La investigación en gestión del riesgo de desastres

| número 27 | octubre de 2016
Análisis de los riesgos en la conservación de
los documentos de archivo
Elvia María Soler Olarte
(…) la historiadora e investigadora mexicana, Ángeles Magdaleno, hace referencia al valor
que puede tener el receptáculo de información de una persona, institución y nación como
eslabón, espejo y testigo de momentos históricos determinados, lo que le permite al
investigador poseer un sitio en donde buscar los datos que el pasado le ha legado». Foto en
archivo AGA, Alcalá de Henare, España, 2006.
Elvia María Soler Olarte 1
Al consultar el diccionario de la
Real Academia Española de la
Lengua, se puede encontrar que
define el archivo como el conjunto
de documentos que una
persona o institución ha almacenado
y ordenado, a fin de resguardar
la información inherente
a su constitución y desarrollo.
De igual forma, la historiadora
e investigadora mexicana,
Ángeles Magdaleno, hace referencia
al valor que puede tener
el receptáculo de información
de una persona, institución y
nación como eslabón, espejo y
testigo de momentos históricos
determinados, lo que le permite
al investigador poseer un
sitio en donde buscar los datos
que el pasado le ha legado. Así,
Ángeles Magdaleno compara el
valor de estos mecanismos de
organización de documentos
con el oro, con la siguiente fra-
1 Bibliotecóloga y archivista, especialista
en gerencia de documentos y sistemas de información
de la Universidad de La Salle y en gestión
cultural y comunicaciones de FLACSO de
Argentina. Profesional universitaria Grupo GED
de la Procuraduria General de la Nación. Correo
electrónico: esoler@procuraduria.gov.co
se: «Los archivos no relumbran,
pero son minas de oro».
En el presente artículo analizáremos
la importancia de identificar
los riesgos (Instituto Colombiano
de Normas Técnicas
y Certificación - Icontec, 2012, p.
60) de deterioro físico, químico
y biológico y la consecuente pérdida
de información y de documentación
que reposan en los
archivos; una vez identificados
estos, se procederá a evaluarlos
y sugerir estrategias y acciones
actualizadas y oportunas para
mitigar, en lo posible, el deterioro,
adoptando las acciones preventivas,
o en última instancia,
adoptando las acciones correctivas
pertinentes y necesarias.
En 2014, el Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado
expidió el Acuerdo 06, en
el cual ratifica la importancia de
contar con Sistemas Integrados
de Conservación para el uso
adecuado del patrimonio documental
de la nación (Archivo
General de la Nación, 2014). En
este mismo sentido, se deben
adoptar las buenas prácticas
establecidas en las normas ntc
iso 31000 y la gtc 137, que sirven
como herramientas para
un adecuado análisis del riesgo;
teniendo en cuenta, eso
sí, las diversas necesidades de
cada entidad, ya sea pública o
privada, sus objetivos particulares,
contexto, estructura, operaciones,
procesos, funciones,
proyectos, productos, servicios
o activos de información y las
prácticas específicas. Todo esto
con el loable propósito de apoyar
a otros sistemas de gestión
misionales o como herramienta
principal de gestión documental
dentro de una organización.
Riesgos en la
conservación de los
documentos de archivo
Para un adecuado desarrollo
del presente escrito, delinearemos
un análisis de los riesgos
en la conservación de los documentos
de archivo en las
entidades públicas y privadas.
Aunque se han generado esfuerzos
en la asignación de recursos,
en concordancia con las
políticas y reglamentación del
Archivo General de la Nación,
los recursos no son suficientes
para la organización, la conservación
y el uso adecuado del
patrimonio documental, de
conformidad con los planes y
programas liderados por los
directivos de cada entidad. En
consecuencia, se requiere del
compromiso permanente y
responsabilidad (Procuraduría
General de la Nación, 2002) de
todos los servidores de las entidades
en concordancia con el
Código Disciplinario Único, que
en el artículo 34 establece que
«Son deberes de todo servidor
público (…) Responder por la
conservación».
De otro lado, la Ley 594
de 2000 en el titulo xi, «Conservación
de Documentos»,
artículo 46, establece con fehaciente
claridad lo siguiente
respecto a la conservación de
los documentos: «Los archivos
de la Administración Pública
deberán implementar un sistema
integrado de conservación
en cada una de las fases del ciclo
vital de los documentos».
A partir del tipo de información
y el soporte donde
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