GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONEXIÓN AL FORO VIRTUAL

A LAS Y LOS PROFESIONALES DE UNIVERSIDADES Y DE OTRASINSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR QUE VAN A ORGANIZARUN FORO LOCAL GUIADOS POR LA SEÑAL QUE SE TRANSTIRA DESDEPANAMA.Con el propósito de facilitar la organización de un foro virtual, similar (al mismotiempo) al que se realizará en Panamá los días 28, 29 y 30 de agosto, hemosdiseñado el presente documento con información que esperamos les sirva, tantoa los especialistas de las universidades que se van a conectar a la transmisión,como a los profesionales encargados de organizar los foros en las salasuniversitarias.Estos foros virtuales “locales”, permitirán que más personas participen,aprovechando la transmisión por internet, pero también harán posible incluir, enla memoria del foro, mayor número de experiencias, conclusiones yrecomendaciones de universidades de la Región, que serán tan valiosas, como lasque se van a obtener en la Ciudad de Panamá.Este documento consta de dos partes:1- Una guía con orientaciones para la organización y la ejecución del ForoLocal (virtual) que tomará, como fuente de información, la señal virtual quese transmitirá desde Panamá.2- Las recomendaciones que se deben tomar en cuenta para lograr laconexión necesaria, vía Streaming de los usuarios externos a fin deintegrarse, a través de una red de computadoras al Foro Latinoamericanode Reducción del Riesgo de Desastre en la Educación Superior.

ACTIVIDADES PARA LA ORGANIZACION YFORO VIRTUAL.EJECUCION LOCAL DELANTES DEL FORO:1- Cada universidad interesada en el Foro, deberá designar a un profesor oautoridad universitaria, como responsable (coordinador general) del FOROVIRTUAL. Esta persona deberá:A- Inscribir a la Universidad en el FORO VIRTUAL, antes del 17 deagosto/12, llenando el formulario adjunto y enviándolo a:Manuel Santana msantana@ofda.gov con copia afcalderon@ofda.gov y mramirez@ofda.govB- Promover el FORO VIRTUAL en la Comunidad Universitaria.C- Definir el plan de trabajo para la organización del Foro Virtual.D- Llevar un control de la inscripción y participación diaria de losasistentes de su Universidad.E- Informar a los participantes sobre la sala y horario en que serealizará el foro.F- Compartir anticipadamente a los participantes, el programa del FOROVIRTUAL.G- Coordinar con Manuel Santana todo lo relativo a la conexión dela transmisión.Los participantes al Foro Local, recibirán un certificado departicipación al Foro Virtual, siempre que se hayan inscritopreviamente y asistido a la totalidad del evento.H- Los requisitos para que los participantes al Foro Virtual, obtengansu certificado son:a- Asistir al foro, el tiempo establecido en el programa, dejandocomo constancia su firma, tanto en las sesiones de la mañana,como en las de la tarde.b- Demostrar su interés durante las transmisiones y en lostrabajos de las mesas redondas.

I- Presentar, al Coordinador Local del Foro Virtual, un escrito, nomenor a 50 palabras, acerca de su experiencia de participación enel evento.J- Seleccionar a una o dos personas que le apoyarán en el buendesarrollo de la actividad en la sala, llevar el control de laasistencia de las personas inscritas, facilitar el trabajo en lasmesas redondas, recoger y ordenar los documentos con lasconclusiones y recomendaciones, entre otros.K- Seleccionar a una o dos personas que le apoyarán en las pruebasde conexión y la transmisión del evento.L- Seleccionar la sala o salas donde se realizará el foro virtual,considerando las características que demanda la tecnología paraque la señal que se reciba sea claro y de calidad, tanto en audio,como en video.M- Asegurarse que la sala, facilite el espacio y el mobiliario quepermita que los participantes puedan escribir con comodidad,interactuar y trabajar por grupos.N- Ofrecer los materiales básicos para el trabajo de los participantes.2- DURANTE LOS DIAS DEL EVENTOA- Antes de iniciar el Foro cada día, revisar las condiciones de la salay la calidad de la conexión para recibir la transmisión.B- Asegurarse que todos los participantes se registraron, antes deiniciar el trabajo diario y al concluir el mismo.C- Velar por la disciplina en la sala.D- Reportar la calidad de la conexión al menos una vez en la mañanay otra en la tarde ( msantana@ofda.gov )E- Orientar la dinámica del grupo.F- Facilitar el trabajo de las mesas redondas.

