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Manual de crisis

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<strong>Manual</strong> <strong>de</strong> Crisis


Política <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong> <strong>crisis</strong><br />

INTRODUCCIÓN<br />

Este manual ha sido diseñado como un mapa <strong>de</strong> ruta<br />

para ser utilizado en situaciones <strong>de</strong> <strong>crisis</strong> por el GRUPO<br />

PAF.<br />

Plantea cómo manejarse con los medios en tiempos <strong>de</strong><br />

<strong>crisis</strong> y cómo a<strong>de</strong>más ofrecer una respuesta inmediata<br />

<strong>de</strong>finida en el marco <strong>de</strong> una política <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong><br />

<strong>crisis</strong>.<br />

Ante situaciones <strong>de</strong> contingencia, <strong>de</strong>ben ser tomados<br />

en cuenta, todos los públicos claves: consumidores,<br />

clientes, gobierno, prensa e incluso empleados, para<br />

minimizar en lo posible el daño que pudiera causar<br />

dicha <strong>crisis</strong>, razón por la que se indican mapas y formas<br />

para consi<strong>de</strong>rarlos.<br />

Cómo interviene el gabinete <strong>de</strong> <strong>crisis</strong> en cada una <strong>de</strong><br />

las instancias necesarias para abordar el tema.<br />

Consi<strong>de</strong>rar como punto fundamental tanto los medios<br />

masivos <strong>de</strong> comunicación, como las re<strong>de</strong>s sociales, en<br />

ambos casos es OBLIGATORIO, así como el monitoreo<br />

inmediato.


Política <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong> <strong>crisis</strong><br />

INTRODUCCIÓN…1<br />

Este manual es un documento dinámico que marca la<br />

ruta a seguir en momentos <strong>de</strong> contingencia, presenta<br />

algunos escenarios hipotéticos que pudieran<br />

eventualmente <strong>de</strong>senca<strong>de</strong>nar eventos <strong>de</strong> <strong>crisis</strong>; así<br />

como el papel <strong>de</strong> los medios, notas <strong>de</strong> prensa, listados<br />

<strong>de</strong> periodistas y otros documentos <strong>de</strong> importancia para<br />

tenerlos como hoja <strong>de</strong> ruta.


Definciones<br />

Anexos<br />

Tipologías<br />

Simulacros<br />

Comunicación<br />

¿qué hacer y<br />

qué no?<br />

Comité <strong>de</strong><br />

<strong>crisis</strong><br />

Cuadro para<br />

mapear la<br />

situación


Pero, ¿Qué es una <strong>crisis</strong>?<br />

Es una situación aleatoria e inesperada que modifica el<br />

comportamiento <strong>de</strong> personas y/o empresas, altera su<br />

posicionamiento y en algunos casos atenta contra su<br />

prestigio.¨<br />

Pue<strong>de</strong> situar en riesgo incluso, los valores <strong>de</strong> la empresa<br />

Es un momento grave, <strong>de</strong> peligro, <strong>de</strong> inconsistencias,<br />

<strong>de</strong>sconcierto, miedo, don<strong>de</strong> es importante COMUNICAR<br />

BIEN <strong>de</strong>s<strong>de</strong> una vocería creíble, con mensajes bien<br />

formulados y en sintonía con todo el equipo.<br />

Una <strong>crisis</strong> requiere: SERENIDAD, PRUDENCIA, EQUILIBRIO Y TRANSPARENCIA


En una <strong>crisis</strong> los involucrados pue<strong>de</strong>n ser: clientes,<br />

dueños, gobierno, empleados, comunida<strong>de</strong>s,<br />

consumidores, etc. Pero los responsables no son todos,<br />

en estos casos unos «actúan» como víctimas y otros<br />

como victimarios<br />

Tipologías <strong>de</strong> <strong>crisis</strong>:<br />

Salud/ Acci<strong>de</strong>ntes <strong>de</strong> personas en la planta u oficinas<br />

Lesiones leves<br />

Lesiones graves<br />

Intoxicaciones<br />

Fallecimientos<br />

Medio ambiente<br />

Contaminación<br />

Incendios<br />

Destrucción <strong>de</strong> áreas por distintos contaminantes o<br />

sospechas <strong>de</strong> ellos<br />

Asuntos legales<br />

Frau<strong>de</strong>s<br />

Plagios<br />

Investigaciones gubernamentales<br />

Cambios <strong>de</strong> leyes, normas, procedimientos<br />

Denuncias<br />

Asuntos corporativos<br />

Imagen<br />

Filtración <strong>de</strong> información<br />

Rumores


Características <strong>de</strong> una <strong>crisis</strong><br />

• Sorpresa: Las <strong>crisis</strong> afectan en mayor o menor grado todas las gerencias,<br />

direcciones e instancias <strong>de</strong> la empresa; por lo tanto se hace necesario una revisión<br />

constante, elaboración <strong>de</strong> ejercicios, simulacros, cine/foros, discusiones que<br />

mantengan el tema estratégico en el tapete.<br />

• Falta <strong>de</strong> información: Es imperativo que todos los <strong>de</strong>cisores <strong>de</strong>l Grupo<br />

mantengan información general y específica para resolver potenciales <strong>crisis</strong> en<br />

momentos <strong>de</strong>terminados. La falta <strong>de</strong> información entre los posibles involucrados en<br />

una <strong>crisis</strong> pue<strong>de</strong> ser fatal a la hora <strong>de</strong> afrontar una situación <strong>de</strong>licada.<br />

• Escalada <strong>de</strong> acontecimientos: Las <strong>crisis</strong> traen consigo situaciones que<br />

causan efectos secundarios, por lo cual hay que comenzar a actuar <strong>de</strong> inmediato,<br />

cuando apenas se sospeche <strong>de</strong> que una situación ordinaria pueda convertirse en<br />

