesita mucho espacio, siempre es mejor usar una sola página

para no aburrir al lector o perder su interés.

2 Debe ser legible, es recomendable usar fuentes simples y con un tamaño de al

menos 12 puntos.

3 Mantener breve el texto: la información debe estar resumida de la mejor manera,

tratando de transmitir al lector lo esencial sobre el tema.

26


4 Es recomendable incluir, en el primer párrafo, la clave de toda la información

que queremos transmitir como: ¿Cuál es el problema? ¿Qué medidas se necesitan?

¿Cuál es el mensaje principal?

5 Resaltar en lo que se quiere hacer, es decir utilizar negrita, recuadros y otros

para poner énfasis en lo que tratamos de exhortar. 12

Ejemplos de Fact Sheet:

Fuente: http://baybridgeinfo.org/factsheets

Fuente: http://www.greenpeace.org/newzealand/en/reports/FACTSHEET-Protecting-Forests/

Fuente: http://www.getreadyforflu.org/

new_pg_facts.htm

27


3.4 Fichas Técnicas

Las fichas técnicas resumen las características de un proceso técnico, un mecanismo

de medición o de un producto. Se debe tomar en cuenta la mayor cantidad de

aspectos relevantes que describan a detalle el objeto de la ficha técnica. En general,

es un documento de una sola hoja en el que se registran, de forma normalizada, los

datos esenciales de una materia específica. 13 Son usadas ampliamente en diferentes

ámbitos, por ejemplo en el comercial para describir cierto producto, o en el académico,

para recoger datos importantes sobre algún documento en específico.

Las fichas técnicas recogen una descripción de las propiedades y características

de un producto en específico. Por ejemplo, los productos alimenticios almacenan

sus principales datos, en una ficha técnica, en donde describen el producto,

sus ingredientes, las condiciones de envase y preservación, etc. También existen

fichas técnicas de medicamentos, en donde se ofrece al lector un resumen de los

datos más importantes sobre éstos. Por ejemplo, los componentes, y sus cantidades,

los preservantes, indicaciones de tratamiento, etc.

De igual manera si nos encontramos con una ficha técnica de un documento,

ésta orienta al lector sobre el contenido del documento, su autor, el tema, los

apartados que contiene, la fecha en la cual se realizó, y cualquier otro aspecto que

se considere importante sobre el escrito.

En el caso de tratarse por ejemplo de fichas técnicas de indicadores contiene otra

serie de elementos como descripción, justificación, grupo al que pertenece el indicador,

fuente de datos, términos asociados, método de medición en donde se explica la

metodología de medición de los datos, formas de presentación del dato (como porcentajes,

tazas, o razón), método de estimación, frecuencia esperada de cálculo, limitaciones,

comentarios, responsable de la medición, entre otros aspectos relevantes.

Debido a esto no existe un formato de ficha técnica prediseñado. Por el contrario,

la estructura es flexible y se adapta al objeto del que describe. Al momento

de realizarla, se deben identificar los aspectos importantes del objeto, para brindar

nociones orientativas sobre él y una descripción en corto. El diseño es libre,

pero por lo general, se utilizan cuadro y tablas donde la información se vacía en las

casillas respectivas, esto permite tener la información ordenada, y fácil de leer.

A continuación se presentan algunas fichas a manera de ejemplo

28


Fuente: http://www.scielo.org.co/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0121-

50512010000300008&lng=pt&nrm=is&tlng=es

Fuente: http://www.leondariobello.com/

29


Fuente: http://www.plusmoto.com/piaggio-x10-senda-maxi-scooters.html

30


Notas.

6. Consultar el apartado 2 “Pasos para redactar un informe

estadístico”.

7. Ibídem

8. Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del SICA. “Guía

Metodológica para la elaboración del Anuario de Estadísticas

Policiales Regionales de la Comisión de Jefes y Jefas y Directores

y Directoras de Policía de Centroamérica, México, El Caribe y

Colombia.

9. Recuperado de Tomado del curso taller: Fortalecimiento de las

capacidades para la elaboración de reportes estadísticos. Facilitado

por Karina Barrios. Marzo de 2014.

10. Colle, Raymond “Infografía: tipología” Revista Latina de

comunicación Social, 2004

11. Consultar el apartado 2 “Pasos para redactar un informe

estadístico”.

12. How to create fact sheets and action alert http://www.cthealthpolicy.

org/toolbox/tools/fact_sheets.htm Consultado 3 de julio de 2014

13. Ministerio de Trabajo y de Asuntos Sociales de España.

“Documentos: Definiciones”. 1983.

31


04

La transmisión

del mensaje

“Si no sabéis comunicar bien con los demás, no sabréis

convencer ni motivar. Si no sabéis comunicar estaréis

mal informados..”

