SECRETARIA TECNICA
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos<br />
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación<br />
Responsable<br />
Política<br />
Área Responsable Dirección Técnica y Producción Fotográfica<br />
Área Responsable Secretaría Privada<br />
Nombre<br />
del Difusión de actividades del Presidente Municipal en<br />
Procedimiento<br />
Medios Electrónicos<br />
Propósito<br />
Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las<br />
actividades del Presidente Municipal<br />
Alcance<br />
Desde Recepción de material audio visual hasta<br />
publicación en medios electrónicos.<br />
No. de<br />
Actividad<br />
1<br />
Descripción del Procedimiento<br />
Actividad Tiempos /<br />
Observaciones<br />
Se recibe el material audio visual a difundir por parte de la<br />
Dirección Técnica y Producción Fotográfica y/o Secretaría<br />
Privada.<br />
48 hrs<br />
2 Se analiza y filtra el contenido. 2 hrs<br />
3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 2 hrs<br />
4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios 4hrs<br />
electrónicos.<br />
5 Se envía el mensaje por medios electrónicos Indefinido<br />
FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Difusión de actividades del Presidente Municipal<br />
en Medios Electrónicos<br />
Diagrama de Flujo<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos<br />
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación<br />
Responsable<br />
Política<br />
Área Responsable Dirección de Desarrollo Informático<br />
Área Responsable Dirección de Giras Logística y Eventos<br />
Nombre<br />
del Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de<br />
Procedimiento<br />
Tapachula<br />
Propósito<br />
Transparentar el proceso democrático de toma de<br />
decisiones.<br />
Alcance Desde confirmación de sesión ordinaria con<br />
Secretaría General de Ayuntamiento hasta<br />
desinstalación de equipo de cómputo.<br />
No. de<br />
Actividad<br />
Descripción del Procedimiento<br />
Actividad Tiempos /<br />
Observaciones<br />
Se solicita la confirmación de sesión ordinaria del H. Cabildo<br />
1 de Tapachula a la Secretaría General del Ayuntamiento.<br />
Se solicita a Dir. Giras Logística y Eventos instalación del<br />
2 equipo de sonido en Sala de Cabildo.<br />
Se Solicita a la Dir. Desarrollo Informático la instalación del<br />
4 equipo de cómputo en Sala de Cabildo.<br />
5 Se realizan pruebas de sonido, software y trasmisión previa<br />
a la sesión de cabildo.<br />
6 Al comienzo de la sesión de cabildo se inicia y monitorea la<br />
trasmisión vía you to be.<br />
Al término de la sesión de cabildo se cierra la trasmisión y<br />
7 se procede a desmontar equipo de cómputo y se resguarda.<br />
FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
4 hrs<br />
4 hrs<br />
4 hrs<br />
2 hrs<br />
Indefinido<br />
2 hrs<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Trasmisión de sesión ordinara del H. Cabildo de<br />
Tapachula<br />
Diagrama de Flujo<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 5
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos<br />
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica / Dirección de Comunicación<br />
Responsable<br />
Política<br />
Área Responsable Secretaría Interesada de Difundir Información en<br />
Medios Electrónicos.<br />
Nombre<br />
del Difusión de Actividades de Ayuntamiento en Medios<br />
Procedimiento<br />
Electrónicos.<br />
Propósito<br />
Mantener informada a la ciudadanía a cerca de las<br />
actividades en los diferentes rubros de la<br />
administración 2015-2018 de Tapachula.<br />
Alcance Recepción de Información a difundir hasta<br />
publicación en medios electrónicos.<br />
No. de<br />
Actividad<br />
Descripción del Procedimiento<br />
Actividad Tiempos /<br />
Observaciones<br />
1 Se recibe vía correo electrónico la solicitud de a difundir por<br />
3 días<br />
parte de la secretaría interesada.<br />
2 Se revisa si la solicitud cuenta con el formato STCP01 y los<br />
3 días<br />