<strong>crisis</strong>. NUNCA <strong>de</strong>sestimar esa posibilidad.<br />

• Sensación <strong>de</strong> pérdida <strong>de</strong> control: Cuando estamos en medio <strong>de</strong> una<br />

<strong>crisis</strong> generalmente tenemos la sensación <strong>de</strong> que las cosas se nos han ido <strong>de</strong> las<br />

manos; es importante alertar a todos los involucrados a estar en una actitud <strong>de</strong><br />

prevención, ¿cómo? Con entrenamiento, simulacros y planes <strong>de</strong> contingencia.<br />

• Foco <strong>de</strong> atención: Cuando se produce una <strong>crisis</strong> hay que mantener el foco<br />

en ella, sin embargo es muy importante no <strong>de</strong>scuidar el resto <strong>de</strong> la empresa que no<br />

está involucrado; no se <strong>de</strong>be <strong>de</strong>sviar toda la atención a la <strong>crisis</strong> pues los pesos y<br />

contrapesos son necesarios en época <strong>de</strong> contingencia.


Características <strong>de</strong> una<br />

<strong>crisis</strong>…1<br />

• Sensación <strong>de</strong> persecución: Cuando una <strong>crisis</strong> nos afecta y vemos<br />

publicaciones <strong>de</strong>splegadas en los medios <strong>de</strong> comunicación, la ten<strong>de</strong>ncia es<br />

“culpabilizar” a los medios <strong>de</strong> escandalosos, <strong>de</strong> acrecentar la <strong>crisis</strong> y <strong>de</strong> no<br />

colaborar. Recor<strong>de</strong>mos que ellos están haciendo su trabajo, aunque a<br />

nosotros no nos guste, por lo que <strong>de</strong>bemos mantener nuestro foco en las<br />

soluciones y cuando las tengamos, dar información oportuna y veraz para que<br />

los medios la publiquen. No perdamos tiempo en culpabilizar, enfoquemos<br />

nuestros esfuerzo en lo que <strong>de</strong>bemos hacer.<br />

• Pánico: No hay duda <strong>de</strong> que las primeras sensaciones y/o emociones que<br />

se sienten cuando se está frente a una <strong>crisis</strong> es pánico, las razones son la<br />

incertidumbre, ese futuro inmediato que no sabemos qué va a suce<strong>de</strong>r, la<br />

impotencia, lo <strong>de</strong>sconocido y entonces el miedo, se apo<strong>de</strong>ra <strong>de</strong> la situación, si<br />

nosotros lo permitimos. ¿Cómo evitarlo? Sabiendo que esto pue<strong>de</strong> suce<strong>de</strong>r, al<br />

sentirlo, estaremos mucho más alertas. Para ello, como en todos los casos <strong>de</strong><br />

una <strong>crisis</strong>, hay que estar preparados.<br />

• Enfoque a corto plazo: El corto plazo hay que trabajarlo <strong>de</strong><br />

inmediato, pensando en que no tome fuerza la <strong>crisis</strong>, ¿cuáles son las<br />

soluciones inmediatas?, pero sin <strong>de</strong>jar <strong>de</strong> pensar en el mediano y largo plazo,<br />

<strong>de</strong>pendiendo <strong>de</strong> la naturaleza <strong>de</strong> la <strong>crisis</strong>.


Etapas <strong>de</strong> una <strong>crisis</strong><br />

Antes <strong>de</strong> que se presente una situación <strong>de</strong> <strong>crisis</strong> si existen<br />

fases previas que son atendidas y controladas<br />

oportunamente por la empresa, se daría respuesta más<br />

contun<strong>de</strong>nte a la situación. Por tanto, se podría categorizar<br />

las <strong>crisis</strong> en:<br />

Detección <strong>de</strong> señales: Son<strong>de</strong>ar, escuchar, auditar opiniones y<br />

examinar <strong>de</strong> forma permanente y con los medios internos y externos con<br />

los que contamos, si así fuera, para indagar la dinámica <strong>de</strong>l ambiente<br />

laboral; y ubicar posibles focos emergentes entre funcionarios,<br />

beneficiarios, usuarios, aportantes y medios masivos <strong>de</strong> comunicación.<br />

Preparación y prevención: Implementar campañas en la empresa<br />

que formen, informen, alerten y prevengan a los funcionarios; para que<br />

puedan hacer todo lo posible en impedir y estar preparados con la llegada<br />

<strong>de</strong> las <strong>crisis</strong> evitables e inevitables en cualquier instancia organizacional.<br />

Gestión (Comunicación): Con la llegada <strong>de</strong> la <strong>crisis</strong>, se requiere<br />

manejarla <strong>de</strong> manera cautelosa con herramientas comunicativas que<br />

permitan difundir, interpretar y tratar tanto el problema presentado como<br />

el Plan <strong>de</strong> Respuesta para aminorarlo.


