Doc Funcional y Técnica reportes e interfases
Grupo Martí Módulo: Taleo Learn Documentación Funcional y Técnica de Reportes e Interfases Número de Entregable: 001 Nombre de Entregable: Documentación de Reportes de la Aplicación Fase del proyecto: Documentación Indicar anexos al entregable cuando aplique: Autor: Consultor / Responsable Walter Hugo Rodriguez Observaciones: 1
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Grupo Martí<br />
Módulo: Taleo Learn<br />
<strong>Doc</strong>umentación <strong>Funcional</strong> y <strong>Técnica</strong> de Reportes e<br />
Interfases<br />
Número de Entregable: 001<br />
Nombre de Entregable: <strong>Doc</strong>umentación de Reportes de la Aplicación<br />
Fase del proyecto: <strong>Doc</strong>umentación<br />
Indicar anexos al entregable cuando aplique:<br />
Autor: Consultor / Responsable<br />
Walter Hugo Rodriguez<br />
Observaciones:<br />
1
Entregado<br />
Este documento / entregable ha sido entregado por:<br />
Nombre Rol en el proyecto Firma<br />
Walter Hugo<br />
Project Manager Datco<br />
Rodríguez<br />
Interservices<br />
Revisores / Aprobadores<br />
Este documento / entregable ha sido revisado y<br />
aprobado por:<br />
Nombre Rol en el proyecto Firma<br />
Regina Leticia<br />
Cejudo<br />
González<br />
Gerente de capacitación y<br />
desarrollo organizacional<br />
Fecha de<br />
firma<br />
Martha Gabriela<br />
Ramos<br />
González<br />
Coordinadora de<br />
Capacitación<br />
2
Contenido<br />
1. Contenido ........................................................................................................................................................................ 4<br />
2. Reportes Nativos de la Aplicación ................................................................................................................................... 5<br />
3. Reportes Ad-Hoc ............................................................................................................................................................. 8<br />
4. Ejemplo funcionamiento y configuración de Reportes Nativos ..................................................................................... 9<br />
5. Creación de informes BI ................................................................................................................................................ 15<br />
5.1 Visualizar <strong>reportes</strong> BI ................................................................................................................................................ 24<br />
6. INTERFASES ................................................................................................................................................................... 26<br />
6.1 Utilización de la herramienta de importación masiva .............................................................................................. 27<br />
3
1. Contenido<br />
El presente documento tiene como objeto describir en forma funcional y/o técnica los <strong>reportes</strong> e <strong>interfases</strong><br />
incluidos por la herramienta o creados para grupo Martí.<br />
4
2. Reportes Nativos de la Aplicación<br />
A continuación se presenta el listado de <strong>reportes</strong> nativos provistos por la aplicación.<br />
Reportes<br />
Descripción<br />
1 Informe del LearnCenter<br />
Aprendizaje avanzado<br />
Permite obtener un resumen general de la actividad de<br />
cada empleado.<br />
2 Mejor coincidencia Permite obtener un listado del perfil y su estado.<br />
3 Caducidad de certificación<br />
4 Seguimiento de certificación<br />
Sirve para listar los usuarios que se selecciones su<br />
caducidad de certificación. (no es usado en grupo Martí)<br />
Este listado hace un reporte del seguimiento en una<br />
certificación.<br />
5 Créditos de finalización Listado de los créditos obtenidos por el personal.<br />
6 Plan de aprendizaje<br />
