Administracion una perspectiva global y empresarial [Libro] (Harold Koontz et al) (1)

Hacia la comunicación efectiva 473
El primero y último de los puntos son los más importantes: las personas deben dejar de hablar
para poder escuchar. 13
Sugerencias para mejorar la comunicación escrita
La escritura efectiva puede ser más la excepción que la regla, y tampoco la educación y la inteligencia
garantizan una buena redacción. Muchas personas tienen el hábito de utilizar un lenguaje
técnico que sólo pueden entender expertos en su campo. Cuando los autores omiten la conclusión
(o la entierran en el reporte), utilizan demasiadas palabras y mala gramática, palabras inapropiadas,
estructuras ineficaces de frases y mala ortografía, surgen los problemas comunes de la comunicación
escrita; sin embargo, algunas pautas permiten mejorarla bastante: 14
• Utilice palabras y frases sencillas.
• Utilice palabras cortas y conocidas.
• Utilice pronombres personales (como usted) cuando sea apropiado.
• Presente ilustraciones y ejemplos: use gráficas.
• Utilice oraciones y párrafos breves.
• Utilice verbos activos, como “El gerente proyecta…”
• Evite palabras innecesarias.
John Fielden sugiere que el estilo de redacción debe ajustarse a la situación y el efecto que
el escritor quiere lograr; 15 específicamente, recomienda un estilo enérgico cuando el escritor tiene
capacidad, con un tono firme pero cortés. El estilo pasivo es apropiado cuando el escritor está
en una posición inferior a la del receptor del mensaje. El personal se recomienda para comunicar
buenas noticias y hacer solicitudes persuasivas de acción. El impersonal es en general correcto para
transmitir información negativa. El animado o festivo es para las buenas noticias, anuncios y cartas
de venta. En cambio, un estilo menos festivo, que combina el impersonal con el pasivo, puede ser
apropiado para los escritos comerciales comunes.
Sugerencias para mejorar la comunicación oral
Para algunas personas, incluso ejecutivos, la idea de pronunciar un discurso puede ocasionarles
pesadillas; sin embargo, puede aprenderse cómo darlos y divertirse al hacerlo. Un ejemplo clásico
de este aprendizaje de comunicación oral es Demóstenes, el estadista griego, quien muy descorazonado
después de dar mal su primer discurso en público se convirtió en uno de los mejores
oradores con práctica, práctica y más práctica.
Los gerentes necesitan inspirar, liderar y comunicar una visión. Tener una idea clara del propósito
organizacional es esencial, pero insuficiente para dirigir: esta visión debe expresarse bien, lo
que significa no sólo definir los hechos, sino transmitirlos de una manera que inspire a las personas
al apelar a sus valores, su orgullo y sus objetivos personales.
La mayoría de las sugerencias para la comunicación escrita también se aplican en la comunicación
oral, la siguiente perspectiva ofrece consejos útiles para mejorar la comunicación oral.
13 Newstrom, John W. y Keith Davis, Organizational Behavior: Human Behavior at Work, 9a. ed., Nueva York:
McGraw-Hill, 1993, p. 109.
14 Davis, Keith y John W. Newstrom, Human Behavior at Work: Organizational Behavior, Nueva York: McGraw-
Hill, 1985, p. 438.
15 Fielden, John S., “What Do You Mean You Don’t Like My Style?”, Harvard Business Review, mayo-junio de
1982, pp. 128-138.