Reorganización de la Secretaria General - Resdal
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- 24 -i. Prepara y mantiene una base de datos electrónica, organizada por materia yórgano, de los títulos, la terminología técnica y la terminología propia de laOEA, en todos los idiomas oficiales de la Organización; yj. Establece y aplica normas de calidad para los servicios que presta laDivisión.4. División de Servicios de Imprenta, Distribución e InformaciónA través del Jefe de División y de su personal:a. Presta servicios para la reproducción, procesamiento, publicación ydistribución de los documentos oficiales relacionados con las conferencias yreuniones oficiales a las que brinda apoyo la Secretaría General, en particularlos de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanentey Órganos Subsidiarios, asegurando su debido registro, clasificación,reproducción y distribución a las delegaciones y autoridades y funcionariospertinentes de la Secretaría General, en todos los formatos y medios,incluidos los medios electrónicos, magnéticos, ópticos e impresos, deconformidad con las normas profesionales y en forma oportuna;b. Administra y evalúa pruebas y certifica las calificaciones de las personasasignadas para prestar servicios en la División;c. Asesora al Jefe de la División de Servicios de Conferencias en la preparacióndel proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones en lo que serelaciona con la producción y distribución de los documentos necesarios;d. Recibe, procesa y atiende solicitudes de servicios de documentos de lasdiversas dependencias de la Secretaría General y demás órganos de laOrganización, incluidas las solicitudes de registro, clasificación, traducción,corrección de pruebas y revisión de los documentos en los idiomas oficialesde la Organización para asegurar que cumplen las normas de calidadestablecidas;e. Envía los documentos a las demás dependencias de la Secretaría General ydemás órganos responsables para su distribución y verifica que se envíendentro de los plazos establecidos;f. Mantiene una coordinación permanente y estricta con las demás divisionesde la Oficina de Conferencias y Reuniones, así como con otras dependenciasde la Secretaría General responsables de la reproducción y distribución dedocumentos en sus distintos formatos y medios;g. Recopila los documentos para las reuniones y conferencias y conserva lasversiones en todos los idiomas para su archivo en la Biblioteca Colón;
- 25 -h. Mantiene una base de datos electrónica para referenciar los documentos queproduce la División para la Organización y sus órganos;i. Conjuntamente con la Oficina de Gestión de Compras y Servicios Generales,la Biblioteca Colón y demás dependencias de la Secretaría General, coordinael cumplimiento de las normas internacionales en materia de gestión dedocumentos, telecomunicaciones y diseño de sistemas en relación con losdocumentos; yj. Prepara formatos electrónicos tipo para los documentos de la Organización yadiestra en su uso al personal de la Secretaría General y demás órganos.A. EstructuraV. BIBLIOTECA COLÓN1. La Biblioteca Colón es una sección sin personería de la Secretaría General dentro dela Oficina del Secretario General Adjunto.2. La Biblioteca es dirigida por un Jefe quien es responsable directamente ante el Jefede Gabinete del Secretario General Adjunto.3. El Jefe de la Biblioteca administra, coordina y es técnicamente responsable por laadministración de la Biblioteca y por la labor, el desempeño y la productividad de su personal.4. De conformidad con el programa-presupuesto, las normas internas de la SecretaríaGeneral, y sujeto a la aprobación del Jefe de Gabinete del Secretario General Adjunto, el Jefe de laBiblioteca es responsable de dirigir una estructura interna para la Biblioteca que brinde el máximo deeficiencia y capacidad de respuesta a los órganos a los que presta servicios, el público en general y lasdelegaciones.B. Responsabilidades y funciones1. Por intermedio del Jefe de Gabinete del Secretario General Adjunto, asesora alSecretario General Adjunto y demás altos funcionarios y dependencias de la Secretaría General sobretodos los asuntos relacionados con el programa de la Biblioteca.2. Prepara el proyecto de programa-presupuesto de la Biblioteca y, con la aprobacióndel Jefe de Gabinete del Secretario General Adjunto, lo presenta a la Oficina de ServiciosPresupuestarios y Financieros para su aprobación por las autoridades pertinentes.3. Mantiene enlaces con bibliotecas depositarias de las publicaciones de la OEA ysupervisa el programa de bibliotecas depositarias de los Estados Miembros.4. Planifica y recomienda medidas para lograr en el Hemisferio la máxima difusiónposible del material de la Biblioteca, incluido el establecimiento de una red interamericana debibliotecas e intercambio de información sobre el material disponible en distintas instituciones.