Listado de un plan de aprendizaje y los usuarios que se<br />
seleccione<br />
7 Progresión de puestos Listado de como progresa un puesto.<br />
8 Diferencia de aptitudes de usuario<br />
9 Informe de evaluación<br />
10 Índice de discriminación<br />
Evaluaciones/encuestas<br />
Listado con las diferencia de aptitudes (perfil de puesto)<br />
por usuario seleccionado.<br />
Lista por evaluación el resultado que obtuvieron el o los<br />
usuarios seleccionados.<br />
Listado para por evaluación sacar los porcentajes de<br />
discriminación.<br />
11 Análisis de elemento Lista los porcentajes de cada elemento de la evaluación.<br />
12 Confiabilidad de elemento<br />
13 Análisis de respuesta de elemento<br />
Sirve para listar de cada evaluación/encuesta como está<br />
realizada.<br />
Da por evaluación la cantidad de usuarios que<br />
respondieron correcta e incorrectamente.<br />
14 Calificaciones de prueba creada de LC Informe por encuesta y por usuario/s y sus calificaciones.<br />
15 Correlación biserial puntual<br />
16<br />
Comparación de puntuaciones de pruebas previas y<br />
posteriores<br />
Informe para conocer la correlación existente en la<br />
evaluación entre los intervalos de tiempo.<br />
Listado por curso de pruebas previas y posteriores por<br />
usuario<br />
Asignaciones<br />
17 Estado de asignación Listado de asignaciones realizadas y el estado por usuario.<br />
Cursos/clases<br />
18 Estado de clase Informe de estado de clase por usuario.<br />
19 Matriz de curso<br />
20 Revisión de curso<br />
21 Número de cursos en el LearnCenter<br />
22 Número de usuarios que finalizaron el curso<br />
23 Número de usuarios que iniciaron el curso<br />
Informe de todos los cursos por cada usuario y su<br />
porcentaje de realización.<br />
Listado por usuario de los cursos realizados y su<br />
comentario.<br />
Listado para obtener la cantidad de cursos que están en el<br />
LearnCenter.<br />
Lista los usuarios que terminaron cursos desde/hasta una<br />
fecha determinada.<br />
Lista usuarios que iniciaron cursos desde/hasta una fecha<br />
determinada.<br />
5
Reportes<br />
Descripción<br />
24 Estado de clases de SCORM<br />
25 Finalizaciones totales por curso de WBT<br />
Listado de usuarios o grupo de usuarios para todas las<br />
clases o una en particular.<br />
Listado de cursos WTC (cursos on line) finalizado por total<br />
de empleados.<br />
26 Total de usuarios que accedieron al curso Cantidad de usuarios que accedieron a cada curso.<br />
27 Acceso a curso de WBT por rango de fechas<br />
Cantidad de usuarios que accedieron a un curso online por<br />
rango de fechas.<br />
28 Autor de curso de WBT Detalle de datos de cada curso como Autor, créditos etc.<br />
29 Duración de contenido de curso de WBT<br />
30 Duración de curso de WBT<br />
31 Informe de curso de WBT<br />
32 Uso de curso de WBT<br />
33 Cursos de WBT finalizados<br />
34 Cursos de WBT iniciados<br />
35 Informes de comercio electrónico<br />
36 Cumplimiento de activos/materiales<br />
Comercio electrónico<br />
Inscripciones<br />
Detalle de la duración de contenido de los cursos realizado<br />
por usuarios.<br />
Detalle de la duración de los cursos realizado por<br />
usuarios.<br />
Listado de usuarios que realizaron un curso con % de<br />
realización.<br />
Listado de usuarios con los cursos realizados, fecha de<br />
inicio y finalización % de realización y calificación.<br />
Listado de cursos finalizados por usuario o grupo de<br />
usuarios y con una fecha desde/hasta<br />
Listado de cursos iniciados, por usuario o grupo de<br />
usuarios y con una fecha desde/hasta<br />
Este listado permite un detalle del uso de comercio<br />
electrónico.<br />
Este listado resume el cumplimiento de los<br />
activos/materiales de las inscripciones.<br />
37 Inscripciones finalizadas Listado de inscripciones finalizadas<br />