Etapas <strong>de</strong> una <strong>crisis</strong>…1<br />

Contención o control: De surgir la <strong>crisis</strong> se tratará en lo<br />

posible <strong>de</strong> evitar que afecte otras instancias <strong>de</strong> la empresa; tratando la<br />

emergencia exclusivamente con los responsables, sin excluir a los<br />

<strong>de</strong>más. Se les pue<strong>de</strong> hacer partícipe en un tono informativo y<br />

ejemplificado <strong>de</strong> lo que acontece con el inconveniente, para que estén<br />

alertas <strong>de</strong> lo que pueda ocurrir en sus áreas.<br />

Recuperación: Aplicar programas <strong>de</strong> reanudación <strong>de</strong> la actividad<br />

laboral en las nuevas circunstancias resueltas, sin <strong>de</strong>scuidar el<br />

seguimiento que se le aplique a los resultados obtenidos luego <strong>de</strong> la<br />

emergencia. Esta actividad <strong>de</strong>be incluir balances y son<strong>de</strong>os alre<strong>de</strong>dor<br />

<strong>de</strong> lo ocurrido. Comunicaciones y RRHH <strong>de</strong>be encargarse <strong>de</strong> que no<br />

que<strong>de</strong>n secuelas en los empleados<br />

Aprendizaje: Cada mal momento nos <strong>de</strong>be <strong>de</strong>jar un aprendizaje,<br />

entonces es válido medir las lecciones aprendidas <strong>de</strong> las experiencias<br />

vividas durante el proceso crítico <strong>de</strong> la empresa a causa <strong>de</strong> la <strong>crisis</strong>;<br />

para establecer los niveles <strong>de</strong> respuestas que se tendrían para futuras<br />

<strong>crisis</strong> internas y externas.


¿Cuáles son los riesgos <strong>de</strong><br />

vivir una <strong>crisis</strong>?<br />

Uno <strong>de</strong> los mayores riesgos <strong>de</strong> una <strong>crisis</strong> es la pérdida <strong>de</strong><br />

la confianza, credibilidad y prestigio, son elementos que<br />

luego para recuperarlos costaría, nos solo mucho dinero,<br />

sino mucho tiempo.<br />

La <strong>de</strong>sestabilización, es otro <strong>de</strong> los altos riesgos.<br />

La aparición <strong>de</strong> los medios <strong>de</strong> comunicación, esa<br />

búsqueda incesante <strong>de</strong> información por parte <strong>de</strong> los<br />

periodistas o <strong>de</strong> algún medio en particular que podría<br />

eventualmente publicar noticias inexactas, especialmente<br />

si no encuentra transparencia por parte <strong>de</strong> la empresa en<br />

este sentido, la poca calidad en la información o<br />

sencillamente si la empresa <strong>de</strong>cidiera NO DAR<br />

INFORMACIÓN, el riesgo a correr es <strong>de</strong>masiado alto.<br />

OJO, hay circunstancias, es que simplemente no se pue<strong>de</strong><br />

dar información, pero son la mínima <strong>de</strong> las veces.


¿Cuáles son los riesgos <strong>de</strong><br />

vivir una <strong>crisis</strong>?...1<br />

Otro De los riegos es la dificultad <strong>de</strong> volver a salir<br />

a<strong>de</strong>lante, recobrar el prestigio y la confianza, por haber<br />

<strong>de</strong>jado un mal prece<strong>de</strong>nte respecto a la calidad <strong>de</strong>l<br />

producto, atención, entrega a tiempo, contaminación,<br />

etc., <strong>de</strong>pendiendo <strong>de</strong> la razón <strong>de</strong> la <strong>crisis</strong>.<br />

Como vemos que los riesgos son muy altos, lo mejor <strong>de</strong><br />

una <strong>crisis</strong> es EVITARLA, claro que no siempre está en<br />

nuestras manos evitarla, pero tratar <strong>de</strong> a<strong>de</strong>lantarnos a ella<br />

o por lo menos estar lo suficientemente bien preparados<br />

para afrontarla.


¿Cuál es el objetivo final?<br />

Recuperar la normalidad <strong>de</strong> las operaciones, el ritmo y la<br />

producción en el más corto tiempo. Resguardar la imagen<br />

y el prestigio <strong>de</strong> la empresa y hacer todo lo posible para<br />

que su reputación no se vea afectada.<br />

En consecuencia, todas las iniciativas que se tomen<br />

durante el tiempo <strong>de</strong> la <strong>crisis</strong> <strong>de</strong>ben ir enfocadas a<br />

mantener intacta la reputación <strong>de</strong> la institución.


Los medios <strong>de</strong> comunicación<br />

¿Un dolor <strong>de</strong> cabeza?<br />

Efectivamente, los medios <strong>de</strong> comunicación pue<strong>de</strong>n ser un<br />

dolor <strong>de</strong> cabeza.<br />

Difícilmente haya una <strong>crisis</strong> don<strong>de</strong> los periodistas y los<br />

medios, no tengan un lugar protagónico. Hoy en día la<br />

inmediatez <strong>de</strong> la información a través <strong>de</strong> las re<strong>de</strong>s sociales<br />

pue<strong>de</strong>n tomar una situación para sí.<br />

Por ello la empresa <strong>de</strong>be disponer <strong>de</strong> un plan <strong>de</strong><br />

comunicación para informar a<strong>de</strong>cuadamente, a las personas<br />

afectadas por una <strong>crisis</strong>.<br />

Debe tenerse en cuenta que las consecuencias <strong>de</strong> un<br />

acci<strong>de</strong>nte / inci<strong>de</strong>nte pue<strong>de</strong> afectar a las vidas y salud <strong>de</strong> las<br />

personas <strong>de</strong>ntro y fuera <strong>de</strong><br />

LA EMPRESA, así como a las propieda<strong>de</strong>s, el medio<br />

ambiente, a los puestos <strong>de</strong> trabajo y a la continuidad <strong>de</strong> los<br />

suministros a nuestros clientes.


