Acuerdo de contratación 125 - Isagen

NUEVO REGLAMENTO DE CONTRATACIÓNACUERDO No. 125Del 15 de diciembre de 2011, ajustado el 27 de septiembre de 2012Por el cual se expide el Reglamento Interno para la Negociación y Contratación de Bienesy Servicios de ISAGEN y se dictan otras disposiciones.La Junta Directiva de ISAGEN S.A. ESP, en uso de sus facultades estatutarias yCONSIDERANDO:A. Que ISAGEN es una empresa de servicios públicos mixta, de carácter comercial,constituida como sociedad anónima, sometida al régimen establecido por la Ley deServicios Públicos Domiciliarios (Ley 142 de 1994), cuyo objeto social principal es lageneración y comercialización de energía, la comercialización de gas natural por redes, asícomo la comercialización de carbón, vapor y otros energéticos de uso industrial.B. Que conforme a las Leyes 142 y 143 de 1994, el régimen de los actos y contratosaplicable a las empresas como ISAGEN es el derecho privado.C. Que uno de los principios rectores del derecho privado, normativa que legamente aplicaa ISAGEN para negociar y contratar bienes y servicios, es el de la autonomía de lavoluntad, el cual faculta a las personas para disponer de sus intereses y, por tanto, paracrear derechos y obligaciones, con los límites generales impuestos por la ley, el ordenpúblico y las buenas costumbres.D. Que el principio de la Autonomía de la Voluntad privada se evidencia y materializamediante la libertad contractual, la que a su vez faculta para: elegir contratar o nocontratar, escoger con quien contratar, determinar procedimientos y el tipo de contrato ydefinir el contenido del acto jurídico, entre otras.E. Que ISAGEN como empresa de servicios públicos mixta, en sus procedimientos denegociación y contratación de bienes y servicios debe aplicar los principios de la funciónadministrativa y de la gestión fiscal, consagrados en la Constitución Política, así como elrégimen de inhabilidades e incompatibilidades propio de la contratación estatal.F. Que ISAGEN participa en un mercado en competencia y está incursionando enmercados internacionales, por lo que requiere agilidad y eficiencia en sus procedimientosde negociación y contratación de bienes y servicios.

G. Que de conformidad con el numeral 4º. del artículo 35 de los Estatutos de ISAGEN, esfunción del Gerente General celebrar los contratos, contraer obligaciones a nombre de lasociedad y delegar su trámite y celebración en trabajadores que desempeñen cargos delnivel directivo, de acuerdo con el Reglamento de Contratación que expida la JuntaDirectiva.H. Que conforme al numeral 6o. del artículo 28 de los Estatutos de ISAGEN, se asignó a laJunta Directiva la función de adoptar el Reglamento de Contratación, señalando loscriterios, procedimientos y facultades en materia contractual.I. Que el Reglamento Interno para la negociación y contratación de bienes y servicios enISAGEN constituye una práctica de Buen Gobierno Corporativo.J. Que el Reglamento de Contratación vigente en ISAGEN está contenido en el AcuerdoNo. 084 del 28 de marzo de 2006, que procede a ser remplazado por el presente Acuerdodel 15 de diciembre de 2011, el cual, antes de su entrada en vigencia, requirió algunosajustes necesarios para su implementación, presentados a la Junta Directiva y aprobadospor ésta en su sesión ordinaria del 27 de septiembre de 2012.ARTÍCULO PRIMERO: PRINCIPIOSACUERDA:CAPÍTULO IDISPOSICIONES GENERALESLa negociación y contratación de bienes y servicios de ISAGEN se cumplirán en un ámbitode libre competencia, orientadas por los principios constitucionales de la funciónadministrativa y de la gestión fiscal, tales como: igualdad, moralidad, eficacia, celeridad,imparcialidad, publicidad y eficiencia y por los definidos a continuación:Buena Fe: ISAGEN procederá de buena fe en todas sus actuaciones y entiende que loscontratos obligan no sólo a lo pactado en forma expresa, sino a todo lo que corresponda ala naturaleza de los mismos según la ley, la costumbre o la equidad.Transparencia: Los procedimientos de negociación y contratación de bienes y serviciosde ISAGEN se realizarán con reglas claras que permitan dar a conocer los términos,condiciones y conclusiones de los mismos, salvo los asuntos amparados por criterios deconfidencialidad..Economía: Los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios seadelantarán de tal manera que ISAGEN pueda celebrar el negocio que más convenga asus intereses.Equidad: En los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios,ISAGEN dará igualdad de oportunidades a los participantes.

