GuÃa Para La ElaboraciÃ³n de Manuales Administrativos en el INP

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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍADirección de PlaneaciónDepartamento de Diseño y CalidadActualmente se ha diseñado en el INP una metodología autorizada para dar a losflujogramas un doble enfoque:Uno destinado a identificar todas las actividades que debe ejecutar el usuario paraobtener los productos finales de la atención.Otro, donde los flujogramas se desarrollan en función del origen y aplicación oconsumo de los recursos para quienes manejan productos (medicamentos, bienes,compras, etc.), recursos financieros, entre otros.En la elaboración de los diagramas se aplican las actividades que deben serrealizadas, los formatos que deben ser requisitados por el usuario y se puedeobservar con detalle la existencia de actividades duplicadas o innecesarias, formatossin uso pero sobre todo encrucijadas de tareas que sin ellas el servicio o las comprasse interrumpirían, lo que da lugar a acciones críticas, que posteriormente seconvierten en puntos de control para el desarrollo de indicadores de gestión o bienpuntos de mejoría continua de la calidad.La técnica de diagramación además traza un plan de acción y tiene que serconsecuente con el programa de trabajo; define las funciones de cada personainvolucrada en los procesos de atención y expresa gráficamente las instrucciones quedeben seguirse en las actividades a desarrollar, las cuales se presentan en formadetallada. (Ver pag. 39 para elaboración detallada del flujograma)4. Técnica de libreto.Consiste en presentar en forma secuencial la descripción de actividades: "quién hacequé; cómo lo hace; cuándo lo hace y dónde lo hace".Como título lleva el nombre completo del procedimiento. Se divide en tres columnas.Guía para la elaboración de Manuales Administrativos 12
INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍADirección de PlaneaciónDepartamento de Diseño y CalidadCuadro de base para la descripción de actividades en forma delibretoSecuencia de etapas Actividad Responsable1. Etapa del proceso ActividadActividadRedacción en forma sencilla y simplificadade las actividades que deben desempeñarcada uno de los actores, iniciando siemprecon un verbo en el tiempo presente delmodo indicativo de la tercera persona delsingular. Cuando se haga referencia a un"formato" debe anotarse el nombre delmismo y su respectiva codificación.Responsable ANombre del actor, yasea puesto o áreaadministrativaencargada de realizaren ese momento unaactividad determinada2. Etapa del procesoActividadActividadActividadResponsable BIII. Mejora del proceso.Además del análisis realizado mediante el diagrama de bloque (PEPSU) y diagramade flujo Otra utilidad práctica del flujograma es, que se puede determinar el área oparte del proceso en donde se encuentran problemas organizacionales a resolver, porejemplo, la redundancia en el flujo del trabajo, la duplicidad de tareas, salidasinnecesarias, proveedores inadecuados, insumos innecesarios.Guía para la elaboración de Manuales Administrativos 13
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