3- DESPUES DEL FORO.A- Organizar y ENVIAR a más tardar el 3 de setiembre a María Cad(m_pepi@hotmail.com), con copia a Manuel Ramírez(mramirez@ofda.gov), los documentos producidos por las y losparticipantes ( conclusiones y recomendaciones) y la evaluación delForo Virtual por parte de cada uno de los Participantes.B- Enviar a Fernando Calderón, el 3 de setiembre, el registro deinscripción y asistencia de los participantes al Foro, a fin de tramitarel envío de las certificaciones de asistencia al evento.C- Enviar a Fernando Calderón con copia de Manuel Ramírez, uninforme ejecutivo sobre la experiencia en la organización y desarrollodel Foro Virtual. Esto para ser tenido en cuenta en los próximos ForosVirtuales que esperamos seguir desarrollando.NOTA: cumpliendo con las tareas que le corresponden, el coordinador del ForoVirtual, y sus colaboradores recibirán un certificado de agradecimiento de partede las instituciones organizadoras, al igual que la Universidad.SINTESIS DE LAS ACTIVIDADES POR REALIZARSE EN LA ORGANIZACION DEL FOROACTIVIDAD TIPO FECHA CONTACTOSNOMBRAMIENTODEL RESPONSABLEDEL FOROINSCRIPCION DE LAUNIVERSIDAD ALFORO( Coordinador)Envío de la lista departicipantesinscritosoficialmente en elFORO( Coordinador)La Universidad nombra a la personaque se encargada del FORO LOCALen todos sus detalles ( coordinador )Responsable del foro envíaformulario de inscripciónEl coordinador del FORO de laUniversidad, envía la lista oficial delas personas que se han inscrito.Antes del 17 deagosto17 de agostofecha límite.Consultor local de OFDA uotras personas vinculadas conla organización del Foro.-Manuel Santanamsantana@ofda.govCOPIAS-Fernando Calderónfcalderon@ofda.gov-Manuel Ramírezmramirez@ofda.gov24 de agosto Fernando Calderónfcalderon@ofda.govCOPIA-Manuel Ramírezmramirez@ofda.gov

Reportar calidad delsonido y la imagende la transmisiónDocumentosFORO LOCALdelEl encargado de la parte del manejode equipo para captar latransmisión, reporta dos veces pordía la calidad de la imagen y elsonido.Documentos:a- Conclusiones yrecomendaciones de cadauno de los cuatro temascentrales del FORO.b- Evaluación del FORO porparte de los asistentes.c- Lista de participantes quecumplieron y seráncertificados.Informe del FORO Explicación y valoración deldesarrollo y los resultados del FORO28 , 29 y 30 deagosto-Manuelmsantana@ofda.gov3 de septiembre María Cadm_pepi@hotmail.comFernando Calderónfcalderon@ofda.gov3 de septiembre Fernando Calderónfcalderon@ofda.govMaría Cadm_pepi@hotmail.comSantana

ANEXO 1FORO LOCAL UNIVERSITARIO (VIRTUAL)FORMULARIO DE INSCRIPCION(PARA ENVIAR ANTES DEL 17 DE AGOSTO)NOMBRE DE LA UNIVERSIDADPAISNOMBRE DEL PROFESIONAL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:Email Nos. Teléfono celular. Oficina residenciaNOMBRE DEL PROFESIONAL AUXILIAR DEL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:Email Nos. Teléfono celular. Oficina residenciaNo. Aproximado de personas que participaríanCuentan con los requerimientos mínimos para la conexión. SIFalta alguno? Favor explicarTienen capacidad en cuanto a la disposición del equipo para mantener la transmisión durante todoel tiempo previsto del evento? SI_____Luego de leer este documento, le queda alguna duda o inquietud que desea le aclaremos para eléxito del Foro en su institución NO______ SI: Explique los asuntos que desea se aclaren.Fecha de envíoNota: Favor enviar el día 25 de agosto, a los mismos destinatarios de este formulario, unmensaje por correo indicando EL No. de personas inscritas en el foro y personal confirmandolos datos del personal responsable del evento.

ANEXO 2FORO LOCAL UNIVERSITARIO (VIRTUAL)INFORME(PARA ENVIAR EL 3 DE SEPTIEMBRE)1-NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD2-PAIS3-NOMBRE DEL PROFESIONAL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:4-NOMBRE DEL PROFESIONAL AUXILIAR DEL RESPONSABLE DEL FORO LOCAL UNIVERSITARIO:5-NOMBRE DE OTRO PERSONAL QUE APOYO EL FORO EN LA UNIVERSIDAD.6-Total participantes en el FORO_____ Estudiantes_______ Profesores______ otro personal_________( FAVOR ADJUNTAR LISTA COMPLETA DE LOS PARTICIPANTES CON NOMBRES COMPLETOS, PUESTO QUEOCUPAN Y DIRECCION ELECTRONICA DE CADA UNO)CONCLUSIONES MESAS REDONDASTEMA PANEL MESA REDONDAA 1EJEMPLO IExperienciassignificativas…..II Es una ….Aa- No se ha definido aún un modelo estándar que sirva de guía paraelaborar planes de emergencia en los planteles universitariosb- …………………………………