Supervisión: ISAGEN vigilará el correcto desarrollo de los procedimientos de negociacióny contratación de los bienes y servicios y de la ejecución de los contratos que celebre.Autocontrol: Los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios enISAGEN se realizarán bajo un esquema mediante el cual cada persona ejerza por símisma la evaluación de su gestión, asuma las responsabilidades y compromisos ymantenga una actitud permanente de mejoramiento.Responsabilidad Empresarial: Los procedimientos de negociación y contratación debienes y servicios en ISAGEN se realizan con actitud de reconocimiento de lasostenibilidad ambiental, económica y social.Integridad de los procedimientos: El procedimiento a aplicar para la negociación ycontratación de un determinado bien o servicio será el que resulte de la aplicación de lasnormas de este Reglamento, evitando entre otros, el fraccionamiento de contratos.ARTÍCULO SEGUNDO: RÉGIMEN DE LOS ACTOS Y CONTRATOSDe conformidad con lo dispuesto en el artículo 32 y el parágrafo del artículo 39 de la Ley142 de 1994, así como en el parágrafo del artículo 8 y el artículo 76 de la Ley 143 de 1994,el régimen legal aplicable a los actos y contratos de ISAGEN es el del derecho privado.Aplica también el derecho privado, así como las disposiciones del presente Acuerdo, a losConvenios y las Órdenes de los que trata el mismo.La negociación y contratación de bienes y servicios de ISAGEN se regirán por lo previstoen este Reglamento y en las normas complementarias y reglamentarias que seanexpedidas por el Gerente General, en concordancia con las Políticas Empresariales. En losaspectos aquí no contemplados, se atenderán las normas del Código Civil, del Código deComercio o los preceptos que le fueren aplicables, tanto en Colombia como en el exterior.Así mismo, se acatarán las disposiciones del Estatuto Anticorrupción, en lo quecorresponda.La negociación y contratación de bienes y servicios también se regirán por las normasespeciales que expidan los órganos competentes, en todo aquello que les sean aplicables.ARTÍCULO TERCERO: REPRESENTACIÓN PARA CELEBRAR CONTRATOS,CONVENIOS Y REALIZAR ACTOS RELACIONADOS CON LOS MISMOSLa representación de ISAGEN para efectos de celebrar contratos, convenios y realizaractos relacionados con los mismos, estará a cargo del Gerente General o de aquellosdirectivos en quienes éste delegue.El Gerente General queda autorizado para celebrar, sin límite de cuantía, cualquiercontrato o convenio de los establecidos en este Reglamento. Sin perjuicio de lo anterior,cuando se trate de la disposición de activos de ISAGEN, su facultad se limita hasta milsalarios mínimos legales mensuales vigentes (1.000 smlmv). Superada esta cuantía, serequerirá autorización de la Junta Directiva o la Asamblea General de Accionistas, segúncorresponda, de acuerdo a los Estatutos Sociales.

Así mismo, el Gerente General queda autorizado para delegar en trabajadores de niveldirectivo, la realización de los procedimientos de negociación y contratación de bienes yservicios previstos en este Reglamento, junto con los actos que éstos requieran, incluida lacelebración de contratos o convenios, hasta por cinco mil salarios mínimos legalesmensuales vigentes (5.000 smlmv).No obstante lo anterior, el Gerente General informará a la Junta Directiva sobre losprocedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios, según los criterios queésta determine.ARTÍCULO CUARTO: PLANEACIÓN Y CONTROL DE LA NEGOCIACIÓN YCONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOSLa negociación y contratación de bienes y servicios deberá orientarse con criteriocorporativo y obedecer a una adecuada planeación que considere la eficiente y eficazutilización de los recursos.La negociación y contratación de bienes y servicios, debe ser el resultado de un análisisque determine su necesidad y conveniencia; además, se deberán adoptar las medidasrequeridas para la debida ejecución de los procedimientos y la obtención de los finespropuestos.Las necesidades de bienes y servicios de ISAGEN se plasmarán en planes de compras dereferencia que se elaborarán anualmente.Para iniciar un procedimiento de negociación y contratación de bienes y servicios ycelebrar cualquiera de las modalidades de contratos o convenios regulados en la Ley y eneste Reglamento, es requisito que exista la correspondiente justificación, y que se cumplanlas demás normas establecidas por ISAGEN en materia presupuestal. Igual requisito seexigirá para las adiciones del valor de los contratos y convenios.ARTÍCULO QUINTO: FUENTES DE INFORMACIÓNPara la negociación y contratación de bienes y servicios podrá acudirse a la utilización dediversas fuentes, tales como: Registros y catálogos de proveedores, precalificación deproveedores, los referenciamientos de información y sondeos de mercado o cualquier otrainformación útil existente en el mercado.ARTÍCULO SEXTO: USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOSPara la realización de los diferentes procedimientos de negociación y contratación debienes y servicios, ISAGEN podrá utilizar tecnología electrónica que sea segura ylegalmente aceptable.

