Administracion De Empresas Constructoras Suarez Salazar

280 Control
5.770. ARCHIVOS.
El control complementario deductivo requiere un apoyo importante del archivo,
por lo cual en adelante mencionaremos las carpetas que como mínimo son necesarias
para apoyo al sistema.
5.771. Archivo empresa.
1. Correspondencia generaL Esta carpeta acumulará, en forma cronológica, la
correspondencia general de la empresa que no tenga relación directa con
alguna obra determinada.
2. Egresos oficina central. Este archivo corresponderá a lo mencionado en el
inciso 5.720 (egresos oficina central).
5.772. Archivos por obra
1. Antecedentes obra. Este folder se genera cuando un anteproyecto empieza
a tener seriedad (anteriormente archivado en correspondencia general), en
este nuevo folder se deberán engrapar todos los documentos relacionados
con la obra en proyecto de realización.
Cuando la obra se convierte eñ realidad, aparecerán 7 nuevos archivos, los
cuales se alimentarán del primero y se irán incrementando a través del desarrollo
de la misma, asignando a cada una de las obras un número progresivo.
2. Correspondencia obra. Deberá contener únicamente la correspondencia relacionada
directamente con la obra en cuestión.
3. Presupuestos y contratos obra. Deberá contener los presupuestos aprobados,
los análisis de costos que los generaron, la relación de variables, tanto
de materiales como de mano de obra, así como también copias debidamente
firmadas de contratos y fianzas.
4. Estimaciones y recibos obra. Deberá contener copias de recibos y estimaciones,
cuidando que los recibos tengan en el ángulo inferior izquierdo el
estado de cobros a la fecha y no olvidando también de anotar en la contratapa
del folder los importes de las estimaciones y recibos presentados.