Los medios <strong>de</strong> comunicación<br />

¿Un dolor <strong>de</strong> cabeza?...1<br />

¿Qué hacer y cómo afrontar esta situación?<br />

Reunir toda la información posible<br />

Evitar los vacíos <strong>de</strong> información dando oportunamente<br />

datos transparentes que ayu<strong>de</strong>n a evitar estos vacíos<br />

Nunca apresurarse a comunicar sin antes no haber sometido<br />

la información al gabinete <strong>de</strong> <strong>crisis</strong> en pleno.<br />

Evitar el «aturdimiento» que pue<strong>de</strong>n causar los periodista<br />

Por ello es muy importante entrenar muy bien a los voceros<br />

y darles por escrito lo que pue<strong>de</strong>n <strong>de</strong>cir en momentos <strong>de</strong><br />

contingencia.<br />

Crear <strong>de</strong> inmediato la sala <strong>de</strong> prensa con los protocolos<br />

respectivos para la o las recepcionistas, personal <strong>de</strong> calle,<br />

transporte y todos aquellos quienes pudieran ser<br />

vulnerables <strong>de</strong> ser abordados para informar. Ellos NO ESTÁN<br />

AUTORIZADOS PARA INFORMAR, no obstante, son<br />

representantes <strong>de</strong> la empresa y podrían ser interrogados por<br />

familiares, amigos, clientes e incluso periodistas.


Los medios <strong>de</strong> comunicación<br />

¿Un dolor <strong>de</strong> cabeza?...2<br />

Determinar el formato <strong>de</strong> las comunicaciones:<br />

Notas <strong>de</strong> prensa<br />

Comunicados<br />

Cartas<br />

Notas para radio Notas para re<strong>de</strong>s sociales<br />

Establecer un mecanismo URGENTE e INMEDIATO <strong>de</strong><br />

monitoreo y <strong>de</strong>terminar la secuencia <strong>de</strong> la comunicación,<br />

titulares, frecuencia en las re<strong>de</strong>s, etc.<br />

Manejo <strong>de</strong>l rumor <strong>de</strong>ntro y fuera <strong>de</strong> la empresa<br />

Plan <strong>de</strong> ACCIÓN DE COMUNICACIÓN inmediato!<br />

En comunicación, NUNCA SE DEBE HACER<br />

Informar sin el conocimiento previo ni la autorización <strong>de</strong>l<br />

Gabinete <strong>de</strong> Crisis<br />

Permitir que los miembros <strong>de</strong>l Gabinete <strong>de</strong> Crisis hagan<br />

<strong>de</strong>claraciones públicas sin el respectivo entrenamiento<br />

<strong>de</strong> vocería, práctica en la lectura, aprobación <strong>de</strong> los<br />

textos<br />

Comunicar solo a medios amigos<br />

Reservarse datos importantes, creyendo que así se<br />

minimizan los daños


No tener la suficiente transparencia a la hora <strong>de</strong><br />

informar<br />

Dejar esperando horas a los periodistas antes <strong>de</strong> dar las<br />

<strong>de</strong>claraciones<br />

Declarar por teléfono a unos y personalmente a otros<br />

MENTIR<br />

Hacer <strong>de</strong>claraciones «off the record» ESTO NO EXISTE,<br />

los periodistas están esperando este tipo <strong>de</strong><br />

<strong>de</strong>claraciones<br />

Dar <strong>de</strong>claraciones fuera <strong>de</strong> la conferencia <strong>de</strong> prensa<br />

IMPROVISAR


Mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> comunicación en<br />

tiempos <strong>de</strong> <strong>crisis</strong>


Metodología <strong>de</strong> comunicación<br />

Monitoreo<br />

Evaluación<br />

Reacción<br />

Neutralización<br />

Respuesta


¿Qué hacer cuando un<br />

evento es <strong>de</strong>clarado<br />

como <strong>crisis</strong>?<br />

Des<strong>de</strong> el momento mismo en que se <strong>de</strong>clara una situación<br />

o evento como <strong>crisis</strong>, el propio Gabinete <strong>de</strong> Crisis <strong>de</strong>be ver<br />

la situación <strong>de</strong>s<strong>de</strong> distintas perspectivas, escuchar a cada<br />

uno <strong>de</strong> los integrantes, pues cada uno tendrá una mirada<br />

distinta; una <strong>de</strong> las personas <strong>de</strong>be ser asignada para llevar<br />

por escrito absolutamente todo lo que allí se dice.<br />

Una vez que se tenga armada una situación <strong>de</strong> posibles<br />

respuestas, posibles soluciones o hipótesis a <strong>de</strong>scartar, se<br />

<strong>de</strong>be diseñar un cuadro que nos permita «mapear» todo lo<br />

que está sucediendo, <strong>de</strong>s<strong>de</strong> la situación que ha causado la<br />

<strong>crisis</strong>, pasando por las percepciones que cada uno <strong>de</strong> los<br />

integrantes <strong>de</strong>l gabinete plantea, las percepciones<br />

<strong>de</strong>seadas, que <strong>de</strong>bemos convertir en el objetivo a<br />

perseguir; los públicos involucrados, las soluciones que<br />

cada uno aporta.<br />

Este es el momento <strong>de</strong> mayor importancia, pues aquí <strong>de</strong>be<br />

ser analizado cada uno <strong>de</strong> los escenarios posibles para<br />

alcanzar esas percepciones <strong>de</strong>seadas.


No obstante, mientras el gabinete está reunido<br />

buscando soluciones, no olvi<strong>de</strong>mos que el mundo sigue<br />

andando; ¿qué queremos <strong>de</strong>cir con esto? Que afuera<br />

está la prensa buscando información; en las re<strong>de</strong>s<br />

sociales podrían estar algunos <strong>de</strong> los afectados<br />

disparando mensajes que afecten fuertemente a la<br />

empresa; comunida<strong>de</strong>s pudieran estar organizándose<br />

para atacar plantas, cerrar carreteras, llamar a medios<br />

<strong>de</strong> comunicación; a las puertas <strong>de</strong> los hospitales (en<br />

casos <strong>de</strong> envenenamiento o muerte) podrían estar los<br />

familiares <strong>de</strong> afectados haciendo escándalos, etc.<br />

¿Nos parece exagerado? No es exagerado, alguna <strong>de</strong><br />

esas cosas pudieran pasar en un momento <strong>de</strong> <strong>crisis</strong>, es<br />

