Anexo 1 - Municipalidad de La Molina

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2012INDICEPáginaA. Información Básica 02B. Resumen de la Postulación 031. Hoja Resumen 032. Impacto Alcanzado 04C. Explicación de la práctica 051. Problemática y situación previa 052. Explicación de la práctica 063. Equipo o funcionario ejecutor 094. Dificultades 095. Aliados 106. Resultados 107. Lecciones aprendidas 118. Difusión de la práctica 11AnexosAnexo 1.- Presentación resumen, que incluye fotos y datos de interésAnexo 2.- Cd que contiene: pdf de informe, pdf de presentación y videoAnexo 3.- Solicitud de inscripción y constancia de pago1

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2012B. Resumen de la Postulación1. Hoja resumen:Licencias Inteligentes.-Son Licencias de Funcionamiento que cuentan con el sistema de codificación QR (QuickResponse Barcode), siendo La Molina pionera en su implementación a nivel gobiernoslocales; brinda un elemento de seguridad a los certificados emitidos; abriendo un canalde comunicación interactivo entre la Municipalidad de La Molina y los usuarios, quienespodrán acceder a la información de interés particular o vecinal que maneja laCorporación Municipal.Está orientada a brindar bienestar tanto al administrado (propietario o responsable de laempresa o negocio) pues a través del código puede acceder al estado en que seencuentran sus trámites entre otros beneficios y al vecino usuario del negocio quien enuna segunda fase podrá acceder a través del código QR asociado a información de suinterés relacionada al negocio (ofertas, promociones, entre otros), así como a tener laseguridad de que dicho establecimiento cuenta con todos los requisitos necesarios parasu funcionamiento.Al iniciar la gestión municipal se evidenció la falta de seguridad en el otorgamiento de laslicencias de funcionamiento así como las múltiples visitas que realizaba el administradopara ver el estado de sus trámites municipales o realizar llamadas telefónicas parainformarse, no se contaba con sistemas informáticos que permitieran visualizar a losadministrados conductores de locales comerciales toda la información concerniente a sulocal, graves problemas en el control. Es en este sentido que se trabaja con el códigoQR, que permite almacenar información en una matriz de puntos bidimensionales, sobrelos datos del establecimiento y las condiciones en que fue otorgada la respectivaLicencia. La autenticidad de la información podrá ser corroborada por los inspectoresmunicipales, a través de la lectura de dicho código desde un dispositivo móvil.La información que consta en cada Certificado de Licencia de Funcionamiento seextraerá de una base datos que maneja la Subgerencia de Comercialización, a través deun Sistema Integrado para tal fin, lo que permitirá fusionar el registro de datos en elCertificado, la convalidación de la data registrada y la impresión del Certificado en unasola fase.Las licencias inteligentes permiten:- Brindar condiciones de seguridad en los Certificados de Licencia emitidos.- Eliminar la circulación de Certificados falsos de Licencia de Funcionamiento.- Mayor rapidez en la emisión de los Certificados de Licencia de Funcionamiento.- Mejorar la base de datos existentes sobre las Licencias de Funcionamiento.- Mejora las condiciones de fiscalización de los diferentes comercios.- Mejora la atención al vecino, permitiéndole ver en línea el estado de sus trámites.3