(Robert Papin)

Todo tipo de informe tiene como objetivo primordial transmitir

un mensaje a un público determinado. En el caso de los

informes estadísticos de tipo descriptivo, se pretende traducir

las estadísticas en una narración que describa los fenómenos

plasmados en números.

Para poder comunicarnos eficientemente con los lectores,

es de suma importancia hacer un correcto uso del lenguaje escrito

y visual. El lenguaje escrito es importante porque permanece

en el tiempo, de manera que el lector puede consultarlo y

compartirlo las veces que sea necesario. El lenguaje visual, por su

parte, permite transmitir información compleja usando recursos

esquemáticos que la simplifican. Sin embargo, sin un correcto

uso del lenguaje, ya sea este escrito o visual, el mensaje se transmite

de la manera incorrecta, o simplemente no se transmite.

Para tener una buena comunicación escrita con nuestros

lectores es importante tener conocimientos básicos sobre los

siguientes aspectos:

• La importancia y uso adecuado del lenguaje.

• Las ventajas y desventajas del lenguaje verbal y visual.

• La identificación del público para la redacción de un informe.

32

04/La transmisión del mensaje

4.1 Importancia y uso adecuado del lenguaje

Como se menciona en la parte introductoria de este apartado, el lenguaje claro es

importante porque permite transmitir eficientemente el mensaje que se plasma

al escribir o usar recursos esquemáticos, pero en algunas ocasiones, escribir de

manera clara no es tan sencillo, ya que se requiere de una selección delicada de las

palabras, además de darles el orden lógico para lograr una buena redacción.

Al momento de redactar podemos plantear ciertas preguntas que pueden

contribuir a utilizar el lenguaje más claro y adecuado en el informe estadístico

que vamos a desarrollar. Algunas de ellas son: 14

• ¿Para qué?

Definir el objetivo de nuestro informe debe ser el punto de partida para su

elaboración y para establecer el lenguaje a utilizar. En tal sentido, algunos de

los objetivos para los que usualmente se elabora un documento estadístico

suelen ser: informar a las autoridades sobre situaciones sobre las que la institución

tiene competencias; analizar el comportamiento del tema que la institución

atiende; intuir o proyectar posibles comportamientos o tendencias

sobre el tema que la institución aborda; colocar en la agenda institucional un

tema que aún no es considerado; contribuir a la toma de decisiones sobre un

tema en particular; informar a la población y a los medios de comunicación

sobre una temática en particular; entre otros.

• ¿Qué es lo que deseamos comunicar en el documento?

El escritor se debe centrar en qué se busca transmitir al público. Para esto se

debe tener claro el objetivo de nuestro escrito; por ello es importante plantearse

dicho objetivo de manera clara. Esto está ligado al para qué de nuestro

escrito.

• ¿Qué es lo que el documento contendrá?

Dentro de los contenidos más usuales están: estadísticas sobre registros administrativos,

datos o resultados sobre el desempeño institucional, proyecciones

sobre el tema que la institución atiende, resultados de un análisis de

datos recopilados, comparaciones, entre otros.

33


• ¿A quién está dirigido?

El escritor debe plantearse el público al cual dirigirá el informe; quiénes

son los destinatarios intermedios y finales, qué posibles públicos estarán en

contacto con dicho documento y para qué será utilizado y cuál es el fin que

cumplirá en manos de dichas personas. En el caso de los informes estadísticos

descriptivos, su fin, como lo dice su nombre, es describir lo reflejado por

medio de estadísticas.

• ¿Cómo?

El cómo, también es un elemento de mucha importancia, ya que además de

las palabras, y las frases, se deben tomar en cuenta otros recursos que contribuyan

a la eficacia en la transmisión del mensaje como los recursos esquemáticos,

gráficas, esquemas, dibujos etc.

Habiendo establecido lo anterior, para emprender la escritura es importante

tener en cuenta algunos tips que facilitarán este proceso.

1. Usar palabras simples y concretas

Para mayor asimilación por parte del lector, es preferible el uso de palabras sencillas

y naturales. Es aconsejable buscar los sinónimos que faciliten la comprensión. Al

momento de transmitir un mensaje, las palabras sencillas nos permitirán llegar a

casi cualquier tipo de público, logrando el mayor porcentaje de comprensión en la

lectura. Sin embargo, es siempre indispensable considerar al tipo de público al cual

nos dirigimos y adecuar el lenguaje al grado de formalidad que sea requerido.

Muchas veces no se puede prescindir de las palabras técnicas ya que puede

conducir a los lectores a la confusión, lo más apropiado en esos casos es utilizarlas

y hacer uso de recursos como el glosario o notas aclaratoria al pie de página, para

terminar de esclarecer los términos que no se usan comúnmente.

