Administracion una perspectiva global y empresarial [Libro] (Harold Koontz et al) (1)

La operación exitosa de comités y grupos 445
El presidente
Para una reunión de comité efectiva es decisiva la selección del presidente, quien puede evitar los
desperdicios y las deficiencias de los comités al planear la reunión, preparar la agenda, ver que con
anticipación los resultados de la investigación estén disponibles para los miembros, formular propuestas
definitivas para el análisis o la acción, y conducir la reunión con efectividad. El presidente
establece el tono de la reunión, integra las ideas e impide que el análisis se desvíe.
Minutas
La comunicación efectiva en los comités normalmente requiere que se hagan circular minutas y se
verifiquen las conclusiones. En ocasiones los individuos salen de una reunión con diversas interpretaciones
de los acuerdos a los que se llegaron, lo que puede evitarse al tomar minutas detalladas
de la reunión y circularlas en borrador para su corrección o modificación antes de que el comité
apruebe el texto final.
Rentabilidad
Un comité debe valer sus costos. Puede ser difícil contabilizar los beneficios, en especial factores
intangibles como la moral, el estatus fortalecido de los miembros del comité y su valor como
dispositivo de capacitación para fortalecer el trabajo en equipo; pero el comité sólo puede justificarse
si los costos se compensan con beneficios tangibles e intangibles. Es muy importante
estar conscientes de que el costo más alto del comité es el costo de oportunidad del tiempo de las
personas que participan en las reuniones; por ello hay que ser muy cuidadoso de no hacer demasiadas
reuniones o muy largas, pues el ejercicio de comité puede convertir su operación en algo
sumamente costoso para la organización.
Estrategias en grupo
Algunos emprendedores pueden pensar que sólo ellos pueden generar ideas o enfoques distintos;
sin embargo, esto no es siempre así ya que al motivar al personal a que aporte iniciativas, se
incrementa además el interés, la motivación y el desempeño. Para que el personal aporte ideas
que ayuden a mejorar prácticas o a descubrir áreas de oportunidad es importante transmitirles
seguridad de forma que no teman ser regañados ni mucho menos despedidos por externar su
forma de pensar. En seguida presentamos algunos puntos que ayudan a que el personal exprese
lo que piensa para mejorar las condiciones de la empresa:
1. Asegurarse que los veteranos estén de acuerdo. Es importante reunirse con las personas
que tienen más años trabajando en la compañía, incluyendo altos mandos, pues ellos conocen
a profundidad qué es lo que sucede a niveles externo e interno.
2. Impulsar el cuestionamiento de las cosas. Antes de hablar es indispensable examinar las
políticas y procedimientos internos así como el aprovechamiento del capital humano y cuestionarse
sobre el grado de su funcionalidad y efectividad. Además es necesario estar abierto
ante las sugerencias constructivas de los participantes.
3. Planear reuniones en las que se revise el estado actual de la compañía y en las que se elogien
las ideas creativas. Si se implementa alguna de las iniciativas planteadas es importante
reconocer a quien la creó.
4. Crear grupos para la discusión de ideas. Se pueden formar grupos integrados por personas
con diferente educación y experiencia laboral para que compartan sus puntos de vista y para
promover la identidad corporativa.
Con información de: Javitch, David, “Genera estrategias en grupo”, SoyEntrepreneur.com, disponible en: http://www.
soyentrepreneur.com/genera-estrategias-en-grupo.html, consultado el 9 de noviembre de 2011.