requisitos para ser programada<br />
3 Se integra el mensaje a difundir en medios electrónicos. 3 días<br />
4 Se agenda el mensaje para ser difundido en medios<br />
1 días<br />
electrónicos.<br />
5 Se envía el mensaje por medios electrónicos 7 días<br />
FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en<br />
Medios Electrónicos.<br />
Diagrama de Flujo<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 7
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Difusión de Actividades de Ayuntamiento en<br />
Medios Electrónicos.<br />
Formato STCP01<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 8
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos<br />
Secretaría / Instituto Secretaría Técnica<br />
Responsable<br />
Área Responsable Dirección de Imagen Institucional<br />
Nombre<br />
del Elaboración de diseño<br />
Procedimiento<br />
Propósito Elaboración de diseño con lineamientos<br />
institucionales para difusión de diferentes formas<br />
Alcance<br />
Desde la recepción de oficio de solicitud de petición<br />
de Diseño, hasta la entrega para el uso solicitado<br />
No. de<br />
Actividad<br />
Descripción del Procedimiento<br />
Actividad Tiempos /<br />
Observaciones<br />
1 Recibe de la Secretaría Correspondiente, a través del<br />
titular de la misma, copia de oficio de solicitud de<br />
requerimiento de diseño a elaborar y si requiere impresión<br />
propia de la dirección o es en formato digital.<br />
2 Se lleva la realización del diseño conforme a lo<br />
especificado en el requerimiento dependiendo de la<br />
información proporcionada por el solicitante.<br />
3 Envió de muestras para aceptación y verificación vía<br />
correo electrónica<br />
4 Se envían archivos en alta resolución al solicitante y/o al<br />
proveedor que se ocupará del trabajo<br />
FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
El tiempo varía dependiendo<br />
de la cantidad de material<br />
solicitado y los elementos<br />
proporcionados por el<br />
solicitante.<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 9
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño<br />
Diagrama de Flujo<br />
INICIO<br />
Recibo de la secretaria técnica, copia de<br />
oficio de solicitud de requerimiento de<br />
diseño a elaborar y si requiere impresión<br />
propia de la dirección o es en formato<br />
digital.<br />
Se lleva la realización del<br />
diseño<br />
Envío de<br />
muestras.<br />
Se envían archivos en alta<br />
resolución<br />
FIN<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Elaboración del Diseño<br />
Formatos<br />
NO APLICA<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos<br />
Secretaría / Instituto Secretaria Técnica<br />
Responsable<br />
Área Responsable Dirección de Apoyo Administrativo de Presidencia<br />
Nombre<br />
del Comprobación de Gastos de la Presidencia Municipal<br />
Procedimiento<br />
Propósito<br />
Comprobar en tiempo y forma cada uno de los<br />
trámites de comprobación<br />
Alcance Desde la recepción de oficios, convocatoria,<br />
peticiones, hasta la elaboración de documentación<br />
comprobatoria.<br />
No. de<br />
Actividad<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
Descripción del Procedimiento<br />
Actividad Tiempos /<br />
Observaciones<br />
Recibe de la Secretaría correspondiente, a través del titular<br />
de la dependencia, original de Oficio, convocatorio o<br />
peticiones.<br />
Identifica el trámite solicitado y elabora oficio de solicitud,<br />
agradecimiento y recibo al área de Contraloría, recaba firma<br />
del Titular y envía en cuatro copias:<br />
Original de Solicitud, agradecimiento y recibo:<br />
Titular Presidente Municipal<br />
Copia en expediente.<br />
Se turna documentación al área de Contraloría para su<br />
Validación.<br />
Contraloría turna al área de Tesorería para su comprobación<br />
correspondiente<br />
5 Se recibe Acuse por parte de Contraloría que avala la<br />
comprobación.<br />
FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
La comprobación de<br />
