SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos
Secretaría / Instituto Secretaría de Educación, Deportes y Recreación
Responsable
Área Responsable Secretario Particular
Nombre
del Recepción, Envío y Control de Oficios, Memorándum,
Procedimiento
Circulares e Invitaciones.
Propósito
Asegurar el adecuado tratamiento (seguimiento,
registro y resguardo) de la correspondencia oficial,
privada o confidencial (oficios, memorándum,
circulares, invitaciones, etc.) recibida y enviada.
Alcance
Desde la recepción de un oficio, memorándum,
circulares e invitaciones, hasta entrega de respuesta
y archivo.
No. de
Actividad
Descripción del Procedimiento
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 En recepción se recibe oficio, memorándum, circulares e
invitaciones de parte de dependencias municipales o cualquier
otra institución, dirigida a la Secretaria de Educación Municipal.
2 Recepcionista analiza el oficio, memorándum, circular e
invitación, asegurando que corresponda y venga dirigido al
titular de la Secretaria de Educación Municipal, y que contenga
los requisitos tales como: nombre correcto del Secretario, fecha
del documento, firma y sello de la dependencia o institución que
envía, si se mencionan anexos, validar que estén incluidos.
No, se realiza devolución del documento, mencionando los
detalles por el que no se puede recibir, solicitando la corrección
del mismo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Si, se procede a sellar y firmar de recibido, anotando nombre y
horario de recepción; se registra en bitácora datos de hora y
fecha de recibido, dependencia o institución procedente y
asunto, turnando el documento con la Asistente del Secretario.
3 Asistente del Secretario recibe, revisa y analiza el o los
documentos entregados por recepción y los turna a Secretario
Particular realizando observaciones, señalando y
puntualizando información relevante, urgente e importante,
para dar celeridad a la atención del mismo.
4 Secretario Particular recibe, revisa y analiza el o los
documentos entregados por asistente, tomando en cuenta la
observaciones realizadas por la misma; ordena de acuerdo a
prioridad e importancia la documentación y agenda horario
para revisión con el Secretario de Educación Municipal para
informar de forma detallada sobre la correspondencia,
realizando observaciones y señalando la información
relevante, urgente e importante, para la atención oportuna de
la misma.
Inmediato
Inmediato
Inmediato
H. AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA 2015-2018
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