posible que la lista sea más larga, pero lo que preten<strong>de</strong><br />

este <strong>Manual</strong> <strong>de</strong> Crisis, es dar paso a paso qué hacer y<br />

que no se nos que<strong>de</strong> nada por fuera.<br />

Entonces, mientras el gabinete <strong>de</strong> <strong>crisis</strong> está reunido<br />

buscando soluciones, <strong>de</strong>bemos tener, por lo menos a<br />

dos personas, <strong>de</strong>signadas claro, por este equipo, para<br />

monitorear TODO LO QUE ESTÁ SUCEDIENDO AFUERA;<br />

las soluciones <strong>de</strong>ben ser ofrecidas en tres fases y/o<br />

etapas


Inmediata<br />

Se aporta poca<br />

información<br />

Las primeras<br />

soluciones,<br />

dirigidas a los<br />

afectados<br />

Soluciones<br />

contun<strong>de</strong>ntes<br />

Cierre <strong>de</strong> la <strong>crisis</strong><br />

La primera nos obliga a dar la cara simplemente, que no<br />

se diga que «estamos escondidos» esto produce una<br />

cierta confianza y empatía con los periodistas, damos<br />

poca información y ofrecemos que en pocas horas<br />

estaremos convocando a una conferencia <strong>de</strong> prensa para<br />

ahondar en más <strong>de</strong>talles. En esta fase se evitan preguntas,<br />

pero también se evitan confrontaciones con los<br />

periodistas. Siempre la amabilidad, la sonrisa y el buen<br />

trato van a ser nuestros mejores aliados.<br />

Este encuentro con la prensa <strong>de</strong>be ser muy corto y<br />

concreto, <strong>de</strong> ser posible, entregar una pequeña nota <strong>de</strong><br />

prensa don<strong>de</strong> diga todo lo que queremos <strong>de</strong>cir, que ya<br />

hemos dicho, será POCO.


En la segunda fase, ya estaremos en condiciones <strong>de</strong><br />

aportar algunas soluciones y/o salidas a la situación <strong>de</strong><br />

<strong>crisis</strong> (NUNCA VAMOS A DECIR QUE ESTAMOS<br />

VIVIENDO UNA CRISIS), básicamente aquí <strong>de</strong>bemos<br />

dirigirnos —a través <strong>de</strong> los periodistas— a los<br />

afectados, es el público <strong>de</strong> mayor interés en este<br />

momento. SI hay enfermos, heridos, o en el peor <strong>de</strong> los<br />

casos muertes, <strong>de</strong>bemos dirigirnos a ellos, cuál o<br />

cuáles son las soluciones posibles. En este último caso,<br />

si lo hubiere tendríamos que tener a una persona<br />

atendiendo <strong>de</strong> manera directa al o los familiares <strong>de</strong> los<br />

afectados, en su casa, en el hospital y evitar, en la<br />

medida <strong>de</strong> lo posible que estos entren en contacto con<br />

la prensa.<br />

No olvi<strong>de</strong>mos que muchas veces hay medios que les<br />

gusta la información amarillista, en estos casos, buscar<br />

a los afectados sería lo más noticioso. Si tenemos a los<br />

afectados «bajo nuestro control» en el sentido <strong>de</strong><br />

atenciones, tratamientos, medicinas, etc., habrá menos<br />

acceso a que se notifiquen informaciones que no<br />

convienen al Grupo.<br />

Ya la tercera fase son soluciones contun<strong>de</strong>ntes, se<br />

supone que aquí informamos las <strong>de</strong>cisiones que nos<br />

permitirán CERRAR EL CASO, luego <strong>de</strong> esto no <strong>de</strong>bería<br />

<strong>de</strong> haber más contacto con la prensa, por lo menos<br />

para tratar el mismo problema.


Cuadro para mapear toda<br />

la situación<br />

Situación Percepción Percepción<br />

<strong>de</strong>seada<br />

Públicos<br />

involucrados<br />

¿Cómo<br />

aproximarnos a<br />

la solución?<br />

Posibles<br />

solucion<br />

es<br />

En este<br />

cuadro se<br />

plantea<br />

toda la<br />

situación /<br />

caso que<br />

ocasiona la<br />

<strong>crisis</strong><br />

Las distintas<br />

percepciones<br />

que se tienen<br />

<strong>de</strong> la situación.<br />

Es muy<br />

importante<br />

que las<br />

unida<strong>de</strong>s y/o<br />

las gerencias<br />

involucradas<br />

ofrezcan sus<br />

propias<br />

percepciones..<br />

En este punto<br />

valdría la pena<br />

hacer una<br />

auditoría <strong>de</strong><br />

percepciones<br />

externas<br />

¿Qué<br />

queremos<br />

que pase?<br />

Este es el<br />

objetivo<br />

Consumidore<br />

s clientes<br />

gobierno<br />

Empleados,<br />

etc. Debemos<br />

ser muy<br />

cuidadosos y<br />

no <strong>de</strong>jar a<br />

ninguno <strong>de</strong><br />

los públicos<br />

por fuera<br />

Ir hilvanando<br />

cada una <strong>de</strong><br />

las posibles<br />

soluciones<br />

No <strong>de</strong>s<strong>de</strong>ñar<br />

ninguna<br />

opinión por<br />

muy obvia o<br />

tonta que nos<br />

parezca,<br />

todas hay que<br />

evaluarlas<br />

Aquí ya<br />

tendríam<br />

os que<br />

tener<br />

solucione<br />

s<br />

concretas<br />

Definicion<br />

es<br />

Decisione<br />

s


Mo<strong>de</strong>los <strong>de</strong><br />

notas <strong>de</strong> prensa


nota <strong>de</strong> prensa<br />

El mo<strong>de</strong>lo <strong>de</strong> la nota <strong>de</strong> prensa <strong>de</strong>be tener una i<strong>de</strong>ntificación<br />

