CARTILLA INDUCCIÓN 2017

Plan
Institucional
de Capacitación
Dirección de Gestión Corporativa
Cartilla de inducción y reinducción
a servidores de la SDA
Marzo 2017

Presentación
La Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría
Distrital de Ambiente, a través del proceso de Gestión
del Talento Humano y en cumplimiento del Programa
de Inducción del Plan Institucional de Capacitación
crea el presente manual, el cual tiene como objetivo
integrar a los funcionarios y contratistas al conocimiento
general de la estructura, funcionamiento y cultura
organizacional de la entidad.
Este documento contiene conceptos e información
relevante de la Secretaría Distrital de Ambiente, por tal
motivo le invitamos a leerlo cuidadosamente, ya que
le será de utilidad en su desarrollo laboral en la entidad.
María Margarita Palacio Ramos
Directora de Gestión Corporativa
Marzo 2017

Manual de inducción y reinducción
Índice
Pg.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Historia de la entidad
Misión de la entidad
Visión de la entidad
Política del sistema integrado de gestión
Política de administración de riesgos
Otras políticas en las que participa la SDA
6.1.
Política pública para la garantía plena de derechos de las personas
con orientaciones sexuales e identidades de género diversas – LGBTI-
4
5
6
7
8
9
9
6.2.
Política pública de mujer y equidad de género
9
7.
8.
9.
10.
Objetivos estratégicos de la entidad vigencia 2016 - 2019
Funciones generales de la Secretaría Distrital de Ambiente
Estructura orgánica
Anticorrupción y transparencia
10
12
14
16

Manual de inducción y reinducción
Pg.
11.
12.
Mapa de procesos
Sistema integrado de gestión
16
20
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.
12.5.
12.6.
12.7.
Subsistema de gestión de la calidad
Subsistema de control interno - meci
Subsistema de gestión documental y archivo
Subsistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
Subsistema de gestión ambiental
Subsistema de gestión de la seguridad de la información
Subsistema de responsabilidad social
21
21
23
24
30
33
33
13.
14.
15.
16.
17.
Sistemas de información digital de la entidad
El abc de los inventarios en la Secretaría Distrital de Ambiente
Canales de atención al ciudadano de la entidad
Peticiones, quejas, reclamos y soluciones
Valores de la entidad
35
40
42
44
46

Manual de inducción y reinducción
1.
Historia de la
Secretaría Distrital de Ambiente
La Secretaría Distrital de Ambiente nace de
la voluntad política de orientar, dar un uso y
manejo adecuado a los recursos naturales
del Distrito, y de articular y conciliar el
proceso de desarrollo con la protección del
medio ambiente. Así, el Concejo de Bogotá
aprobó el Acuerdo 9 de 1990, mediante el
cual se crea el Departamento Técnico
Administrativo del Medio Ambiente - DAMA
y se otorga al Alcalde Mayor facultades
extraordinarias y temporales para organizar
jurídica, operativa y financieramente al
Departamento.
Posteriormente, la Ley 99 de 1993 crea el
Ministerio del Medio Ambiente, reordena el
sector público encargado de la gestión y
conservación del medio ambiente y organiza
el Sistema Nacional Ambiental.
Este ordenamiento establece un tratamiento
especial para los municipios, distritos o
áreas metropolitanas con población
urbana superior a un millón de habitantes,
otorgándoles, de acuerdo con el Artículo
66 de esta Ley, las mismas funciones
atribuidas a las corporaciones autónomas
regionales, en lo referente al manejo del
medio ambiente urbano.
En virtud de lo anterior, el DAMA, entonces
existente, experimenta un proceso de reestructuración
y de asunción de sus funciones
de autoridad ambiental dentro del perímetro
urbano, el cual se concreta y formaliza
mediante la expedición del Decreto 673
de 1995 por parte del Alcalde Mayor.
En el año 2001 se expide el Decreto 308 de
2001, que modifica la estructura organizacional
el DAMA y asigna funciones a sus
dependencias, el cual es derogado por el
actualmente vigente Decreto 330 de 2003.
Con la reforma administrativa del Distrito
Capital, mediante el Acuerdo 257 de 2006,
se dictan normas básicas sobre la estructura,
organización y funcionamiento de los
organismos y de las entidades distritales y
se crea la Secretaría Distrital de Ambiente,
la cual se convierte en la entidad que
recoge el espíritu del DAMA con nuevas
herramientas y estructura.
El Decreto 561 de 2006 estableció la
estructura organizacional de la Secretaría
Distrital de Ambiente”, y finalmente el 16 de
marzo de 2009, mediante el Decreto 109 se
modificó la estructura de la entidad y se
dictaron otras disposiciones para su
modernización, derogando el Decreto 561
de 2006 .
4

Manual de inducción y reinducción
2. Misión
La Secretaría Distrital de Ambiente es la
autoridad que promueve, orienta y regula la
sostenibilidad ambiental de Bogotá; controlando
los factores de deterioro ambiental
y promoviendo buenas prácticas ambientales,
como garantía presente y futura del
bienestar y calidad de vida de la población
urbana y rural, y como requisito indispensable
para la recuperación, conservación y
uso de bienes y servicios ecosistémicos y
valores de biodiversidad; enfocado a la
adaptación al cambio climático, a través de
la vinculación, participación y educación
de los habitantes del Distrito Capital;
respaldado en un personal competente,
que garantiza el mejoramiento continuo de
la entidad, bajo criterios de legalidad, celeridad,
oportunidad y transparencia.
5

Manual de inducción y reinducción
3. Visión
En 2020,
la Secretaría Distrital de Ambiente
será reconocida por ser:
Una verdadera autoridad en materia
ambiental, eficiente en sus decisiones
administrativas, respaldadas en los principios
de legalidad, igualdad, moralidad,
responsabilidad y eficiencia.
Una entidad comprometida con el cambio
de la cultura ciudadana en torno a la
protección, conservación y preservación
de los recursos naturales renovables.
Una entidad que contribuye a que Bogotá
se adapte al cambio climático y se ordene
alrededor de las áreas de interés ambiental
para su recuperación, conservación, uso y
disfrute; promoviendo sus bienes y servicios
ecosistémicos, para el mejoramiento
de la calidad de vida de la población
urbana y rural.
Una entidad, que avanza en la gobernanza
ambiental de la ciudad, promoviendo la
educación y participación ciudadana y la
gestión coordinada con otras entidades
públicas y privadas.
Y una entidad moderna y eficiente, con
mayor capacidad tecnológica y humana
que le permita ejecutar sus programas,
atender oportunamente a la ciudadanía,
realizar el control de los factores de deterioro
ambiental y promover buenas prácticas
ambientales.
6

Manual de inducción y reinducción
4.
Política del
Sistema Integrado de Gestión
La Secretaría Distrital de Ambiente, como autoridad ambiental
que promueve, orienta y regula la sostenibilidad ambiental en el
Distrito Capital, está comprometida con el cumplimiento de
estándares de calidad; el mejoramiento continuo de la eficacia,
eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión; la
prevención de la contaminación, la generación de un ambiente
de trabajo seguro y adecuado para el efectivo desarrollo de las
actividades, garantizando el bienestar y calidad de vida de
todos los trabajadores; y la confidencialidad, integridad, disponibilidad
y privacidad de la información.
Para tal fin, preservará la memoria institucional; mantendrá y
fortalecerá los sistemas de información y tecnología adecuados;
administrará y conservará los activos de información
producidos en el ejercicio de su gestión; mantendrá recursos
humanos idóneos y competentes; identificará y controlará continuamente
sus aspectos ambientales significativos; racionalizará
el uso de los recursos naturales en todos los niveles de su
organización; desarrollará soluciones desde la seguridad y
salud en el trabajo para las partes interesadas; identificará y
controlará los riesgos y peligros en el trabajo; mitigará los
incidentes, accidentes y enfermedades laborales, respondiendo
a la satisfacción de sus clientes y partes interesadas y
promoviendo un ambiente de responsabilidad social. .
Igualmente, e cuenta en la Secretaría distrital de Ambiente con
políticas de seguridad de la información, como parte de la
implementación del Subsistema de Gestión de la Seguridad de
la Información, las cuales se pueden consultar en el manual del
SIG en el aplicativo ISOLUCION.
7