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- Page 19 and 20: - 19 -8. Programa las reuniones y n
- Page 21 and 22: - 21 -h. Coordina y administra, con
- Page 23: - 23 -l. Coordina las actividades d
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- Page 32 and 33: - 32 -2. El Director representa al
- Page 34 and 35: - 34 -4. Coordina con la Oficina pa
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- Page 38 and 39: - 38 -e. Identifica las necesidades
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- Page 51 and 52: - 51 -2. Presta apoyo técnico y ad
- Page 53 and 54: - 53 -C. División de Becas y Capac
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- Page 59 and 60: - 59 -b. Presta asesoramiento a los
- Page 61 and 62: - 61 -f. Actúa como memoria instit
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- Page 72 and 73: - 72 -IV. SECRETARÍA DEL COMITÉ I
- 25 -h. Mantiene una base <strong>de</strong> datos electrónica para referenciar los documentos queproduce <strong>la</strong> División para <strong>la</strong> Organización y sus órganos;i. Conjuntamente con <strong>la</strong> Oficina <strong>de</strong> Gestión <strong>de</strong> Compras y Servicios <strong>General</strong>es,<strong>la</strong> Biblioteca Colón y <strong>de</strong>más <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> <strong>la</strong> Secretaría <strong>General</strong>, coordinael cumplimiento <strong>de</strong> <strong>la</strong>s normas internacionales en materia <strong>de</strong> gestión <strong>de</strong>documentos, telecomunicaciones y diseño <strong>de</strong> sistemas en re<strong>la</strong>ción con losdocumentos; yj. Prepara formatos electrónicos tipo para los documentos <strong>de</strong> <strong>la</strong> Organización yadiestra en su uso al personal <strong>de</strong> <strong>la</strong> Secretaría <strong>General</strong> y <strong>de</strong>más órganos.A. EstructuraV. BIBLIOTECA COLÓN1. La Biblioteca Colón es una sección sin personería <strong>de</strong> <strong>la</strong> Secretaría <strong>General</strong> <strong>de</strong>ntro <strong>de</strong><strong>la</strong> Oficina <strong>de</strong>l Secretario <strong>General</strong> Adjunto.2. La Biblioteca es dirigida por un Jefe quien es responsable directamente ante el Jefe<strong>de</strong> Gabinete <strong>de</strong>l Secretario <strong>General</strong> Adjunto.3. El Jefe <strong>de</strong> <strong>la</strong> Biblioteca administra, coordina y es técnicamente responsable por <strong>la</strong>administración <strong>de</strong> <strong>la</strong> Biblioteca y por <strong>la</strong> <strong>la</strong>bor, el <strong>de</strong>sempeño y <strong>la</strong> productividad <strong>de</strong> su personal.4. De conformidad con el programa-presupuesto, <strong>la</strong>s normas internas <strong>de</strong> <strong>la</strong> Secretaría<strong>General</strong>, y sujeto a <strong>la</strong> aprobación <strong>de</strong>l Jefe <strong>de</strong> Gabinete <strong>de</strong>l Secretario <strong>General</strong> Adjunto, el Jefe <strong>de</strong> <strong>la</strong>Biblioteca es responsable <strong>de</strong> dirigir una estructura interna para <strong>la</strong> Biblioteca que brin<strong>de</strong> el máximo <strong>de</strong>eficiencia y capacidad <strong>de</strong> respuesta a los órganos a los que presta servicios, el público en general y <strong>la</strong>s<strong>de</strong>legaciones.B. Responsabilida<strong>de</strong>s y funciones1. Por intermedio <strong>de</strong>l Jefe <strong>de</strong> Gabinete <strong>de</strong>l Secretario <strong>General</strong> Adjunto, asesora alSecretario <strong>General</strong> Adjunto y <strong>de</strong>más altos funcionarios y <strong>de</strong>pen<strong>de</strong>ncias <strong>de</strong> <strong>la</strong> Secretaría <strong>General</strong> sobretodos los asuntos re<strong>la</strong>cionados con el programa <strong>de</strong> <strong>la</strong> Biblioteca.2. Prepara el proyecto <strong>de</strong> programa-presupuesto <strong>de</strong> <strong>la</strong> Biblioteca y, con <strong>la</strong> aprobación<strong>de</strong>l Jefe <strong>de</strong> Gabinete <strong>de</strong>l Secretario <strong>General</strong> Adjunto, lo presenta a <strong>la</strong> Oficina <strong>de</strong> ServiciosPresupuestarios y Financieros para su aprobación por <strong>la</strong>s autorida<strong>de</strong>s pertinentes.3. Mantiene en<strong>la</strong>ces con bibliotecas <strong>de</strong>positarias <strong>de</strong> <strong>la</strong>s publicaciones <strong>de</strong> <strong>la</strong> OEA ysupervisa el programa <strong>de</strong> bibliotecas <strong>de</strong>positarias <strong>de</strong> los Estados Miembros.4. P<strong>la</strong>nifica y recomienda medidas para lograr en el Hemisferio <strong>la</strong> máxima difusiónposible <strong>de</strong>l material <strong>de</strong> <strong>la</strong> Biblioteca, incluido el establecimiento <strong>de</strong> una red interamericana <strong>de</strong>bibliotecas e intercambio <strong>de</strong> información sobre el material disponible en distintas instituciones.
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