CAPÍTULO IIPROCEDIMIENTOS PARA NEGOCIAR Y CONTRATAR BIENES Y SERVICIOSARTÍCULO SÉPTIMO: NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOSPor regla general, los procedimientos de contratación de bienes y servicios en ISAGENserán no compromisorios. En tal sentido, estos procedimientos admitirán la posibilidad denegociar, pero sólo se podrá determinar la conveniencia de negociar con alguno(s) de losoferentes, con el propósito de obtener una oferta más conveniente para ISAGEN, una vezse hayan recibido de ellos sus ofertas. En todo caso, dicha negociación deberá observarlos principios previstos en el Artículo Primero del presente Acuerdo y los criterios que paranegociar determine el Gerente General en la reglamentación interna del mismo.No obstante, la adquisición y contratación de bienes y servicios cuya cuantía supere losveinte mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (20.000 smlmv), se llevará a cabomediante un procedimiento compromisorio. Además, si la cuantía es inferior a veinte milsalarios mínimos legales mensuales vigentes (20.000 smlmv), también podrá seguirse unprocedimiento compromisorio por decisión del directivo competente, según la delegaciónpara contratar y atendiendo razones especiales de conveniencia.En todo caso, los proveedores de ISAGEN no podrán estar incursos en circunstancias deinhabilidades e incompatibilidades de que trata el Estatuto General de la Contratación de laAdministración Pública o las normas que lo modifiquen o sustituyan.PARÁGRAFO: Acorde con lo establecido en el presente Acuerdo en relación conlas Fuentes de Información, se promoverá la precalificación de proveedores, en particularpara la adquisición de bienes y servicios estandarizados, como un mecanismo paraestimular y dinamizar su participación en los procedimientos de contratación,especialmente en las Invitaciones Cerradas a Competir. La reglamentación pertinenteestará a cargo del Gerente General.ARTÍCULO OCTAVO: MATRIZ DE CONTRATACIÓNPara negociar y contratar el bien o servicio, el Directivo competente, según la delegaciónotorgada para contratar, seguirá el procedimiento establecido por la Matriz de Contratacióndefinida por ISAGEN, cuyos criterios serán aprobados por el Comité de Asuntos de Junta.Los criterios mencionados se harán constar en anexo del presente reglamento que formaparte integral del mismo y cuya modificación no implica cambios en el mismo.Del procedimiento establecido por la Matriz de Contratación, el Directivo competente sólopodrá apartarse para optar por un procedimiento más riguroso.

