Doc Funcional y Técnica reportes e interfases

Grupo Martí
Módulo: Taleo Learn
Documentación Funcional y Técnica de Reportes e
Interfases
Número de Entregable: 001
Nombre de Entregable: Documentación de Reportes de la Aplicación
Fase del proyecto: Documentación
Indicar anexos al entregable cuando aplique:
Autor: Consultor / Responsable
Walter Hugo Rodriguez
Observaciones:
1

Entregado
Este documento / entregable ha sido entregado por:
Nombre Rol en el proyecto Firma
Walter Hugo
Project Manager Datco
Rodríguez
Interservices
Revisores / Aprobadores
Este documento / entregable ha sido revisado y
aprobado por:
Nombre Rol en el proyecto Firma
Regina Leticia
Cejudo
González
Gerente de capacitación y
desarrollo organizacional
Fecha de
firma
Martha Gabriela
Ramos
González
Coordinadora de
Capacitación
2

Contenido
1. Contenido ........................................................................................................................................................................ 4
2. Reportes Nativos de la Aplicación ................................................................................................................................... 5
3. Reportes Ad-Hoc ............................................................................................................................................................. 8
4. Ejemplo funcionamiento y configuración de Reportes Nativos ..................................................................................... 9
5. Creación de informes BI ................................................................................................................................................ 15
5.1 Visualizar reportes BI ................................................................................................................................................ 24
6. INTERFASES ................................................................................................................................................................... 26
6.1 Utilización de la herramienta de importación masiva .............................................................................................. 27
3

1. Contenido
El presente documento tiene como objeto describir en forma funcional y/o técnica los reportes e interfases
incluidos por la herramienta o creados para grupo Martí.
4

2. Reportes Nativos de la Aplicación
A continuación se presenta el listado de reportes nativos provistos por la aplicación.
Reportes
Descripción
1 Informe del LearnCenter
Aprendizaje avanzado
Permite obtener un resumen general de la actividad de
cada empleado.
2 Mejor coincidencia Permite obtener un listado del perfil y su estado.
3 Caducidad de certificación
4 Seguimiento de certificación
Sirve para listar los usuarios que se selecciones su
caducidad de certificación. (no es usado en grupo Martí)
Este listado hace un reporte del seguimiento en una
certificación.
5 Créditos de finalización Listado de los créditos obtenidos por el personal.
6 Plan de aprendizaje
Listado de un plan de aprendizaje y los usuarios que se
seleccione
7 Progresión de puestos Listado de como progresa un puesto.
8 Diferencia de aptitudes de usuario
9 Informe de evaluación
10 Índice de discriminación
Evaluaciones/encuestas
Listado con las diferencia de aptitudes (perfil de puesto)
por usuario seleccionado.
Lista por evaluación el resultado que obtuvieron el o los
usuarios seleccionados.
Listado para por evaluación sacar los porcentajes de
discriminación.
11 Análisis de elemento Lista los porcentajes de cada elemento de la evaluación.
12 Confiabilidad de elemento
13 Análisis de respuesta de elemento
Sirve para listar de cada evaluación/encuesta como está
realizada.
Da por evaluación la cantidad de usuarios que
respondieron correcta e incorrectamente.
14 Calificaciones de prueba creada de LC Informe por encuesta y por usuario/s y sus calificaciones.
15 Correlación biserial puntual
16
Comparación de puntuaciones de pruebas previas y
posteriores
Informe para conocer la correlación existente en la
evaluación entre los intervalos de tiempo.
Listado por curso de pruebas previas y posteriores por
usuario
Asignaciones
17 Estado de asignación Listado de asignaciones realizadas y el estado por usuario.
Cursos/clases
18 Estado de clase Informe de estado de clase por usuario.
19 Matriz de curso
20 Revisión de curso
21 Número de cursos en el LearnCenter
22 Número de usuarios que finalizaron el curso
23 Número de usuarios que iniciaron el curso
Informe de todos los cursos por cada usuario y su
porcentaje de realización.
Listado por usuario de los cursos realizados y su
comentario.