Manual de inducción y reinducción
5.
Política de
administración de riesgos
La Secretaría Distrital de Ambiente, implementa una
política de administración de riesgos para garantizar
una gestión pública eficaz, bajo la responsabilidad de
los directivos que participan en cada proceso. Los
riesgos se identificarán, analizarán, valorarán, evaluarán
y actualizarán, por lo menos una vez al año, teniendo en
cuenta los eventos externos e internos, las necesidades
y expectativas de las partes interesadas, los aspectos e
impactos ambientales, los riesgos y peligros y el direccionamiento
estratégico, que pueden afectar o impedir
el cumplimiento de sus objetivos, en el marco de la
viabilidad jurídica, técnica, financiera y económica, para
prevenir su ocurrencia y mitigar los efectos ocasionados
en el evento de la materialización de dichos riesgos.
Los lineamientos para administrar los riesgos están definidos
en el procedimiento 126PG01-PR09 Administración
de Riesgos y Oportunidades, el cual se implementa
por todos los procesos de la Secretaría Distrital de
Ambiente.
8

6.
Otras políticas
en las que participa la
Secretaría Distrital de Ambiente
Política pública para la garantía plena
de derechos de las personas con
orientaciones sexuales e identidades
de género diversas - LGBTI -
La Dirección de Diversidad Sexual de la Secretaria
Distrital de Planeación coordina la política pública para
la garantía plena de derechos de las personas con
orientaciones sexuales e identidades de género diversas
– LGBTI- en la ciudad. Esta política está contemplada
en el Acuerdo 371 de 2009 y comprende cuatro
procesos estratégicos, de los cuales, el primero de
ellos: “Fortalecimiento institucional” habla de la inclusión
del tema de Diversidad Sexual y de género de manera
transversal en todos los programas y proyectos de la
ciudad, y del respeto a las personas de los sectores
LGBTI, sean funcionarios y funcionarias públicas o particulares
como direccionamiento del Distrito.
A través de la estrategia de Ambientes Laborales Inclusivos
la Dirección de Diversidad Sexual difunde estos
contenidos en las diferentes entidades del Distrito y crea
herramientas para el trabajo respetuoso con estas
poblaciones.
Para más información:
www.sdp.gov.co, costado izquierdo, OBSERVATORIO -
Observatorio de Política Pública LGBTI.
6.2.
Política pública de mujer y
equidad de género
La Secretaría de Ambiente, mediante la Resolución 238
de 2015 adopta el Plan Sectorial de Transversalización
de la Igualdad de Género del Sector, en cumplimiento a
lo estipulado en la Política Pública de Mujeres y Equidad
de Género en el Distrito Capital, establecida en el
Decreto 166 de 2010, que busca que todas las entidades
del orden distrital incorporen en sus planes, programas
y proyectos los enfoques de género, con el fin de
contribuir en la garantía de los derechos de las mujeres
en el territorio urbano y rural del Distrito Capital y contribuir
a la eliminación de la discriminación, la desigualdad
y la subordinación de las mujeres en la ciudad de
Bogotá.
En ese sentido, la Secretaría Distrital de Ambiente le
aporta al cumplimiento del derecho al hábitat y a una
vivienda digna, entendido como el conjunto de condiciones
y decisiones político-administrativas que tienen
en cuenta factores socioculturales, arquitectónicos,
urbanísticos y ambientales para garantizar a las mujeres,
en equidad e igualdad de oportunidades, el goce y
disfrute del territorio rural y urbano y el espacio habitacional.
Por lo anterior, es necesario la realización de acciones
en torno a la promoción de los derechos de las mujeres
en materia de hábitat y vivienda, mejoramiento de la
movilidad y seguridad de las mujeres, eliminación de
barreras de acceso a la vivienda y reconocimiento del
aporte de las mujeres al cuidado del medio ambiente,
teniendo en cuenta los enfoques de derechos de las
mujeres, de género y diferencia.
9

7.
Objetivos
estratégicos de
la Secretaría Distrital de Ambiente
vigencia 2016 - 2019

Manual de inducción y reinducción
Los objetivos estratégicos de la SDA que
a continuación se enumeran están direccionados a
cumplir la misión y visión institucional.
1.
Contribuir eficazmente en la construcción
de una ciudad ambientalmente sostenible,
que se integre con la región y con la
nación, en cumplimiento de lo establecido
en el Plan de Desarrollo Distrital vigente.
4.
Prevenir o mitigar los riesgos y peligros
identificados en la Secretaría Distrital de
Ambiente, que afecten o puedan afectar la
salud y seguridad de su personal, sus
clientes y visitantes.
2.
3.
Mantener la confidencialidad, integridad,
disponibilidad de los activos de información,
y la protección de datos personales,
mediante la gestión de los riesgos que
permitan establecer un ámbito de confianza
a las partes interesadas, en concordancia
con la misión y visión de la entidad.
Administrar y conservar los documentos de
la Secretaría Distrital de Ambiente, de
acuerdo con lo establecido en la Tabla de
Retención Documental TRD, fortaleciendo
la preservación de la memoria institucional
y la transparencia en el manejo de la información.
5.
6.
7.
Promover la vinculación de la comunidad a
los procesos ambientalmente sostenibles,
liderados por la Secretaría Distrital de
Ambiente.
Promover el autocontrol y la mejora continua
de la Secretaría Distrital de Ambiente,
a través de la verificación y seguimiento de
las actividades desarrolladas.
Mitigar o prevenir los aspectos e impactos
ambientales negativos, identificados en la
Secretaría Distrital de Ambiente y que se
producen en el desarrollo de sus actividades.
11

Manual de inducción y reinducción
Funciones generales de la
Secretaría Distrital de Ambiente
G.
Promover planes, programas y proyectos
tendientes a la conservación, consolidación,
enriquecimiento y mantenimiento de
la Estructura Ecológica Principal y del
recurso hídrico, superficial y subterráneo
del Distrito Capital.
H.
Formular, implementar y coordinar, con
visión integral, la política de conservación,
aprovechamiento y desarrollo sostenible
de las áreas protegidas del Distrito Capital.
A.
Formular participativamente la política
ambiental del Distrito Capital.
B.
Liderar y coordinar el Sistema Ambiental
del Distrito Capital -SIAC-.
C.
Liderar y coordinar el proceso de preparación
de los planes, programas y proyectos
de desarrollo medio ambiental que deban
formular los diferentes organismos y
entidades integrantes del Sistema Ambiental
del Distrito Capital -SIAC- y en especial,
asesorar a sus integrantes en la definición
de los planes de desarrollo ambiental y en
sus programas y proyectos en materia de
protección del medio ambiente y los recursos
naturales renovables, de manera que
se asegure la armonía y coherencia de las
políticas y acciones adoptadas por el
Distrito.
12
D.
Ejercer la autoridad ambiental en el Distrito
Capital, en cumplimiento de las funciones
asignadas por el ordenamiento jurídico
vigente, a las autoridades competentes en
la materia.
E.
Formular, ajustar y revisar periódicamente
el Plan de Gestión Ambiental del Distrito
Capital y coordinar su ejecución a través
de las instancias establecidas.
F.
Formular y orientar las políticas, planes y
programas tendientes a la investigación,
conservación, mejoramiento, promoción,
valoración y uso sostenible de los recursos
naturales y servicios ambientales del Distrito
Capital y sus territorios socio ambientales
reconocidos.
I.
Definir los lineamientos ambientales que
regirán las acciones de la administración
pública distrital.
J.
Definir y articular con las entidades competentes,
la política de gestión estratégica del
ciclo del agua como recurso natural, bien
público y elemento de efectividad del derecho
a la vida.
K.
Formular, ejecutar y supervisar, en coordinación
con las entidades competentes, la
implementación de la política de educación
ambiental distrital de conformidad con
la normativa y políticas nacionales en la
materia.
L.
Ejercer el control y vigilancia del cumplimiento
de las normas de protección
ambien