ARTÍCULO NOVENO: INVITACIÓN ABIERTA A COMPETIRCuando el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y a contratar sea igual osuperior a dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (2.000 smlmv), sin incluirel valor del Impuesto al Valor Agregado IVA se formulará invitación general a competir ynegociar mediante la publicación de al menos un (1) aviso en un periódico de ampliacirculación nacional.Si realizada la invitación sólo se presenta un proveedor, se podrá negociar y contratar conéste siempre y cuando satisfaga las necesidades e intereses de ISAGEN.PARÁGRAFO 1: Con el fin de dar a conocer los procedimientos abiertos de negociación ycontratación de bienes y servicios, con la debida antelación, en la página Web de ISAGENse publicarán las fechas claves y la información que revele el objeto y el alcance del bien oservicio que se pretende contratar, de tal forma que puedan determinar su interés en elproceso.PARAGRAFO 2: En los procedimientos de adquisición y contratación de bienes y serviciosque se lleven a cabo a través de procesos compromisorios de acuerdo a lo establecido enel Artículo Séptimo de este reglamento, el procedimiento se denominará INVITACIÓNABIERTA A COMPETIR COMPROMISORIA.ARTÍCULO DÉCIMO: INVITACIÓN CERRADA A COMPETIRCuando el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y a adquirir sea inferior ados mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (2.000 smlmv) y superior a ciensalarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv), ambos sin incluir el IVA seinvitará a competir y negociar por lo menos a tres (3) proveedores.PARÁGRAFO 1: Previa justificación del equipo o proceso que adelanta la contratación, encaso de no contar con los tres (3) proveedores aquí previstos se podrá negociar ycontratar, bajo el procedimiento de que trata este artículo, con los proveedoresdisponibles.PARÁGRAFO 2: También se podrá se podrá negociar y contratar bajo el procedimientode que trata este artículo, en caso que se presente un número de proveedores inferior alos tres (3) invitados inicialmente.PARÁGRAFO 3: En los procedimientos de adquisición y contratación de bienes y serviciosque se lleven a cabo a través de procesos compromisorios de acuerdo a lo establecido enel Artículo Séptimo de este reglamento, el procedimiento se denominará INVITACIÓNCERRADA A COMPETIR COMPROMISORIA.ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: INVITACIÓN DIRECTA A NEGOCIARProcede invitar directamente a negociar a uno o más proveedores, en estos casos:a) Si el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y a adquirir es igual o inferior acien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv), sin incluir el IVA.

) Cuando sin importar el valor estimado de los bienes o servicios a negociar y acontratar, así se derive de aplicar la Matriz de Contratación de que trata esteReglamento.c) Cuando se trate de bienes y servicios estandarizados, cuyos proveedores se encuentrenpreviamente calificados en el sistema de proveedores adoptado por ISAGEN.d) Cuando realizado un sondeo de mercado, ISAGEN encuentre que uno de losproveedores identificados es el adecuado para negociar y contratar con éste el bien oservicio requerido, previa justificación del trabajador competente, según la delegaciónotorgada para contratar.ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: COMITÉ DE CONTRATACIÓNEl Comité de Contratación asesorará en materia de negociación y contratación de bienes yservicios, promoverá su mejoramiento y revisará y emitirá concepto previo al GerenteGeneral o al directivo competente para la firma del respectivo contrato.Para tal fin, corresponde al Gerente General reglamentar, a través de documentonormativo interno, aspectos tales como la integración, el funcionamiento y lasresponsabilidades del Comité de Contratación, al igual que la cuantía para acudir almismo.Por solicitud del Gerente General, de Auditoría Interna o por su propia decisión, el Comitéde Contratación podrá revisar de manera aleatoria procedimientos de negociación ycontratación de bienes y servicios que, en principio, no fueran objeto de su revisión.PARÁGRAFO 1: Se exceptúan del trámite ante el Comité de Contratación: a) Loscontratos requeridos para superar situaciones de emergencia o siniestro. b) Los contratosde compraventa de energéticos. c) Los contratos que tengan por objeto la adquisición delcombustible necesario para garantizar la operación de las plantas de generación. d) Loscontratos y sus modificaciones, cuya celebración haya sido autorizada previamente por laJunta Directiva. e) Las modalidades especiales de contratación.PARÁGRAFO 2: En los casos en los cuales la negociación y contratación de bienes yservicios no sea de conocimiento previo del Comité de Contratación, la misma deberácontar con la conformidad del directivo inmediatamente superior, en el nivel de delegación,al de aquél competente que adelanta dicha negociación.No obstante lo anterior y respecto de los procedimientos de cuantía igual o inferior a CienSalarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes (100 smlmv), sin incluir el IVA, el GerenteGeneral reglamentará el mecanismo de control previo aplicable, que podrá ser aleatorio yen todo caso dirigido a verificar de manera razonable que los principios previstos en elArtículo Primero y en general los lineamientos del presente Acuerdo se hayan cumplido.