Listado para obtener la cantidad de cursos que están en el
LearnCenter.
Lista los usuarios que terminaron cursos desde/hasta una
fecha determinada.
Lista usuarios que iniciaron cursos desde/hasta una fecha
determinada.
5

Reportes
Descripción
24 Estado de clases de SCORM
25 Finalizaciones totales por curso de WBT
Listado de usuarios o grupo de usuarios para todas las
clases o una en particular.
Listado de cursos WTC (cursos on line) finalizado por total
de empleados.
26 Total de usuarios que accedieron al curso Cantidad de usuarios que accedieron a cada curso.
27 Acceso a curso de WBT por rango de fechas
Cantidad de usuarios que accedieron a un curso online por
rango de fechas.
28 Autor de curso de WBT Detalle de datos de cada curso como Autor, créditos etc.
29 Duración de contenido de curso de WBT
30 Duración de curso de WBT
31 Informe de curso de WBT
32 Uso de curso de WBT
33 Cursos de WBT finalizados
34 Cursos de WBT iniciados
35 Informes de comercio electrónico
36 Cumplimiento de activos/materiales
Comercio electrónico
Inscripciones
Detalle de la duración de contenido de los cursos realizado
por usuarios.
Detalle de la duración de los cursos realizado por
usuarios.
Listado de usuarios que realizaron un curso con % de
realización.
Listado de usuarios con los cursos realizados, fecha de
inicio y finalización % de realización y calificación.
Listado de cursos finalizados por usuario o grupo de
usuarios y con una fecha desde/hasta
Listado de cursos iniciados, por usuario o grupo de
usuarios y con una fecha desde/hasta
Este listado permite un detalle del uso de comercio
electrónico.
Este listado resume el cumplimiento de los
activos/materiales de las inscripciones.
37 Inscripciones finalizadas Listado de inscripciones finalizadas
38 Inscripciones de usuario actual Listado de inscripciones de usuarios o grupos de usuarios
39 Inscripciones dadas de baja
Listado de inscripciones de usuarios o grupos de usuarios
dadas de baja
40 Informe de inscripción Informe de cada inscripción por usuarios
Formularios
41 Formularios de usuario Lista los formularios que se hayan definido
ILT
42 Sesiones de ILT finalizadas Listado de sesiones de cursos presenciales finalizadas
43 Cumplimiento de evento/seguimiento/sesión
Usuarios
Listado por evento/seguimiento o sesión con el
cumplimiento.
44 Miembros de grupo Listado de grupos y sus integrantes (nombre de usuario)
45 Afiliaciones de LearnCenter
Reporte de los usuarios del learn center, posibilidad de
obtenerto por grupo
46 Número de usuarios en el LearnCenter Cantidad de usuario de la aplicación.
47 Usuarios huérfanos Listado de usuarios sin afiliación.
48 Fecha de activación de usuario
Listado para seleccionar los campos y la fecha de
incorporación de los usuarios.
49 Información de usuario Listado de datos con usuarios requeridos.
50 Caducidad de afiliación de usuario Listado de usuarios con fecha de caducidad.
51 Notas de usuario Listado con las notas que cada usuario haya realizado.
6

Reportes
Descripción
52 Actividades de aptitudes/competencias de usuario Listado de Aptitudes/competencias de usuario
53 Estado de usuario Listado con el estado de cada usuario.
54 Asociación de usuarios y grupo Listado de los usuarios y el grupo al que pertenece
55
Recuento de actividad de conexión al sistema de
usuarios y grupos por rango de fechas
Listado por grupo de los usuarios que accedieron a la
aplicación por rango de fechas
56 Usuarios no afiliados Listado de usuarios que no están afiliados
57 Usuarios sin conexión al sistema por rango de fecha
Listado de usuarios o un grupo para determinar que no se
han conectado por rango de fecha
58 Supervisor de usuario Listado por supervisor y sus usuarios
ILT virtual
59 Informes de VILT No está disponible
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3. Reportes Ad-Hoc
N/A. No se ha creado ningún reporte específico para Grupo Martí en el módulo de Taleo Learn.