gráfica, bien sea el tipo <strong>de</strong> letra, el tipo <strong>de</strong> título, los colores, el<br />

tamaño, etc.<br />

Esto significa que TODAS las notas <strong>de</strong>ben salir <strong>de</strong> la misma<br />

manera, tanto en tamaños, tipos, como en espaciados.<br />

El encabezado <strong>de</strong> la nota siempre <strong>de</strong>be tener, sino exactamente<br />

la solución al problema, las primeras aproximaciones a esa<br />

posible solución, pues <strong>de</strong>bemos consi<strong>de</strong>rar que mucha gente<br />

lee lo que llamamos el “lead” <strong>de</strong> la información y se queda solo<br />

con eso, por lo tanto en esas primeras cuatro líneas <strong>de</strong>be haber<br />

una información completa.<br />

Ejemplo, “Quedó <strong>de</strong>mostrado que los niños que fallecieron a<br />

causa <strong>de</strong> intoxicación en el poblado Tamarindo <strong>de</strong> Xochical,<br />

habían consumido pollo en mal estado, producto <strong>de</strong> la falta <strong>de</strong><br />

refrigeración y sanidad en sus hogares”<br />

La nota <strong>de</strong> prensa es recomendable que no pase <strong>de</strong> una página,<br />

este mo<strong>de</strong>lo (en su forma) pue<strong>de</strong> ser consi<strong>de</strong>rado para ello


nota <strong>de</strong> prensa<br />

“El asalto al camión <strong>de</strong> pollo <strong>de</strong>jó un<br />

saldo <strong>de</strong> 3 niños fallecidos”<br />

El consumo <strong>de</strong> pollo en mal estado, luego <strong>de</strong> varias horas sin<br />

refrigeración, fue la causa <strong>de</strong> la tragedia, así lo indicó Pedro<br />

Pérez Sunita, Gerente General <strong>de</strong> la empresa productora <strong>de</strong><br />

pollo.<br />

Más <strong>de</strong> 300 personas protagonizaron el asalto al camión <strong>de</strong> pollo, el pasado<br />

lunes 14. De manera irresponsable repartieron el producto entre más <strong>de</strong><br />

1000 habitantes <strong>de</strong> la Al<strong>de</strong>a Tamarindo, sin consi<strong>de</strong>rar que ese producto<br />

<strong>de</strong>be ser refrigerado, razón que produjo la intoxicación y muerte <strong>de</strong> los tres<br />

niños.<br />

La empresa propietaria <strong>de</strong>l camión, realizó toda la experticia correspondiente<br />

hasta dar con las razones <strong>de</strong>l hecho. En la investigación intervinieron, el<br />

Ministerio <strong>de</strong> Salud, El instituto <strong>de</strong> Investigaciones toxicológicas y dos<br />

médicos investigadores en toxicología <strong>de</strong> Estados Unidos, invitados por la<br />

empresa.<br />

El informe arrojó, intoxicación por <strong>de</strong>scomposición <strong>de</strong>l pollo ingerido, horas<br />

<strong>de</strong>spués <strong>de</strong>l asalto al camión.<br />

No obstante que la empresa no tiene responsabilidad alguna, se apersonó a<br />

la Al<strong>de</strong>a Tamarindo para brindar apoyo y ayuda económica para el sepelio <strong>de</strong><br />

los niños, lamentando profundamente esta situación y alertando a las<br />

comunida<strong>de</strong>s para que esto no vuelva a suce<strong>de</strong>r (FIN)


Gabinete <strong>de</strong> <strong>crisis</strong>


Mynor Barrios<br />

Coordinador general Comité <strong>de</strong> Crisis<br />

Gabinete <strong>de</strong> <strong>crisis</strong><br />

Voceros<br />

Soledad González<br />

RRHH<br />

Gustavo Monterroso<br />

Legal<br />

Servando Benavi<strong>de</strong>s<br />

Producción<br />

Alejandro Acuña<br />

Producción<br />

José Alejandro Hurtado<br />

Ventas<br />

Arnoldo Palma<br />

Finanzas


Las <strong>de</strong>cisiones que pueda tomar el gabinete<br />

<strong>de</strong> <strong>crisis</strong> <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>rá <strong>de</strong> varios factores:<br />

‣ A quién afecta la <strong>crisis</strong> (<strong>de</strong>partamento, gerencia)<br />

‣ Posición <strong>de</strong> la empresa respecto a la <strong>crisis</strong><br />

‣ Dimensiones <strong>de</strong> la <strong>crisis</strong><br />

‣ Involucrados (públicos externos, internos, gobierno)<br />

Una vez <strong>de</strong>terminada la <strong>crisis</strong>, el Coordinador General<br />

asignará los roles <strong>de</strong> inmediato y cada uno asumirá el<br />

papel que le corresponda, formando –si fuera necesariosu<br />

equipo en concordancia con todo el resto <strong>de</strong>l gabinete.<br />

Relaciones Públicas y/o Comunicación tomará <strong>de</strong><br />

inmediato «el mando» <strong>de</strong>l monitoreo <strong>de</strong> medios


Matriz <strong>de</strong> respuesta<br />

Paso 1<br />

I<strong>de</strong>ntificar la situación<br />

Paso 2<br />

Asignar al<br />

responsable/coordinador<br />

Paso 3<br />

Diseño e implementación<br />

<strong>de</strong> un plan<br />

Paso 4<br />

Comunicación implementar<br />

monitoreo


Simulacros


Simulacro 1<br />

Se voltea un camión con varias toneladas <strong>de</strong> pollo, las<br />

personas <strong>de</strong> comunida<strong>de</strong>s aledañas, se acercan al vehículo<br />

antes <strong>de</strong> que aparezcan las autorida<strong>de</strong>s y toman cantida<strong>de</strong>s<br />