CAPÍTULO IIIMODALIDADES ESPECIALES DE CONTRATACIÓNARTÍCULO DECIMO TERCERO: NEGOCIOS Y PROYECTOS EN EL EXTERIORCuando se trate de negociar y contratar bienes y/o servicios necesarios para apoyar y/ofacilitar la participación, inversión, construcción, adquisición de negocios o proyectos degeneración de energía a celebrarse en el exterior, el Gerente General o en quien éstedelegue, según la delegación para contratar, podrán adelantar la negociación ycontratación de los mismos, sujetándose a las disposiciones legales y contractualespertinentes y apartándose de los Procedimientos de Negociación y Contratación y demástrámites señalados en este Reglamento.ARTÍCULO DECIMO CUARTO: CONTRATOS O CONVENIOS FINANCIADOS PORTERCEROS Y OPERACIONES DE CRÉDITOLos contratos o convenios financiados por los organismos multilaterales de crédito o labanca comercial internacional y los que se celebren con personas jurídicas extranjeras dederecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, podránsometerse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientosde formación del contrato y escogencia y a las cláusulas de ejecución, cumplimiento, pagoy ajustes.Adicionalmente, las operaciones de crédito público, los actos asimilados a operaciones decrédito público, las operaciones de deuda pública, de cobertura y las operaciones conexas,se regirán por las normas legales especiales que sean aplicables.ARTÍCULO DECIMO QUINTO: ALIANZAS Y OTROS INTRUMENTOSISAGEN podrá formalizar con terceros, alianzas, acuerdos, entendimientos e instrumentossimilares, dirigidos a desarrollar negocios conjuntos, para ejecutar actividades conexas ocomplementarias con su objeto social, previo análisis técnico y de mercado, que justifiquensu conveniencia. En estos casos la contratación necesaria para lograr el objetivo buscadocon la alianza o instrumento se podrá sujetar al régimen jurídico aplicable a cualquiera delas partes o al reglamento que las mismas partes establezcan para la alianza.El aliado no es un proveedor de ISAGEN, por tanto, las alianzas, acuerdos, entendimientose instrumentos similares, no pueden tener como objeto la adquisición o suministro debienes o servicios para ISAGEN.PARAGRAFO: Las alianzas que se celebren para el desarrollo de proyectos degeneración e inversión, deberán atender a los criterios establecidos para tal fin por la JuntaDirectiva.

ARTÍCULO DECIMO SEXTO: CONVENIOSEl Convenio es el acuerdo de voluntades celebrado entre ISAGEN y otra u otras personasjurídicas de derecho público o privado, así como con personas naturales, en el que sepactan las reglas para una mutua colaboración, no con la finalidad de desarrollar negociosconjuntos, sino con el fin de realizar, fomentar, promover o desarrollar acciones o planesde mutuo beneficio. Los convenios no pueden tener como objeto la adquisición osuministro de bienes o servicios para ISAGEN.ARTÍCULOINMUEBLESDÉCIMO SÉPTIMO: ADQUISICIÓN Y ARRENDAMIENTO DE BIENESLa negociación relacionada con la adquisición y arrendamiento de bienes inmuebles podráadelantarse teniendo en cuenta las necesidades específicas, sin sujetarse a losProcedimientos de Negociación y Contratación y demás trámites señalados en esteReglamento.ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: EXCEDENTES DE TESORERÍA: El manejo yadministración de los excedentes de tesorería, se regirán por los lineamientos que para talefecto defina la Junta Directiva.CAPÍTULO IVEVALUACIÓN Y CONTRATACIÓN DEL BIEN O SERVICIOARTÍCULO DÉCIMO NOVENO: EVALUACIÓNLos procedimientos de negociación y contratación de bienes o servicios, compromisorios ono, deberán contar siempre y de manera clara con criterios de evaluación y selección,establecidos previamente, que permitan la escogencia de la mejor opción para ISAGEN.Los criterios, entre otros, podrán ser técnicos, económicos, sociales, ambientales y deoportunidad. En todos los casos se elaborará un informe de evaluación y selección que decuenta de que los criterios se aplicaron.Las condiciones del (los) proveedor (s) invitado (s) a competir y negociar, relacionadas consu experiencia, capacidad administrativa, financiera y jurídica, entre otras, serán factoreshabilitantes para permitir su participación.ARTÍCULO VIGÉSIMO: REUNION DE EVALUACIÓNCuando se trate de procedimientos de adquisición y contratación de bienes o servicioscuya cuantía sea igual o superior a veinte mil salarios mínimos legales mensuales vigentes(20.000 smlmv), sin incluir el valor del Impuesto al Valor Agregado IVA, previo a la decisiónde contratar o no el bien o servicio, ISAGEN podrá realizar una reunión en la cual serevisarán los comentarios y observaciones que los participantes tengan al informede evaluación de la contratación y allí mismo, o en una comunicación posterior, seles dará respuesta. De esta reunión se levantará un acta suscrita por quienesparticiparon.