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4. Ejemplo funcionamiento y configuración de Reportes Nativos
La presente sección explica los principios básicos de utilización de reportes nativos.
Al ingresar el usuario administrador aparecerá la siguiente pantalla de administrador
Botón Configuración
Presionando el botón “Configuración” se despliegan las opciones que tiene un usuario Administrador.
Allí se debe seleccionar “Panel de Control” para desplegar el menú correspondiente.
Acceso a Panel de Control
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Al ingresar al panel de control, aparecerán como se ve en la figura de abajo, las distintas opciones que posee Taleo
Learn, una de ellas son los Informes.
Por medio de la Sección Informes, se
accede a las opciones para crear un
reporte o gestionar alguno de los que
ya fueron generados.
Aquí se debe acceder a la sección “Informes” y seleccionar la opción Creador de Informes
Al acceder al creador de informes, se verá la siguiente pantalla
10

Donde se podrá visualizar los distintos informes prediseñados, a los cuales se accede para realizar las personalizaciones
que deseen hacerse. A continuación se proporciona un ejemplo:
Reporte de Estado de Usuario
1
2
A
3
En el ejemplo se realiza un informe del estado de usuarios, donde:
1- En el cuadro 1 se especifican todos los campos que se necesitan en el informe,
2- En el cuadro 2 se selecciona el LearnCenter donde está dicha información, esto es para el caso que se hayan
definido en la plataforma más de un LearnCenter (lo cual no es el caso de Martí).
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3- En el cuadro 3 se seleccionan todos los grupos sobre los cuales se ejecutará el reporte. En caso de ser todos los
grupos con el botón A se hace una selección de todo (esto es igual para los otros cuadros (1y2))
4
5
6
Como se ve, en la figura anterior:
7
4- Se pueden seleccionar en el cuadro 4, usuarios específicos que se necesitan incluir en el informe. Si no se
selecciona ninguno, el sistema asume que es para todos los usuarios.
5- En el cuadro 5 se especifican los filtros adicionales que se quieren para este reporte. En este caso, para obtener
los usuarios activos el filtro sería aprobados.
6- En el cuadro 6 se seleccionan los campos con los que se quiere determinar el orden del reporte
7- Por último, presionando el Botón “Crear Informe” se procede a la creación del informe.
Una vez dado crear el informe
aparecerá el gestor de informes,
en donde en estado aparecerá una
flecha de arriba hacia abajo, la cual
establece que el informe, se está
ejecutando.
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Cuando el campo estado muestre el ícono el informe habrá concluido su ejecución (es necesario refrescar la página
para ver el cambio de estado del reporte) y ya podrá ser visualizado.
Acceso a Visualización del informe
Cuando el informe concluye, aparecerá el binocular. Mediante este ícono, se acede a visualizar el informe, como se ve al
centro de la imagen. Este informe puede exportarse en los formatos: Excel, Archivos de Texto delimitados por coma o
tabulaciones y XML.
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De esta forma se puede proceder a imprimir el informe o exportarlo al formato que requerido.
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5. Creación de informes BI
La opción Informe de BI permite crear informes personalizados. Aquí el usuario administrador tiene la posibilidad de
armar informes específicos que necesite.
Opción Informes BI
Al darle clic a la opción de Informes de BI, se verán los informes que el usuario haya realizado, o aquellos que se hayan
compartido por el creador.
Haciendo clic en el botón “Crear Informe Personalizado” se accede a la creación de un nuevo informe. La creación de un
nuevo informe consta de 8 pasos, los cuales se ejemplifican a continuación:
Paso 1: Detalles de Informe
En el paso 1 se define el nombre y la descripción del informe:
Paso 2: Vistas de datos de Selección
En el paso dos, se especifica el o los objetos de datos que se van a utilizar. Es decir se seleccionan las tablas que
contienen los datos sobre los cuales se realizará el informe. Esto se realiza simplemente seleccionado los nombres de las
tablas de las distintas área temáticas disponibles.
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Paso 3: Crear Uniones
En el paso 3 se especificarán como se unirán las diferentes tablas (en caso de haber seleccionado más de una). Todas las
tablas seleccionadas deben contar al menos con una unión con las otras tablas.