<strong>de</strong> pollo y lo reparten entre unas 1000 personas.<br />

Al <strong>de</strong>jarlo por horas sin refrigerar, el pollo se <strong>de</strong>scompone,<br />

mientras que la empresa y las autorida<strong>de</strong>s están atentas a<br />

la salud <strong>de</strong>l chofer, a levantar el choque y quitar el camión<br />

<strong>de</strong> la vía. Cuando intentan (3 o 4 horas más tar<strong>de</strong>)<br />

recuperar la mercancía, ya esta ha <strong>de</strong>saparecido en<br />

distintas al<strong>de</strong>as.<br />

A los dos días se reportan en la zona, 3 niños muertos por<br />

intoxicación y más <strong>de</strong> 100 hospitalizados graves, también<br />

por intoxicación.<br />

De inmediato llaman a la empresa por consi<strong>de</strong>rarla<br />

responsable <strong>de</strong> este hecho.<br />

Inmediatamente las re<strong>de</strong>s sociales se adueñan <strong>de</strong> la<br />

información y acusan directamente al Grupo <strong>de</strong> transportar<br />

el pollo en mal estado causando muertes y enfermos graves<br />

por esta razón.


Al mismo tiempo un titular <strong>de</strong> primera página en Prensa Libre<br />

dice:<br />

Muertos 3 niños por envenenamiento<br />

con pollo Pío Lindo<br />

Corresponsales <strong>de</strong> la radio están en el lugar entrevistando a los<br />

afectados y los padres <strong>de</strong> los niños intoxicados dicen que es<br />

cierto, ellos se robaron el pollo, pero lo grave <strong>de</strong> todo es que el<br />

pollo estaba en mal estado y sus hijos murieron por<br />

envenenamiento.<br />

El evento es grave, ya la <strong>crisis</strong> es inminente. Sabemos que el GP<br />

no tiene la culpa, no es responsable, pue<strong>de</strong> probar<br />

perfectamente la calidad <strong>de</strong> sus productos y la calidad <strong>de</strong>l<br />

pollo que allí transportaba, sin embargo el <strong>de</strong>scrédito está<br />

planteado.<br />

El Ministerio <strong>de</strong> Salud interviene <strong>de</strong> inmediato y mientras<br />

estamos pensando en qué <strong>de</strong>cir, convocan a la empresa a una<br />

reunión urgente para explicar lo sucedido. A las puertas <strong>de</strong>l<br />

Ministerio hay un grupo gran<strong>de</strong> <strong>de</strong> periodistas que cubre el<br />

área <strong>de</strong> salud.<br />

Todo está sucediendo al mismo momento. El GP vive un<br />

momento difícil porque su imagen está siendo pisoteada. Esto<br />

se convierte en una ca<strong>de</strong>na.


¿Qué hacer?<br />

¿Nos callamos, porque tenemos nuestra conciencia<br />

limpia?<br />

¿Demandamos a los medios?<br />

¿Demandamos a las comunida<strong>de</strong>s?<br />

¿Respon<strong>de</strong>mos?<br />

¿Convocamos a una conferencia <strong>de</strong> prensa?...¿Para <strong>de</strong>cir<br />

qué?<br />

¿A quién nos vamos a dirigir?<br />

¿Qué papel juegan las autorida<strong>de</strong>s en todo esto?<br />

¿Quiénes son nuestros aliados?<br />

¿Quiénes son nuestros públicos objetivos?<br />

REALIZAR ESTE EJERCICIO


Simulacro 2<br />

Una ingeniera que tiene más <strong>de</strong> 10 años trabajando en la<br />

empresa, consi<strong>de</strong>rada como una <strong>de</strong> las empleadas<br />

estrellas, a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> confianza porque maneja temas <strong>de</strong><br />

alta confi<strong>de</strong>ncialidad es <strong>de</strong>scubierta en circunstancias<br />

extrañas.<br />

Se presume que está pasando información confi<strong>de</strong>ncial a<br />

empresas afines. Al existir esta sospecha, la <strong>de</strong>cisión que<br />

toma la empresa es la <strong>de</strong> <strong>de</strong>stituirla, pero sin <strong>de</strong>cirle la<br />

verda<strong>de</strong>ra razón. Alega que hay una reducción <strong>de</strong> personal<br />

por temas presupuestarios, que lamenta mucho tener que<br />

salir <strong>de</strong> una profesional <strong>de</strong> su talla, etc., pero no dan más<br />

<strong>de</strong>talles para que la situación no pase <strong>de</strong> allí.<br />

Aparentemente todo está bien, hasta que la joven<br />

ingeniera se niega a aceptar su cheque que le correspon<strong>de</strong><br />

como liquidación <strong>de</strong>l cierre <strong>de</strong> sus funciones y <strong>de</strong>nuncia a<br />

la empresa ante el Ministerio <strong>de</strong> Trabajo por acoso sexual.