ARTÍCULO VIGESIMO PRIMERO: CONTRATACIÓN DEL BIEN O SERVICIOUna vez identificada por ISAGEN la(s) mejor(es) opción(es), se procederá a lanegociación, si a ello se llegare y formalización del respectivo contrato.CAPÍTULO VFORMALIZACIÓN DE LOS CONTRATOSARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: FORMALIZACIÓN DE LOS CONTRATOSLos documentos mediante los cuales ISAGEN negocie y contrate bienes o servicios seformalizarán de acuerdo con lo que se estipula a continuación:Orden de Compra de Bienes o de Servicios: Es un acuerdo de voluntades que seformaliza mediante la emisión de un documento por medio del cual se le imparte alproveedor la instrucción para que suministre bienes o preste servicios.La formalización de contratos mediante órdenes de compra sólo podrá hacerse en aquelloscasos en que la contratación tenga por finalidad la adquisición o suministro de bienes oservicios previamente estandarizados.Las órdenes de compra serán emitidas conforme a la costumbre mercantil lo tengaaceptado.Orden de Trabajo: Es un acuerdo de voluntades que se formaliza mediante la emisión deun documento por medio del cual se le imparte al proveedor la instrucción para quesuministre bienes o preste servicios no estandarizados, cuyo valor, antes de IVA, noexceda los cien salarios mínimos legales mensuales vigentes (100 smlmv). (Contrato: Es un acuerdo de voluntades contenido en un documento que requiere plasmarde manera expresa mayores condiciones, tales como, el procedimiento para la imposiciónde sanciones, la forma de solución de controversias, causales de terminación, indemnidadde las partes, entre otras. El mismo se utilizará para la negociación y contratación debienes y servicios no estandarizados, cuya cuantía supere los cien salarios mínimoslegales mensuales vigentes (100 smlmv) o cuando el trabajador competente, según ladelegación otorgada para contratar, considere procedente optar por un contrato enreemplazo de una orden de compra de bienes y servicios u orden de trabajo.Contrato Marco: El contrato marco es el acuerdo de voluntades que contiene los derechosy obligaciones generales de las partes, las características y condiciones referentes alobjeto y alcance en relación con el bien o servicio que se requiere, lo mismo que el plazo,las pólizas aplicables a éste y los valores que regirán durante la vigencia.Para la contratación de un mismo bien o servicio podrán celebrarse varios Contratos Marcocon varios proveedores simultáneamente, en caso que se considere conveniente.

Su ejecución se condiciona a la emisión de órdenes de compra, órdenes de trabajo ocelebración de contratos específicos, que a su vez podrán contener pólizas particulares, yen ellos se precisarán las correspondientes prestaciones, su valor y el plazo en el que sedeben cumplir.En caso de que la vigencia del contrato marco sea superior a un (1) año, éste deberáincluir mecanismos o fórmulas que permitan identificar y determinar variacionessignificativas de los precios para proceder con los ajustes correspondientes. Además,deberá preverse la forma como se evaluará el desarrollo del contrato para decidir sobre lacontinuidad del mismo.ARTICULO VIGÉSIMO TERCERO: MANUAL, DOCUMENTOS y MINUTASPara realizar los procedimientos de negociación y contratación de bienes y servicios, lomismo que para formalizar los contratos y convenios, ISAGEN tendrá, como guía, unManual de Contratación, documentos normalizados, minutas tipo, en los cuales seindicarán en detalle los pasos a adelantar en los trámites respectivos, las formalidades quese deben cumplir en cada caso, así como las recomendaciones en materia de garantías yseguros, las que se definirán de acuerdo con las directrices que al respecto se expidan porintermedio del equipo responsable de la gestión de riesgos.CAPÍTULO VIMODIFICACIÓN Y BALANCE RECÌPROCO DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOSARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS, ÓRDENESDE COMPRA, ÓRDENES DE TRABAJO Y CONVENIOSTodas las disposiciones, de los contratos, órdenes de compra y órdenes de trabajo yconvenios, excepto su objeto, podrán modificarse, contando con el debido análisis,justificación y autorización correspondientes. Las modificaciones deben constar por escrito.Cuando se trate de modificar la cuantía, ésta podrá adicionarse hasta en un 50% del valorinicial por el directivo competente según la delegación para contratar. La adición quesupere el mencionado 50% debe ser autorizada por el directivo inmediatamente superioren el nivel de delegación y previo concepto favorable del Comité de Contratación, cuandohaya sido conocido por éste.ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: BALANCE RECIPROCO DE LOS CONTRATOS,ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE TRABAJO Y CONVENIOSAl finalizar la ejecución de los contratos, órdenes de trabajo, órdenes de compra yconvenios, las partes realizarán un balance reciproco de sus obligaciones y derechoscontractuales, a través de cualquier medio que permita evidenciar dicho ejercicio.