Por otro lado, es aconsejable usar palabras que nos indiquen con precisión lo

que se trata de transmitir, por ejemplo: no es lo mismo decir “La política es una

cosa complicada” que decir “La política es una ciencia complicada”. Usar palabras

concretas clarifica el mensaje porque éstas especifican los sujetos y objetos a los

cuales nos estamos refiriendo y sus cualidades.

34


2. Suprimir las palabras innecesarias

Se sugiere eliminar las palabras que no son necesarias en los textos. Existen palabras

dentro de los documentos que más que agregar información sirven simplemente

para adornarlo. Por eso cuando no sean realmente necesarias es mejor

eliminarlas, ya que eso permitirá que los lectores identifiquen de manera más sencilla

las partes fundamentales en los textos. Por ejemplo:

“Este manual de instrucciones fue preparado para ayudar a nuestros agentes,

para que sean más serviciales con sus clientes”.

“Preparamos este manual de servicio al cliente para apoyar a nuestros agentes”.

3. Usar los verbos adecuadamente

Un buen uso de los verbos es también muy importante al momento de construir

oraciones, adecuándolos según su significado. Es preferible buscar verbos de fácil

comprensión para los lectores para no complicar la transmisión del mensaje, además

de evitar verbos que tengan su origen en otro idioma como es el caso de los

anglicismos.

Adicionalmente, se debe aplicar el uso adecuado de los tiempos y modos verbales.

En caso de no estar seguro, los recursos en internet pueden ser de mucha

ayuda. En español, los verbos se conjugan en cuatro modos: indicativo, subjuntivo,

condicional e imperativo. 15

a

b

c

d

El tiempo indicativo, se utiliza para describir el mundo de la realidad: qué es

(presente), qué era (pretérito), qué será (futuro).

El subjuntivo por su parte, se utiliza para expresar conceptos que son hipotéticos,

contrario al hecho, los que incorporen la expresión de las sensaciones

del orador hacia un estado o una acción;

En el caso del modo condicional, éste se utiliza para expresar incertidumbre,

particularmente (pero no exclusivamente) en oraciones condicionales, por

ejemplo: “Si realizara ejercicios, podría bajar de peso”.

Finalmente, el modo imperativo expresa una orden, solicitud o prohibición,

éste puede ser afirmativo y negativo. 16

35


Roberto se ejercita todas las noches

Es preciso que Roberto se ejercite todas las noches

¡Ejercítate todas las noches!

Si yo tuviera tiempo me ejercitaría todos los días

(Modo indicativo)

(Modo subjuntivo)

(Modo imperativo)

(Modo condicional)

Otro aspecto que muchas veces presenta un problema de redacción es el uso

de la voz activa y la voz pasiva. En la voz pasiva el sujeto recibe el efecto de una

acción, mientras que en la voz activa, el sujeto realiza la acción. Es aconsejable

el uso de la voz activa en los documentos ya que no se presta a confusiones como

frecuentemente puede suceder con la voz pasiva. Por ejemplo, es más sencillo decir

“Pedro tabuló los datos” que: “Los datos fueron tabulados por Pedro”.

Los tips anteriores servirán para formular oraciones y frases más sencillas para el

lector, buscando reflejar una estructura más básica: sujeto, verbo, complementos.

4.2 Lenguaje escrito y visual

Dentro de los documentos, al igual que el lenguaje verbal escrito, el lenguaje visual

cumple un papel muy importante pues permite transmitir los mensajes claves

y clarificar lo que se ha transmitido por medio del lenguaje escrito. Partiendo de

esto, podemos afirmar que el lenguaje escrito y el lenguaje visual, pueden jugar

papeles complementarios en la construcción de informes estadísticos.

Algunas de las ventajas del lenguaje escrito son:

a

b

c

d

Es meditado, permite escoger de manera más cuidadosa las palabras y expresiones

que podemos usar para transmitir nuestras ideas.

Su naturaleza permite que la información sistematizada en un documento

sea consultada de manera atemporal, ya que el mensaje queda guardado para

futuras consultas.

Se puede compartir con facilidad.

Se complementa con facilidad con otros recursos como el lenguaje visual.

Asimismo, el lenguaje visual es un recurso para explicar ciertos aspectos dentro

de un documento. Algunas de sus virtudes son:

a

Contribuye a la clarificación de los conceptos vertidos a manera de texto dentro

de un documento.

36


b

c

Son una manera ilustrativa y menos monótona de transmitir información.

Permite sintetizar información.

El lenguaje escrito nos permitirá ampliar en toda la información necesaria

para generar análisis, y el lenguaje visual nos permitirá mostrar síntesis de fácil

compresión.

4.3 Redacción de un informe según el público

Uno de los factores más importantes a tomar en cuenta al redactar un informe es

a quién está dirigido el mismo. Determinar el público lector, nos ayudará a establecer

el lenguaje que es más viable usar, para transmitir los mensajes de manera

más correcta y eficaz.