Manual de inducción y reinducción
tal y manejo de recursos naturales, emprender
las acciones de policía que sean
pertinentes al efecto, y en particular adelantar
las investigaciones e imponer las
sanciones que correspondan a quienes
infrinjan dichas normas.
M.
Implantar y operar el sistema de información
ambiental del Distrito Capital con el
soporte de las entidades que producen
dicha información.
N.
Dirigir el diseño, implementación y seguimiento
de planes, programas y proyectos
ambientales relacionados con la planificación
urbanística del Distrito Capital.
O.
Coordinar las instancias ambientales de los
procesos de integración regional.
P.
Diseñar y coordinar las estrategias de
mejoramiento de la calidad del aire y la
prevención y corrección de la contaminación
auditiva, visual y electro magnética,
así como establecer las redes de monitoreo
respectivas.
Q.
Fortalecer los procesos territoriales y las
organizaciones ambientales urbanas y
rurales.
R.
Realizar el control de vertimientos y emisiones
contaminantes, disposición de desechos
sólidos y desechos o residuos
peligrosos y de residuos tóxicos, dictar las
medidas de corrección o mitigación de
daños ambientales y complementar la
acción de la Empresa de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo de Bogotá - EABpara
desarrollar proyectos de saneamiento
y descontaminación, en coordinación con
la Unidad Administrativa Especial de Servicios
Públicos.
S.
Ejecutar, administrar, operar y mantener en
coordinación con las entidades Distritales y
territoriales, proyectos, programas de
desarrollo sostenible y obras de infraestructura,
cuya realización sea necesaria
para la defensa y protección o para la descontaminación
o recuperación del medio
ambiente y los recursos naturales renovables.
T.
Promover y desarrollar programas educativos,
recreativos e investigativos en materia
ecológica, botánica, de fauna, medio
ambiente y conservación de los recursos
naturales.
U.
Desarrollar programas de arborización y
ornamentación de la ciudad, en particular
de especies nativas, coordinar con las
entidades competentes y efectuar el registro
e inventario en estas materias.
V.
Aprobar el plan de arborización urbano de
la ciudad cuya formulación estará a cargo
del Jardín Botánico José Celestino Mutis.
W.
Formular y coordinar la difusión de la política
rural en el Distrito Capital y brindar asistencia
técnica y tecnológica, agropecuaria
y ambiental a los productores rurales.
X.
Trazar los lineamientos ambientales de
conformidad con el plan de desarrollo, el
plan de ordenamiento territorial y el plan de
gestión ambiental.
13

Manual de inducción y reinducción
9.
Estructura
Orgánica

Manual de inducción y reinducción
15

Manual de inducción y reinducción
10. 11.
Anticorrupción y
Transparencia en la
Secretaría Distrital de Ambiente
Mapa de procesos
La ley 1474 de 2011 (Ley anticorrupción) y la Ley
1712 de 2014 (Ley de Transparencia) son las
herramientas por excelencia, al momento de
emprender en la Secretaría Distrital de Ambiente,
una lucha frontal contra la corrupción y es por
eso, que la totalidad de los servidores aportan
permanentemente para su cabal cumplimiento.
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
ESTRATÉGICOS
El mapa de riesgos de corrupción, la política anti
trámites, la rendición de cuentas, la atención al
ciudadano y la gestión ética al interior de nuestra
entidad, son las herramientas que permiten que
sigamos avanzando para que la Secretaría Distrital
de Ambiente sea ejemplo a nivel nacional en
la prevención de la corrupción.
E
N
T
R
A
D
A
S
U
S
U
A
R
I
O
EVALUACIÓN,
CONTRO Y
SEGUIMIENTO
GESTIÓN
AMBIENTAL
Y
DESARROLLO
RURAL
MISIONALES
APOYO
PARTI
Y EDU
AMB
Para cumplir tales fines, surge el gobierno electrónico,
como un mecanismo para hacer más
claros los procedimientos por parte de los funcionarios
públicos, simplificar los trámites y acercar
más a los gobernantes a los ciudadanos, haciéndolos
más visibles y responsables de sus acciones,
reduciendo así el espacio para la corrupción.
GESTIÓN
DOCUMENTAL
GESTIÓN
JURÍDICA
GESTIÓN
RECURSOS
FINANCIEROS
G
R
EVALUAC
CONTROL DISCIPLINARIO
16

Manual de inducción y reinducción
A continuación se realiza una descripción de cada uno
de los procesos y sus encargados:
Es la representación gráfica de los procesos que están presentes en
una entidad, mostrando la relación entre ellos y sus relaciones con el
exterior, con el objetivo de que la institución esté orientada al cumplimiento
de sus objetivos estratégicos y metas.
COMUNICACIONES
a. PROCESOS ESTRATÉGICOS
I. Proceso de Direccionamiento Estratégico:
Tiene como objetivo orientar estratégicamente a la SDA a
través de la formulación de políticas, planes, programas,
proyectos, procesos y procedimientos, con el propósito
de lograr el cumplimiento de la misión y de los objetivos
institucionales o de calidad, así como realizar su seguimiento
consolidando los resultados, mediciones y seguimiento.
CIPACIÓN
CACIÓN
IENTAL
PLANEACIÓN
AMBIENTAL
U
S
U
A
R
I
O
S
A
L
I
D
A
S
Los responsables de este proceso son el Subsecretario
General y de Control Disciplinario, el Director de Planeación
y Sistemas de Información Ambiental, el Subdirector
de Proyectos y Cooperación Internacional, y el Director
de Gestión Ambiental.
II. Proceso de Comunicaciones:
ESTIÓN
ECURSOS
FÍSICOS
IÓN Y CONTROL
GESTIÓN
RECURSOS
INFORMÁTICOS Y
TECNOÓGICOS
GESTIÓN
TALENTO
HUMANO
Tiene como objetivo comunicar interna y externamente la
gestión de la Secretaría de Ambiente, con el fin de promover
la construcción de una visión compartida, facilitar
los procesos de rendición de cuentas y suministrar información
de manera oportuna.
CONTROL Y MEJORA
Los responsables de este proceso son el Jefe Oficina
Asesora de Comunicaciones y el Subsecretario General
y de Control Disciplinario.
17

Manual de inducción y reinducción
b. PROCESOS MISIONALES O DE PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
I. Proceso de Participación y Educación Ambiental:
Tiene como objetivo promover, desarrollar y fortalecer los
procesos de participación y educación ambiental, como
instrumentos de gestión para la apropiación social de los
territorios ambientales del Distrito Capital, garantizando el
derecho a la participación ciudadana vinculante e incidente.
El responsable de este proceso es el Jefe Oficina Participación,
Educación y Localidades.
II. Proceso de Planeación Ambiental:
Tiene como propósito formular, orientar, hacer seguimiento,
evaluar y/o ajustar instrumentos sectoriales y territoriales de
planeación ambiental, e instrumentos económicos y definir
líneas de investigación ambiental para una adecuada gestión
ambiental que contribuya al mejoramiento de la calidad
de vida en la ciudad región.
Los responsables de este proceso son el Director de Planeación
y Sistemas de Información Ambiental, Subdirector de
Políticas y Planes Ambientales
III. Proceso de Gestión Ambiental y Desarrollo Rural:
Tiene como objetivo desarrollar la gestión ambiental en las
diferentes instancias territoriales y sectores productivos del
D.C. para la conservación, restauración y manejo
sostenible de los ecosistemas y los recursos naturales.
Los responsables de este proceso son el Director de Gestión
Ambiental, Subdirector de Ecosistemas y Ruralidad, Subdirector
de Ecourbanismo y Gestión Ambiental Empresarial.
IV. Proceso de Evaluación, Control y Seguimiento:
Tiene como objetivo Realizar Evaluación, control y seguimiento
ambiental a los factores que generen o puedan generar
deterioro ambiental para el normal desarrollo sostenible
de los recursos naturales de acuerdo con la normatividad
ambiental vigente.
Interactúa con procesos misionales porque permite evidenciar
relativamente la materialización de planes, programas
proyectos, políticas, lineamientos ambientales entre otros.
Los responsables de este proceso son el Director de Control
Ambiental, el Subdirector de Calidad del Aire, Auditiva y
Visual, el Subdirector de Control Ambiental al Sector Público,
el Subdirector del Recurso Hídrico y del Suelo y el Subdirector
de Silvicultura, Flora y Fauna Silvestre.
c. PROCESOS DE APOYO
I. Proceso de Gestión de Talento Humano:
Tiene como objetivo garantizar oportunidad y eficiencia en el
suministro de recursos humanos y la cualificación del conocimiento
fortaleciendo las competencias para el cumplimiento
de los objetivos misionales y el normal funcionamiento de
los procesos de la Secretaría Distrital de Ambiente.
18