En todo caso, en los procesos de Invitación Abierta a Competir, compromisoria o no, dichobalance se hará constar a través de un Acta de Terminación. También se elaborará Actade Terminación cuando atendiendo razones de conveniencia, complejidad o magnitud delcontrato o de su ejecución, se estime necesario para dejar evidencia del balance recíproco.La obligación del balance se establecerá en el contrato, orden de trabajo, orden de comprao convenio y se realizará dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación. Si fuerenecesario, las partes podrán prorrogar este plazo. En caso que no se llegare a un acuerdodentro del plazo pactado, se recurrirá a los mecanismos de resolución de conflictos que sehayan previsto.En el evento de que haya lugar a ajustes y reconocimientos entre las partes, éstos seacordarán en el ejercicio del balance, dejando constancia de los mismos. Lo anterior, a finde declararse las partes a paz y salvo por todo concepto y, si es del caso, poner fin a lasdivergencias presentadas.Si el proveedor no se prestare a realizar el balance, ISAGEN lo realizará unilateralmente ytomará las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir losderechos que resulten del mismo o recurrirá a los mecanismos de resolución de conflictosque se haya previsto, según sea el caso.CAPÍTULO VIIOTRAS DISPOSICIONESARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: CALIDADESISAGEN actuará como contratante o como proveedor. Cuando actúe como proveedor, enespecial en los contratos de compraventa de energéticos y servicios conexos, se sujetará alas reglas previstas para tales efectos por la entidad contratante, en caso de que le seaexigido o en su defecto a las disposiciones legales que correspondan.Cuando ISAGEN actúe como proveedor de bienes y servicios, la representación paraefectos de celebrar los contratos correspondientes estará en cabeza del Gerente General yen quien éste delegue, conforme a los estatutos sociales.ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO MODALIDADES DE CONTRATOSISAGEN podrá celebrar todas las clases o modalidades de contratos regulados por la ley ylas aceptadas por la doctrina y la costumbre mercantil.

ARTÍCULO VIGÉSIMO OCTAVO ORDENACIÓN DE GASTOS EN CASOS DEEMERGENCIA O SINIESTROEn situaciones de emergencia o en caso de siniestro, cualquier trabajador de nivelDirectivo en el lugar en donde se presente la emergencia o el siniestro, podrá ordenargastos destinados exclusivamente al restablecimiento del servicio o a la atención de laemergencia o siniestro sin necesidad de aplicar las normas y procedimientos establecidosen este Reglamento o en otras disposiciones internas de ISAGEN.PARÁGRAFO 1: Se consideran como situaciones de emergencia o siniestro aquelloseventos inesperados y/o súbitos que afecten seriamente la producción, transformación ytransferencia de energía eléctrica y, consecuentemente, el normal cumplimiento de lasobligaciones adquiridas por ISAGEN en materia de generación y comercialización deenergéticos, en la prestación de servicios asociados con la comercialización de los mismosy en la construcción de proyectos destinados a la generación de energía.Se consideran también situaciones de emergencia o siniestros aquellos acontecimientosrelacionados directa o indirectamente con las actividades de ISAGEN que implican peligropara sus trabajadores o la comunidad en general, pérdida de vidas humanas o de ingresos,graves daños a los bienes propios, a recursos ambientales o comunitarios oindisponibilidad de equipos necesarios para la generación de energía eléctrica o a laplataforma requerida para la actividad de comercialización, o que impidan el desarrollo desu objeto social o el cumplimiento de sus funciones y actividades.PARÁGRAFO 2: Si la cuantía del gasto supera los quinientos salarios mínimos legalesmensuales vigentes (500 smlmv), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a suordenamiento, el trabajador que lo haya ordenado informará por escrito al Gerente Generalsobre el monto de tales gastos o autorizaciones, así como sobre las circunstancias y lasacciones que se emprendieron para superar dicha situación. El Gerente General informaráde estas circunstancias a la Junta Directiva.PARÁGRAFO 3: Si la cuantía del gasto es inferior o igual a los quinientos salariosmínimos legales mensuales vigentes (500 smlmv), dentro de los cinco (5) días hábilessiguientes a su ordenamiento, el trabajador que lo haya ordenado informará por escrito alGerente del respectivo Proceso sobre el monto de tales gastos o autorizaciones, así comosobre las circunstancias y las acciones que se emprendieron para superar dicha situación.El Gerente del Proceso interesado, informará de estas circunstancias al Gerente General.