Presenta unas fotos, aparentemente trucadas, pero muy bien<br />

hecho el truco, don<strong>de</strong> uno <strong>de</strong> sus jefes la pega <strong>de</strong> la pared e<br />

intenta abusar <strong>de</strong> ella. Alega que esa foto la tomó una <strong>de</strong> sus<br />

compañeras que ya no trabaja en la empresa y que se fue al<br />

exterior.<br />

Informa que ella estaba acumulando pruebas y su ex<br />

compañera que sabía lo que estaba pasando, quería ayudarla a<br />

montar un testimonio <strong>de</strong> lo sucedido. Levanta un expediente,<br />

apoyada por una pareja <strong>de</strong> abogados, don<strong>de</strong> acusa y<br />

responsabiliza al Grupo <strong>de</strong> haber permitido que eso sucediera<br />

por cuanto ella había <strong>de</strong>nunciado ante el Comité Ejecutivo en<br />

más <strong>de</strong> una ocasión, esa situación.<br />

En medio <strong>de</strong> esta mediana <strong>crisis</strong>, <strong>de</strong>scubren que la empleada se<br />

ha llevado (robado) una fórmula<br />

Realizar este segundo simulacro


Mo<strong>de</strong>los <strong>de</strong><br />

cuadros


Directorio <strong>de</strong> periodistas<br />

Nombre Teléfonos E-mails Medio don<strong>de</strong><br />

trabaja<br />

José<br />

Eduardo<br />

Valdizán<br />

Luis Felipe<br />

Valenzuela<br />

Martín<br />

Rodríguez<br />

+502<br />

52029301<br />

TV Azteca<br />

Director <strong>de</strong><br />

Emisoras<br />

Unidas<br />

Nómada<br />

(medio<br />

electrónico)<br />

Observaciones<br />

Periodista <strong>de</strong><br />

política, muy<br />

crítico.<br />

Investigador<br />

Sufrió un<br />

atentado hace<br />

algunos años.<br />

Serio, honesto<br />

crítico. Formal<br />

Joven<br />

periodista<br />

investigador.<br />

Se dio a<br />

conocer por<br />

las<br />

acusaciones<br />

<strong>de</strong> corrupción<br />

en contra <strong>de</strong>l<br />

anterior<br />

gobierno


Sobre periodistas<br />

Nota importante:<br />

El cuadro “observaciones” <strong>de</strong> periodistas es muy<br />

importante tenerlo lleno, <strong>de</strong>bemos investigar quién<br />

es quién, pues en esa medida y a la hora <strong>de</strong> una<br />

contingencia, tendremos claro a quién acudir, en<br />

qué circunstancias, si antes ha cubierto alguna otra<br />

<strong>crisis</strong>, <strong>de</strong> qué tipo, etc. Por lo que no se pue<strong>de</strong><br />

<strong>de</strong>s<strong>de</strong>ñar, ni escribir cualquier cosa en ese cuadro.


Directorio <strong>de</strong> abogados<br />

Nombre Teléfonos E-mails Bufete Observaciones


Directorio <strong>de</strong> funcionarios y/o<br />

involucrados en la industria<br />

Nombre Teléfonos E-mails Bufete Observaciones


Ejercicio recomendado


Se recomienda hacer un cine/foro con esta película El Juego<br />

<strong>de</strong> la Fortuna (Moneyball, EUA, 2011). Está basada en la vida<br />

real <strong>de</strong> Billy Beane, gerente general <strong>de</strong>l equipo <strong>de</strong> beisbol los<br />

Atléticos <strong>de</strong> Oakland. Ante las múltiples <strong>de</strong>rrotas <strong>de</strong> su equipo<br />

y a la pérdida <strong>de</strong> los mejores jugadores por falta <strong>de</strong><br />

presupuesto, Beane <strong>de</strong>be replantear su estrategia.<br />

Con la ayuda <strong>de</strong> un joven analista, que por medio <strong>de</strong> cálculos<br />

estadísticos <strong>de</strong>fine nuevas posiciones, los Atléticos <strong>de</strong> Oakland<br />

consiguen varias victorias consecutivas.<br />

Esta película nominada al Oscar pone en claro cómo <strong>de</strong>be<br />

actuar el lí<strong>de</strong>r <strong>de</strong> una organización, especialmente en tiempos<br />

<strong>de</strong> <strong>crisis</strong>. Si las cosas no están funcionando en tu negocio o te<br />

enfrentas a varios problemas, como la escasez <strong>de</strong> recursos,<br />

replantea tu Plan <strong>de</strong> Negocios, tus estrategias y las tareas que<br />

<strong>de</strong>ben <strong>de</strong>sempeñar los miembros <strong>de</strong> tu equipo. Es increíble<br />

cómo una buena gestión pue<strong>de</strong> llevar a una empresa a punto<br />

<strong>de</strong> caer en bancarrota al éxito.<br />

Sugiero que sea una actividad <strong>de</strong> comunicaciones, que sin<br />

hablar <strong>de</strong> <strong>crisis</strong>, congregue a un buen número <strong>de</strong> personas <strong>de</strong><br />

la empresa que estén en posiciones <strong>de</strong> mando, <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisiones<br />

o <strong>de</strong> li<strong>de</strong>razgo para que vean <strong>de</strong> una manera amena cómo<br />

<strong>de</strong>be ser las actuaciones <strong>de</strong> los lí<strong>de</strong>res en momentos críticos.


Aquí po<strong>de</strong>mos ver cómo <strong>de</strong>s<strong>de</strong> una <strong>crisis</strong>, se <strong>de</strong>ben<br />

replantear estrategias y lograr el éxito.<br />

En este ejercicio es muy importante escuchar todas las<br />

opiniones, recor<strong>de</strong>mos que cada uno siempre tendrá algo<br />

importante qué aportar.<br />

Pue<strong>de</strong> plantearse como una actividad recreativa con un<br />

mo<strong>de</strong>rador, que a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> comentarista <strong>de</strong> la película<br />

pueda darle la palabra a quienes quieran participar y<br />

luego esté en capacidad <strong>de</strong> hacer un informe/resumen y<br />

pasarlo a todos los que aportaron sus opiniones.<br />

Esta actividad, a<strong>de</strong>más <strong>de</strong> colocarnos frente a una <strong>crisis</strong> y<br />

sus estrategias, permiten la participación <strong>de</strong> todos, lo que<br />

hace congraciarse con los empleados y en consecuencia<br />

sentirse bien

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