38 Inscripciones de usuario actual Listado de inscripciones de usuarios o grupos de usuarios<br />
39 Inscripciones dadas de baja<br />
Listado de inscripciones de usuarios o grupos de usuarios<br />
dadas de baja<br />
40 Informe de inscripción Informe de cada inscripción por usuarios<br />
Formularios<br />
41 Formularios de usuario Lista los formularios que se hayan definido<br />
ILT<br />
42 Sesiones de ILT finalizadas Listado de sesiones de cursos presenciales finalizadas<br />
43 Cumplimiento de evento/seguimiento/sesión<br />
Usuarios<br />
Listado por evento/seguimiento o sesión con el<br />
cumplimiento.<br />
44 Miembros de grupo Listado de grupos y sus integrantes (nombre de usuario)<br />
45 Afiliaciones de LearnCenter<br />
Reporte de los usuarios del learn center, posibilidad de<br />
obtenerto por grupo<br />
46 Número de usuarios en el LearnCenter Cantidad de usuario de la aplicación.<br />
47 Usuarios huérfanos Listado de usuarios sin afiliación.<br />
48 Fecha de activación de usuario<br />
Listado para seleccionar los campos y la fecha de<br />
incorporación de los usuarios.<br />
49 Información de usuario Listado de datos con usuarios requeridos.<br />
50 Caducidad de afiliación de usuario Listado de usuarios con fecha de caducidad.<br />
51 Notas de usuario Listado con las notas que cada usuario haya realizado.<br />
6
Reportes<br />
Descripción<br />
52 Actividades de aptitudes/competencias de usuario Listado de Aptitudes/competencias de usuario<br />
53 Estado de usuario Listado con el estado de cada usuario.<br />
54 Asociación de usuarios y grupo Listado de los usuarios y el grupo al que pertenece<br />
55<br />
Recuento de actividad de conexión al sistema de<br />
usuarios y grupos por rango de fechas<br />
Listado por grupo de los usuarios que accedieron a la<br />
aplicación por rango de fechas<br />
56 Usuarios no afiliados Listado de usuarios que no están afiliados<br />
57 Usuarios sin conexión al sistema por rango de fecha<br />
Listado de usuarios o un grupo para determinar que no se<br />
han conectado por rango de fecha<br />
58 Supervisor de usuario Listado por supervisor y sus usuarios<br />
ILT virtual<br />
59 Informes de VILT No está disponible<br />
7
3. Reportes Ad-Hoc<br />
N/A. No se ha creado ningún reporte específico para Grupo Martí en el módulo de Taleo Learn.<br />
8
4. Ejemplo funcionamiento y configuración de Reportes Nativos<br />
La presente sección explica los principios básicos de utilización de <strong>reportes</strong> nativos.<br />
Al ingresar el usuario administrador aparecerá la siguiente pantalla de administrador<br />
Botón Configuración<br />
Presionando el botón “Configuración” se despliegan las opciones que tiene un usuario Administrador.<br />
Allí se debe seleccionar “Panel de Control” para desplegar el menú correspondiente.<br />
Acceso a Panel de Control<br />
9
Al ingresar al panel de control, aparecerán como se ve en la figura de abajo, las distintas opciones que posee Taleo<br />
Learn, una de ellas son los Informes.<br />
Por medio de la Sección Informes, se<br />
accede a las opciones para crear un<br />
reporte o gestionar alguno de los que<br />
ya fueron generados.<br />
Aquí se debe acceder a la sección “Informes” y seleccionar la opción Creador de Informes<br />
Al acceder al creador de informes, se verá la siguiente pantalla<br />
10
Donde se podrá visualizar los distintos informes prediseñados, a los cuales se accede para realizar las personalizaciones<br />
que deseen hacerse. A continuación se proporciona un ejemplo:<br />
Reporte de Estado de Usuario<br />
1<br />
2<br />
A<br />
3<br />
En el ejemplo se realiza un informe del estado de usuarios, donde:<br />
1- En el cuadro 1 se especifican todos los campos que se necesitan en el informe,<br />
2- En el cuadro 2 se selecciona el LearnCenter donde está dicha información, esto es para el caso que se hayan<br />
definido en la plataforma más de un LearnCenter (lo cual no es el caso de Martí).<br />
