GuÃa Para La ElaboraciÃ³n de Manuales Administrativos en el INP

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INSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍADirección de PlaneaciónDepartamento de Diseño y CalidadUna vez considerada la normatividad, se debe analizar la situación que guardan lasnormas vigentes, considerando los siguientes aspectos:Grado de aplicación.Actualización.Claridad y precisión.Medición del cumplimiento de metas.Elementos para el aseguramiento de calidad.Costo-beneficio derivado de su aplicación.Agilidad en el trámite.Congruencia con los sistemas de información.Requerimientos de usuarios internos y externos.Estructura del documento.Automatización del proceso.Además del sustento jurídico indicado en el inciso anterior, común a todas lasinstituciones públicas y privadas que prestan servicios de atención médica, deberánidentificarse las políticas normas y disposiciones especificas de la instituciónrespectiva, relacionadas con la prestación de dichos servicios.Considerando que la función regulatoria en la prestación de los servicios de atenciónmédica se orienta en lo fundamental hacia la normalización de los procesosrespectivos y la certificación de la calidad de los mismos, es elemental laidentificación de los procesos que deben normarse.Guía para la elaboración de Manuales Administrativos 10
II. Análisis y mejora del procesoINSTITUTO NACIONAL DE PEDIATRÍADirección de PlaneaciónDepartamento de Diseño y CalidadDe la calidad del análisis de los procesos dependerá el éxito del diseño o mejora delos mismos. Para llevar a cabo el análisis de un proceso se pueden utilizar diferentesherramientas entre las cuales destacan:1. El Mapa General de Procesos PEPSU2. Algoritmo de macroprocesos3. Flujograma de actividades4. Técnica del libreto1. El Mapa General de Procesos (PEPSU).El Mapa General de Procesos (PEPSU) es producto del diagnóstico y del análisis dela unidad administrativa, en donde se identifica con claridad, el producto final detrabajo, el proceso respectivo como punto de partida para la integración delprocedimiento correspondiente.Es una imagen sencilla de cómo opera el proceso de relación con sus proveedores(P); entradas, (E); proceso, (P); salidas, (S) y usuarios, (U), definidos más adelante.2. Algoritmo de macroprocesosLas funciones globales de la unidad administrativa reciben el nombre demacroprocesos, para tener una visión adecuada de todas las funciones y lassecciones en donde es necesario dividir el trabajo entre las personas se ha ideado enel INP este algoritmo de macroprocesos que sirve como un croquis de ruta para ladefinición de las actividades de toda la entidad, marca en las columnas las áreasoperativas y sus funciones más importantes, y en los renglones o filas a losresponsables de su ejecución.3. Flujograma de actividades.El flujograma es una representación gráfica de lo que se va a hacer, definiendo elqué, quién, cuándo, dónde y para qué se va a hacer. Expresa además las distintasoperaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendoformatos, hechos, situaciones, movimientos, etc.Habitualmente los flujogramas se construían teniendo como punto de partida alprestador de servicios y sus funciones administrativas, esto hacía de los manuales deprocedimientos documentos de trámite que tenían poca utilidad.Guía para la elaboración de Manuales Administrativos 11
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