Manual de inducción y reinducción
El responsable del proceso es el Director de Gestión Corporativa.
II. Proceso de Gestión de Recursos Financieros:
Tiene como objetivo gestionar y controlar los recursos financieros
para el pago de las obligaciones contraídas por la
Secretaría Distrital de Ambiente y reflejar la situación financiera
y económica a través de los estados contables y reportarlos
oportunamente a las instancias requeridas.
El responsable del proceso es el Subdirector Financiero.
III. Proceso de Gestión de Recursos Informáticos y Tecnológicos:
Tiene como objetivo garantizar oportunidad y eficiencia en el
suministro de los recursos tecnológicos e información para el
cumplimiento de los objetivos misionales y el normal funcionamiento
de los procesos de la Secretaría Distrital de Ambiente.
Los responsables de este proceso son el Director de Planeación
y Sistemas de Información Ambiental y el Director de
gestión Corporativa.
IV. Proceso de Gestión de Recursos Físicos:
Tiene como objetivo brindar con oportunidad y eficiencia en
el suministro de recursos físicos y servicios de apoyo administrativo
para el cumplimiento de los objetivos misionales y
el normal funcionamiento de los procesos de la Secretaría
Distrital de Ambiente.
Los responsables de proceso son el Director de Gestión Corporativa
y el Subdirector Contractual.
V. Proceso de Gestión Jurídica:
Tiene como objetivo adelantar los procesos cumpliendo los
requisitos legales; efectuar la representación judicial de la
SDA y emitir conceptos de carácter legal.
El responsable es el Director Legal Ambiental.
VI. Proceso de Gestión Documental:
Tiene como objetivo dar lineamientos, administrar y custodiar
la información de la entidad para garantizar la memoria institucional;
recibir, dar trámite y entregar correspondencia
interna y externa, así como satisfacer de manera eficaz las
necesidades de información de los usuarios internos y externos
a través de información precisa.
Los responsables de este proceso son el Director de Gestión
Corporativa y el Subsecretario General y de Control Disciplinario.
d. PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL
I. Proceso de Control y Mejora
Tiene como objetivo brindar acompañamiento a los diferentes
procesos de la entidad, con el fin de fomentar el autocontrol
y determinar oportunidades de mejoramiento continuo a
partir de las evaluaciones, auditorías internas y seguimientos.
19

Los responsables del proceso son el jefe de la Oficina de
Control Interno y la alta dirección.
II. Proceso de Control Disciplinario:
Tiene como objetivo fomentar acciones preventivas en
los servidores públicos de la Secretaría Distrital de Ambiente,
con el fin de evitar la posible incursión en faltas
disciplinarias y adelantar los procesos disciplinarios de
conformidad con lo señalado en la ley 734 de 2002 y
demás normas concordantes.
El responsable del proceso es el Subsecretario General
y de Control Disciplinario.
12.
Sistema
Integrado de Gestión
En el marco del Sistema Integrado de Gestión -SIG,
adoptado mediante Decreto 176 de 2010 y el Decreto
651 del 2011, la SDA ha integrado de manera articulada
y complementaria el Subsistema de Gestión de la Calidad
bajo la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2015;
el Subsistema de Gestión Ambiental, bajo la norma ISO
14001:2015; el subsistema de Control Interno de acuerdo
con el Modelo Estándar de Control Interno – MECI
1000:2014; el Subsistema de Seguridad de la Información,
bajo la norma NTC ISO/IEC27001:2013 y el Subsistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo,
bajo las normas OHSAS18001:2007, así como el Decreto
1072 de 2015, con el fin de que los servidores públicos o
usuarios en general comprendan su estructura y funcionamiento.
Adicionalmente, se implementa e integra al sistema Integrado
de Gestión la norma NTC ISO/IEC 17025:2005, en
el marco de la “Autorización para realizar medición de
emisiones generadas para fuentes móviles, auditorías de
autorización y seguimiento realizadas a equipos de
medición de emisiones en Centros de Diagnóstico Automotor
(CDA), visitas a concesionarios, Programa de
Requerimientos Ambientales y Programa de Autorregulación
Ambiental para fuentes Móviles” y la "Acreditación
de la Red de Monitoreo de calidad del Aire de Bogotá"
ante el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios
Ambientales de Colombia - IDEAM y la realización de
ensayos y calibraciones por parte de la SDA.
20

Manual de inducción y reinducción
12.1. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
El Subsistema de Gestión de la Calidad, busca estandarizar
las actividades de la entidad para cumplir con
los siguientes objetivos principales:
Subsistema de
Gestión de la
Calidad (SGC).
Subsistema de
Control Interno
(SCI).
Subsistema de
Gestión Ambiental
(SGA).
SUBSISTEMAS
Subsistema Interno
de Gestión
Documental y
Archivo (SIGA)
Subsistema Interno
de Gestión de
Seguridad de la
Información (SGSI).
12.2. SUBSISTEMA DE CONTROL INTERNO – MECI
Corresponde al Modelo Estándar de Control Interno –
MECI, que es una herramienta gerencial que tiene
como fin servir de control para que las entidades del
Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales
y con el marco legal aplicable a ellas.
Subsistema de
Responsabilidad
Social (SRS).
Subsistema de
Seguridad y Salud
en el Trabajo
(SG-SST).
21

Manual de inducción y reinducción
PRINCIPIOS
AUTOCONTROL
Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos
de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y
controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.
AUTORREGULACIÓN
Capacidad de cada una de las organizaciones para desarrollar
y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos.
Control
AUTOGESTIÓN
Capacidad de toda organización pública para interpretar, coordinar,
aplicar y evaluar la función administrativa.
Interno
22

Manual de inducción y reinducción
Es una actividad inherente y simultánea con el desarrollo de
cada función, labor o tarea de los servidores públicos. Es
realizar las acciones pertinentes para que cada labor o
función asignada por la Constitución, la Ley, los Decretos
Reglamentarios o el manual, obedezca a parámetros de
calidad, transparencia, eficiencia y eficacia y le corresponde
a cada servidor público.
El ejercicio del control interno deberá concebirse y organizarse
de tal manera que sea intrínseco al desarrollo de las funciones
de todos los cargos existentes en la entidad.
A medida que cada uno va realizando su labor, debe aplicar
los mecanismos necesarios de autocontrol y autoevaluación
para que el desarrollo y resultado de su trabajo sea eficiente y
eficaz.
El servidor público, como eje del Sistema de Control Interno,
debe estar orientado a fortalecer el funcionamiento del Sistema
de Control Interno del organismo o entidad a la cual pertenece.
Gestión
Documental
Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización
de la documentación producida y recibida en la
entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su utilización y conservación.
Teniendo en cuenta lo señalado en el Decreto 2609 de 2012,
los instrumentos archivísticos son elementos fundamentales
para que la gestión documental de una entidad cumpla su
finalidad, por ello es importante clasificar los documentos en
debida forma, elaborar el “Cuadro de Clasificación Documental”
y definir el tiempo en que las series y subseries documentales
se van a archivar en la entidad, levantando las tablas de
Retención Documental-TRD y de valoración Documental-TVD.
La Oficina de Control interno de la Secretaría Distrital de
Ambiente es la encargada de evaluar de forma independiente
el sistema de Control Interno y proponer el Representante
Legal de la Entidad las recomendaciones para mejorarlo.
12.3. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO
Tiene como objetivo dar lineamientos, administrar y custodiar
la información de la entidad para garantizar la memoria institucional;
recibir, dar trámite y entregar correspondencia interna
y externa, así como satisfacer de manera eficaz las necesidades
de información de los usuarios internos y externos a través
de información precisa.
ARCHIVO CENTRAL: Agrupa documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta
no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general. Se encuentra ubicado en la calle 77 N° 28 - 33.
23