Algunas de las preguntas que se deben hacer para considerar a nuestro público

meta son:

¿Quiénes son?; ¿Qué hacen?; ¿Tienen todos las mismas características?;

¿Cuál es su nivel de lectura?; ¿Qué conocimientos tienen sobre un tema en

específico?; ¿Qué pueden pensar sobre el texto?; ¿Qué tono y que tipo de

lenguaje usar?

Tomado del curso taller: Fortalecimiento de las Capacidades para la elaboración de Reportes

estadísticos.

Si el público meta fuesen tomadores de decisiones, es preferible presentar un

texto que sea atractivo y que a su vez recopile la información más relevante sin

entrar en demasiados detalles técnicos, que contenga lenguaje claro y conciso, y

que el orden sea adecuado.

Notas.

14. Ampliación sobre la base de: Levis, Diego. “Elementos básicos

para una comunicación escrita eficaz”. 2007.

15. “Modos y tiempos verbales en español”. http://www.esfacil.eu/es/

verbos/3-modos-y-tiempos-verbales-en-espanol.html Consultado

26/6/2014

16. Ibídem

37


05

Elementos

de estadística

descriptiva a

considerar en los

informes

Dentro de la información estadística para la elaboración de informes

podemos hacer uso de dos ramas de la estadística:

a

b

Estadística descriptiva: “es la rama de las Matemáticas que

recolecta, presenta y caracteriza un conjunto de datos (por

ejemplo, edad de una población, altura de los estudiantes

de una escuela, temperatura en los meses de verano, etc.)

con el fin de describir apropiadamente las diversas características

de ese conjunto”. 17 Es un método para organizar,

resumir y presentar datos de manera informativa.

Estadística inferencial: Métodos para determinar una

propiedad de una población con base a una muestra. La

estadística inferencial toma como base la realidad existente

a través de una parte de la población (muestra) para

poder predecir o estimar lo que está ocurriendo en toda

la población. 18 Se le llama inferencial porque a través de

una pequeña parte representativa del universo se infiere,

deduce o concluye lo que está ocurriendo.

38

05/Elementos de estadística descriptiva a considerar en los informes

La estadística descriptiva supone una herramienta más sencilla pues usa menos

métodos matemáticos, la estadística inferencial utiliza la teoría de la probabilidad

para generar modelos matemáticos que representan una fotografía de la

realidad, a partir de los cuales se construyen proyecciones.

5.1 Características de los datos

• Enfoque: el enfoque para la recolección de los datos puede ser cualitativo,

cuantitativo o mixto. En el caso de ser cualitativo, se usa la recolección de datos

sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación

en el proceso de interpretación. Cuando es cuantitativo, se utiliza la medición

numérica en la recolección de datos para probar la hipótesis y establecer

patrones y comprobar teorías. 19 La diferencia entre estos, es la naturaleza de

los datos. Además puede usarse un enfoque mixto, mezclando los dos métodos

según sea conveniente.

• Diseño utilizado en el estudio: experimental o no experimental. El diseño

experimental es una técnica estadística que permite identificar y cuantificar

las causas de un efecto dentro de un estudio experimental. En un diseño experimental

se manipulan deliberadamente una o más variables, vinculadas

a las causas, para medir el efecto que tienen en otra variable de interés. El

diseño experimental prescribe una serie de pautas relativas qué variables hay

que manipular, de qué manera, cuántas veces hay que repetir el experimento

y en qué orden para poder establecer con un grado de confianza predefinido

la necesidad de una presunta relación de causa-efecto. 20 En un estudio con

diseño no experimental, se realiza sin manipular deliberadamente variables.

Se basa fundamentalmente en la observación de fenómenos tal y como se dan

en su contexto natural para analizarlos con posterioridad. En este tipo de

estudio no hay condiciones ni estímulos a los cuales se expongan los sujetos.

Los sujetos son observados en su ambiente natural. 21

• Universo de estudio: es el conjunto de personas, elementos o cosas que se

quieren estudiar y por ende de los cuales se quiere obtener datos. En la estadística,

el universo vendría a ser el total de elementos o datos estadísticos

con características específicas que se poseen, de esta totalidad se extrae la

muestra. El universo es pues, el conjunto de elementos de referencia sobre

39


el que se realizarán las observaciones en un estudio. Esta característica, debe

ser definida desde los objetivos del estudio estadístico que ha de realizarse, en

este proceso se establecen aspectos de tipo geográfico, sectorial y temporal,

de los elementos estudiados. Al inicio del diseño metodológico del estudio,

el universo se determina de manera preliminar, posteriormente, se precisa y

se redefine ampliando o reduciéndolo. 22

• Instrumentos de recolección de datos: según Sabino (1992), un instrumento

de recolección de datos es cualquier recurso del que se vale el investigador

para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. De éstos se

pueden destacar dos aspectos que los conforman: la forma y el contenido. En

cuanto a la forma encontramos los diversos tipos de instrumentos como los

cuestionarios, análisis de contenidos, observación entre otras formas de recolección.