gastos puede ser por<br />
concepto de viáticos,<br />
reintegración de fondo<br />
revolvente y apoyos<br />
económicos<br />
Contraloría revisa<br />
minuciosamente y de<br />
acuerdo a la<br />
normatividad vigente la<br />
integración correcta de la<br />
documentación.<br />
Es el área de Tesorería<br />
quien descarga en el<br />
Sistema Hacendario la<br />
comprobación para<br />
saldar cuentas.<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 12
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia<br />
Municipal<br />
Diagrama de Flujo<br />
Inicio<br />
A<br />
Recibe oficio de<br />
Solicitud, convocatoria<br />
o petición de la<br />
Secretaría<br />
Contraloría<br />
revisa<br />
documentación Y realiza<br />
validación<br />
Elabora oficio de<br />
comprobación, solicitud,<br />
agradecimiento, recibo<br />
Se recibe acuse de recibido,<br />
se archiva documento<br />
Fin<br />
Se turna ante presidencia<br />
para recabar firma del<br />
presidente<br />
Se sacan cuatro copias y se<br />
turna a Contraloría Interna<br />
A<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 13
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia<br />
Municipal<br />
Lineamientos<br />
NO APLICA<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Comprobación de Gastos de la Presidencia<br />
Municipal<br />
Formatos<br />
NO APLICA<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 15
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos<br />
Secretaría / Instituto Secretaria Técnica<br />
Responsable<br />
Área Responsable Dirección de Producción Fotográfica<br />
Nombre<br />
del Toma de Fotografías Profesionales en eventos del<br />
Procedimiento<br />
Ciudadano Presidente<br />
Propósito Realizar las tomas de fotografías con la<br />
profesionalización que requiere cada evento para<br />
compartirlo en medios de comunicaciones y redes<br />
sociales<br />
Alcance<br />
Desde la recepción de toma de fotografías, la<br />
selección y entrega a los encargados.<br />
No. de<br />
Actividad<br />
2<br />
Descripción del Procedimiento<br />
Actividad Tiempos /<br />
Observaciones<br />
1 Recibir indicación por parte del Ciudadano Presidente para<br />
estar presente en los eventos<br />
Realizar las fotografías cumpliendo con los<br />
estándares de calidad que requiere.<br />
3<br />
Lleva a cabo la selección y valoración conjuntamente con<br />
el Ciudadano Presidente para su entrega al Director de<br />
Comunicación Social y Dirección de Comunicación Política<br />
FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
La entrega de tomas<br />
fotográficas se lleva a cabo al<br />
momento para que se<br />
plasmen de inmediato en los<br />
medios<br />
Contraloría<br />
revisa<br />
minuciosamente y de acuerdo<br />
a la normatividad vigente la<br />
integración correcta de la<br />
documentación.<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 16
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del<br />
Ciudadano Presidente<br />
Diagrama de Flujo<br />
Inicio<br />
Indicación del C.<br />
Presidente para<br />
eventos<br />
Toma de fotografías<br />
con la calidad que se<br />
requiere<br />
Turnar a la Dirección de<br />
comunicación social y<br />
dirección<br />
de<br />
Comunicación Política<br />
para su difusión<br />
Fin<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del<br />
Ciudadano Presidente<br />
Lineamientos<br />
NO APLICA<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 18
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Toma de Fotografías Profesionales en eventos del<br />
Ciudadano Presidente<br />
Formatos<br />
NO APLICA<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 19
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos<br />
Secretaría / Instituto Secretaria técnica<br />
Responsable<br />
Área Responsable Dirección de giras y logística de eventos<br />
Nombre<br />
del Coordinación y análisis de la logística de los eventos<br />
Procedimiento<br />
Propósito<br />
Coordinar y verificar la logística de los eventos que<br />