Manual de inducción y reinducción
a. El empleador debe:
ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación
que es de continua utilización y consulta administrativa por
las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación
o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
indicados.
d. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y
SALUD EN EL TRABAJO - SGSST
La seguridad y salud en el trabajo es una disciplina de prevención
de lesiones y enfermedades que se causen por el desempeño
de las funciones laborales .
Por lo tanto la seguridad y salud en el trabajo se enfoca en
proporcionar las condiciones adecuadas para los trabajadores
en relación con su salud física, mental y social y para lograr
este objetivo, se creó el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo, también conocido como SGSST.
El SGSST es un sistema que consiste en alcanzar el fin de la
seguridad y salud en el trabajo, a través del desarrollo e implementación
de políticas de control de riesgos laborales; usa
elementos como, la planificación, evaluación, auditoría, control,
evaluación y anticipación de riesgos.
Este sistema es para todos los trabajadores, sin importar su tipo
de vinculación, contratistas o subcontratistas.
De acuerdo con lo anterior y a la Ley 1072 de 2015 tanto el
empleador, el trabajador, como las ARL tienen como obligaciones
las siguientes:
Definir la política de seguridad y salud en el trabajo
Asignar responsabilidades
Rendir cuentas
Definir recursos económicos, técnicos y de personal
Acatar la normatividad en materia de seguridad y salud laboral
Identificar, evaluar y valorar peligros
Realizar un plan de trabajo anual en SST
Prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales
Promover la participación de los trabajadores y el comité en
la implementación de la política.
Garantizar la capacitación de los trabajadores en materia de
seguridad y salud en el trabajo, según el tipo de empresa.
b. El Trabajador debe:
Procurar el cuidado integral de su salud
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su
estado de salud
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la
empresa.
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca
de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo.
24

Manual de inducción y reinducción
Participar en las actividades de capacitación en seguridad y
salud en el trabajo definido en el plan de capacitación del
SG-SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST.
c. La ARL debe:
Capacitar al Comité Paritario en Seguridad y Salud en el
Trabajo – COPASST.
Disponer de lo necesario para prestarles asesoría y asistencia
técnica.
Para prevenir los accidentes de
trabajo y enfermedades laborales
es importante definir lo siguiente:
Accidente de trabajo es:
Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con
ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una
lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica,
una invalidez o la muerte.
Aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador o contratante, durante la ejecución de una labor
bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
El que se produzca durante el traslado de los trabajadores o
contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o
viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.
El ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque
el trabajador se encuentre en permiso sindical, siempre que
el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
El que se produzca por la ejecución de actividades recreativas,
deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o
en representación del empleador o de la empresa usuaria y
cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios
temporales que se encuentren en misión.
Enfermedad laboral:
Es la contraída como resultado de la exposición a factores
de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el
que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno
Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades
que se consideran como laborales y en los casos en que
una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales,
pero se demuestre la relación de causalidad con los
factores de riesgo ocupacionales, serán reconocidas como
enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas
legales vigentes.
¿ Cómo notificar
un accidente de trabajo ?
Todos los accidentes de trabajo que ocurran se deben notificar.
El funcionario o contratista de la Secretaría Distrital de
Ambiente que sufra un accidente de trabajo que requiera ser
remitido al servicio de urgencias, debe notificarlo de manera
inmediata (directamente o a través de algún compañero), al
supervisor o jefe inmediato, o al área de Seguridad y Salud
en el Trabajo, quienes se comunicarán con la línea salvavidas
o asistenciales, con el fin de direccionar a la persona
accidentada a la IPS en convenio con ARL más cercana a la
empresa o al lugar donde ocurrió el accidente; así como
para coordinar, cuando sea necesario, el transporte del accidentado
al servicio de urgencias.
25

Manual de inducción y reinducción
Cuando la gravedad de la lesión no da tiempo de elaborar el
reporte para ser enviado con la persona lesionada, es muy
importante llamar a la línea salvavidas para que se autorice
la atención inmediata del afiliado, evitando así demoras
innecesarias.
La SDA durante las 48 horas siguientes, podrá diligenciar a
través de la página web, el reporte de accidente de trabajo
(solo aplica para la ARL Sura, las demás lo harán directamente
y será enviado al correo de la persona accidentada).
El trabajador accidentado debe asegurarse
de obtener y conservar la copia que le
corresponde del reporte de accidente de trabajo.
Comuníquese a las líneas salvavidas:
ARL SURA: 01 8000 511414 / 405 5911
ARL POSITIVA: 01 8000 111170
ARL COLMENA: 444 1246
citados para actuar antes, durante y después de una emergencia
en la institución. A los cuales se les denomina brigadistas
que se desempeñan como promotores del área
preventiva y actúan en caso de una emergencia. Son personas
que aseguran el soporte logístico del plan de emergencias,
por lo tanto conocen las instalaciones, rutas y alarmas.
Estas personas son entrenadas en extinción de incendios,
rescates y salvamentos minimizando sus consecuencias.
Así mismo el SGSST establece que todas las Instituciones
deben tener un COPASST.
¿ Qué es el
COPASST?
El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo
COPASST es un organismo de promoción y vigilancia de las
normas y reglamentos de salud ocupacional dentro de la
empresa. Tiene la característica de estar conformado por
igual número de representantes por parte de la administración
e igual número de representantes por parte de los
trabajadores, de allí su denominación de paritario.
ARL BOLÍVAR: 01 8000 123322
ARL LIBERTTY: 01 8000 113390
Para reportar el evento ocurrido al área de Seguridad y Salud
en el Trabajo, se debe comunicar al 377 8803, o al correo
electrónico salud.ocupacional@ambientebogota.gov.co
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
de la Secretaría Distrital de Ambiente comprende también la
conformación de las Brigadas de Emergencia, un grupo de
trabajadores organizados debidamente entrenados y capa -
26

Manual de inducción y reinducción
En la Secretaría Distrital de Ambiente el COPASST está conformado de la siguiente manera:
REPRESENTANTES DEL COPASST - SDA
2015 - 2017
REPRESENTANTE
PRINCIPAL
SUPLENTE
ADMINISTRACIÓN
Subdirector de Proyectos y Cooperación Internacional
Subdirector de Ecourbanismo y Gestión Empresarial
Subdirector de Control Ambiental al Sector Público
Subdirector Financiera
Subdirector Contractual
Director de Gestión Ambiental
Director de Control Ambiental
Director de Gestión Corporativa
TRABAJADORES
John Alexander Real Castillo
John Alexander Real Castillo
Carlos Augusto Neira Tuzo
María del Carmen Mora Soler
Óscar Iván Martínez Sierra
Aurita Bello Espinosa
Maribel Becerra Albornoz
Clara Inés Romero Rodríguez
27

Manual de inducción y reinducción
El SGSST de la Secretaría Distrital de
Ambiente incluye dentro de su Gestión el
Comité de Convivencia Laboral, el
cual representa una medida preventiva
frente al acoso laboral que contribuye a
proteger a los trabajadores contra los
riesgos psicosociales que afectan la salud
del personal en su lugar de trabajo. El
comité de convivencia laboral de la
entidad está conformado de la siguiente
forma:
Representantes del
Comité de Convivencia Laboral - SDA
2015 - 2017
REPRESENTANTE
PRINCIPAL
SUPLENTE
ADMINISTRACIÓN
Subdirección de Políticas y Planes Ambientales
Subdirector de Ecourbanismo y Gestión Empresarial
Oficina Asesora de
Comunicaciones
Oficina de Participación,
Educación y Localidades
Subdirector de Control Ambiental al Sector Público
Subdirector de Proyectos y
Cooperación Internacional
TRABAJADORES
Arcefina Botero Giraldo
Héctor Julio Valbuena Coca
Mary Teresa Lizarazo Ramírez
Roberto Fajardo Bohórquez
Hernando Reyes Delgado
Sara Irene Gutiérrez Romero
28