11
3- En el cuadro 3 se seleccionan todos los grupos sobre los cuales se ejecutará el reporte. En caso de ser todos los<br />
grupos con el botón A se hace una selección de todo (esto es igual para los otros cuadros (1y2))<br />
4<br />
5<br />
6<br />
Como se ve, en la figura anterior:<br />
7<br />
4- Se pueden seleccionar en el cuadro 4, usuarios específicos que se necesitan incluir en el informe. Si no se<br />
selecciona ninguno, el sistema asume que es para todos los usuarios.<br />
5- En el cuadro 5 se especifican los filtros adicionales que se quieren para este reporte. En este caso, para obtener<br />
los usuarios activos el filtro sería aprobados.<br />
6- En el cuadro 6 se seleccionan los campos con los que se quiere determinar el orden del reporte<br />
7- Por último, presionando el Botón “Crear Informe” se procede a la creación del informe.<br />
Una vez dado crear el informe<br />
aparecerá el gestor de informes,<br />
en donde en estado aparecerá una<br />
flecha de arriba hacia abajo, la cual<br />
establece que el informe, se está<br />
ejecutando.<br />
12
Cuando el campo estado muestre el ícono el informe habrá concluido su ejecución (es necesario refrescar la página<br />
para ver el cambio de estado del reporte) y ya podrá ser visualizado.<br />
Acceso a Visualización del informe<br />
Cuando el informe concluye, aparecerá el binocular. Mediante este ícono, se acede a visualizar el informe, como se ve al<br />
centro de la imagen. Este informe puede exportarse en los formatos: Excel, Archivos de Texto delimitados por coma o<br />
tabulaciones y XML.<br />
13
De esta forma se puede proceder a imprimir el informe o exportarlo al formato que requerido.<br />
14
5. Creación de informes BI<br />
La opción Informe de BI permite crear informes personalizados. Aquí el usuario administrador tiene la posibilidad de<br />
armar informes específicos que necesite.<br />
Opción Informes BI<br />
Al darle clic a la opción de Informes de BI, se verán los informes que el usuario haya realizado, o aquellos que se hayan<br />
compartido por el creador.<br />
Haciendo clic en el botón “Crear Informe Personalizado” se accede a la creación de un nuevo informe. La creación de un<br />
nuevo informe consta de 8 pasos, los cuales se ejemplifican a continuación:<br />
Paso 1: Detalles de Informe<br />
En el paso 1 se define el nombre y la descripción del informe:<br />
Paso 2: Vistas de datos de Selección<br />
En el paso dos, se especifica el o los objetos de datos que se van a utilizar. Es decir se seleccionan las tablas que<br />
contienen los datos sobre los cuales se realizará el informe. Esto se realiza simplemente seleccionado los nombres de las<br />
tablas de las distintas área temáticas disponibles.<br />
15
Paso 3: Crear Uniones<br />
En el paso 3 se especificarán como se unirán las diferentes tablas (en caso de haber seleccionado más de una). Todas las<br />
tablas seleccionadas deben contar al menos con una unión con las otras tablas.<br />
Paso 4: Establecer condiciones de unión<br />
En el paso 4, se deben definir, utilizando los diferentes tipos de operadores, cómo se realizarán las uniones entre las<br />
tablas definidas en el paso anterior<br />
16
Paso 5: Establecer Filtros<br />
En el paso 5 se pueden establecer los filtros que sean requeridos.<br />
Paso 6: Seleccionar Campos<br />
El paso 6, es para determinar los campos que saldrán en el informe (Campos por Defecto para Informe) y que campo o<br />
campos serán los que determinen la ordenación.<br />
17
Paso 7: Seleccionar Parámetros<br />
El paso 7 es para definir los parámetros que estarán disponibles para ser utilizados por los usuarios al momento de<br />
ejecutar el reporte.<br />
Paso 8: Resumen<br />
En este paso se puede visualizar el resumen de cómo quedó finalmente el Informe.<br />
18
19
Al darle clic, al botón de Guardar, el informe personalizado quedará archivado y guardado para su ejecución<br />
