La investigación en gestión del riesgo de desastres

Innova | Boletín informativo del IEMP - Instituto de Estudios del Ministerio Público
Elvia María Soler Olarte
««En las entidades ubicadas en zonas climáticas húmedas, los documentos tienen un
alto riesgo, causado por agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores). Por
citar un ejemplo, en la imagen (...) podemos observar cómo termitas, hormigas blancas
o comejenes alteran, degradan y deterioran los distintos soportes de la documentación
con rapidez». Foto en archivo de Puerto Berrio, Colombia, 2014.
se fija la información, se debe
contar con los factores que
deterioran y ponen en riesgo la
pérdida de la información.
Se deben tener en cuenta
las causas que dañan los
soportes identificando dos tipos
de factores así: extrínsicos
(externos al documento como
los factores ambientales, higrocopicidad,
agentes biológicos,
desastres) y los intrínsicos
(inherentes a la naturaleza del
documento como materiales
de baja calidad papel, tintas,
unidades de conservación).
Las entidades han venido
estableciendo medidas de
conservación preventiva para
asegurar la integridad física y
funcional de los documentos
de archivo. A continuación,
nos detendremos en detalle
sobre los factores de riesgos
externos de alteración en los
documentos de archivo.
I. Riesgos ambientales
Las principales condiciones de
riesgos ambientales que abordaremos
son:
1. La humedad relativa, que
como menciona Páez V. (1997),
es un factor determinante de
conservación de documentos.
Teniendo en cuenta que es la
relación entre la cantidad de
vapor de agua que tiene una
masa de aire y la máxima que
podría tener, en el territorio
colombiano puede fluctuar
entre el porcentaje aceptable
de humedad que se sitúa entre
un 45% y un 60% de humedad
relativa. Es importante que no
exceda del 5% entre valores, en
especial durante los días de lluvia,
puesto que si los termohigrómetros
registran índices por
encima de los 60%Hr es necesario
activar los deshumidificadores
en las áreas de archivo.
2. La temperatura es otra
condición ambiental que como
factor externo altera los documentos.
Por ejemplo, en los documentos
en soporte de papel
la temperatura aceptable debe
estar entre 15 a 20 grados centígrados
con una fluctuación diaria.
Así mismo, es fundamental
establecer controles periódicos
de temperatura en regiones
con condiciones climáticas que
afectan directamente la conservación
de los distintos soportes,
en especial el papel.
Es importante controlar
las altas temperaturas porque
ellas propician básicamente
que se generen agentes biológicos
que aceleran el proceso
de oxidación e hidrólisis, que
provocan modificaciones y deterioros
altos sobre los documentos
originales, en especial
la descomposición y el debilitamiento
de los documentos.
En otras ocasiones, la presencia
de la pulga pulveriza el soporte
papel en climas tropicales
con temperaturas y humedades
altas. De igual forma, los encolados
también pueden reblandecerse
y ocasionar un problema
físico sobre la documentación.
Así, es importante que estas
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