Paso 4: Establecer condiciones de unión
En el paso 4, se deben definir, utilizando los diferentes tipos de operadores, cómo se realizarán las uniones entre las
tablas definidas en el paso anterior
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Paso 5: Establecer Filtros
En el paso 5 se pueden establecer los filtros que sean requeridos.
Paso 6: Seleccionar Campos
El paso 6, es para determinar los campos que saldrán en el informe (Campos por Defecto para Informe) y que campo o
campos serán los que determinen la ordenación.
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Paso 7: Seleccionar Parámetros
El paso 7 es para definir los parámetros que estarán disponibles para ser utilizados por los usuarios al momento de
ejecutar el reporte.
Paso 8: Resumen
En este paso se puede visualizar el resumen de cómo quedó finalmente el Informe.
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Al darle clic, al botón de Guardar, el informe personalizado quedará archivado y guardado para su ejecución
Dentro de las Acciones que pueden trabajarse con el informe, existe la de Compartir el informe con otros usuarios o
grupos de usuarios, las cuales se muestran a continuación:
Presionar el botón de acciones para
que se desplieguen las acciones que
se pueden realizar
Al elegir la opción de “Compartir Informe” por ejemplo, se abrirá la siguiente pantalla, en ella se podrá seleccionar tres
formas de compartir:
Individuales
Grupos
Supervisores
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Si se elige hacerlo por usuario individuales, se realiza la selección teniendo en cuenta la búsqueda de usuario
Se procede a aplicar la selección realizada y luego el usuario que se seleccionó aparecerá como usuario al que se le
compartió el informe.
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Si se quiere programar el informe, se elige la opción “PROGRAMA” del menú desplegable
Acción “Programa”
Al elegir esta opción, se editan los campos, que formato de salida tendrá y la pestaña de Programa, para programar
como deseamos que este informe se ejecute.
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En la pestaña de campos se pueden volver a elegir los campos que deberían quedar en el informe como así también
cambiar el ordenamiento del mismo.
En la pestaña de salida, se especifica en que formato vamos a generar el informe.
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En la pestaña programa se puede calendarizar la frecuencia de ejecución del reporte e incluir los destinatarios a los
cuales se desea enviar este reporte cada vez que se ejecute.
5.1 Visualizar reportes BI
Para la visualización de los informes, una vez que el informe se haya generado, se selecciona el vínculo embebido en el
campo “Última Ejecución"
Acceso a visualización de Reporte BI
Ahí se verá que se genera en el formato que se eligió, el informe correspondiente.
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6. INTERFASES
La actualización de información requerida del sistema de Recursos Humanos actual que posee Grupo Martí (Open HR) al
sistema Taleo Learn se ejecutará de forma manual.
El proceso de actualización funcionará de la siguiente forma:
1.OPEN HR
2.Repositorio
3.Actualización
de Información
6.Actualización
BD Taleo
5.Revisión y
Corrección
4.Importador
de Usuarios
Taleo Learn
1. Open HR generará una consulta sobre las modificaciones que hubiera habido dentro de la base de Recursos
Humanos en cuanto a:
- Altas
- Bajas
- Modificaciones (jefe, departamento, unidad de negocios, etc).
Esta consulta resultará en un archivo TXT delimitado por tabulaciones de acuerdo al layout definido por el área de
capacitación de acuerdo a las características de Taleo Learn.
2. La consulta será programada para ejecutarse cada 15 días, dejando el archivo resultante en un repositorio
específico para ser tomado por el área de capacitación.
3. El área de capacitación, si fuese requerido, actualizará el archivo antes de subirlo a Taleo Learn. Esto puede
darse, por ejemplo, para adicionar información que no consta actualmente en Open HR como el nivel de
capacitación (cajón).
4. El administrador de Taleo Learn, utilizando la herramienta de importación masiva de usuarios, subirá el archivo a
Taleo Learn.
5. El administrador revisará que la información esté correcta y en su caso la corregirá.
6. Una vez conforme con la vista previa de los resultados de la aplicación, procederá a la actualización masiva de la
información.