Dentro de las Acciones que pueden trabajarse con el informe, existe la de Compartir el informe con otros usuarios o<br />
grupos de usuarios, las cuales se muestran a continuación:<br />
Presionar el botón de acciones para<br />
que se desplieguen las acciones que<br />
se pueden realizar<br />
Al elegir la opción de “Compartir Informe” por ejemplo, se abrirá la siguiente pantalla, en ella se podrá seleccionar tres<br />
formas de compartir:<br />
<br />
<br />
<br />
Individuales<br />
Grupos<br />
Supervisores<br />
20
Si se elige hacerlo por usuario individuales, se realiza la selección teniendo en cuenta la búsqueda de usuario<br />
Se procede a aplicar la selección realizada y luego el usuario que se seleccionó aparecerá como usuario al que se le<br />
compartió el informe.<br />
21
Si se quiere programar el informe, se elige la opción “PROGRAMA” del menú desplegable<br />
Acción “Programa”<br />
Al elegir esta opción, se editan los campos, que formato de salida tendrá y la pestaña de Programa, para programar<br />
como deseamos que este informe se ejecute.<br />
22
En la pestaña de campos se pueden volver a elegir los campos que deberían quedar en el informe como así también<br />
cambiar el ordenamiento del mismo.<br />
En la pestaña de salida, se especifica en que formato vamos a generar el informe.<br />
23
En la pestaña programa se puede calendarizar la frecuencia de ejecución del reporte e incluir los destinatarios a los<br />
cuales se desea enviar este reporte cada vez que se ejecute.<br />
5.1 Visualizar <strong>reportes</strong> BI<br />
Para la visualización de los informes, una vez que el informe se haya generado, se selecciona el vínculo embebido en el<br />
campo “Última Ejecución"<br />
Acceso a visualización de Reporte BI<br />
Ahí se verá que se genera en el formato que se eligió, el informe correspondiente.<br />
24
25
6. INTERFASES<br />
La actualización de información requerida del sistema de Recursos Humanos actual que posee Grupo Martí (Open HR) al<br />
sistema Taleo Learn se ejecutará de forma manual.<br />
El proceso de actualización funcionará de la siguiente forma:<br />
1.OPEN HR<br />
2.Repositorio<br />
3.Actualización<br />
de Información<br />
6.Actualización<br />
BD Taleo<br />
5.Revisión y<br />
Corrección<br />
4.Importador<br />
de Usuarios<br />
Taleo Learn<br />
1. Open HR generará una consulta sobre las modificaciones que hubiera habido dentro de la base de Recursos<br />
Humanos en cuanto a:<br />
- Altas<br />
- Bajas<br />
- Modificaciones (jefe, departamento, unidad de negocios, etc).<br />
Esta consulta resultará en un archivo TXT delimitado por tabulaciones de acuerdo al layout definido por el área de<br />
capacitación de acuerdo a las características de Taleo Learn.<br />
2. La consulta será programada para ejecutarse cada 15 días, dejando el archivo resultante en un repositorio<br />
específico para ser tomado por el área de capacitación.<br />
3. El área de capacitación, si fuese requerido, actualizará el archivo antes de subirlo a Taleo Learn. Esto puede<br />
darse, por ejemplo, para adicionar información que no consta actualmente en Open HR como el nivel de<br />
capacitación (cajón).<br />
4. El administrador de Taleo Learn, utilizando la herramienta de importación masiva de usuarios, subirá el archivo a<br />
Taleo Learn.<br />
5. El administrador revisará que la información esté correcta y en su caso la corregirá.<br />
6. Una vez conforme con la vista previa de los resultados de la aplicación, procederá a la actualización masiva de la<br />
información.<br />
Se adjunta aquí el layout definido conjuntamente por la consultoría y el área de capacitación de Grupo Martí:<br />
26
Layout<br />
Actualizaciones Learn.xlsx<br />
6.1 Utilización de la herramienta de importación masiva<br />
En esta sección se explica cómo utilizar la herramienta de importación masiva. Si bien se ejemplifica con un alta masiva<br />