CAPÍTULO VIIIDISPOSICIONES FINALESARTÍCULO VIGÉSIMO NOVENO: EJECUCIÓN Y CONTROLSólo podrá iniciarse la ejecución de los contratos y convenios y emitirse las órdenes decompra y las órdenes de trabajo, cuando estén pagados los impuestos a que haya lugarpara su legalización y estén aprobadas las garantías, según el caso.En consecuencia, con cargo a los contratos, convenios, órdenes de compra, órdenes detrabajo, no podrá pagarse o desembolsarse suma alguna de dinero mientras no se hayadado cumplimiento a los requisitos y formalidades que para cada caso se encuentrenestablecidos. Igual requisito se deberá cumplir cuando se modifiquen los contratos,órdenes de compra, órdenes de trabajo y convenios.ARTÍCULO TRIGÉSIMO: NORMAS COMPLEMENTARIAS Y REGLAMENTARIASEl Gerente General expedirá las disposiciones complementarias y reglamentarias que seannecesarias para la adecuada aplicación del presente Reglamento, observando siempre latransparencia que rige la actividad contractual de ISAGEN y los lineamientos de esteReglamento.ARTÍCULO TRIGÉSIMO PRIMERO: OBLIGATORIEDADLas normas contenidas en este Reglamento son de obligatorio cumplimiento y utilizaciónpor todos los trabajadores de ISAGEN. La Junta Directiva podrá autorizar a laAdministración para adelantar procesos de negociación y contratación de bienes yservicios en condiciones diferentes a las previstas en el presente Reglamento.ARTICULO TRIGÉSIMO SEGUNDO: SANEAMIENTO DEL PROCESOSi durante el proceso de negociación y contratación de bienes y servicios se encontrareque se ha pretermitido alguno de los requisitos y/o documentos exigidos en esteReglamento o en sus disposiciones complementarias y reglamentarias, el directivo, segúnla delegación para contratar, deberá ordenar su cumplimiento o corrección si fuereprocedente. Efectuada la enmienda, el trámite podrá continuar su curso.ARTÍCULO TRIGÉSIMO TERCERO: TRANSICIÓNTodos los procedimientos de negociación y contratación de bienes o servicios que sehayan iniciado, así como los contratos, órdenes de compra, órdenes de trabajo, contratosmarco y convenios que se hayan celebrado en vigencia de Reglamentos anteriores,continuarán rigiéndose por dichas disposiciones hasta su finalización, salvo que sea másconveniente adecuarlos y continuar conforme al presente Reglamento.

ARTÍCULO TRIGÉSIMO CUARTO: VIGENCIA Y DEROGACIONESEl Reglamento aquí expedido empezará a regir a partir del 1 de octubre de 2012 y derogatodas las normas internas de ISAGEN de carácter general o particular que le seancontrarias, en especial el Acuerdo 084 del 28 de marzo de 2006. No obstante, losprocedimientos a los cuales hace referencia el Capítulo III del presente Reglamento,denominado Modalidades Especiales de Contratación, podrán regirse por éste, encualquier momento, a partir de la fecha de expedición del mismo, sin que sea necesarioesperar a que entre en vigencia.Dado a los quince (15) días del mes diciembre de 2011 y ajustado a los veintisiete (27)días del mes de septiembre de 2012.PRESIDENTESECRETARIA