Se adjunta aquí el layout definido conjuntamente por la consultoría y el área de capacitación de Grupo Martí:
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Layout
Actualizaciones Learn.xlsx
6.1 Utilización de la herramienta de importación masiva
En esta sección se explica cómo utilizar la herramienta de importación masiva. Si bien se ejemplifica con un alta masiva
de usuarios, el proceso para realizar modificaciones masivas o bajas de usuarios es exactamente el mismo.
Carga Masiva de Usuarios:
Para proceder a la carga masiva de empleados en Taleo Learn, primero hay que trabajar sobre el layout que se utilizará
para generar el archivo de texto (“.txt”) que Taleo usa para generar la carga
Los pasos a seguir serán:
1. Llenado del Excel con los campos que se van a importar a Taleo Learn. El formato tendrá los campos que se utilicen
para la carga, siendo el nombre de usuario, contraseña y mail los que deben figurar sin excepción ya que son
obligatorios, así como todo campo adicional que se haya definido como tal.
2. Se guarda ese archivo en formato Texto (delimitado por tabulaciones).txt.
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3. Ingresar a Taleo Learn. Acceder al panel de control utilizando el ícono de “Configuración” de la barra de tareas.
4. Al acceder al menú de configuración, localizar la sección Usuarios, y seleccionar la opción “Importación masiva de
usuarios”.
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5. Al seleccionar “Importación masiva de usuarios” se desplegará la página ilustrada aquí abajo. Allí se debe
seleccionar, cómo Tipo de importación la opción “Actualizar archivo de texto”.
6. Una vez realizado el paso anterior, en la nueva pantalla que se despliega, se deberá hacer click en el botón
“Seleccionar Archivo” a fin de ir al explorador de Windows para buscar el archivo txt creado en el punto 2.
7. Una vez localizado el archivo TXT, se lo selecciona. Es aconsejable este archivo procesarlo con una herramienta de
edición de texto y guardarlo con formato de caracteres UTF-8 a fin de asegurarse que contenga los caracteres
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especiales como son acentos, ñ, etc.
Una vez seleccionado, se procede con las restantes definiciones (8,9,10)
8. En la sección “Seleccionar delimitador de columna” seleccionar la opción: “Tabulación”.
9. En la sección “Seleccionar cualificador de cadena” seleccionar la opción “Ninguno”
10. Oprimir el botón “Continuar con importación” para continuar el proceso.
Al presionar el botón “Continuar con Importación” se desplegará la siguiente página:
Aquí se deben seguir los siguientes pasos:
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11. Quitar la selección de la información de la primera fila (son los nombres que se puso en el Excel para confeccionar
el archivo de carga).
12. Poner a cada columna los nombres de los campos que se van a cargar con esa información.
13. Oprimir el botón Continuar con la importación.
Al presionar este botón el sistema mostrará la siguiente página:
Aquí se deben realizar los siguientes pasos:
14. En la sección Nuevos Usuarios, se mostrarán los usuarios nuevos a ser importados.
15. Seleccionar “Insertar afiliaciones del nuevo LearnCenter” para agregar estos nuevos usuarios al LearnCenter.
16. En el desplegable se deberá seleccionar el status Aprobado de estos nuevos registros.
17. Mediante el botón “Actualizar Información de usuario” se actualizarán los registros ya existentes. Se le debe dar
clic tanto a los usuarios nuevos y posteriormente a los que deben actualizarse. En ambos casos se debe elegir la
opción de Insertar afiliaciones del nuevo LearnCenter con el status Aprobado y luego oprimir el botón de
actualización y carga.
18. Concluido el punto 17, la herramienta dará la finalización al proceso, desplegando los resultados del mismo, como
así también los usuarios que por algún motivo fallo su importación.
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19. A fin de comprobar que dicha importación se realizó correctamente se puede acceder a la opción usuarios.
20. filtrar por algún campo que sea igual a los registros de usuarios importados, ejemplo el nombre del jefe (el cual
será el código de empleado del jefe).
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