de usuarios, el proceso para realizar modificaciones masivas o bajas de usuarios es exactamente el mismo.<br />
Carga Masiva de Usuarios:<br />
Para proceder a la carga masiva de empleados en Taleo Learn, primero hay que trabajar sobre el layout que se utilizará<br />
para generar el archivo de texto (“.txt”) que Taleo usa para generar la carga<br />
Los pasos a seguir serán:<br />
1. Llenado del Excel con los campos que se van a importar a Taleo Learn. El formato tendrá los campos que se utilicen<br />
para la carga, siendo el nombre de usuario, contraseña y mail los que deben figurar sin excepción ya que son<br />
obligatorios, así como todo campo adicional que se haya definido como tal.<br />
2. Se guarda ese archivo en formato Texto (delimitado por tabulaciones).txt.<br />
27
3. Ingresar a Taleo Learn. Acceder al panel de control utilizando el ícono de “Configuración” de la barra de tareas.<br />
4. Al acceder al menú de configuración, localizar la sección Usuarios, y seleccionar la opción “Importación masiva de<br />
usuarios”.<br />
28
5. Al seleccionar “Importación masiva de usuarios” se desplegará la página ilustrada aquí abajo. Allí se debe<br />
seleccionar, cómo Tipo de importación la opción “Actualizar archivo de texto”.<br />
6. Una vez realizado el paso anterior, en la nueva pantalla que se despliega, se deberá hacer click en el botón<br />
“Seleccionar Archivo” a fin de ir al explorador de Windows para buscar el archivo txt creado en el punto 2.<br />
7. Una vez localizado el archivo TXT, se lo selecciona. Es aconsejable este archivo procesarlo con una herramienta de<br />
edición de texto y guardarlo con formato de caracteres UTF-8 a fin de asegurarse que contenga los caracteres<br />
29
especiales como son acentos, ñ, etc.<br />
Una vez seleccionado, se procede con las restantes definiciones (8,9,10)<br />
8. En la sección “Seleccionar delimitador de columna” seleccionar la opción: “Tabulación”.<br />
9. En la sección “Seleccionar cualificador de cadena” seleccionar la opción “Ninguno”<br />
10. Oprimir el botón “Continuar con importación” para continuar el proceso.<br />
Al presionar el botón “Continuar con Importación” se desplegará la siguiente página:<br />
Aquí se deben seguir los siguientes pasos:<br />
30
11. Quitar la selección de la información de la primera fila (son los nombres que se puso en el Excel para confeccionar<br />
el archivo de carga).<br />
12. Poner a cada columna los nombres de los campos que se van a cargar con esa información.<br />
13. Oprimir el botón Continuar con la importación.<br />
Al presionar este botón el sistema mostrará la siguiente página:<br />
Aquí se deben realizar los siguientes pasos:<br />
14. En la sección Nuevos Usuarios, se mostrarán los usuarios nuevos a ser importados.<br />
15. Seleccionar “Insertar afiliaciones del nuevo LearnCenter” para agregar estos nuevos usuarios al LearnCenter.<br />
16. En el desplegable se deberá seleccionar el status Aprobado de estos nuevos registros.<br />
17. Mediante el botón “Actualizar Información de usuario” se actualizarán los registros ya existentes. Se le debe dar<br />
clic tanto a los usuarios nuevos y posteriormente a los que deben actualizarse. En ambos casos se debe elegir la<br />
opción de Insertar afiliaciones del nuevo LearnCenter con el status Aprobado y luego oprimir el botón de<br />
actualización y carga.<br />
18. Concluido el punto 17, la herramienta dará la finalización al proceso, desplegando los resultados del mismo, como<br />
así también los usuarios que por algún motivo fallo su importación.<br />
31
19. A fin de comprobar que dicha importación se realizó correctamente se puede acceder a la opción usuarios.<br />
20. filtrar por algún campo que sea igual a los registros de usuarios importados, ejemplo el nombre del jefe (el cual<br />
será el código de empleado del jefe).<br />
32