23 El contenido se refiere a los ítems enumerados en los instrumentos,

que especifica la información que necesitamos extraer. Los datos que pueden

ser recolectados pueden ser datos primarios y datos secundarios. Los datos

primarios son los recogidos de primera mano, es decir que se adquieren por

medio de encuestas, cuestionarios, entrevistas, etc. Y los secundarios son datos

que provienen de una recolección previa por parte de las instituciones,

por ejemplo en el caso de las instituciones de gobierno, los datos que éstas

pueden proveer, han sido registrados por medio de formatos diversos y han

sido almacenados.

5.2 Formas de presentación de los datos

La información estadística puede ser presentada de diversas formas, a continuación

se mencionan y explican las principales. 24

1 Datos brutos: En general, se llaman datos brutos los obtenidos por procedimientos

simples y directos, para distinguirlos de los datos elaborados para un

análisis determinado. Constituyen series de números absolutos, presentados

generalmente en forma de cuadros estadísticos, o tablas estadística. 25

2 Media: Es la suma de todos los valores observados en una población o en una

muestra entre el número de valores de la población o la muestra. Sus principales

propiedades son:

a. Todo conjunto de datos o intervalos de valor posee una media.

b. Todos los valores se encuentran incluidos en el cálculo de la media.

c. La media es única.

40


3 Mediana: Punto medio de los valores, una vez que se ha ordenado de menor

a mayor o de mayor a menor. Sus principales propiedades son:

1. No influyen en ella valores extremadamente pequeños o grandes.

2. Es calculable en el caso de datos de nivel ordinal o más altos.

4 Moda: Valor que aparece con mayor frecuencia. Es especialmente útil para

resumir datos de nivel nominal.

5 Porcentaje: Expresa la proporción de un dato frente al total de datos analizados

en una base de 100. Nunca el dato individual puede ser mayor al dato

total del cual procede. También los porcentajes se llaman frecuencias relativas,

porque la frecuencia se pone en relación o se relativiza contra el total.

Esto es muy útil al hacer comparaciones entre grupos de diferentes tamaños.

Fórmula general:

Porcentaje (%) =

(Frecuencia de una categoría)

Total de frecuencias

•100

6 Porcentaje promedio: Es el resultado de obtener la media de un grupo de

porcentajes dados. El porcentaje promedio es representativo de esa distribución

y se encuentra en el punto medio de la misma.

7 Razón de cambio: Este es una medida de la magnitud del cambio entre dos

períodos de tiempo. Usualmente esta magnitud se expresa en porcentaje para

relativizar el cambio. Si la razón de cambio es positiva indica un incremento

del período 2 frente al 1. Si la razón de cambio es negativa significa una disminución

del período 2 frente al 1. Su fórmula más general es la siguiente:

Razón de cambio (en %) =

Valor actual - Valor anterior

Valor anterior

•100

8 Registros: Puede ser entendida como la unidad de análisis, es decir un registro

es la muestra que es descrita, clasificada, cuantificada o medida y que un

conjunto de registros constituyen el universo de análisis. Ejemplos de registros

son: un homicidio, un robo, un decomiso, etc.

9 Tasa: Expresa una proporción entre un dato y la población de la cual esta procede.

Típicamente las tasas utilizan como base una población de un país o un

41


área específica y de acuerdo al Manual de INTERPOL (INTERPOL, 2006)

es una razón con una medida de cada 100,000. Esta medida se utiliza mucho

para medir la prevalencia de incidentes que sufre las personas. Su fórmula más

general es:

Tasa (Cada 100,000 hab.) =

Frecuencia de personas víctimas

Total de población

•100

10 Tasa promedio: Es el resultado de obtener la media de un grupo de tasas. Es

usual hacer este cálculo a partir de un grupo de tasas estimada para un período

de tiempo y cuando se quiere conocer la tasa más representativa de dicho

período.

11 Tendencia: Esta es una técnica que permite observar el comportamiento de

un suceso en un período de tiempo. Para establecer una tendencia es necesario

hacer varias mediciones del mismo suceso en diferentes momentos. La

estimación será más precisa en tanto más mediciones se hagan, dado que esto

permite observar el comportamiento del fenómeno y elaborar un modelo

más preciso de estimación que reduzca el margen de error. Es típico elaborar

tendencias anuales a partir de mediciones hechas en años anteriores.

