La investigación en gestión del riesgo de desastres

| número 27 | octubre de 2016
temperaturas sean controladas
periódicamente y se activen las
acciones para mitigar los riesgos.
3. La iluminación. La documentación
debe exponerse el
menor tiempo posible (horas
laborables) a la iluminación
artificial. Igualmente, cuando
se usen bombillos deben tener
filtros para no exponer directamente
la documentación y
evitar el deterioro.
II. Riesgos bióticos
En las entidades ubicadas en zonas
climáticas húmedas, los documentos
tienen un alto riesgo,
causado por agentes biológicos
(microorganismos, insectos y
roedores). Por citar un ejemplo,
en la imagen del archivo
de Puerto Berrio podemos observar
cómo termitas, hormigas
blancas o comejenes alteran, degradan
y deterioran los distintos
soportes de la documentación
con rapidez.
El comején ataca todo
tipo de material provocando
perforaciones de entrada
en forma de cráter a nivel de
encuadernación y galerías
irregulares al interior del libro
o expediente. Son indicios de
actividad la presencia de excremento
en forma de bolitas
duras de color amarillo o café
y presencia de alas. Estos factores
demandan la restauración
de documentos de manera directa,
orientada a asegurar su
conservación a través de la estabilización
de la materia. Estas
acciones son urgentes en los
documentos cuya integridad
material física se encuentra en
riesgo inminente de deterioro
o pérdida, como resultado
de los daños producidos por
agentes internos y externos.
Los principales factores de
deterioro en los documentos
de archivo básicamente obedecen
a un descuido administrativo
y a la falta de programas
de limpieza y fumigación. La
carencia de personal idóneo y
el bajo presupuesto asignado a
la adecuación de la infraestructura
física de los depósitos destinados
para los archivos donde
se albergan los documentos,
constituyen un ejemplo de estas
dificultades.
III. Riesgos
antropogénicos
La falta de programas de limpieza
permanente incrementa
la acumulación de polvo sobre
los documentos Del mismo
modo, es importante tener en
cuenta el uso de deficientes
medios de agrupación (clips,
ganchos de cosedora, etc.),
unidades de almacenamiento
(carpetas, cajas), también los
soportes se deterioran por la
inadecuada manipulación. Así
mismo, la calidad de los soportes,
el gramaje del papel (a menor
gramaje mayor fragilidad),
los dobleces, las manchas y el
tipo de tinta son otros factores
que ponen en riesgo la pérdida
de la información.
La manipulación durante
el fotocopiado, el mal almacenamiento
y ausencia de
unidades de conservación, así
como la falta de los depósitos
destinados únicamente para la
documentación, facilitan que
cada vez se pierda más información.
Para contrarrestar estos
factores, las entidades cuentan
hoy con políticas para no
agrupar los documentos con
elementos que causan daño
como los clips, los ganchos de
cosedora, las ligas o bandas,
entre otros. Es por este motivo
que se recomiendan las carpetas
cuatro aletas, en tanto
permiten agrupar los documentos
en las unidades de almacenamiento
dejando libres
«Los principales factores de deterioro en
los documentos de archivo básicamente
obedecen a un descuido administrativo
y a la falta de programas de limpieza
y fumigación. La carencia de personal
idóneo y el bajo presupuesto asignado
a la adecuación de la infraestructura
física de los depósitos destinados para
los archivos donde se albergan los
documentos, constituyen un ejemplo
de estas dificultades». La imagen
corresponde al símbolo que identifica la
documentación con biodeterioro.
los folios de manera ordenada
cronológicamente sin tener
que legajarlos en carpetas.
IV. Riesgo de desastres
Los desastres son riesgos permanentes
que afectan los archivos,
son riesgos de pérdida total o
parcial de información que se
agravan ante la ausencia de programas
de reprografía como políticas
de seguridad de información
en las entidades. Los desastres
como incendios, terremotos e
inundaciones son frecuentes en
el territorio colombiano; de hecho,
en el año 2010 se presentaron
inundaciones en todo el país
que conllevaron, entre una de las
múltiples consecuencias, a la perdida
de documentación valiosa
de archivos en municipios colindantes
a las riberas de los ríos
Magdalena y Cauca.
Recomendaciones
En virtud a la legislación vigente
se recomienda contar con
un programa de conservación
preventiva realizando las siguientes
actividades:
••
Capacitación y sensibilización.
••
Inspección y mantenimiento
de sistemas de almacenamiento
e instalaciones
físicas.
••
Saneamiento ambiental:
desinfección, desratización y
desinsectación.
Cortesía de Elvia María Soler Olarte
••
Monitoreo y control de
condiciones ambientales.
••
Almacenamiento y «realmacenamiento».
••
Prevención de emergencias
y atención de desastres.
Referencias
bibliográficas
--
Archivo General de la Nación
(2014). Sistema Integrado de
Conservación (SIC). Colombia.
Acuerdo 006 de 2014.
--
Congreso de la República
(2000). Ley General de Archivos,
Ley 594 de 2000. Diario
Oficial n.º 44084. Bogotá D. C.
--
Cárdenas G., Marta L. (2008).
La restauración del patrimonio
documental: experiencia Archivo
General. Bogotá D. C.: Archivo
General de la Nación.
--
Icontec (2012). Compendio de
normas de gestión del riesgo,
Bogotá D. C.
--
Páez, Fabio E. (s. f.) Guía para
la conservación preventiva de
archivos, Colombia.
--
Procuraduría General de la
Nación (2000). Código Disciplinario
Único, Ley 734 de
2002. Diario Oficial n.º 44.699.
Bogotá D. C. Notas de vigencia
2013.
Webgrafía
--
Acceso julio 2016: http://www.
procuraduria.gov.co/...PRO-
GD-AM-014_V1_MA.pdf.
--
Acceso agosto 2016: http://www.
rae.es/
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