Manual de inducción y reinducción
Por último y en cumplimiento de los requerimientos
normativos y las necesidades de
la entidad el SGSST de la Secretaría Distrital
de Ambiente conformó el Comité de
Seguridad Vial, el cual tiene como objetivo
plantear, diseñar, implementar y medir
las acciones que permitan generar conciencia
entre el personal y lograr objetivos
a favor de la seguridad vial en la empresa y
la vida cotidiana de sus integrantes.
Este comité está conformado de la siguiente
forma en la Secretaría Distrital de
Ambiente.
Representantes del
Comité de Seguridad Vial – SDA
LÍNEAS DE ACCIÓN
PRINCIPAL
SUPLENTE
Fortalecimiento de la
Gestión Institucional
Secretario Distrital de Ambiente
Asesora del Despacho
Comportamiento Humano
Dirección de gestión Corporativa
Subdirección Financiera
Vehículos Seguros
Subdirección de Calidad de Aire,
Auditiva y Visual
Subdirección de Control
Ambiental al Sector Público
Infraestructura segura
Atención a victimas
Subsecretaria General y de
Control Disciplinario
Subdirección de Ecourbanismo y
Gestión Ambiental Empresarial
Subdirección de Proyectos y
Cooperación Internacional
Subdirección de
Ecosistemas y Ruralidad
29

Manual de inducción y reinducción
e. SUBSISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
I. Plan Institucional de
Gestión Ambiental - PIGA
Es el instrumento de planeación que parte
del análisis de la situación ambiental institucional,
con el propósito de brindar información
y argumentos necesarios para el
planteamiento de acciones de gestión
ambiental que garanticen primordialmente
el cumplimiento de los objetivos de ecoeficiencia
establecidos en el Decreto 456 de
2008, entre otras acciones ambientales
que contemplen las entidades y aporten a
la totalidad de los objetivos ambientales
establecidos en el Plan de Gestión
Ambiental.
La Secretaría Distrital de Ambiente adelanta
el proceso de acompañamiento y concertación
de los PIGA en más de 80 entidades
del distrito, para lo cual ha preparado
los lineamientos generales en el documento
base para la formulación del PIGA.
30

Manual de inducción y reinducción
USO EFICIENTE
DEL AGUA
USO EFICIENTE
DE LA ENERGÍA
GESTIÓN
INTEGRAL
DE RESIDUOS
CONSUMO
SOSTENIBLE
Optimizar el uso del recurso
hídrico en las sedes administradas
por la Secretaría Distrital de
Ambiente
Optimizar el uso de energía
eléctrica en las sedes
administradas por la
Secretaría Distrital de
Ambiente.
Establecer actividades que permitan
mejorar y fortalecer la gestión integral
de los residuos, desde la prevención,
hasta su disposición final en las
sedes y otros espacios donde se
desarrollan actividades de la
Secretaría Distrital de Ambiente.
Definir los criterios ambientales que
se adoptarán en la Gestión
Contractual con el fin de utilizar de
manera eficiente los recursos
asignados a la Secretaría Distrital
de Ambiente y que permitan
realizar una contratación sustentable.
GESTIÓN
INTEGRAL
DE RESIDUOS
IMPLEMENTACIÓN
DE PRÁCTICAS
SOSTENIBLES
Definir los criterios ambientales que se adoptarán en la Gestión Contractual, con el fin de utilizar de manera eficiente
los recursos asignados a la Secretaría Distrital de Ambiente y que permitan realizar una contratación sustentable.
Implementar acciones que promuevan el uso y mejores prácticas de transporte limpio, aporten al mejoramiento de
las condiciones ambientales internas y permitan compensar las afectaciones ocasionadas al ambiente por la
Secretaría Distrital de Ambiente.
Movilidad urbana sostenible
Mejoramiento de las condiciones
ambientales internas y/o de su
entorno
Adaptación al cambio climático
31

Manual de inducción y reinducción
II. Plan Institucional de
Respuesta a Emergencias - PIRE
El PIRE coordina la respuesta de las emergencias por parte de la Secretaría Distrital de Ambiente – SDA, como
integrante del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático en incidentes por:
Árboles en riesgo o caídos
Incendios forestales
Materiales o residuos peligrosos
Adicionalmente
apoya incidentes
de disposición
ilegal de residuos
de construcción
y demolición.
32

Manual de inducción y reinducción
f. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD
DE LA INFORMACIÓN
Para garantizar la implementación del Subsistema de Seguridad
y Salud en el Trabajo se deben ejecutar las siguientes
buenas prácticas:
Confidencialidad, disponibilidad e integridad, son los tres
pilares para hacer la información segura.
Cuando reciba correos electrónicos donde soliciten información
personal, bancaria, nombres de usuario o contraseñas,
absténgase de responder, podría ser víctima de
fraude electrónico. Para todos los correos, verifique el
origen y el destino antes de procesar la información.
Reporte de manera inmediata en la mesa de servicios de
la entidad, debilidades, eventos o incidentes que comprometan
la seguridad de la información de la SDA.
da y limpia. Recuerde no dejar a la vista documentos,
datos sensibles o confidenciales, por ejemplo: contraseñas,
números de cuenta o identificación, contratos, cartas,
memorandos, entre otros.
Las políticas de seguridad de la información son nuestro
medio de protección.
g. SUBSISTEMA DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL
La responsabilidad social surge de una decisión voluntaria y
consciente de las entidades y organizaciones que desean ser
más rigurosas en su quehacer velando por las personas, la
comunidad y su entorno. Al decidir ser socialmente responsables
se rigen por principios de acción comúnmente aceptados,
tales como los que propone la ISO266000 y el Distrito desde el
Lineamiento de Responsabilidad Social.
No exponga su información personal, ni la comparta a
través de la red con personal no autorizado.
Utilice contraseñas de por lo menos 8 dígitos que incluyan
mayúsculas, minúsculas, números y al menos un carácter
especial. Asegúrese de que su contraseña no es fácil de
deducir. Evite almacenar sus contraseñas en lugares
visibles y compartirlas con otros usuarios.
No instale software no autorizado o pirata en los equipos
de cómputo. Siempre utilice software licenciado.
Bloquee la sesión de su equipo de cómputo cada vez que
se ausente de su puesto de trabajo.
Mantenga su escritorio de trabajo y su pantalla organiza -
33

Manual de inducción y reinducción
Las materias fundamentales de responsabilidad social son temas que debería contemplar
una entidad socialmente responsable. Cada una de estas seis (6) materias incluye
varios asuntos que permitirán a la entidad identificar sus principales impactos en la sociedad
y en el entorno.
Gobernanza
Derechos Humanos
Gobernanza Corporativa
Gobernanza en redes
Gobernanza en el Territorio y Participación Incidente
Debida Diligencia
Situaciones de Riesgo para los Derechos Humanos
Evitar la Complicidad
Resolución de Reclamaciones Asociadas a los Derechos Humanos
Discriminación y Grupos Vulnerables
Derechos Civiles y Políticos
Derechos Económicos, Sociales y Culturales
Prácticas Laborales
Diálogo Social
Relaciones Laborales
Salud y Seguridad en el Trabajo
Desarrollo Humano y Formación en el lugar de Trabajo
Gestión Ambiental
Transparencia y AntI-corrupción
Atención y Servicio a la Ciudadanía
34

Manual de inducción y reinducción
13.
Sistemas de Información Digital de
la Secretaría Distrital de Ambiente
TIPS
d.
Con este usuario y contraseña asignado, el servidor debe
ingresar en un PC de la sede administrativa de la SDA
para realizar cambio de contraseña que tiene que incluir
obligatoriamente mínimo ocho (8) caracteres alfanuméricos,
una (1) letra mayúscula y un (1) carácter especial.
Cuando un nuevo funcionario o contratista ingresa a la entidad
debe seguir los siguientes pasos, para la creación o activación
de un usuario de red y para acceder a la Mesa de Servicios y al
Sistema de Información Ambiental de la SDA - Forest:
a.
Una vez suscrita el acta de inicio en el caso de contratistas
o acta de posesión en el caso de funcionarios, el servidor
debe dirigirse al coordinador designado por el jefe de
la dependencia para la creación o activación de usuario.
b.
c.
El Coordinador designado por el jefe de la dependencia,
registra la solicitud en la Mesa de Servicios dispuesta en
la intranet o a través del link: http://192.168.175.82/otrs/-
customer.pl, describiendo el requerimiento tecnológico
con la información mínima documentada en el procedimiento
Gestión de requerimientos tecnológicos -
126PA03-PR13.
Mediante notas de seguimiento en la herramienta Mesa de
Servicios, se dará contestación a la solicitud de creación
o activación, informando el usuario y la contraseña para
acceder tanto a la red, como al Sistema Información
Ambiental de la SDA - Forest.
e.
f.
Una vez cambiada la contraseña, el servidor debe ingresar
con su usuario a la mesa de servicios y registrar un
nuevo ticket para la asignación de una cuenta de correo
institucional. Tenga en cuenta que debe seleccionar en el
asunto la opción de “Activación de cuenta de correo
corporativa”.
Nota: Debe tener en cuenta que el sistema obligatoriamente
le solicita cambio de contraseña cada treinta (30)
días.
35