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2012C. Explicación de la Práctica (máximo 12 páginas) (anexos ilimitados)Son Licencias de Funcionamiento que cuentan con el sistema de codificación QR(Quick Response Barcode), que brinda un elemento de seguridad a los certificadosemitidos; abriendo un canal de comunicación interactivo entre la Municipalidad de LaMolina y los usuarios, quienes podrán acceder a la información acerca del estado enque se encuentran sus trámites entre otros beneficios y el usuario del negocio en unasegunda fase accederá, a través del código QR asociado, a información de su interésrelacionada al negocio (ofertas, promociones, entre otros), así como tener la seguridadde que dicho establecimiento cuenta con todos los requisitos necesarios para sufuncionamiento.El documento a ser presentado deberá contener una explicación detallada y sencilla,utilizando ejemplos y casos concretos, que den a conocer en qué consiste la práctica,qué motivó su implementación y cómo fue implementada, incluyendo entre otrosaspectos, un breve relato de lo siguiente:1. Problemática y situación previa.1.1.- ¿Qué problema se quería resolver con la práctica? En una muestra aleatoria se realizó la fiscalización obteniéndose comoresultado que el XX% presentó licencias falsas. De la misma muestra se determinó que el 80% tenían otros trámites encurso. El AA% no tenían licencia de funcionamiento. En el 100% de los casos a los fiscalizadores le fue difícil cotejar lainformación, pues no contaban con la información completa a la mano, ycuando la tenían el desplazamiento se complicaba por la cantidad deinformación que debían llevar. Así mismo la ubicación de la informacióndentro de los archivos resultó tediosa. En el 100% de los casos los administrados manifestaron que resultabaengorroso desplazarse a la municipalidad para hacer seguimiento de susexpedientes como licencias de anuncios, multas u otros y en XX%manifestó que había recurrido a un tramitador para poder obtener sulicencia de funcionamiento, las que muchas veces resultaban falsas. Antes de la práctica se contaba con una data de 3500 administrados, quecontenía información repetida o sin actualizar, muchos de los cuales ya noexistían. BB% de negocios que no cumplían con los requisitos indispensables parael desarrollo correcto de la actividad económica.1.2.- ¿Qué hizo que se originara ese problema (causas)? El tiempo que tomaba la emisión de una licencia de funcionamiento (15días en promedio) desanimaba al vecino a realizar su trámite, quienrecurría a un tramitador que muchas veces lo engañaba dándole unalicencia falsa pues el mismo diseño era fácil de falsificar. La cantidad de veces que tenía que acudir a la municipalidad o la cantidadde veces que debía llamar para hacer seguimiento a sus trámitesdesanimaba al vecino de formalizarse. La falta de una verdadera sistematización de la información hacía que lafiscalización no sea eficiente, así como hacia más difícil el seguimiento desus trámites al administrado.1.3.- ¿Cómo afectaban esos problemas al ciudadano? Los administrados eran estafados al recibir licencias falsas por parte de lostramitadores. El costo de la licencia se elevaba pues los administrados debían pagar a lamunicipalidad tenían que asumir el costo del tramitador.5

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2012 Mejorar la atención al vecino, tanto como cliente de la municipalidadcomo cliente de un establecimiento del distrito. Evitar la falsificación de licencias de funcionamiento Dotar al administrado de un sistema que le permita visualizar toda lainformación concerniente a su local comercial; sin necesidad de que eladministrado concurra a la entidad a solicitar dicha información Facilitar el control de locales comerciales Actualización de base de datos en el distrito Integración de base de datos (estado de expedientes en trámite,información sobre la licencia de funcionamiento emitida, e informaciónsobre las sanciones administrativas y el estado de las mismas) Emisión de documentos interactivosCon la implementación del Código QR en los certificados de licencias defuncionamiento, se garantiza la autenticidad de estos documentos, evitando laproliferación de licencias falsificadas, lo que a su vez permitirá generar unabase digital de las licencias de funcionamiento otorgadas, con el beneficioadicional de que los administrados tendrán acceso por primera vez a uninstrumento tecnológico gratuito.Asimismo los administrados puedan verificar on line los datos de sus licenciasde funcionamiento, existiendo la posibilidad de que la Municipalidad puedaactualizar dichos datos e incorporar información adicional que sea de interés delos ciudadanos.También implica diversificar la información que sea relevante con respecto a laactividad comercial en el distrito, incidiéndose principalmente en: normasvinculantes para los giros; situación de los trámites iniciados por losadministrados; ventajas que representa el uso del Código “QR” para eldesarrollo de las capacidades empresariales de las personas que administranun negocio; visualizar mensajes que la municipalidad quiere brindar a loscomerciantes, así sean “colgados” después de emitida la autorización.c. Grupo de BeneficiariosBeneficiarios DirectosCualquier persona natural o jurídica que realice o busque realizar una actividadcomercial en el distrito de la Molina, pues les permitirá tener acceso ainformación básica del local, sus características técnicas, entre otrasespecificaciones.Este programa también beneficia a los inspectores municipales que contarancon una herramienta moderna que facilitara la labor de control de los localescomerciales.Por último, se benefician directamente los micro empresarios quienes puedenconocer del uso de esta sistema de código QR, el mismo que puede serreplicado en la promoción de sus productos y servicios.Beneficiarios IndirectosLos empresarios, vecinos, empresas del distrito, y conductores de locales,pues gratuitamente se les ha brindado herramientas tecnológicas que acercanal ciudadano a un “gobierno electrónico”.Grupos Vulnerables BeneficiariosLa implementación de las Licencias de Funcionamiento beneficiara a los Microy Pequeños empresarios pues les permite acceder a la información de todos7