12 La Variabilidad o Dispersión: determina el grado de acercamiento o distanciamiento

de los valores de una distribución frente a su promedio de localización,

sobre la base de que entre más grande sea el grado de variación menor

uniformidad tendrán los datos (sinónimo de heterogeneidad) y por lo tanto

menor representatividad o confiabilidad del promedio de tendencia central

o localización por haber sido obtenido de datos dispersos. Por el contrario, si

este valor es pequeño (respecto a la unidad de medida) entonces hay una gran

uniformidad entre los datos. Cuando es cero quiere decir que todos los datos

son iguales. 26 Existen tres tipos de variabilidad: Variabilidad sistemática y

planificada; variabilidad típica de la naturaleza del problema y del experimento,

y variabilidad sistemática y no planificada.

42


Notas.

17. Universidad Autónoma de México. “Estadística descriptiva”.

http://www.fca.unam.mx/docs/apuntes_matematicas/34.%20

Estadistica%20Descriptiva.pdf Consultado: 30 de junio de 2014.

18. Bonilla, Gidalberto. “Estadística 1”. 1998. UCA Editores.

19. Enfoque Cualitativo y cuantitativo de la investigación. http://

es.slideshare.net/aacevedolipes/2-enfoque-cualitativo-ycuantitativo-de-investigacin

consultado el 16 de julio de 2014.

20. Diseño experimental. http://es.wikipedia.org/wiki/Dise%C3%B1o_

experimental Consultado el 24 de julio de 2014.

21. Investigación no experimental. http://www.ecured.cu/index.php/

Investigaci%C3%B3n_no_experimental Consultado el 24 de julio de

2014.

22. Food and Agriculture Organization. “Guía para encuestas de

demanda, oferta y abastecimiento de combustibles de madera”.

2000. http://www.fao.org/docrep/005/y3779s/y3779s00.

htm#TopOfPage

23. Para profundizar, consulte: Sampieri, Roberto. “Metodología de la

Investigación”. 1998.

24. Nota aclaratoria: las definiciones de este apartado son tomado

de OBSICA. Guía Metodológica para la elaboración del Anuario

Regional de Estadísticas Policiales”. 2013, a excepción de las que

poseen cita específica.

25. United Nations, Department of Economic and Social Affairs. “Dato

duro”. http://es-i.demopaedia.org/wiki/Datos_brutos Consultado 23

de julio de 2014.

26. “Medidas de Variabilidad” http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/

ciencias/2001065/html/un1/cont_129_29.html Consultado 16 de

Julio de 2014.

43


06

Uso de recursos

esquemáticos

Como se mencionaba anteriormente en los apartados referentes

al uso del lenguaje, los recursos esquemáticos son de mucha

ayuda al momento de transmitir información, ya que contribuyen

a clarificar los mensajes.

A continuación se ofrece información sobre los recursos

esquemáticos más usados en los informes estadísticos: Gráficas,

cuadros y tablas, esquemas y mapas.

6.1 Cuadros y tablas

Los cuadros y las tablas contribuyen a reflejar información de

manera ordenada y simple. Son usados de manera común en

los reportes estadísticos, como listados, bases de datos y resúmenes

estadísticos. Las tablas sirven además para crear gráficos

en algunos programas informáticos.

Para el caso de cuadros o tablas estadísticas, estos son algunos

de los elementos que deben tenerse en cuenta: 27

a

b

c

Título: describe el contenido del cuadro o tabla con base

a elementos como enunciado, cobertura geográfica y temporal

y unidad de medida.

Columna de matriz: enuncia las categorías, variables,

clasificaciones o indicadores a los que se reflejen los datos,

según su agrupamiento en renglones.

Encabezado en columnas de la matriz de cifras: enuncian

las categorías y clasificaciones de los descriptores de

columna.

44

06/Uso de recursos esquemáticos

d

e

f

Matriz de cifras: es el espacio destinado a la incorporación de los valores

cuantitativos de los datos o los símbolos que explican su ausencia.

Pie de cuadro: son las precisiones conceptuales, técnicas o metodológicas

que facilitan la comprensión de los datos presentados como notas, fuentes, y

símbolos aclaratorios.

Indicaciones de orden: expresan el número de cuadro y la secuencia de las

partes cuando éste se fracciona.

La siguiente figura ejemplifica los elementos mencionados:

A

C

B

D

E

Recuperado: Instituto Nacional de Estadística y Geografía INGEGI. (2001) Presentación de

datos estadísticos en cuadros y gráfica. México.

Algunos consejos prácticos:

1 Utilizar siempre encabezados que especifiquen el tipo de información que

presenta en las columnas (nombres, años, edades, etc.)

2 Resaltar los totales y promedios generales.

3 Es recomendable hacer uso de colores según el grado de formalidad que tenga

el documento al cual insertaremos tablas, para que sea atractivo a la vista de

los lectores.