RECOMENDACIONES MESAS REDONDASTEMA PANEL MESA REDONDAEJEMPLO IExperienciassignificativas…..A 1a-Solicitar a OFDA diseñe una guía, como propuesta, para ser validada enlos países, a fin de contar con un modelo estándar básico en laRegión …………………………………II Es una Auniversidadsegura…..OTROS RESULTADOS OBTENIDOS:Universidad:FORMULARIO EVALUACION DE LOS ASISTENTES AL FOROI-No. de personas que llenaron el formulario_______Profesores_____estudiantes_____ otros______a- Calidad de la transmisión ( imagen y sonido) EX____ MB____ B_____ REG_____DEF____b- Comodidades para el trabajo: Mobiliario____ _____ _____ _____ _____Iluminación _____ ______ _____ _____ _____Espacio ______ _____ _____ ______ ______c- Organización del evento en la universidad _____ _____ ______ ______ ____II-OBJETIVOS DEL FORO EN QUE PARTICIARONIII-CALIDAD DE LOS EXPOSITORESIV-NIVEL DE IMPORTANCIA DE LOS TEMASV-LLENO SUS EXPECTITIVAS: SI (No.) NO (No.) RAZONES DE SU RESPUETA:

VI- COMO APLICARA LO QUE MAS LE LLAMO LA ATENCION DE LO TRATADO Y DISCUTIDO EN EL FORO.Cuentan con los requerimientos mínimos para la conexión. SIFalta alguno? Favor explicarNota: Con base en estos datos que le solicitamos, elabore un formulario de evaluación queaplicará a los participantes.REQUERIMIENTOS PARA LOGRAR LA CONEXIÓN DE LATRANSMISION ONLINEPara que los encargados (AS) de los Foros Locales Universitarios y los espectadores online puedan apreciarde manera fluida y con calidad aceptable la transmisión desde Panamá, deben cumplir los siguientesrequerimientos mínimos.Requerimientos mínimos para los espectadores:Conexión a internet de 1.5 Mb como mínimo y 3.0 Mbs como velocidad recomendada para ver laimagen en mejor calidad.Una laptop o PC con conectividad a internet vía wifi o red, Flash Player actualizado, salida de audio ynavegador. (Recomendamos el uso de Google Chrome)Para escuchar con mayor claridad se recomienda conectar bocinas externas a la PC o laptop.Para una mejor imagen en pantalla completa, se recomienda utilizar pantallas de video plasma oproyectores multimedia.

Pasos para acceder a la transmisión:Asegúrese de tener su conexión de internet habilitada y su equipo probado.Prepare su equipo de reproducción pantallas, proyector y equipo de audio.Ingrese en el siguiente enlace http://www.rivertechsa.com/online.html, Al hacerlo, usted debeobservar una página web como la presentada en la siguiente imagen.Esta imagen es un esquema básico sin personalización del evento. El producto final contará con la mismaestructura web solo que con detalles alusivos al FORO como, banners o logos de los organizadores delevento.Para que usted pueda realizar pruebas en su institución, se estará transmitiendo en la página principal 30minutos antes del inicio del evento, en hora panameña. (-5GMT).

Al seguir rigurosamente los pasos anteriores, usted comenzará a ver el evento en vivo pocos segundosdespués. El reproductor no necesita que usted toque el botón de reproducir ya que está configurado parahacerlo en forma automática.NOTA: en algunos casos existe computadoras que por instalaciones previas de X programa presentan algúntipo de publicidad sobre el flash. Usted solo debe dar en el botón que dice Skip Ad.

El reproductor brinda la calidad media por defecto, es decir, la calidad SD 800x600 para garantizar lareproducción fluida a cualquier espectador. Si usted cuenta con una velocidad de internet igual o superior ala recomendada, puede aumentar la calidad del video, en el botón QUALITY como se muestra en la imagen.NOTA: si usted sube a la calidad HD y no cuenta con la velocidad requerida para la misma o su computadorano es óptima para la reproducción de video en formato HD, pueden provocarse cortes o la congelación de lareproducción.Si usted cumple rigurosamente con las especificaciones presentadas en este documento y realizan laspruebas de su sistema con anticipación, puede estar seguro de que lograra presenciar cada momento delevento al 100%.Rivertech proporcionará una prueba del sistema en fecha que los organizadores le indicarán, una vez launiversidad o Usted se haya inscrito o registrado. Esta prueba es para que usted haga todas las preguntassobre el sistema y aclare sus dudas. No se atenderán consultas sobre fallas de su sistema o señal, durante elevento, ya que cada institución o persona participante es responsable del buen funcionamiento de losequipos o señal de internet, que utilice.Rogamos proporcionar todas sus preguntas en el periodo de pruebas establecido por losorganizadores.