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2012sus trámites sin necesidad de concurrir a la Municipalidad. Asimismo, lespermitirá utilizar esta herramienta en el crecimiento de sus negocios.d. PlazosA inicios del 2011 nuestra Institución consideró desarrollar un Sistema deLicencias Inteligentes, que nos permita garantizar la autenticidad de lasLicencias de Funcionamiento y a la vez permita que el administrado puedaacceder de manera rápida a la información vinculada a sus localescomerciales. Al respecto, se iniciaron los trabajos sobre las nuevastecnologías a implementar, liderando este proyecto la Gerencia de Tecnologíasde la Información y Comunicaciones.Por ello, en los meses de abril a mayo se emitieron informes técnicos y legales,buscando efectuar una modificación en el procedimiento de otorgamiento deLicencias de Funcionamiento, incluyendo el código QR como herramienta parael otorgamiento de las Licencias Comerciales.Así, mediante Ordenanza N° 212-MDLM, publicada en el Diario Oficial el 30 dejunio de 2011, la Municipalidad de La Molina modificó la Ordenanza N° 149-MDLM, que aprueba las normas para el otorgamiento de licencia municipal defuncionamiento en el distrito, contemplando en el artículo décimo sétimo quelos Certificados de Licencia de Funcionamiento contarán con un Código “QR”(Quick Response Barcode) que permita almacenar información en una matrizde puntos bidimensionales. Asimismo, en el citado dispositivo legal establecióque la autenticidad de la información podrá ser corroborada por los inspectoresmunicipales a través de la lectura de dicho código desde un dispositivo móvil.Es a partir de entrada en vigencia de la Ordenanza N° 212-MDLM que laSubgerencia de Licencias Comerciales inició la emisión de los nuevoscertificados de Licencia de Funcionamiento con el Código “QR”. Asimismo deconformidad con la Primera Disposición Transitoria la Municipalidad de laMolina impulsó una campaña de sesenta (60) días calendario en la que losconductores de los establecimientos tuvieron la oportunidad de canjeargratuitamente los certificados de licencia de funcionamiento de susestablecimientos por unos nuevos certificados que tienen incorporados elCódigo “QR”.El programa lleva actualmente 10 meses en operación y tiene una duraciónIndeterminadae. Medidas adoptadasDesde inicios del año 2011, tiempo en donde se generó la idea de implementarCódigos QR en las Licencias de Funcionamiento, nuestra Institución edil haadoptado las siguientes medidas:a. Proyección de la Ordenanza N° 212-MDLM, la misma que aprobó lacampaña de beneficio de entrega gratuita del código QR.b. En coordinación con la Gerencia de Tecnologías de la Información, secreó el sistema que codifica las licencias con el QR.c. Difusión de la campaña de “Licencias Inteligentes”, a través de notas deempresa, portal web, así como en las visitas a la gran parte de localescomerciales en el distrito de La Molina.d. Recepción de gran cantidad de expedientes de los comerciantes,mediante los que solicitaban el canje de sus cartones, entregando paratal fin sus licencias antiguas.e. Confección de nuevos certificados de Licencias de Funcionamiento, concódigo QR, las mismas que fueron entregadas a los administrados porconducto regular.8

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2012f. Atención oportuna de los administrados, a través de las consultasefectuadas vía telefónica, vía correo institucional, así como de manerapresencial, a través de la Plataforma de Atención al Ciudadano sobre elfuncionamiento de las licencias de Funcionamiento con código QR.3. Equipo o funcionario ejecutor.Función/Rol1. Diseño deBPG (idea,creación)2.Implementación(puesta enpráctica)3. Coordinadorde la prácticaen la actualidad4. MáximaautoridadCuadro de principales funcionario vinculados con la práctica postuladaNombre delresponsableMirthaEscajadilloJuana JaraMirthaEscajadilloJuana JaraMirthaEscajadilloJuana JaraJuanZurekCarlosCargoProfesiónE-mailSubgerente de Abogada mescajadillo@munimolina.gob.peLicenciasComercialesGerente de Ingeniera jjara@munimolina.gob.petecnologías deInformación yComunicacionesSubgerente de Abogada mescajadillo@munimolina.gob.peLicenciasComercialesGerente de Ingeniera jjara@munimolina.gob.petecnologías deInformación yComunicacionesSubgerente de Abogada mescajadillo@munimolina.gob.peLicenciasComercialesGerente de Ingeniera jjara@munimolina.gob.petecnologías deInformación yComunicacionesAlcalde Empresario jczurek@munimolina.gob.peTeléfono3134444anexo 351313-4444anexo: 2393134444anexo 351313-4444anexo: 2393134444anexo 351313-4444anexo: 239Actividadesquedesarrolló4. Dificultades.Dificultades Internas Poco presupuesto para desarrollarel Programa de implementación delCódigo QR Limitaciones normativas pues laOrdenanza 149-MDLM norma queregula el otorgamiento deLicencias de Funcionamiento en laMolina, no contemplada la emisiónde licencias con dicho mecanismo Falta de Capital Humano , toda vezque el personal está abocado aotras actividadesDificultades Externas Desconocimiento de la tecnologíapor parte de los empresarios deldistrito Resistencia al Cambio por parte dealgunas empresarios del distrito9

