Reorganización de la Secretaria General - Resdal

- 24 -i. Prepara y mantiene una base de datos electrónica, organizada por materia yórgano, de los títulos, la terminología técnica y la terminología propia de laOEA, en todos los idiomas oficiales de la Organización; yj. Establece y aplica normas de calidad para los servicios que presta laDivisión.4. División de Servicios de Imprenta, Distribución e InformaciónA través del Jefe de División y de su personal:a. Presta servicios para la reproducción, procesamiento, publicación ydistribución de los documentos oficiales relacionados con las conferencias yreuniones oficiales a las que brinda apoyo la Secretaría General, en particularlos de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanentey Órganos Subsidiarios, asegurando su debido registro, clasificación,reproducción y distribución a las delegaciones y autoridades y funcionariospertinentes de la Secretaría General, en todos los formatos y medios,incluidos los medios electrónicos, magnéticos, ópticos e impresos, deconformidad con las normas profesionales y en forma oportuna;b. Administra y evalúa pruebas y certifica las calificaciones de las personasasignadas para prestar servicios en la División;c. Asesora al Jefe de la División de Servicios de Conferencias en la preparacióndel proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones en lo que serelaciona con la producción y distribución de los documentos necesarios;d. Recibe, procesa y atiende solicitudes de servicios de documentos de lasdiversas dependencias de la Secretaría General y demás órganos de laOrganización, incluidas las solicitudes de registro, clasificación, traducción,corrección de pruebas y revisión de los documentos en los idiomas oficialesde la Organización para asegurar que cumplen las normas de calidadestablecidas;e. Envía los documentos a las demás dependencias de la Secretaría General ydemás órganos responsables para su distribución y verifica que se envíendentro de los plazos establecidos;f. Mantiene una coordinación permanente y estricta con las demás divisionesde la Oficina de Conferencias y Reuniones, así como con otras dependenciasde la Secretaría General responsables de la reproducción y distribución dedocumentos en sus distintos formatos y medios;g. Recopila los documentos para las reuniones y conferencias y conserva lasversiones en todos los idiomas para su archivo en la Biblioteca Colón;