Manual de inducción y reinducción
Aplicativo ISOLUCIÓN
Este aplicativo contiene toda la información del Sistema
Integrado de Gestión de la Secretaría Distrital de Ambiente.
http://www.ambientebogota.gov.co/web/intranet/aplicaciones-para-acceder-fuera-de-la-sda
El usuario y la clave
para consulta de documentos
es “cu”
Aquí se encontrarán todos
los formatos, procesos y
procedimientos de la
entidad, los registros de
implementación de los
subsistemas, así mismo,
los indicadores, plan de
mejoramiento, riesgos y
caracterizaciones asociados
a los procesos de la
SDA.
36

Manual de inducción y reinducción
11.2. FOREST
¿Qué es el Forest?
BPM
Gestión de Procesos de Negocios
ECM
Gestión de Integral de Información
La dirección para
ingresar es:
www.secretariadeambiente.gov.co/forest/
37

Manual de inducción y reinducción
¿Cómo crear un proceso
de correspondencia?
¿Cómo vincular documentos?
Se debe escoger el proceso que se va a trabajar
Luego vamos a la pestaña de documentos
38

Manual de inducción y reinducción
a) Ventanilla Virtual
Es una herramienta informática mediante la cual los ciudadanos
podrán realizar trámites a través de Internet, de manera
segura y confiable, ante la SDA.
¿Cómo se ingresa?:
www.ambientebogota.gov.co
El usuario siempre va hacer el Nit con el digito de chequeo
899999909 -1 o la cédula de ciudadanía.
Una vez ingrese se pueden realizar los diversos trámites
según el recurso:
39

Manual de inducción y reinducción
14.
El ABC de los Inventarios en la
Secretaría Distrital de Ambiente
¿Qué tipo de bienes administra la
Secretaría Distrital de Ambiente?
Los bienes que administra la SDA se clasifican en:
Firmar el documento legal probatorio, generado por el
sistema de información de la Dirección de Gestión Corporativa
en el área de almacén, mediante el cual se hace
entrega de uno a varios bienes.
Gestionar con oportunidad y de acuerdo con los procedimientos
establecidos ante el grupo responsable de almacén,
de la Dirección de Gestión Corporativa, los cambios
de ubicación, traslados, reintegros o perdida de los
mismos.
A.
B.
Bienes de consumo: son aquellos que acaban con el
primer uso, como cartuchos para impresora, lápices,
papel, libretas.
Bienes de consumo controlado: Son aquellos bienes
que no acaban con el primer uso, cuyo valor está por
debajo del medio salario mínimo legal vigente, ejemplo
chaqueta institucional.
Realizar la verificación física de los inventarios a su cargo,
cuando la Dirección de Gestión Corporativa a través del
área de almacén lo solicite.
Cuando la placa de inventario no sea visible para identificar
el bien, usted deberá informar de manera inmediata al
área de almacén, para que se realice la identificación y
remarcado del bien.
C.
Bienes devolutivos: son bienes no fungibles, es decir
que no se consumen por el primer uso que se haga de
ellos, aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza
o uso normal se deterioren.
¿Cuáles son los deberes como servidor o contratista en
cuanto a los bienes públicos a mi cargo?
Como servidor de la SDA, además de aplicar los principios y
deberes administrativos ordenados en la constitución nacional y
los valores éticos señalados en esta entidad, se debe:
Usar los bienes entregados por la entidad únicamente en
el ejercicio de las funciones públicas.
Salvaguardar los bienes entregados por la administración
para el ejercicio de sus funciones.
a) Solicitud de bienes al área de Almacén
¿Cómo solicitar los diferentes tipos de bienes?
1.
2.
Bienes de consumo:
El servidor delegado por el jefe de la dependencia solicita
a través del formato, “Solicitud de elementos de consumo”,
disponible en la herramienta Isolución, los elementos
requeridos para la gestión de la dependencia.
El equipo de almacén e inventarios autoriza la cantidad a
entregar, de acuerdo a los históricos registrados en los
sistemas de información, acatando políticas de austeridad
y las necesidades de la dependencia, acto seguido realiza
el registro del egreso del almacén, así como la correspondiente
entrega de los bienes.
40

Manual de inducción y reinducción
NOTA: Cuando se trate de solicitud de tintas y tóner, previamente
se deberán devolver los cartuchos en el almacén y formato totalmente
diligenciado.
Bienes devolutivos o de consumo controlado
Se debe enviar la solicitud del bien mediante el aplicativo
Forest, soportando la necesidad e indicando el nombre del
funcionario(s) o contratista(s) a quien se deberá hacer la
entrega del bien
b) Ingreso de Bienes
El ingreso de los bienes al almacén es la entrada material y
real de los bienes, para tal efecto, el interventor, supervisor
del contrato o jefe de dependencia, previamente deberá
acordar con el responsable de almacén, el recibo de los
bienes, con el fin de preparar espacios en la bodega, o
asignar personal para su correspondiente verificación, acto
seguido enviará mediante memorando (Forest), dirigido a
la Dirección de Gestión Corporativa, los documentos relacionados
a continuación y la información necesaria, solicitando
el ingreso de los bienes al inventario de la entidad,
así como el funcionario al cual se deberá asignar.
¿Qué documentos se requieren
para ingresar bienes a la SDA?
Factura
Contrato
Acta de recibo a satisfacción
Una vez registrados los bienes en el sistema de información
dispuesto por la entidad para la administración de los
inventarios, el sistema genera el comprobante de ingreso
de bienes, documento necesario para el pago correspondiente,
el cual debe ser firmado por el supervisor del contrato.
c) Traslado de Bienes Devolutivos
¿Cómo se hacen los traslados entre usuarios?
El servidor a cargo del bien solicita a través del formato,
“Solicitud de traslado de elementos entre servidores o reintegro”,
disponible en la herramienta Isolución, el traslado
de bienes, documento que debe estar firmado por quien
entrega y quien recibe y autorizado por el jefe de la dependencia
de quien entrega.
Simultáneamente con el formato de traslado de los bienes,
el responsable de Almacén expedirá el comprobante
correspondiente y exigirá la firma por las partes.
NOTA:
En caso que, el traslado sea de puestos de trabajo, se
deberá tener en cuenta la silla que está asignada a dicho
puesto de trabajo, si no corresponde alguno de los dos, el
almacén no procederá a realizar el traslado.
Cuando se trate de vehículos automotores, deberá anexar
al formato de “traslado de bienes” el formato “entrega de
vehículos”
¿Cómo se hace reintegro de bienes?
Son las devoluciones a bodega realizadas por la dependencia,
funcionario, o tercero, de los bienes que no se
requieren para el cumplimiento de los objetivos para los
cuales fueron destinados, por retiro o traslado del funcionario,
por supresión de la dependencia, por daño u obsolescencia
del bien, entre otros factores, sobre los cuales la
administración puede optar por su reparación, redistribución
o baja definitiva con destino final específico.
41