45


6.2 Gráficas

Las gráficas son una herramienta para representar información de manera concreta.

Es un recurso llamativo que facilita al lector afianzar la información que se

transmite. Algunos de los programas más populares para la generación de gráficos

son Microsoft Excel, Birt, Open Office y Libre Office, en donde se generan tablas

de datos y a partir de ahí se insertan los gráficos según la información que tratamos

de presentar.

Existen diversos tipos de gráficos. Entre los más comunes podemos mencionar

los gráficos circulares o de pastel, los gráficos lineales, de columnas, comúnmente

conocidos como gráficos de barras, gráficos de dispersión, entre otros.

Cuadro 2. Tipos de gráficos

Tipo de gráfico Definición

Gráficos

circulares 28

Gráficos de

columnas y

barras 29

Gráficos

lineales 30

Muestran el tamaño de los

elementos de una serie de datos,

en proporción a la suma

total de los mismos.

Los gráficos de barras permiten

representar la frecuencia

en cada uno de los niveles de

las variables de interés. Los

rectángulos o barras pueden

estar colocados horizontal o

verticalmente.

Muestra una serie como un

conjunto de puntos conectados

por una línea.

Uso

Es útil para representar proporciones

de distintas clases dentro de

una muestra. La muestra es representada

por un círculo y cada una

de las clases que la componen, por

un sector de éste.

Sirven para representar valores por

medio de barras y columnas, las

cuales son proporcionales al valor

que representan.

Los gráficos de líneas se usan para

representar grandes cantidades de

datos que tienen lugar durante un

período continuado de tiempo.

Fuente: elaboración propia.

El siguiente esquema nos brinda orientaciones básicas sobre cómo elegir un

gráfico según la estructura de la tabla de datos.

46


¿Cómo elegir un gráfico según la estructura de tablas de datos 31 ?

Tipos de datos:

¿Series

temporales

o cortes

transversales?

Cortes

transversales

(datos

estáticos)

Series

temporales

(conjunto

de datos o

varios)

Dos o más

conjuntos

de datos

estadísticos

Un único

conjunto de

datos

No relacionados:

barras,

columnas

Relacionados:

nubes

de puntos

Otros:

anillos,

radiales,

áreas, etc.

Barras

para otros

datos

Sectores:

para porcentajes

y

frecuencias

Gráficos

lineales o

de barras

Fuente: tomado de Roldán, Antonio. Guía de Excel 2010. Gráficos, pág.20.

Algunos consejos útiles para generar buenas representaciones gráficas:

1 Se suele situar en el eje de las abscisas los valores o puntuaciones de la variable

crecientes de izquierda a derecha. En el de ordenadas las frecuencias, sean

estas absolutas, relativas, absolutas relativas o absolutas acumuladas.

2 Se debe incorporar al gráfico la información necesaria para su correcta compresión.

Si no es posible incluirla en la zona de datos, se debe situar fuera de

ella en el texto o celdas adyacentes.

3 Cuando se desea presentar conjuntamente dos muestras de naturaleza y número

muy distintas, es muy útil usar frecuencias relativas o porcentajes.

47


4 No son convenientes los rótulos muy extensos, es conveniente el uso de abreviaturas.

5 No se debe usar gráficos de áreas en estudios sencillos, pues pueden interpretarse

mal.

6 En gráficos de porcentajes debe verse con claridad el nivel 100.

7 Las líneas del gráfico se deben distinguir bien de las del rayado, si es necesario

se cambia el grosor para mayor claridad.

8 Si el gráfico no contiene datos numéricos, se debe acompañar con una tabla

que contenga dichos datos 32 .

Título

Zona de datos

Habitantes por país

Eje de las ordenadas

Nombre

de series

Fuente

Eje de las absisas

6.3 Mapas conceptuales y esquemas

Los mapas conceptuales y esquemas son herramientas que hoy en día se utilizan

frecuentemente en casi todo los niveles académicos y laborales, pues tienen la virtud

de facilitar la organización y síntesis de la información y presentarla de una

manera más llamativa.

Estas herramientas contribuyen a la transmisión eficiente de la información,

simplificando el proceso de aprendizaje de algunos conceptos, su objetivo

48


es presentar conceptos en forma de preposiciones. Los conceptos se encierran en

cuadros, y las relaciones entre ellos se presentan por líneas y palabras de enlace

que los unen 33 . Algunas de sus características son la jerarquización, ya que sitúa

los conceptos, desde lo más general hasta lo más específico; la selección, pues

exponen lo más importante de la información, y finalmente, el impacto visual

que tienen, pues al ser simples y vistoso, contribuyen a una mejor asimilación de

los conceptos vertidos.

Algunos de sus elementos para la construcción de éstos son:

a

b

c

d

e

Conceptos: son eventos u objetos que se identifican con un nombre o etiqueta.

