Acta 91-2007 - Corporación de Asistencia Judicial de la Región del ...

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de tales comunicaciones, circunstancias que pondrá debidamente enconocimiento del público.Artículo 17. Comunicación entre Juzgados. Los Tribunales darántramitación por vía electrónica a los exhortos y a toda otra comunicación judicialque se requiera, salvo cuando ésta se verifique desde o hacia tribunales quecarezcan de Sistema Informático, en cuyo caso se empleará el medio decomunicación idóneo más eficaz de que disponga ese Juzgado.Tratándose de las comunicaciones entre los Tribunales que cuentencon sistemas informáticos de apoyo a la gestión judicial y las Cortes deApelaciones, se verificarán a través de este.Artículo 18. Comunicación entre el Tribunal y las institucionesrelacionadas. Cuando las instituciones relacionadas de cada materiajurisdiccional dispongan de los recursos técnicos, el Tribunal llevará a cabo suscomunicaciones a través de medios electrónicos, sea mediante interconexión,uso de correo electrónico u otros similares, promoviendo para tales efectos lasuscripción de convenios o acuerdos interinstitucionales que correspondan anivel local y operativo, respetando los convenios generales suscritos por laCorte Suprema.Párrafo IIIDe los RegistrosArtículo 19. De los registros administrativos del Tribunal. Seentenderá por registros administrativos todas las constancias escritas, sea pormedios electrónicos o análogos, necesarias para el adecuado funcionamientodel Tribunal.Los registros administrativos deberán efectuarse y almacenarse pormedios electrónicos, quedando reservado para casos muy excepcionales eluso de libros o archivadores en formato análogo o de papel.Deberán efectuarse exclusivamente en formato digital los siguientesregistros: el registro de amonestaciones y medidas del artículo 531 del CódigoOrgánico de Tribunales; el registro de visitas ordinarias y extraordinarias deMinistros y Fiscales Judiciales al Tribunal; el inventario y el registro de custodia
de especies, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 517 del CódigoOrgánico de Tribunales; la cuenta corriente judicial; el Sistema de ContabilidadGubernamental Unificado (CGU); el registro de ingreso de causas y el libro dedecretos económicos.En todo caso, se llevará un registro de sentencias en soporte escritode papel, firmado y autorizado.Artículo 20. Informes y reportes. La CAPJ, a través de los sistemasinformáticos, proporcionará las herramientas necesarias para suministrar a laadministración los informes estadísticos concernientes al funcionamientojurisdiccional y operacional del Tribunal, sean de carácter general o especial,necesarios para la adopción de medidas tendientes al mejoramiento de lagestión.Artículo 21. Registro Digital de Causas. Se entenderá por registrodigital de causas aquel al que se agregan cronológicamente, sin mayoresformalidades, los antecedentes necesarios que dan cuenta de trámites odiligencias de las cuales legalmente debe dejarse constancia durante el cursodel procedimiento. Así, a modo ejemplar, deberán registrarse en el SistemaInformático las resoluciones que incidan en presentaciones o solicitudesde los intervinientes, sea que se formulen a través de éste o por otro mediodigital, electrónico o análogo que permita su incorporación al registro en lamisma forma; los oficios de organismos o instituciones que den cuenta detrámites cuya información sea relevante mantener; los documentos que seacompañen en determinadas presentaciones o solicitudes; las constancias delas notificaciones realizadas; y, en general, todas las resoluciones dictadasfuera de audiencia, o dentro de ella, en los casos que lo disponga la ley oinstrucciones de la Corte Suprema.El Tribunal, con el objeto de evitar la acumulación de documentos yotros similares, ordenará la digitalización e incorporación al sistema de los queestime necesarios. En los casos en que esto resulte engorroso y/o dispendioso,el Administrador adoptará los procedimientos necesarios que garanticen laconservación y acceso a los mismos, sin que ello importe la mantención de unexpediente físico paralelo.
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