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 20125. Aliados.Aliados Internos La Alta dirección de laMunicipalidad. Todas las Gerencias de laMunicipalidad.Aliados ExternosPrivados Los empresarios del Distrito.6. Resultados.a. Resultados generalesGracias a la implementación de las Licencias de Funcionamiento conCódigo QR los comerciantes del distrito de La Molina cuenta conCartones de Licencias de Funcionamiento que no son merosdocumentos, sino por el contrario son instrumento que permiteninteractuar con la Municipalidad, toda vez que a través de la Licencia deFuncionamiento se puede acceder a reportes, información, estado deexpedientes, normatividad sobre el funcionamiento de locales, entreotros aspectos.Resultados a la fecha Se han recepcionado alrededor de 1000 solicitudes de canje deLicencias con código QR, trámite voluntario y de naturalezagratuita. Los comerciantes se han podido identificar con el código QR,conociendo las bondades del mismo. Los titulares de negocios han recibido, de manera gratuita, unnuevo certificado, el mismo que cuenta con tecnologíainnovadora.Impacto en nuestra InstituciónEl programa “Licencias Inteligentes” no ha generado mayores costos ala Municipalidad de La Molina, ya que como se indicó el Código “QR”es de libre uso, por lo que no existen regalías que pagar a la empresaDenso Wave creadora de este instrumento tecnológico; solo hubo unmayor empleo de mayores horas hombre para atender los expedientesque ingresaron para solicitar el canje de las licencias de funcionamientoantiguas.En este sentido, con una poca inversión de capital financiero pero sí deun alto empleo de capital humano se ha logrado dar un uso óptimo a uninstrumento tecnológico de libre disposición a favor de los intereses dela Municipalidad y de los vecinos.Impacto en la ComunidadLa Municipalidad de La Molina ha logrado introducir en el distrito demanera gratuita un instrumento tecnológico que será de mucha utilidadpara que los vecinos que administran un negocio puedan mejorar suscapacidades empresariales lo que indudablemente traerá beneficios aellos y a toda la Comuna.b. Resultados expresados con indicadores específicos10

CAD Ciudadanos al Día Premio a las Buenas Prácticas en Gestión Pública 2012VariableIndicadorPorcentaje de Negocios debidamente53.57% (Meta 100%)identificadosReducción de visitas del vecino para ver83.33% (Meta 90%)estado de sus expedientesPorcentaje de Negocios Fiscalizados 53.57% (Meta 100%)Reducción de tiempo de emisión de80% (Meta 80%)licencia de funcionamientoReducción de tiempo de espera en91.67% (Meta 95%)impresión de licencias de funcionamiento7. Lecciones aprendidas.Al haber implementado de forma exitosa las Licencias de Funcionamiento conCódigo QR, nuestra institución edil comprendió que con un adecuadamecanismo de información a los administrados, nuestra intuición puedebrindarle nuevas tecnologías a los vecinos y comerciantes del distrito quefaciliten la comunicación entre estos y el municipio, generando que losprimeros se sienta satisfecho con el accionar de los organismo municipales yque se genere un ambiente de confianza hacia la Municipalidad.Asimismo debido al éxito de la Campaña de Canje de Licencias antiguas porlas que contienen Códigos QR, nuestro municipio ha considerado crear unsistema de Códigos Asociados con las bondades y promociones de los localescomerciales, habiendo hecho entrega de tres proyectos piloto.8. Difusión de la práctica.ExternaLa Municipalidad inicio una campaña de volanteo difundiendo los beneficios delas Licencias de Funcionamiento con Código QR, asimismo se acudió de localen local para difundir los términos de la campaña, y para explicar en losmismos locales comerciales el funcionamiento del código QR. También serealizó una promoción del producto mediante la página web institucional ymediante notas de prensa en los principales diarios de nuestra capital.InternaCapacitación al personal de la Plataforma de Atención al Ciudadano a quienesse les explicó cómo visualizar la información de una licencia con código QR,las bondades del Código, el procedimiento de emisión del Código, los costosdel proyecto, entre otros aspectos.Asimismo se procedió a capacitar al personal del área de la Subgerencia deLicencias Comerciales (Órgano municipal encargado de la emisión de lasLicencias de Funcionamiento) y a los Inspectores Municipales.11