Palabras de enlace: palabras que se utilizan para unir los conceptos, pueden

ser conjunciones, adverbios, verbos, etc.

Preposiciones: Cuando las palabras de enlace permiten, junto con los conceptos,

construir frases u oraciones con significado lógico y hallar la conexión

entre conceptos, tenemos lo que se denomina preposiciones. También denominadas

unidades semánticas o unidades de significado. 34

Líneas y flechas de enlace: es frecuente el uso de líneas y fechas que unan a los

conceptos con las palabras de enlace para llegar a otro concepto.

Conexiones cruzadas: Proporcionan una relación significativa entre dos conceptos

situados en diferentes segmentos del mapa conceptual, para esto se

utilizan las flechas.

Algunos consejos útiles a la hora de generar mapas conceptuales o esquemas:

1 Escoger los conceptos más importantes para incluirlos en el esquema.

2 Partir del concepto más inclusivo o general dentro de la información que estamos

tratando de transmitir.

3 Elaborar el mapa en base a la jerarquía de los conceptos a ser presentados.

4 Tener especial cuidado en la presentación y vistosidad del mapa o esquema.

5 Evaluar el resultado final en base a las características y elementos básicos de

un mapa conceptual.

6 Revisarlo y mejorarlo.

Hoy en día se puede hacer uso de herramientas electrónicas para la generación

de mapas y esquemas, algunos programas de PC como Microsoft Word

y Visio, y algunos programas en línea como Creately, Lucid Chart, Mindomo,

Popplet, entre otros.

49


Figura 1. Ejemplos de esquemas y mapas conceptuales

Mapas conceptuales

Esquemas

Fuente: elaboración propia.

Como se puede observar en el cuadro de ejemplos, la diferencia primordial entre

un esquema y un mapa conceptual es el que el primero no usa palabras como conectores

para entrelazar las ideas, mientras que los mapas conceptuales si las usan.

50


Notas.

27. Instituto Nacional de Estadística y Geografía. México.

“Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficas” 2011.

28. Tipos de gráficos http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/

tipos-de-graficos-disponibles-HA001233737.aspx Consultado 1 de

julio de 2014.

29. Tipos de gráficos http://escritoriorural.educ.ar/recursos/tipos-degraficos/

consultado el 1 de julio de 2014.

30. “Gráficos de líneas” http://technet.microsoft.com/es-es/library/

ms159640(v=sql.100).aspx Consultado 1 de julio de 2014.

31. Esta guía se ha retomado de Roldán, Antonio. Guía de Excel 2010.

Gráficos, pág. 20. Recuperado de: http//hojamat.es. Consultado 23

de junio de 2014.

32. Roldán, Antonio. “Guías Excel 2010”, año 2010.

33. “Mapas conceptuales” http://www.cienciasmc.es/web/anexos/07_

mapas.html consultado 2/7/2014.

34. Ibídem.

51


bi

Bibliografía

recomendada

1 Bonilla, Gidalberto. (1998) Estadística I.

2 Colle, Raymond. (2004).Infografía: Tipología. Revista

Latina de Comunicación Social.

3 Instituto Nacional de Estadísticas y Geografía INEGI.

(2001) Presentación de datos estadísticos en cuadros y gráficos.

4 Universidad de Buenos Aires. (2011) Informes Técnicos-

Guía de redacción y presentación.

5 Levis, Diego. (2007). Elementos básicos para una comunicación

escrita eficaz.

6 Naciones Unidas, Comisión Económica para Europa.

(2009) Cómo hacer comprensibles los datos.

7 Sampieri, Roberto. (1991) Metodología de la Investigación.

8 Secretaría de la Función Pública, México. (2007) Lenguaje

Claro.

9 Observatorio e Índice de Seguridad Democrática del

SICA, OBSICA. (2013) Guía Metodológica para la elaboración

del Anuario Regional de Estadísticas Policiales.

Sitios web para elaborar infografías:

• www.easel.ly

• www.scoop.intel.com

• www.vizualize.me

52



Este cuaderno metodológico se enfoca en los informes estadísticos

de tipo descriptivo que se usan frecuentemente en el ámbito

del trabajo estadístico y sirven para comunicar la información.

Dentro de este escrito, se presentan pautas generales sobre los informes

estadísticos en sus distintos tipos, los pasos para construir

cada tipo de informe, tomando en cuenta sus peculiaridades y ventajas.

Se brindan algunos conceptos básicos de referencia para la

formulación de estos informes como el uso correcto del lenguaje, la

importancia de la claridad al transmitir el mensaje y algunos tipos

de lenguaje como el escrito y visual; además se aborda la redacción

de los informes según al público al cual están dirigidos y la calidad

de la información que se transmite.

Cuaderno Metodologico sobre Informes Estadisticos

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