asiste nuestro presidente Municipal y que estos se<br />
Desarrollen oportunamente con los elementos<br />
necesarios de acuerdo con la agenda establecida y/o<br />
oficios que gire las secretarias o particulares q<br />
soliciten el apoyo.<br />
Alcance<br />
No. de<br />
Actividad<br />
1<br />
Descripción del Procedimiento<br />
Actividad Tiempos /<br />
Observaciones<br />
Recibe de la secretaria técnica, a través del titular copia<br />
de oficios y solicitud de requerimiento para elaboración y<br />
logística del evento.<br />
Organizar y supervisar el acondicionamiento técnico y<br />
2 escenográfico de los diferentes eventos que se lleven a<br />
cabo en el Ayuntamiento Municipal<br />
Supervisar y diseñar mamparas, templetes y<br />
sonorización así como logotipo y leyendas de acuerdo a<br />
3 los requerimientos que organicen cada secretaria o<br />
Ayuntamiento Municipal.<br />
Apoyar a las instituciones estatales o federales cuando<br />
así lo requieran en los Eventos que lleven a cabo dentro<br />
del Municipio. Y Coordinar el desarrollo de giras en base<br />
4 a la agenda establecida así como Aquellas que se<br />
derivan por circunstancias imprevistas.<br />
Solicitar los apoyos necesarios mediante requerimientos<br />
a la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de<br />
5 Administración. Para los materiales que en su momento<br />
haga falta para la realización de los eventos solicitados<br />
Realizar visitas previas a los lugares en los que se realice<br />
6 eventos o giras con el fin de conocer los requerimientos<br />
necesarios para llevar a cabo dicho evento<br />
Establecer y cumplir con el protocolo y logística de giras<br />
y eventos realizados. A través de una ficha técnica para<br />
saber la información de los temas que trataran el evento<br />
7 y personalidades que estarán en el evento para su<br />
información del maestro de ceremonia que llevara el<br />
protocolo del evento<br />
8 FIN DEL PROCEDIMIENTO<br />
Se requiere de 5 días hábiles<br />
para agendar el evento y<br />
supervisar la logística del<br />
lugar<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 20
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los<br />
eventos<br />
Diagrama de Flujo<br />
INICIO<br />
A<br />
Recibo de la secretaria<br />
técnica, copia de oficios y<br />
solicitud de<br />
requerimiento.<br />
Solicitar apoyos<br />
necesarios mediante<br />
requerimientos a la<br />
Dirección de<br />
Adquisiciones.<br />
Realizar visitas previas a los<br />
lugares en los que se realice<br />
eventos.<br />
Organizar y supervisar el<br />
acondicionamiento técnico<br />
y escenográfico.<br />
Establecer y cumplir el<br />
protocolo y logística de<br />
eventos realizados.<br />
Supervisar y diseñar<br />
mamparas, templetes y<br />
sonorización.<br />
FIN<br />
Apoyar a las instituciones<br />
estatales o federales.<br />
A<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los<br />
eventos<br />
Lineamientos<br />
PARA LA REALIZACIÓN DE SUS EVENTOS Y ACTOS CÍVICOS DE LAS<br />
<strong>SECRETARIA</strong>S DEL AYUNTAMIENTO MUNICIPAL SE DEBERÁ DE TOMAR<br />
EN CUENTA :<br />
MANDAR LA SOLICITUD U OFICIO 5 DÍAS HÁBILES ANTES DE SU<br />
EVENTO.<br />
EL OFICIO DEBERÁ DE TENER HORA, FECHA, LUGAR, NÚMERO<br />
TELEFÓNICO DEL ORGANIZADOR O ENCARGADO DEL EVENTO.<br />
EL OFICIO DEBERÁ TENER EXPLICITO SI REQUIERE SONIDO,<br />
MAMPARA, AUDIO, MAESTRO DE CEREMONIA, TEMPLETE Y<br />
DEBERÁ CONTAR CON LA LEYENDA QUE REQUIERA EL EVENTO.<br />
PROPORCIONAR FICHA TÉCNICA BIEN ELABORADA CON NOMBRES<br />
DE INVITADOS Y PERSONALIDADES DE LA MESA DE PRESIDIO Y<br />
TEMA DEL QUE SE TRATARA EL EVENTO.<br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 22
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS<br />
Nombre del procedimiento Coordinación y análisis de la logística de los<br />
eventos<br />
Formatos<br />
OFICIO TRADICIONAL QUE TENGA CADA <strong>SECRETARIA</strong><br />
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018<br />
Pág. 23