Manual de inducción y reinducción
El servidor a cargo del bien solicita a través del formato,
“Solicitud de traslado de elementos entre servidores o reintegro”,
disponible en la herramienta Isolución, el reintegro
de bienes, documento que debe estar firmado por quien
entrega y quien recibe y autorizado por el jefe de la dependencia
de quien entrega.
Simultáneamente con el formato de traslado de los bienes,
el responsable de Almacén expedirá el comprobante
correspondiente y exigirá la firma por las partes.
NOTA:
En caso de requerirse trasladar físicamente un bien a una
ubicación distinta a la entidad, bien sea por garantía para
reparación, mantenimiento, o porque se hace necesario
trasladarlo a otra sede, previamente se debe diligenciar el
formato “autorización de salida de bienes” y debe ser remitido
al área de almacén, para su autorización.
NOTA:
El no informar o gestionar las novedades sucedidas en los
bienes, en forma oportuna a la Dirección de Gestión Corporativa,
le acarreará responsabilidades de orden disciplinario,
fiscal, civil y penal.
Los formatos NO deben ser rayados, tachados ni presentar
ningún tipo de enmendadura.
Cuando se desvincule de la entidad, traslado de dependencia
o disfrute de vacaciones por más de dos periodos,
deberá realizar el trámite para el traslado entre servidores
o el reintegro ante el almacén.
Cualquier inquietud respecto al manejo de bienes públicos
consulte al equipo de almacén de la Dirección de Gestión
Corporativa.
d) Pérdida de Bienes
En caso de pérdida o hurto de bienes pertenecientes al
inventario de la entidad, el responsable de estos, una vez
conocido y confirmado el hecho deberá presentar de
manera inmediata denuncia ante la autoridad competente y
radicar informe detallado (narración de los hechos de
modo tiempo y lugar), mencionando la identificación de los
bienes (placa de inventario), a la Dirección de Gestión
Corporativa, anexando copia de la denuncia.
Pérdida (constancia de pérdida de documentos y/o
elementos ante la Policía Nacional) a través de la web.
Hurto (denuncia ante la Fiscalía General de la Nación).
15.
Canales de Atención a
Secretaría Distrital De A
42

Manual de inducción y reinducción
l Ciudadano de la
mbiente
La atención telefónica en todas las dependencias de la entidad y en cualquier
puesto de trabajo debe ser cordial y amable. Se debe contestar el teléfono
antes del tercer timbre, decir el nombre de la dependencia, seguido del saludo
(buenos días/tardes) y el nombre de la persona que atiende la llamada.
43

Manual de inducción y reinducción
16.
Peticiones, quejas, reclamos y
soluciones
a) Definiciones
QUEJA:
Acción de dar a conocer a las autoridades conductas
irregulares de servidores públicos o de particulares a quienes
se ha atribuido o adjudicado la prestación de un servicio
público.
RECLAMO:
Noticia que dan los ciudadanos a las autoridades sobre la
suspensión injustificada o la prestación deficiente de un
servicio público.
SOLICITUD DE VALORACIÓN FORESTAL:
Se genera al momento que sea requerida la tala, poda,
bloqueo y traslado o manejo en predio de propiedad privada
y/o pública, la solicitud deberá ser presentada por el
propietario del predio, o en su defecto por el poseedor o
tenedor, éste último deberá contar con la autorización
escrita del propietario.
QUEJA AMBIENTAL:
Definidas como toda situación que se presente y que
cause afectación al medio ambiente y los recursos naturales
y que sea denunciada por uno o varios usuarios o de los
cuales se tenga conocimiento directo por parte de la Entidad
a través de observación directa.
SUGERENCIA:
Es una propuesta que se presenta para incidir o mejorar un
proceso cuyo objeto está relacionado con la prestación de
un servicio o el cumplimiento de una función pública.
CONSULTA:
Acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades
públicas para que manifiesten su parecer sobre materias
relacionadas con sus atribuciones.
SOLICITUD DE INFORMACIÓN:
Facultad que tienen las personas de solicitar y obtener
acceso a la información sobre las actualizaciones derivadas
del cumplimiento de las funciones atribuidas a la
entidad y sus distintas dependencias.
SOLICITUD DE COPIA:
Facultad que tienen las personas de formular consultas y
obtener acceso a la información sobre las actuaciones en
general, derivadas del cumplimiento de las funciones
atribuidas a la entidad y sus distintas dependencias.
DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS GENERAL:
Acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades
públicas para reclamar la resolución de fondo de una
solución presentada que afecta los intereses colectivos y
puede formularse verbalmente o por escrito, en ambos
casos en forma respetuosa.
DERECHO DE PETICIÓN EN INTERÉS PARTICULAR:
Acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades
públicas para reclamar la resolución de fondo de una
solución presentada que afecta los intereses individuales y
puede formularse verbalmente o por escrito, en ambos
casos en forma respetuosa.
b) Términos para los Derechos de Petición
Los términos establecidos para dar respuesta a una PQRSde
acuerdo con la normatividad legal vigente son los
siguientes:
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Manual de inducción y reinducción
CONDICIONES
Regla General
TÉRMINOS
15 días siguientes a su recepción
Toda petición a menos que esté sometida a término especial.
Petición de documentos y de información – Solicitud
1. Copias de Informes
2. Cualquier tipo de documentos que no implique realizar un
proceso.
Petición de consultas a las autoridades en relación con los temas
propios de su cargo
3. Cuando se requiere un procedimiento o posición
institucional
4. Conceptos, interpretación normativa o técnica, análisis
casuísticos
Petición de información o de documentos entre autoridades
Peticiones diferentes a la anterior, entre autoridades
Peticiones radicadas que están incompletas
Funcionario sin Competencia
Se remite la solicitud a la autoridad competente, enviando copia del
oficio remisorio al peticionario.
10 días siguientes a su recepción
30 días siguientes a su recepción
10 días siguientes a su recepción
15 días siguientes a su recepción
Se requerirá al peticionario dentro de
los 10 días siguientes a la fecha de
radicación, para que complete en el
término máximo de un (1) mes.
Se informará de inmediato al
interesado, verbalmente o dentro de los
5 días siguientes a su recepción.
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Manual de inducción y reinducción
c) Sistema Distrital de Quejas y Soluciones - SDQS
El Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS, es una
herramienta virtual para interponer peticiones como
quejas, reclamos, solicitudes de información, consultas,
sugerencias, felicitaciones y denuncias por corrupción,
con el objeto de que las entidades Distritales emitan una
respuesta oportuna, o den inicio a una actuación administrativa
según sea el caso.
¿Qué hace la SDA para atender las PQR´s?
Recibir, radicar, clasificar, asignar y realizar el seguimiento
al trámite y cierre de las PQR's que se presenten por parte
de los ciudadanos.
Administrar la funcionalidad y operatividad del aplicativo
SDQS.
Realizar el seguimiento a los procesos que se encuentran
vencidos en su trámite o cierre, tanto en el aplicativo SDQS
como en FOREST.
Elaborar informes mensuales de quejas y soluciones que
sirvan de insumo a la Alta Dirección para la toma de decisiones.
Convocar cuando sea necesario, a los directivos o responsables
de la gestión o trámite de las peticiones recibidas en
la entidad, con el fin de generar acuerdos y compromisos
para el trámite oportuno de las PQR´s.
Si usted recibe una PQRS para su atención, verifique el tiempo del
que dispone para tramitarla y hágalo en el menor tiempo posible,
la atención inoportuna puede llegar a tener las siguientes consecuencias:
La Ley 1755 de 2015, en su artículo 31, considera falta
disciplinaria no atender las peticiones en los términos
previstos.
En el artículo 35 del Código Único Disciplinario (Ley 734 de
2002) se determina como una de las prohibiciones del
servidor público “omitir, retardar o no suministrar debida y
oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los
particulares o a solicitudes de las autoridades, así como
retenerlas o enviarlas a un destinatario diferente de aquel a
quien corresponda su conocimiento.”
El objetivo es lograr más efectividad en la respuesta oportuna a las
quejas y reclamos que se radiquen y se direccionan a cada una de
las áreas por competencia en la Secretaría Distrital de Ambiente.
17.
Valores Éticos de
Secretaría Distrital de
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Manual de inducción y reinducción
Al interior de la Secretaría de Ambiente se cuenta con un
grupo de gestores de ética que promueven la apropiación
y afianzamiento de los principios y valores éticos que
distinguen el comportamiento individual e institucional de
los servidores de la Secretaría Distrital de Ambiente, a
través de actividades y espacios de reflexión institucional y
de la realización de la Semana de la Ética.
Los gestores de ética de la
Secretaría Distrital de Ambiente son:
Adriana Rodríguez
Diana Chinchilla
Viviana Vanegas
Luz Aleida Alonso
la
Ambiente
Juan Carlos Roncancio
Hernán Cadena
Mary Teresa Lizarazo
Mario Segura
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