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40Por lo tanto, el formulario ALFA debe utilizarse siempre para registrar e informar laocurrencia de una emergencia o desastre. El formulario DELTA debe utilizarse cuando lasituación lo amerite, requiriéndose siempre, previo al primer informe DELTA, de uninforme ALFA.Terminado el evento, un Informe ALFA también puede resumir la información relevantey final.¿Existen documentos para respaldar la información de los informes ALFA y DELTA.Sí. Existen tres instrumentos normalizados que permiten respaldar la informacióncontenida en un informe ALFA o DELTA:a. La Encuesta Familiar Unica (EFU) de Emergencia, que respaldadocumentalmente la evaluación de daños a las Personas y Viviendas y queconsigna las Necesidades básicas, como consecuencia de una emergencia odesastre de origen natural o antrópico.b. El Informe Unico de Evaluación de Daños y Necesidades en Infraestructura yServicios (EDANIS), que respalda documentalmente los daños a los ServiciosBásicos e Infraestructura y permite detectar sus necesidades básicas para superarla situación de emergencia.c. La Planilla Unica de Recepción, Entrega y Disponibilidad de Elementos deSocorro (REDES), que respalda documentalmente la gestión de satisfacción denecesidades de las personas, los bienes y el medioambiente que surgen al ocurrirun evento destructivo.¿Cómo se llenan estos formularios?El objetivo de estos formularios es acelerar el registro y flujo de la información. Por lotanto, su diseño está estructurado para ser llenado manualmente utilizando letra clara,legible.Para llenar estos formularios se debe seguir la secuencia del formato, y así no se olvidaráregistrar ningún dato. Si por algún motivo, un dato no está disponible o incompleto, dejeconstancia en el mismo formulario y siga adelante.¿Cuándo se debe informar?Tomado conocimiento de una situación de emergencia y validada la informaciónregistrada en el formulario ALFA, debe informarse de inmediato al nivel superior.No importa que la información esté incompleta. Lo importante es que la informaciónregistrada corresponda a la realidad. La información faltante u omitida debe completarseposteriormente.Si el evento destructivo requiere de la elaboración de informes DELTA, éstos debenactualizarse y enviarse una vez al día, en un horario adecuado que se establezca para estosefectos.NO OLVIDE QUE LOS DATOS QUE ESTA REGISTRANDO EN LOS FORMULARIOSALFA o DELTA CONSTITUYEN INFORMACION OFICIAL.
41¿Qué medios utilizo para informar?Se debe utilizar el medio más rápido y accesible para informar de acuerdo a su propiarealidad (teléfono, fax, radio, etc.).Recuerde que a nivel comunal, provincial, regional y nacional (ONEMI), se manejan losmismos formularios, por lo tanto, al transmitir información vía radio o telefónicamente,siga el orden pre-establecido.¿Dónde guardo el Informe ALFA o DELTA?Completado el Informe ALFA o DELTA, estos se guardan en un archivador o carpetaespecial para estos efectos. Junto a los formularios, se debe anexar toda la informaciónque se haya recibido de otros servicios o instituciones, si es el caso, y que se refieran a lamisma situación.
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